คู่มือผู้ใช้

ใบแจ้งหนี้ประจำและตารางการเรียกเก็บเงิน

ตั้งค่าตารางรายสัปดาห์ รายเดือน รายไตรมาส หรือรายปี เพื่อให้ Invoice Flow ร่างใบแจ้งหนี้เดิมให้คุณในทุกรอบ แล้วตรวจสอบ หยุดชั่วคราว หรือยุติได้

อัปเดตเมื่อ: 2026-09-09

หากคุณเรียกเก็บเงินลูกค้ารายเดิมด้วยจำนวนเดิมเป็นระยะสม่ำเสมอ การพิมพ์ใบแจ้งหนี้นั้นด้วยมือทุกเดือนเป็นการเสียเวลาโดยเปล่าประโยชน์และเป็นวิธีที่ดีในการลืมใบใดใบหนึ่งไป ตารางแบบเกิดซ้ำใน Invoice Flow จะเก็บลูกค้า รายการสินค้า และจังหวะเวลาไว้เพียงครั้งเดียว จากนั้นแอปจะสร้างใบแจ้งหนี้ฉบับร่างใหม่ให้ทุกครั้งที่ถึงรอบ โดยกำหนดเลขที่ตามลำดับปกติของคุณและระบุวันที่ตามที่กำหนดไว้ว่าควรจะเกิดขึ้น คุณยังคงเป็นผู้ตัดสินใจว่าจะส่งเมื่อใด

การเดินเรื่องด้านล่างใช้ Ironline Fitness Studio ในเมืองออสติน รัฐเท็กซัส สตูดิโอเรียกเก็บเงินสมาชิกภาพจากครอบครัวฮอลลิส (Hollis) สามคนทุกเดือน เรียกเก็บเงิน Riverbend Runners Club รายเดือนสำหรับคอร์สฝึกซ้อมกลุ่ม มีสัญญาโปรแกรมสุขภาพองค์กรรายไตรมาสกับ Cedar Point Logistics ที่สิ้นสุดในเดือนมีนาคม 2027 และมีข้อตกลงเช่าสตูดิโอรายสองสัปดาห์กับ Northgate Physio ที่หยุดชั่วคราวในช่วงฤดูร้อน

สิ่งที่คุณเห็นบนหน้าจอ

ตารางแบบเกิดซ้ำอยู่ภายใต้แท็บ Tools เปิด Tools และในส่วน Productivity แตะการ์ดสีเขียวอมฟ้า เกิดซ้ำ (Recurring) หน้าจอที่เปิดขึ้นมามีชื่อว่า ใบแจ้งหนี้ประจำ (Recurring Invoices)

จากบนลงล่าง:

• แถบรายการที่กำลังจะถึง ตราบใดที่มีอย่างน้อยหนึ่งตารางที่ยังใช้งานอยู่ แถวแนวนอนของการ์ดเล็ก ๆ สูงสุดสี่การ์ดจะแสดงวันที่รอบถัดไปที่ใกล้ที่สุด แต่ละการ์ดมีชื่อลูกค้าและจำนวนเงินที่รอบนั้นจะสร้างขึ้น สีของการ์ดบอกความเร่งด่วน: สีแดงเมื่อวันที่ผ่านไปแล้ว สีเหลืองอำพันเมื่ออยู่ในช่วงสามวันข้างหน้า สีเขียวในกรณีอื่น ๆ Riverbend Runners Club เป็นสีแดงเพราะวันที่ 4 กันยายนของมันผ่านไปแล้ว ส่วนการ์ดของครอบครัวฮอลลิสเป็นสีเหลืองอำพันเพราะถึงกำหนดวันนี้
• ชิปตัวกรอง All Active และ Paused จะย่อรายการให้แคบลง แถบด้านบนไม่ได้รับผลกระทบจากชิปที่คุณเลือก
• แถวตาราง แต่ละแถวแสดงชื่อลูกค้า ความถี่เป็นคำ (Every month Every 2 weeks Quarterly Every 3 months และอื่น ๆ) วันที่รอบถัดไปพร้อมการนับถอยหลังในวงเล็บ (today tomorrow in 10 days หรือ overdue by 5 days) ยอดรวมต่อรอบรวมภาษี และป้าย Active หรือ Paused ไอคอนวงกลมทำซ้ำทางซ้ายเป็นสีเขียวสำหรับตารางที่ใช้งานอยู่ สีแดงสำหรับตารางที่ใช้งานอยู่แต่วันที่รอบถัดไปผ่านไปแล้ว และสีเทาสำหรับตารางที่หยุดชั่วคราว ไอคอนเครื่องบินกระดาษเล็ก ๆ ข้างชื่อหมายความว่า ส่งอัตโนมัติ (Auto-send) เปิดใช้งานอยู่สำหรับตารางนั้น
• ปุ่ม + เปิดตัวแก้ไข กำหนดการใหม่ (New Schedule)

การปัดแถวจากขวาไปซ้ายจะเสนอให้ลบ การกดค้างจะเปิดแผ่นการกระทำที่มี แก้ไข (Edit) หยุดชั่วคราว (Pause) (หรือ เปิดใช้งาน / Activate) สร้างทันที (Trigger Now) และ ลบ (Delete)

วิธีสร้างตาราง

ตัวอย่างคือสมาชิกภาพของครอบครัวฮอลลิส: สามคน เรียกเก็บเงินในวันที่เก้าของทุกเดือน

1. เปิด Tools แล้ว เกิดซ้ำ (Recurring) แล้วแตะปุ่ม + การเปิดตัวแก้ไขต้องมีช่วงทดลองใช้หรือการสมัคร Pro ที่ยังใช้งานอยู่ หากเป็นบัญชีฟรี คุณจะถูกพาไปยังหน้าอัปเกรดแทน
2. ใน Client * เลือกลูกค้า รายการนี้จะมีเฉพาะลูกค้าที่คุณบันทึกไว้แล้ว ดังนั้นให้เพิ่มลูกค้าก่อนหากเป็นรายใหม่
3. ใน Business Profile * เลือกโปรไฟล์ที่จะออกใบแจ้งหนี้ การเลือกโปรไฟล์จะสลับ สกุลเงิน (Currency) เป็นสกุลเงินเริ่มต้นของโปรไฟล์นั้นด้วย คุณสามารถเปลี่ยนภายหลังได้
4. ตั้งค่า ความถี่ (Frequency) ตัวเลือกได้แก่ รายสัปดาห์ (Weekly) ทุกสองสัปดาห์ (Biweekly) รายเดือน (Monthly) (ค่าเริ่มต้น) รายไตรมาส (Quarterly) และ รายปี (Yearly)
5. สำหรับตารางรายสัปดาห์ รายเดือน หรือรายปี จะมีช่องเพิ่มเติม ทุก N งวด (Every N periods) ปรากฏขึ้น ปล่อยไว้ที่ 1 สำหรับทุกสัปดาห์หรือทุกเดือน หรือพิมพ์ 2 สำหรับทุกสองสัปดาห์ 6 สำหรับปีละสองครั้ง เป็นต้น รายสองสัปดาห์และรายไตรมาสจะไม่แสดงช่องนี้และจะทำงานทุกสองสัปดาห์หรือทุกสามเดือนเสมอ
6. แตะชิป เริ่มต้น (Start) เพื่อเลือกวันเรียกเก็บเงินแรก ค่าเริ่มต้นคือวันนี้และจะกลายเป็นวันที่ออกของใบแจ้งหนี้ใบแรก
7. เลือกได้ที่จะแตะ End แล้วเลือกวันสุดท้ายที่ตารางนี้จะทำงานได้ แตะเครื่องหมาย × เล็ก ๆ บนชิปเพื่อลบวันสิ้นสุดออก
8. ปล่อย ส่งอัตโนมัติ (Auto-send) ไว้ก่อน (ดูหัวข้อกฎและรายละเอียด) ตรวจสอบ สกุลเงิน และเลือก เทมเพลต (Template) PDF ที่ใบแจ้งหนี้ที่สร้างขึ้นจะใช้
9. พิมพ์สิ่งที่ควรปรากฏในหมายเหตุของใบแจ้งหนี้ที่สร้างขึ้นทุกใบลงใน หมายเหตุ (Notes) เช่น แผนสมาชิกภาพหรือหมายเลขใบสั่งซื้อ

ตัวแก้ไขจะคอยระวังการแก้ไขที่ยังไม่บันทึกไว้: หากคุณแตะ × หรือปุ่มย้อนกลับหลังจากเปลี่ยนแปลงสิ่งใด แอปจะถามว่าคุณต้องการออกจริงหรือไม่

วิธีกำหนดรายการสินค้าที่ทำซ้ำ

ทุกอย่างใต้ รายการสินค้า (Line Items) จะถูกคัดลอกไปยังใบแจ้งหนี้ที่สร้างขึ้นแต่ละใบตรงตามที่คุณปล่อยไว้ที่นี่ ภาพหน้าจอแสดงสัญญา Cedar Point Logistics ที่เปิดขึ้นเพื่อแก้ไข: ที่นั่งพนักงาน 24 ที่ในราคา 135 USD บวกเวิร์กช็อปในสถานที่หนึ่งครั้งต่อไตรมาส

1. เลื่อนลงไปที่ รายการสินค้า ตารางใหม่จะเริ่มด้วยการ์ดรายการว่างเปล่าหนึ่งใบที่มีป้าย #1
2. พิมพ์ลงใน Description Qty Price และ Tax % ด้วยตนเอง หรือแตะ เพิ่มสินค้า (Add Product) บนการ์ดเพื่อดึงรายการจากคลังสินค้าของคุณ การเลือกสินค้าจะกรอกชื่อ ราคา และอัตราภาษีให้ และเก็บการเชื่อมโยงกับสินค้าไว้ ส่วนจำนวนที่คุณกรอกไว้แล้วจะยังคงอยู่
3. แตะ Add ข้างหัวข้อ รายการสินค้า สำหรับแต่ละรายการเพิ่มเติม การ์ดใหม่จะถูกไฮไลต์ชั่วครู่และหน้าจะเลื่อนไปหามัน
4. ลบรายการที่ไม่ต้องการด้วยไอคอนลบสีแดงบนการ์ด ไอคอนนี้จะปรากฏก็ต่อเมื่อตารางมีมากกว่าหนึ่งรายการ
5. ตรวจสอบกล่องสีเทา Total per cycle ที่ด้านล่าง มันคือจำนวน × ราคา × (1 + ภาษี) รวมทุกรายการ ซึ่งเป็นตัวเลขที่รายการและแถบที่กำลังจะถึงจะแสดง
6. แตะ บันทึก ที่มุมขวาบน

ไอคอนกล่องเล็ก ๆ ข้างหมายเลขรายการ เช่นที่เห็นในรายการ #1 ด้านบน บอกว่ารายการนั้นเชื่อมโยงกับสินค้า การเชื่อมโยงนี้สำคัญหากคุณใช้ระบบอัตโนมัติของคลังสินค้า: เมื่อใบแจ้งหนี้ถูกสร้างขึ้น แอปสามารถหักสต็อกของสินค้าที่เชื่อมโยงตามการตั้งค่าระบบอัตโนมัติของคุณได้

การบันทึกจะถูกปฏิเสธในสองกรณี: ไม่มีลูกค้าหรือโปรไฟล์ (ดรอปดาวน์แสดง Select a client หรือ Select a profile) และตารางที่ทุกรายการมีคำอธิบายว่างเปล่าและราคาเป็นศูนย์ (ข้อความสั้น ๆ Add at least one item จะปรากฏ)

วิธีหยุดชั่วคราว เปิดใช้งานใหม่ ข้าม หรือลบตาราง

กดค้างที่แถวบนหน้าจอ ใบแจ้งหนี้ประจำ เพื่อเปิดแผ่นการกระทำของแถวนั้น

1. ในการหยุดตารางชั่วคราว เลือก หยุดชั่วคราว (Pause) ป้ายจะเปลี่ยนเป็น Paused ไอคอนเปลี่ยนเป็นสีเทา และตารางนั้นจะหายไปจากแถบที่กำลังจะถึง ไม่มีอะไรอื่นเปลี่ยนแปลง รวมถึงวันที่ถัดไปของมัน
2. ในการเปิดใช้งานใหม่ กดค้างที่แถวที่หยุดชั่วคราวแล้วเลือก เปิดใช้งาน (Activate) หากวันที่ถัดไปของมันผ่านไปแล้ว แอปจะไล่ตามให้ทันในการเปิดครั้งถัดไป: หนึ่งใบแจ้งหนี้ต่อรอบที่พลาดไป แก้ไขตารางก่อนหากคุณไม่ต้องการเรียกเก็บเงินเดือนที่หยุดไป
3. ในการข้ามรอบปัจจุบันโดยไม่สร้างใบแจ้งหนี้ เลือก สร้างทันที (Trigger Now) แม้ชื่อจะบอกเช่นนั้น แต่การกระทำนี้ไม่ได้สร้างใบแจ้งหนี้ มันเพียงแค่ประทับตราว่าตารางนี้จัดการแล้วในวันนี้ และเลื่อนวันที่ถัดไปไปข้างหน้าหนึ่งรอบ ข้อความเช่น Invoice triggered, next: Oct 9, 2026 จะยืนยันวันที่ใหม่
4. ในการเปลี่ยนจังหวะเวลา วันที่ รายการ หรือหมายเหตุ เลือก แก้ไข (Edit) การแก้ไขจะไม่ทำให้วันที่รอบถัดไปเปลี่ยนแปลงและไม่เปลี่ยนสถานะใช้งานอยู่หรือหยุดชั่วคราว
5. ในการลบตารางถาวร เลือก ลบ (Delete) (หรือปัดแถวไปทางซ้าย) และยืนยัน Delete ในกล่องโต้ตอบ Delete schedule? ใบแจ้งหนี้ที่ตารางนี้เคยสร้างไว้แล้วจะยังคงอยู่ในเอกสารของคุณ

ใบแจ้งหนี้ที่สร้างขึ้นปรากฏอย่างไรและวิธีค้นหา

แอปจะตรวจสอบตารางที่ครบกำหนดทุกครั้งที่เปิดแบบเย็น (ปิดสนิทแล้วเปิดใหม่) ไม่ใช่ตอนที่มันอยู่เบื้องหลัง และไม่ใช่ตอนสลับกลับมาแบบธรรมดา ตารางหนึ่งจะครบกำหนดเมื่อมันใช้งานอยู่และวันที่ถัดไปของมันคือวันนี้หรือก่อนหน้านั้น สำหรับทุกตารางที่ครบกำหนด แอปจะสร้างใบแจ้งหนี้ฉบับร่างหนึ่งใบต่อรอบที่พลาดไปและเลื่อนวันที่ถัดไปไปข้างหน้า ดังนั้นโทรศัพท์ที่นอนอยู่ในลิ้นชักสองเดือนจะสร้างใบแจ้งหนี้รายเดือนที่ขาดหายไปทั้งสองใบเมื่อเปิดครั้งถัดไป

ใบแจ้งหนี้ที่สร้างขึ้นแต่ละใบ:

• มีสถานะ Draft ดังนั้นจะไม่มีอะไรถูกส่งออกไปจนกว่าคุณจะเปิดและส่งมัน
• รับเลขที่ว่างถัดไปจากชุดเลขที่ใบแจ้งหนี้เริ่มต้นของโปรไฟล์ที่ออกเอกสาร (หรือคำนำหน้าและตัวนับแบบง่ายหากไม่มีชุดเลขที่) โดยเลื่อนตัวนับเหมือนใบแจ้งหนี้ที่สร้างด้วยมือ
• ออกในวันที่รอบนั้นถูกกำหนดไว้ ไม่ใช่วันที่คุณเปิดแอปพอดี ดังนั้นการไล่ตามให้ทันจะรักษาวันที่ที่ถูกต้องไว้บนเอกสาร
• ครบกำหนด 30 วันหลังจากวันที่ออกนั้น
• มีสกุลเงิน เทมเพลต หมายเหตุ และรายการสินค้าของตาราง โดยยอดรวมย่อย ภาษี และยอดรวมคำนวณไว้แล้ว
• แช่แข็งรายละเอียดการติดต่อ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี ที่อยู่ และเงื่อนไขการชำระเงินของโปรไฟล์ของคุณตามที่เป็นอยู่ ณ ขณะนั้น ดังนั้นการแก้ไขโปรไฟล์ในภายหลังจะไม่เขียนทับ PDF ของใบแจ้งหนี้ใบนี้

หลังจากการกวาดตรวจ ตัวตารางเองก็เคลื่อนไปข้างหน้า เปรียบเทียบรายการจากตอนต้นคู่มือนี้กับรายการด้านล่าง: แถว Runners Club ตอนนี้แสดงวันที่ 4 ตุลาคม และแถบที่กำลังจะถึงก็จัดเรียงใหม่แล้ว

หากต้องการดึงทุกอย่างที่ตารางหนึ่งเคยสร้างขึ้นมา:

1. เปิดแท็บ เอกสาร โดยเลือกส่วน Invoices
2. แตะไอคอนตัวกรอง (เส้นแนวนอนสามเส้น) ที่แถบด้านบนเพื่อเปิด Filter documents
3. ขยาย Additional filters และเปิดสวิตช์ From a recurring schedule
4. แตะ นำไปใช้ (Apply) จะเหลือเฉพาะใบแจ้งหนี้ที่สร้างโดยตาราง รวมเข้ากับตัวเลือก Client ในแผ่นเดียวกันเพื่อดูประวัติของตารางหนึ่ง และกับชิป Draft เพื่อดูว่ายังเหลืออะไรที่ต้องส่ง

ฉบับร่างที่สร้างขึ้นจะไม่มีตัวบ่งชี้อื่นใดในรายการ สามารถแก้ไข ส่ง ชำระเงิน และเก็บถาวรได้เหมือนฉบับร่างทั่วไป

กฎและรายละเอียด

• การจำกัดด้วย Pro เฉพาะการเปิดตัวแก้ไข (ใหม่หรือแก้ไข) เท่านั้นที่ต้องมีช่วงทดลองใช้หรือการสมัครสมาชิก การดูรายการ การหยุดชั่วคราว การเปิดใช้งาน สร้างทันที และการลบใช้ได้กับทุกบัญชี
• การคำนวณวันที่ระหว่างการสร้าง รายสัปดาห์บวก 7 × N วัน รายสองสัปดาห์บวก 14 วัน รายเดือนบวก N เดือน รายไตรมาสบวก 3 เดือน รายปีบวก 12 × N เดือน ขั้นตอนที่อิงตามเดือนจะปรับให้อยู่ในวันสุดท้ายของเดือน ดังนั้นตารางที่เริ่มวันที่ 31 มกราคมจะทำงานในวันที่ 28 หรือ 29 กุมภาพันธ์ แล้วจึงไปวันที่ 31 มีนาคม
• สร้างทันทีใช้การคำนวณที่ง่ายกว่า การกระทำข้ามจะบวกเดือนตามปฏิทินโดยไม่มีการปรับดังกล่าว ดังนั้นตารางรายเดือนที่กำหนดวันที่ 31 มกราคมและถูกข้ามด้วยมือจะตกที่วันที่ 3 มีนาคมแทนที่จะเป็น 28 กุมภาพันธ์ มันยังละเลยวันที่ End ด้วย หากวันสิ้นเดือนที่แม่นยำสำคัญสำหรับคุณ ให้แก้ไขวันที่เริ่มต้นแทนการข้าม
• วันที่สิ้นสุด หลังจากสร้างใบแจ้งหนี้แล้ว แอปจะเปรียบเทียบวันที่ถัดไปใหม่กับวันที่สิ้นสุด หากไม่ก่อนหน้านั้น ตารางจะถูกเปลี่ยนเป็น Paused สร้างทันทีจะไม่ทำการตรวจสอบนี้
• การไล่ตามให้ทัน รอบที่พลาดไปจะถูกสร้างขึ้นทีละรอบในการเปิดแอปครั้งเดียว แต่ละใบมีวันที่ตามกำหนดของมันเอง จนกว่าวันที่ถัดไปจะอยู่ในอนาคต ตารางที่ล้มเหลว (เช่น เพราะหาเลขที่ใบแจ้งหนี้ว่างไม่ได้) จะถูกข้ามในรอบนั้นและไม่บล็อกตารางอื่น
• ส่งอัตโนมัติ ถูกบันทึกไว้กับตารางและแสดงเป็นไอคอนเครื่องบินกระดาษบนแถว แต่ในเวอร์ชันปัจจุบันมันไม่ได้ส่งอะไรด้วยตัวเอง ใบแจ้งหนี้ที่สร้างขึ้นจะเป็นฉบับร่างเสมอที่คุณต้องส่งจากหน้าจอใบแจ้งหนี้ ให้ถือว่าสวิตช์นี้เป็นเครื่องเตือนความตั้งใจของคุณ
• การกำหนดเลขที่ ตัวสร้างจะใช้ชุดเลขที่เดียวกับใบแจ้งหนี้ที่คุณทำด้วยมือและจะค้นหาต่อไปจนกว่าจะพบเลขที่ที่ยังไม่ได้ใช้ ดังนั้นตารางและใบแจ้งหนี้ที่ทำด้วยมือจะไม่ชนกันเลย เทมเพลตที่มีโทเค็นภาษาจะถูกตัดโทเค็นนั้นออก เพราะตารางไม่ได้เก็บภาษาของใบแจ้งหนี้ไว้
• การแก้ไขในภายหลัง การเปลี่ยนแปลงตารางจะมีผลกับใบแจ้งหนี้ที่สร้างขึ้นหลังการเปลี่ยนแปลงเท่านั้น ใบแจ้งหนี้ที่สร้างไปแล้วเป็นใบแจ้งหนี้ปกติและจะไม่ถูกแตะต้อง
• การลบตาราง จะเก็บใบแจ้งหนี้ของมันไว้ตามเดิม ใบแจ้งหนี้เหล่านั้นยังคงการเชื่อมโยงไว้ ดังนั้นยังคงตรงกับตัวกรอง From a recurring schedule
• Analytics การ์ด Recurring revenue บนหน้าจอ Analytics จะแปลงตารางที่ใช้งานอยู่ทั้งหมดให้เป็นตัวเลขรายเดือนมาตรฐาน ตารางที่หยุดชั่วคราวจะถูกยกเว้น

เคล็ดลับ

คู่มือที่เกี่ยวข้อง

• สถานะใบแจ้งหนี้ รายการ และประวัติ สำหรับสิ่งที่เกิดขึ้นกับฉบับร่างเมื่อคุณส่งมัน
• สินค้าและคลังสินค้า สำหรับการสร้างคลังสินค้าที่ Add Product ใช้ดึงข้อมูล และสำหรับระบบอัตโนมัติของสต็อก
• ค่าปรับล่าช้า หากลูกค้าประจำยังคงชำระเงินล่าช้าอยู่