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Fatture ricorrenti e piani di fatturazione

Imposta cadenze settimanali, mensili, trimestrali o annuali: Invoice Flow prepara la stessa fattura a ogni ciclo, tu la controlli o la metti in pausa.

Aggiornato: 2026-09-09

Se fatturi allo stesso cliente lo stesso importo a intervalli regolari, riscrivere quella fattura a mano ogni mese è fatica sprecata e un ottimo modo per dimenticarne una. Una programmazione ricorrente in Invoice Flow memorizza una volta per tutte il cliente, le voci e il ritmo; l’app crea poi una nuova fattura in bozza ogni volta che scade un ciclo, numerata nella tua normale sequenza e datata al giorno in cui avrebbe dovuto partire. Sei sempre tu a decidere quando inviarla.

La procedura qui sotto usa come esempio Ironline Fitness Studio di Austin, Texas. La palestra fattura ogni mese tre abbonamenti alla famiglia Hollis, emette una fattura mensile al Riverbend Runners Club per un blocco di allenamenti di gruppo, ha un contratto trimestrale di wellness aziendale con Cedar Point Logistics che termina a marzo 2027 e ha un accordo quindicinale di noleggio sala con Northgate Physio, sospeso per l’estate.

Che cosa vedi sullo schermo

Le programmazioni ricorrenti si trovano nella scheda Strumenti (Tools): apri Strumenti e, nella sezione Produttività (Productivity), tocca la scheda color foglia di tè Ricorrenti (Recurring). La schermata che si apre si intitola Fatture ricorrenti (Recurring Invoices).

Dall’alto verso il basso:

• Striscia delle prossime scadenze. Finché almeno una programmazione è attiva, una riga orizzontale di massimo quattro schedine mostra le date di esecuzione più vicine, ciascuna con il nome del cliente e l’importo che quel ciclo produrrà. La tinta indica l’urgenza: rossa quando la data è già passata, ambra quando cade entro i tre giorni successivi, verde negli altri casi. Riverbend Runners Club è in rosso perché la data del 4 settembre è passata; la scheda della famiglia Hollis è ambra perché scade oggi.
• Chip di filtro. Tutte (All), Attive (Active) e In pausa (Paused) restringono l’elenco. La striscia in alto non è influenzata dal chip scelto.
• Righe delle programmazioni. Ogni riga mostra il nome del cliente, la frequenza a parole (Ogni mese, Ogni 2 settimane, Trimestrale, Ogni 3 mesi e così via), la data di esecuzione successiva con un conto alla rovescia tra parentesi (oggi, domani, tra 10 giorni oppure in ritardo di 5 giorni), il totale per ciclo comprensivo di imposte e un badge Attiva o In pausa. L’icona tonda di ripetizione a sinistra è verde per una programmazione attiva, rossa per una programmazione attiva la cui prossima data è già passata e grigia per una in pausa. Una piccola icona a forma di aeroplano di carta accanto al nome indica che per quella programmazione è attivo l’Invio automatico (Auto-send).
• Pulsante +. Apre l’editor Nuova programmazione (New Schedule).

Scorrendo una riga da destra verso sinistra viene proposta l’eliminazione. Una pressione prolungata apre un menu con Modifica, Pausa (o Attiva), Genera ora ed Elimina.

Come creare una programmazione

L’esempio è l’abbonamento della famiglia Hollis: tre persone, fatturate il nove di ogni mese.

1. Apri Strumenti, poi Ricorrenti e tocca il pulsante +. L'apertura dell'editor richiede una prova attiva o un abbonamento Pro; con un account gratuito vieni invece portato alla schermata di upgrade.
2. In Cliente * (Client *) scegli il cliente. L'elenco contiene solo i clienti che hai già salvato, quindi se è nuovo aggiungilo prima.
3. In Profilo aziendale * (Business Profile *) scegli il profilo che emetterà le fatture. La scelta del profilo imposta anche Valuta (Currency) sulla valuta predefinita di quel profilo; puoi cambiarla in seguito.
4. Imposta Frequenza (Frequency). Le opzioni sono Settimanale (Weekly), Quindicinale (Biweekly), Mensile (Monthly, l'impostazione predefinita), Trimestrale (Quarterly) e Annuale (Yearly).
5. Per le programmazioni settimanali, mensili o annuali compare un campo aggiuntivo Ogni N periodi (Every N periods). Lascialo a 1 per ogni settimana o ogni mese, oppure scrivi 2 per una settimana sì e una no, 6 per due volte l'anno e così via. Le opzioni quindicinale e trimestrale non mostrano questo campo e girano sempre ogni due settimane o ogni tre mesi.
6. Tocca il chip Inizio (Start) per scegliere la prima data di fatturazione. È impostato su oggi e diventa la data di emissione della prima fattura.
7. Se vuoi, tocca Fine (End) e scegli l'ultima data fino a cui la programmazione può girare. Tocca la piccola × sul chip per rimuovere di nuovo la data di fine.
8. Per ora lascia stare Invio automatico (vedi Regole e dettagli), controlla la Valuta e scegli il Modello (Template) PDF che dovranno usare le fatture generate.
9. Scrivi in Note tutto ciò che deve comparire nelle note di ogni fattura generata, per esempio il piano di abbonamento o il riferimento a un ordine d'acquisto.

L’editor tiene d’occhio le modifiche non salvate: se tocchi la × o il pulsante Indietro dopo aver cambiato qualcosa, ti chiede se vuoi davvero uscire.

Come definire le voci che si ripetono

Tutto ciò che sta sotto Voci della fattura (Line Items) viene copiato su ogni fattura generata esattamente come lo lasci qui. La schermata mostra il contratto di Cedar Point Logistics aperto in modifica: 24 posti dipendente a 135 USD più un workshop in sede al trimestre.

1. Scorri fino a Voci della fattura. Una nuova programmazione parte con una scheda voce vuota etichettata #1.
2. Compila a mano Descrizione (Description), Qtà (Qty), Prezzo (Price) e Imposta % (Tax %), oppure tocca Aggiungi prodotto (Add Product) sulla scheda per prelevare un articolo dal tuo catalogo prodotti. La scelta di un prodotto compila nome, prezzo e aliquota e mantiene un collegamento al prodotto; la quantità già inserita viene conservata.
3. Tocca Aggiungi (Add) accanto all'intestazione Voci della fattura per ogni voce successiva. La nuova scheda viene evidenziata per un istante e la pagina scorre fino a lei.
4. Rimuovi una voce indesiderata con l'icona rossa meno sulla sua scheda. L'icona compare solo quando la programmazione ha più di una voce.
5. Controlla il riquadro grigio Totale per ciclo (Total per cycle) in fondo. È la somma di quantità × prezzo × (1 + imposta) su tutte le voci, cioè la cifra che comparirà nell'elenco e nella striscia delle prossime scadenze.
6. Tocca Salva (Save) in alto a destra.

Una piccola icona a scatola accanto al numero della voce, come sulla voce #1 qui sopra, indica che la riga è collegata a un prodotto. Quel collegamento conta se usi l’automazione di magazzino: quando la fattura viene generata, l’app può scalare le giacenze dei prodotti collegati secondo le tue impostazioni di automazione.

Il salvataggio viene rifiutato in due casi: cliente o profilo mancante (il menu a tendina mostra Seleziona un cliente o Seleziona un profilo) e una programmazione in cui tutte le voci hanno descrizione vuota e prezzo zero (compare un breve messaggio Aggiungi almeno una voce).

Come mettere in pausa, riattivare, saltare o eliminare una programmazione

Tieni premuta una riga nella schermata Fatture ricorrenti per aprire il suo menu di azioni.

1. Per fermare temporaneamente una programmazione, scegli Pausa (Pause). Il badge diventa In pausa, l'icona diventa grigia e la programmazione sparisce dalla striscia delle prossime scadenze. Nient'altro cambia, nemmeno la sua data successiva.
2. Per riprenderla, tieni premuta la riga in pausa e scegli Attiva (Activate). Se la data successiva è ormai nel passato, l'app recupererà al prossimo avvio: una fattura per ogni periodo saltato. Modifica prima la programmazione se preferisci non fatturare i mesi di pausa.
3. Per saltare il periodo corrente senza produrre una fattura, scegli Genera ora (Trigger Now). Nonostante il nome, questa azione non crea una fattura: marca la programmazione come gestita oggi e sposta avanti di un periodo la data successiva. Un messaggio come Fattura generata, prossima: 9 ott 2026 conferma la nuova data.
4. Per cambiare ritmo, date, voci o note, scegli Modifica (Edit). La modifica non sposta mai la data di esecuzione successiva e non cambia mai lo stato attivo o in pausa.
5. Per rimuovere definitivamente una programmazione, scegli Elimina (Delete) (oppure scorri la riga verso sinistra) e conferma con Elimina nella finestra Eliminare la programmazione?. Le fatture già prodotte dalla programmazione restano nei tuoi documenti.

Come compaiono le fatture generate e come ritrovarle

L’app controlla le programmazioni in scadenza a ogni avvio a freddo (chiusa del tutto e poi riaperta), non mentre resta in secondo piano e non quando ci si limita a tornarci sopra. Una programmazione è in scadenza quando è attiva e la sua data successiva è oggi o prima. Per ogni programmazione in scadenza l’app crea una fattura in bozza per ogni periodo saltato e sposta avanti la data successiva: così un telefono rimasto in un cassetto per due mesi produce entrambe le fatture mensili mancanti al primo avvio.

Ogni fattura generata:

• ha stato Bozza (Draft), quindi non parte nulla finché non la apri e non la invii;
• prende il primo numero libero dalla serie di numerazione fatture predefinita del profilo emittente (o dal suo semplice prefisso con contatore se non esiste una serie), facendo avanzare il contatore come una fattura fatta a mano;
• viene emessa alla data prevista per quel ciclo, non alla data in cui hai aperto l’app, così un recupero mantiene le date corrette sui documenti;
• scade 30 giorni dopo quella data di emissione;
• porta con sé valuta, modello, note e voci della programmazione, con imponibile, imposta e totale già calcolati;
• congela i dati di contatto, le partite IVA, gli indirizzi e le condizioni di pagamento del tuo profilo così com’erano in quel momento, così modificare il profilo in seguito non riscriverà il PDF di questa fattura.

Dopo la passata, la programmazione stessa è andata avanti. Confronta l’elenco all’inizio di questa guida con quello qui sotto: la riga del Runners Club ora dice 4 ottobre, tra 25 giorni, e la striscia delle prossime scadenze si è riordinata.

Per estrarre tutto ciò che una programmazione ha prodotto:

1. Apri la scheda Documenti (Documents) con il segmento Fatture (Invoices) selezionato.
2. Tocca l'icona del filtro (tre linee orizzontali) nella barra superiore per aprire Filter documents.
3. Espandi Additional filters e attiva From a recurring schedule.
4. Tocca Applica (Apply). Restano solo le fatture create da una programmazione; combinalo con il selettore Cliente nello stesso pannello per vedere lo storico di una singola programmazione, e con il chip Bozza per vedere che cosa resta da inviare.

Le bozze generate non portano altri contrassegni nell’elenco: si possono modificare, inviare, incassare e archiviare come qualsiasi altra bozza.

Regole e dettagli

• Limitazione Pro. Solo l’apertura dell’editor (nuovo o in modifica) richiede una prova o un abbonamento. Visualizzare l’elenco, mettere in pausa, attivare, Genera ora ed eliminare funzionano su qualsiasi account.
• Calcolo delle date durante la generazione. Settimanale aggiunge 7 × N giorni, quindicinale 14 giorni, mensile N mesi, trimestrale 3 mesi, annuale 12 × N mesi. I passi su base mensile si adattano all’ultimo giorno del mese, quindi una programmazione avviata il 31 gennaio parte il 28 o 29 febbraio e poi il 31 marzo.
• Genera ora usa un calcolo più semplice. L’azione di salto somma mesi di calendario senza quell’adattamento, quindi una programmazione mensile datata 31 gennaio e saltata a mano finisce sul 3 marzo invece che sul 28 febbraio. Ignora anche la data di fine. Se le date di fine mese sono importanti per te, modifica la data di inizio invece di saltare.
• Data di fine. Dopo aver generato una fattura, l’app confronta la nuova data successiva con la data di fine; se non è precedente, la programmazione passa a In pausa. Genera ora non esegue questo controllo.
• Recupero. I periodi saltati vengono generati uno dopo l’altro in un solo avvio, ciascuno datato al proprio giorno programmato, finché la data successiva non è nel futuro. Una programmazione che fallisce (per esempio perché non si trova un numero di fattura libero) viene saltata per quell’avvio e non blocca le altre.
• L’invio automatico viene salvato con la programmazione e mostrato come icona a forma di aeroplano di carta sulla riga, ma nella versione attuale non invia nulla da solo. Le fatture generate sono sempre bozze che invii tu dalla schermata della fattura. Considera l’interruttore come un promemoria della tua intenzione.
• Numerazione. Il generatore usa la stessa serie delle tue fatture manuali e continua a cercare finché non trova un numero inutilizzato, così programmazioni e fatture fatte a mano non entrano mai in collisione. I modelli che contengono un segnaposto di lingua lo eliminano, perché le programmazioni non memorizzano una lingua della fattura.
• Modifiche successive. Le modifiche a una programmazione si applicano alle fatture generate dopo la modifica. Le fatture già prodotte sono fatture ordinarie e non vengono toccate.
• Eliminare una programmazione lascia le sue fatture al loro posto. Mantengono il collegamento, quindi rientrano ancora nel filtro From a recurring schedule.
• Analisi. La scheda Ricavi ricorrenti (Recurring revenue) della schermata Analisi normalizza tutte le programmazioni attive su base mensile. Quelle in pausa sono escluse.

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