Guida utente

Prodotti, servizi e inventario

Crea una libreria di prodotti con prezzi e unità predefiniti, inserisci gli articoli salvati nelle voci di fattura con un tocco e leggi scorte e regole di automazione.

Aggiornato: 2026-09-09

Un prodotto in Invoice Flow è una riga salvata: un nome, una descrizione facoltativa, un prezzo predefinito, un’unità e un’aliquota fiscale predefinita. Una volta creato, ogni fattura, preventivo o pianificazione ricorrente lo richiama con un tocco e a te resta solo da regolare la quantità. Lo stesso record è il punto di riferimento per lo strumento Inventario, che conta ciò che hai in magazzino, e per l’automazione delle scorte, che sottrae da quel conteggio quando le fatture vengono emesse.

Questa guida segue Kestrel Coffee Roasters di Portland, Oregon. Maya vende caffè tostato in sacchi da 5 lb ai bar della città, oltre a concentrato di cold brew, un sacchetto da 12 oz pronto per la vendita al dettaglio e alcuni servizi per baristi. L’Oregon non ha imposta sulle vendite, quindi le sue aliquote restano a zero; tutto è fatturato in dollari statunitensi.

Che cosa vedi sullo schermo

La libreria dei prodotti si trova nella scheda Impostazioni. Scorri fino alla sezione Libreria (Library) e tocca Prodotti e servizi (Products & Services), con sottotitolo “Gestisci la tua libreria di prodotti”. L’elenco è ordinato per nome. Ogni riga mostra un’icona a forma di scatola, il nome del prodotto e, sotto, il prezzo predefinito seguito da una barra e dal codice dell’unità, per esempio “$52.00 / item”. Quando un prodotto ha un’aliquota predefinita maggiore di zero, la riga aggiunge un punto elenco e l’aliquota, per esempio ”• 20% tax”.

La lente d’ingrandimento nella barra dell’app trasforma il titolo in un campo Cerca prodotti… (Search products…) che filtra per nome mentre digiti; la stessa icona diventa una croce per chiuderlo. Scorrendo una riga da destra verso sinistra compare una striscia rossa di eliminazione. Il pulsante rotondo + in basso a destra avvia un nuovo prodotto. Una libreria vuota mostra “Nessun prodotto ancora” con un pulsante Aggiungi prodotto (Add Product).

Altre due schermate lavorano sugli stessi record. La scheda Strumenti (Tools) ha un riquadro Inventario (Inventory) che apre le scorte dei prodotti contrassegnati come monitorati, e la sezione Libreria in Impostazioni ha un secondo riquadro, Stock automation (Automazione delle scorte), con sottotitolo “Auto-adjust stock when invoicing”, che decide quando le fatture modificano quelle scorte. Entrambi sono trattati più avanti.

Come aggiungere o modificare un prodotto

1. Apri Impostazioni, tocca Prodotti e servizi, poi tocca +. L'editor si apre con il titolo Nuovo prodotto (New Product); toccando una riga esistente si apre lo stesso modulo con il titolo Modifica prodotto (Edit Product) e i valori già compilati.
2. Digita il Nome * (Name *). È l'unico campo obbligatorio e diventa la descrizione della voce di fattura. Metti il formato nel nome, come in "Colombia Huila - 5 lb bag", così la riga si legge correttamente sul PDF.
3. Aggiungi una Descrizione (Description) se vuoi un promemoria per te. Non viene copiata nelle voci di fattura e non viene stampata; compare solo in questo editor.
4. Inserisci il Prezzo predefinito * (Default Price *). Il campo parte da 0.00 e accetta decimali; un valore vuoto o non numerico blocca il salvataggio con "Obbligatorio" o "Numero non valido".
5. Scegli un'Unità (Unit) dal menu a discesa: item, hour, day, project o service. Qui i codici sono mostrati così come sono; l'editor di fattura e il selettore dei prodotti li visualizzano come Pz, Ora, Giorno, Progetto e Servizio. Il PDF stampa solo quantità e prezzo, non l'unità.
6. Imposta l'Aliquota IVA (%) (Tax Rate (%)) se questo prodotto è normalmente soggetto a imposta. Lasciala a 0 per i beni esenti; un valore che non è un numero viene rifiutato.
7. Tocca Salva (Save) nella barra dell'app. La riga compare nell'elenco nella sua posizione alfabetica.

Se tocchi Indietro dopo aver cambiato qualcosa, una finestra Modifiche non salvate (Unsaved Changes) ti chiede se restare o uscire; uscendo si perdono le modifiche. Nota che cosa non contiene questo modulo: non c’è un campo per lo SKU, né un interruttore per monitorare le scorte, né una quantità, né una soglia di scorte basse. Questo ha conseguenze sullo strumento Inventario, spiegate più avanti.

Come inserire i prodotti in una fattura

L’editor di fattura ha una riga di chip sopra le voci. Il primo chip, Prodotto / Servizio (Product / Service), è la porta d’accesso alla tua libreria.

1. Nell'editor di fattura, scorri fino a Voci della fattura (Line Items) e tocca Prodotto / Servizio.
2. La finestra Aggiungi da salvati (Add from Saved) elenca ogni prodotto per nome con il prezzo nella valuta della fattura e la parola dell'unità. Scorri se l'elenco è lungo; tocca una riga per aggiungerla.
3. La nuova riga arriva con quantità 1, l'unità, il prezzo e l'aliquota del prodotto e un collegamento al record del prodotto. Cambia la quantità, o il prezzo per questo cliente, direttamente sulla riga; il prodotto in sé non viene modificato.
4. Ripeti per ogni prodotto. Ogni tocco aggiunge una riga separata, quindi tocca una volta e aumenta la quantità invece di toccare sei volte.

Quando il prodotto non esiste ancora, usa l’ultima riga del selettore:

1. In Aggiungi da salvati, scorri fino in fondo e tocca Crea nuovo articolo (Create New Item).
2. Nella finestra Aggiunta rapida (Quick Add Item) digita il Nome *. Il cursore è già in questo campo.
3. Inserisci il Prezzo (Price). Il prefisso mostra il simbolo della valuta della fattura, quindi su una fattura in euro qui vedi "€".
4. Scegli Pz (Piece), Ora (Hour), Giorno (Day), Progetto (Project) o Servizio (Service) dal menu a discesa accanto al prezzo.
5. Tocca Aggiungi (Add). Il prodotto viene salvato nella libreria con aliquota 0% e compare come nuova riga sulla fattura. Toccare Aggiungi con il nome vuoto non fa nulla; usa Annulla (Cancel) per chiudere senza salvare.

L’editor delle pianificazioni ricorrenti usa lo stesso selettore e aggiunge il conteggio delle scorte ai prodotti monitorati. Le righe aggiunte con Personalizzato (Custom) non mantengono alcun collegamento con la libreria.

Come leggere la schermata Inventario

Apri la scheda Strumenti e tocca Inventario. La schermata elenca solo i prodotti con il flag di monitoraggio attivo e mostra tre riquadri di riepilogo in alto: Monitorato (Tracked, quanti prodotti sono conteggiati), Scorte basse (Low Stock, ambra, con un piccolo badge quando il numero è maggiore di zero) ed Esaurito (Out, rosso, con badge quando è maggiore di zero). Toccando il riquadro Scorte basse o Esaurito l’elenco viene filtrato su quei prodotti; toccando di nuovo lo stesso riquadro si torna a tutti. La lente d’ingrandimento cerca per nome o per SKU.

Ogni scheda mostra il nome, una riga “SKU:” quando è memorizzato un codice, una pillola con quantità e unità colorata di verde, ambra o rosso, un piccolo più cerchiato con il tooltip Azione scorte (Stock action), una sottile barra dal rosso al verde con un indicatore sulla soglia di scorte basse e un punto sul livello attuale, e una riga in fondo con il prezzo e lo stato Disponibile (In stock), Scorte basse (Low stock) o Esaurito (Out of stock). La barra va da zero al doppio della soglia.

Tocca una scheda per espandere la sua Cronologia movimenti (Transaction History). I movimenti sono elencati dal più recente: una freccia verde verso il basso con un numero positivo per un acquisto, una freccia rossa verso l’alto con un numero negativo per una vendita, una doppia freccia blu per una rettifica e una freccia arancione di annullamento per un reso. La seconda riga indica l’origine: Invoice # seguito da un numero, oppure Manuale (Manual) per i movimenti registrati a mano. Compare un’icona di nota quando è stata salvata una nota; tienila premuta per leggerne il testo. Dopo venti righe l’elenco termina con “…and N more”.

Come registrare le scorte a mano

Quando i prodotti sono monitorati, il pulsante Aggiungi scorte (Add Stock) e l’icona Azione scorte su ogni scheda registrano i movimenti senza una fattura.

1. Tocca Aggiungi scorte in basso a destra, poi scegli il prodotto nella finestra Seleziona prodotto (Select Product); le righe riportano "nome (SKU)". Toccando il più cerchiato su una scheda si salta questo passaggio.
2. Nella finestra intitolata con il nome del prodotto scegli Acquisto / Ricezione (Purchase / Receive) per la merce in entrata, Rettifica (Adjustment) per sovrascrivere il conteggio dopo un inventario fisico, oppure Reso (Return) per la merce restituita da un cliente.
3. La finestra successiva si intitola Purchase — , Adjustment — o Return — più il nome del prodotto e mostra "Current stock" con l'unità. Inserisci la Quantità (Quantity); per una rettifica il campo si chiama Nuova quantità (New quantity) e digiti il totale che hai contato, non la differenza.
4. Se vuoi, scrivi una nota in Note (facoltative) (Notes (optional)), come il lotto di tostatura o il motivo del reso.
5. Tocca Salva. Uno snackbar riporta "Stock updated:" seguito dalla nuova quantità, e la scheda, la pillola e i riquadri di riepilogo si aggiornano.

Acquisti e resi aggiungono la quantità alle scorte e devono essere maggiori di zero. Una rettifica sostituisce il conteggio; la cronologia memorizza la differenza con il segno, quindi un inventario che trova 28 invece di 31 compare come “-3 Rettifica”.

Come funziona l’automazione delle scorte

Impostazioni → Libreria → Stock automation controlla che cosa fanno le fatture ai prodotti monitorati. Il suggerimento in alto enuncia i due limiti invalicabili: sono interessati solo i prodotti monitorati e i preventivi non modificano mai le scorte.

Il motore entra in funzione quando salvi una fattura nell’editor, quando ne cambi lo stato nella schermata di dettaglio, prima di un’eliminazione e quando una pianificazione ricorrente genera una fattura. Confronta ciò che è già stato registrato per quella fattura con ciò che la fattura richiede ora e scrive solo la differenza. Salvare cinque volte la stessa fattura scala una volta sola; portare una riga da 10 a 12 sacchi ne scala altri 2; ridurla a 8 ne restituisce 4; riportare in bozza una fattura inviata con l’attivazione su “sent” restituisce tutto. Le detrazioni compaiono nella cronologia come Vendita con il riferimento alla fattura, le restituzioni automatiche come un movimento di tipo “restock”.

Con Deduct and warn, la schermata di dettaglio mostra “Insufficient stock for N product(s)” dopo il cambio di stato; l’editor applica la stessa regola in silenzio. Con Don’t deduct below zero, un prodotto che andrebbe in negativo viene saltato del tutto e la carenza viene segnalata allo stesso modo. Allow negative stock lascia semplicemente scendere il conteggio sotto zero, cosa che appare come Esaurito in rosso.

Regole e dettagli

• Una sola libreria, nessuna valuta. I prodotti sono condivisi da tutti i profili aziendali e memorizzano come prezzo un semplice numero. L’elenco Prodotti e servizi stampa sempre quel numero con il simbolo del dollaro, la schermata Inventario lo stampa nella valuta del tuo profilo predefinito e il selettore in fattura lo stampa nella valuta della fattura. Nessuno dei tre converte l’importo; se fatturi in più valute, tieni il prezzo in quella che usi di più e correggi la riga.
• Limitazioni Pro. Consultare l’elenco dei prodotti e la schermata Inventario è gratuito. Creare un prodotto, aprire un prodotto per modificarlo, Aggiungi scorte e l’icona Azione scorte richiedono Pro o una prova attiva; altrimenti si apre il paywall.
• Ricerca. L’elenco dei prodotti confronta solo un frammento del nome. La ricerca dell’inventario confronta nome o SKU e ignora le maiuscole.
• Eliminare un prodotto. Scorri verso sinistra, conferma Elimina (Delete) nella finestra “Elimina prodotto” e il prodotto se ne va insieme a tutta la sua cronologia delle scorte. Le voci di fattura create a partire da esso conservano testo, quantità e prezzo, quindi i vecchi documenti non subiscono modifiche.
• Modificare un prodotto in seguito. Le variazioni di prezzo, unità o imposta interessano solo le righe aggiunte da quel momento in poi.
• Scorte basse. Un prodotto risulta in scorte basse quando la sua quantità è maggiore di zero, la sua soglia è maggiore di zero e la quantità è pari o inferiore alla soglia. Un prodotto senza soglia può essere solo Disponibile o Esaurito e la sua barra usa 10 come valore segnaposto per l’indicatore. Il riquadro Scorte basse (Low Stock Alerts) del pannello elenca fino a tre prodotti monitorati pari o sotto la loro soglia, compresi quelli a zero.
• Preventivi e fatture annullate. Solo i documenti di tipo fattura modificano le scorte. I preventivi e le fatture nello stato Annullata non scalano mai nulla.
• Interruttore di restock disattivo. Con Return stock automatically disattivo, riportare indietro una fattura o eliminarla lascia le scorte intatte; dovrai correggerle con un Reso o una Rettifica manuale.

Suggerimenti

Guide correlate

• L’editor di fattura — la riga di chip, le voci, gli sconti e i totali.
• Fatture ricorrenti — pianificazioni che prendono le righe dalla stessa libreria di prodotti.
• Backup, esportazione e importazione — che cosa contiene un file di backup, prodotti e scorte compresi.