Guide d’utilisation

Factures récurrentes et échéanciers de facturation

Créez des échéanciers hebdomadaires, mensuels, trimestriels ou annuels pour qu'Invoice Flow rédige la même facture à chaque cycle, puis suspendez-les au besoin.

Mis à jour: 2026-09-09

Si vous facturez le même client du même montant à intervalles réguliers, ressaisir cette facture à la main chaque mois est du temps perdu et un bon moyen d’en oublier une. Une planification récurrente dans Invoice Flow enregistre une fois pour toutes le client, les lignes et le rythme ; l’application crée ensuite un nouveau brouillon de facture à chaque échéance de cycle, numéroté dans votre séquence habituelle et daté du jour où il devait se déclencher. C’est toujours vous qui décidez quand l’envoyer.

Le parcours ci-dessous utilise Ironline Fitness Studio, à Austin, au Texas. Le studio facture chaque mois trois abonnements à la famille Hollis, facture mensuellement au Riverbend Runners Club un bloc d’entraînement collectif, détient un contrat trimestriel de bien-être en entreprise avec Cedar Point Logistics qui se termine en mars 2027, et a une location de studio toutes les deux semaines avec Northgate Physio, suspendue pour l’été.

Ce que vous voyez à l’écran

Les planifications récurrentes se trouvent sous l’onglet Outils (Tools) : ouvrez Outils et, dans la section Productivité (Productivity), touchez la carte turquoise Récurrent (Recurring). L’écran qui s’ouvre s’intitule Factures récurrentes (Recurring Invoices).

De haut en bas :

• La bande des échéances à venir. Tant qu’au moins une planification est active, une rangée horizontale de quatre petites cartes au maximum affiche les prochaines dates d’exécution les plus proches, chacune avec le nom du client et le montant que ce cycle produira. La teinte indique l’urgence : rouge quand la date est déjà passée, ambre quand elle tombe dans les trois prochains jours, verte sinon. Le Riverbend Runners Club est en rouge parce que sa date du 4 septembre est dépassée ; la carte de la famille Hollis est ambre parce qu’elle est due aujourd’hui.
• Les puces de filtre. All, Active et Paused restreignent la liste. La bande du dessus n’est pas affectée par la puce choisie.
• Les lignes de planification. Chaque ligne affiche le nom du client, la fréquence en toutes lettres (Chaque mois, Toutes les 2 semaines, Trimestrielle, Tous les 3 mois, etc.), la prochaine date d’exécution avec un compte à rebours entre parenthèses (aujourd’hui, demain, dans 10 jours ou en retard de 5 jours), le total par cycle taxes comprises, et un badge Actif (Active) ou En pause (Paused). L’icône ronde de répétition à gauche est verte pour une planification active, rouge pour une planification active dont la prochaine date est déjà passée, et grise pour une planification suspendue. Une petite icône d’avion en papier à côté du nom signifie que l’Envoi automatique (Auto-send) est activé pour cette planification.
• Le bouton +. Il ouvre l’éditeur Nouvelle planification (New Schedule).

Balayer une ligne de droite à gauche propose de la supprimer. Un appui long ouvre une feuille d’actions avec Modifier (Edit), Mettre en pause (Pause) ou Activer (Activate), Déclencher maintenant (Trigger Now) et Supprimer (Delete).

Créer une planification

L’exemple est l’abonnement de la famille Hollis : trois personnes, facturées le neuf de chaque mois.

1. Ouvrez Outils, puis Récurrent, et touchez le bouton +. L'ouverture de l'éditeur requiert une période d'essai active ou un abonnement Pro ; avec un compte gratuit, vous êtes redirigé vers l'écran d'abonnement.
2. Dans Client *, choisissez le client. La liste ne contient que les clients déjà enregistrés : ajoutez donc d'abord le client s'il est nouveau.
3. Dans Profil d'entreprise * (Business Profile *), choisissez le profil qui émettra les factures. Choisir un profil bascule aussi Devise (Currency) sur la devise par défaut de ce profil ; vous pouvez la changer ensuite.
4. Réglez la Fréquence (Frequency). Les options sont Hebdomadaire (Weekly), Toutes les deux semaines (Biweekly), Mensuelle (Monthly, la valeur par défaut), Trimestrielle (Quarterly) et Annuelle (Yearly).
5. Pour les planifications hebdomadaires, mensuelles ou annuelles, un champ supplémentaire Toutes les N périodes (Every N periods) apparaît. Laissez-le à 1 pour chaque semaine ou chaque mois, ou saisissez 2 pour une semaine sur deux, 6 pour deux fois par an, etc. Les fréquences « toutes les deux semaines » et trimestrielle n'affichent pas ce champ et s'exécutent toujours toutes les deux semaines ou tous les trois mois.
6. Touchez la puce Début (Start) pour choisir la première date de facturation. Elle est réglée sur aujourd'hui par défaut et devient la date d'émission de la première facture.
7. Vous pouvez aussi toucher Fin (End) et choisir la dernière date jusqu'à laquelle la planification peut s'exécuter. Touchez le petit × sur la puce pour retirer à nouveau une date de fin.
8. Laissez Envoi automatique tel quel pour l'instant (voir Règles et détails), vérifiez la Devise et choisissez le Modèle (Template) PDF que les factures générées doivent utiliser.
9. Saisissez dans Notes tout ce qui doit apparaître dans les notes de chaque facture générée, par exemple la formule d'abonnement ou une référence de bon de commande.

L’éditeur garde un œil sur les modifications non enregistrées : si vous touchez le × ou le bouton retour après avoir changé quelque chose, il vous demande si vous voulez vraiment quitter.

Définir les lignes qui se répètent

Tout ce qui se trouve sous Lignes de facture (Line Items) est recopié sur chaque facture générée exactement tel que vous le laissez ici. La capture montre le contrat Cedar Point Logistics ouvert en modification : 24 postes salariés à 135 USD, plus un atelier sur site par trimestre.

1. Descendez jusqu'à Lignes de facture. Une nouvelle planification démarre avec une carte de ligne vide intitulée #1.
2. Soit vous saisissez à la main Description, Qté (Qty), Prix (Price) et Taxe % (Tax %), soit vous touchez Ajouter un produit (Add Product) sur la carte pour reprendre un article de votre bibliothèque de produits. Choisir un produit remplit son nom, son prix et son taux de taxe et conserve un lien vers le produit ; la quantité que vous avez déjà saisie est conservée.
3. Touchez Ajouter (Add) à côté du titre Lignes de facture pour chaque ligne supplémentaire. La nouvelle carte est brièvement mise en évidence et la page défile jusqu'à elle.
4. Supprimez une ligne indésirable avec l'icône moins rouge sur sa carte. Cette icône n'apparaît que lorsque la planification comporte plus d'une ligne.
5. Vérifiez l'encadré gris Total par cycle (Total per cycle) en bas. Il vaut quantité × prix × (1 + taxe) additionné sur toutes les lignes : c'est le chiffre que la liste et la bande des échéances afficheront.
6. Touchez Enregistrer (Save) dans le coin supérieur droit.

Une petite icône de boîte à côté du numéro de ligne, comme sur la ligne #1 ci-dessus, indique que la ligne est liée à un produit. Ce lien compte si vous utilisez l’automatisation des stocks : lorsque la facture est générée, l’application peut décrémenter le stock des produits liés selon vos réglages d’automatisation.

L’enregistrement est refusé dans deux cas : un client ou un profil manquant (la liste déroulante affiche Sélectionnez un client ou Sélectionnez un profil), et une planification dont toutes les lignes ont une description vide et un prix de zéro (un bref message Ajoutez au moins un article apparaît).

Suspendre, reprendre, sauter ou supprimer une planification

Appuyez longuement sur une ligne de l’écran Factures récurrentes pour ouvrir sa feuille d’actions.

1. Pour arrêter temporairement une planification, choisissez Mettre en pause. Le badge passe à En pause, l'icône devient grise et la planification disparaît de la bande des échéances à venir. Rien d'autre ne change, y compris sa prochaine date.
2. Pour reprendre, appuyez longuement sur la ligne suspendue et choisissez Activer. Si sa prochaine date est désormais passée, l'application rattrapera le retard au prochain lancement : une facture par période manquée. Modifiez d'abord la planification si vous préférez ne pas facturer les mois de pause.
3. Pour sauter la période en cours sans produire de facture, choisissez Déclencher maintenant. Malgré son nom, cette action ne crée pas de facture ; elle marque la planification comme traitée aujourd'hui et avance la prochaine date d'une période. Un message du type Facture déclenchée, prochaine : 9 oct. 2026 confirme la nouvelle date.
4. Pour changer le rythme, les dates, les lignes ou les notes, choisissez Modifier. La modification ne déplace jamais la prochaine date d'exécution et ne change jamais l'état actif ou suspendu.
5. Pour supprimer définitivement une planification, choisissez Supprimer (ou balayez la ligne vers la gauche) et confirmez par Supprimer dans la boîte de dialogue Supprimer la planification ? (Delete schedule?). Les factures déjà produites par la planification restent dans vos documents.

Comment apparaissent les factures générées et comment les retrouver

L’application vérifie les planifications échues à chaque démarrage à froid (entièrement fermée, puis rouverte), pas pendant qu’elle est en arrière-plan ni lors d’un simple retour vers elle. Une planification est échue lorsqu’elle est active et que sa prochaine date est aujourd’hui ou antérieure. Pour chaque planification échue, l’application crée un brouillon de facture par période manquée et avance la prochaine date : un téléphone resté deux mois dans un tiroir produit donc les deux factures mensuelles manquantes au prochain lancement.

Chaque facture générée :

• a le statut Brouillon (Draft), de sorte que rien ne part tant que vous ne l’ouvrez pas pour l’envoyer ;
• prend le prochain numéro libre de la série de numérotation de factures par défaut du profil émetteur (ou de son préfixe et compteur simples s’il n’existe pas de série), en incrémentant le compteur exactement comme une facture saisie à la main ;
• est émise à la date prévue pour le cycle, et non à la date à laquelle vous avez ouvert l’application, de sorte qu’un rattrapage conserve les bonnes dates sur les documents ;
• est due 30 jours après cette date d’émission ;
• reprend la devise, le modèle, les notes et les lignes de la planification, avec sous-total, taxe et total déjà calculés ;
• fige les coordonnées, numéros fiscaux, adresses et conditions de paiement de votre profil tels qu’ils étaient à cet instant, de sorte que modifier le profil plus tard ne réécrira pas le PDF de cette facture.

Après le balayage, la planification elle-même a avancé. Comparez la liste du début de ce guide avec celle ci-dessous : la ligne du Runners Club indique maintenant le 4 octobre, dans 25 jours, et la bande des échéances s’est réordonnée.

Pour extraire tout ce qu’une planification a produit :

1. Ouvrez l'onglet Documents avec le segment Factures (Invoices) sélectionné.
2. Touchez l'icône de filtre (trois traits horizontaux) dans la barre supérieure pour ouvrir Filter documents.
3. Dépliez Additional filters et activez From a recurring schedule.
4. Touchez Apply. Seules les factures créées par une planification restent ; combinez avec le sélecteur Client de la même feuille pour voir l'historique d'une seule planification, et avec la puce Brouillon pour voir ce qui reste à envoyer.

Les brouillons générés ne portent aucun autre marqueur dans la liste ; ils peuvent être modifiés, envoyés, payés et archivés comme n’importe quel autre brouillon.

Règles et détails

• Restriction Pro. Seule l’ouverture de l’éditeur (création ou modification) requiert un essai ou un abonnement. Consulter la liste, mettre en pause, activer, Déclencher maintenant et supprimer fonctionnent sur tous les comptes.
• Calcul des dates lors de la génération. L’hebdomadaire ajoute 7 × N jours, la quinzaine 14 jours, la mensuelle N mois, la trimestrielle 3 mois, l’annuelle 12 × N mois. Les pas basés sur les mois sont ramenés au dernier jour du mois : une planification démarrée le 31 janvier se déclenche donc le 28 ou le 29 février, puis le 31 mars.
• Déclencher maintenant utilise un calcul plus simple. L’action de saut ajoute des mois calendaires sans ce ramènement : une planification mensuelle datée du 31 janvier et sautée à la main tombe donc le 3 mars plutôt que le 28 février. Elle ignore aussi la date de fin. Si les dates exactes de fin de mois vous importent, modifiez plutôt la date de début que de sauter.
• Date de fin. Après avoir généré une facture, l’application compare la nouvelle prochaine date à la date de fin ; si elle ne lui est pas antérieure, la planification passe en pause. Déclencher maintenant n’effectue pas cette vérification.
• Rattrapage. Les périodes manquées sont générées les unes après les autres en un seul lancement, chacune datée de son jour prévu, jusqu’à ce que la prochaine date soit dans le futur. Une planification qui échoue (par exemple parce qu’aucun numéro de facture libre n’est trouvé) est ignorée pour ce lancement et ne bloque pas les autres.
• L’envoi automatique est enregistré avec la planification et affiché sous forme d’icône d’avion en papier sur la ligne, mais dans la version actuelle il n’envoie rien de lui-même. Les factures générées sont toujours des brouillons que vous envoyez depuis l’écran de la facture. Considérez ce commutateur comme un rappel de votre intention.
• Numérotation. Le générateur utilise la même série que vos factures manuelles et continue de chercher jusqu’à trouver un numéro inutilisé : planifications et factures manuelles n’entrent donc jamais en collision. Les modèles contenant un jeton de langue abandonnent ce jeton, car les planifications ne stockent pas de langue de facture.
• Modification ultérieure. Les changements apportés à une planification s’appliquent aux factures générées après le changement. Les factures déjà produites sont des factures ordinaires et ne sont pas touchées.
• Supprimer une planification laisse ses factures en place. Elles conservent leur lien et correspondent donc toujours au filtre From a recurring schedule.
• Analyses. La carte Revenus récurrents (Recurring revenue) de l’écran Analyses normalise toutes les planifications actives en un montant mensuel. Les planifications suspendues sont exclues.

Astuces

Guides associés

• Statuts de facture, liste et historique pour ce qui arrive à un brouillon une fois envoyé.
• Produits et inventaire pour constituer la bibliothèque de produits dans laquelle puise Ajouter un produit et pour l’automatisation des stocks.
• Pénalités de retard si un client récurrent paie systématiquement en retard.