Gebruikershandleiding

Terugkerende facturen en factureringsplanningen

Stel wekelijkse, maandelijkse of jaarplanningen in zodat Invoice Flow elke cyclus dezelfde factuur opstelt, en pauzeer of beëindig ze.

Bijgewerkt: 2026-09-09

Factureer je dezelfde klant met vaste tussenpozen hetzelfde bedrag, dan is die factuur elke maand met de hand uittypen verspilde moeite en een prima manier om er een te vergeten. Een terugkerende planning in Invoice Flow bewaart de klant, de regels en het ritme één keer; daarna maakt de app bij elke cyclus een nieuwe conceptfactuur, genummerd in je gewone reeks en gedateerd op de dag waarop hij had moeten vallen. Wanneer je hem verstuurt, bepaal je nog steeds zelf.

De rondleiding hieronder gebruikt Ironline Fitness Studio in Austin, Texas. De studio factureert de familie Hollis elke maand drie lidmaatschappen, factureert Riverbend Runners Club maandelijks voor een groepstrainingsblok, heeft een kwartaalcontract voor bedrijfsvitaliteit met Cedar Point Logistics dat in maart 2027 afloopt, en heeft een tweewekelijkse studioverhuurafspraak met Northgate Physio die voor de zomer is gepauzeerd.

Wat je op het scherm ziet

Terugkerende planningen wonen op het tabblad Hulpmiddelen: open Hulpmiddelen en tik in de sectie Productiviteit op de turquoise kaart Terugkerend. Het scherm dat opent heet Terugkerende facturen.

Het scherm Recurring Invoices van de app Invoice Flow voor een fitnessstudio: bovenaan een strook met kaartjes met komende datums, de filterchips All, Active en Paused, en vier planningsrijen met klant, frequentie, volgende datum met aftelling, bedrag per cyclus en een badge Active of Paused. — Het scherm Terugkerende facturen: wat er als eerste komt bovenaan, elke planning daaronder.

Van boven naar beneden:

Strook met komende cycli. Zolang er minstens één planning actief is, toont een horizontale rij van maximaal vier kleine kaartjes de eerstvolgende uitvoerdatums, elk met de klantnaam en het bedrag dat die cyclus oplevert. De tint vertelt hoe dringend het is: rood wanneer de datum al is gepasseerd, amber wanneer die binnen drie dagen valt, anders groen. Riverbend Runners Club is rood omdat de datum van 4 september is verstreken; het kaartje van de familie Hollis is amber omdat het vandaag aan de beurt is.
Filterchips. Alle, Actief en Gepauzeerd beperken de lijst. De strook erboven verandert niet mee met de chip die je kiest.
Planningsrijen. Elke rij toont de klantnaam, de frequentie in woorden (Elke maand, Elke 2 weken, Per kwartaal, Elke 3 maanden, enzovoort), de volgende uitvoerdatum met een aftelling tussen haakjes (vandaag, morgen, over 10 dagen of 5 dagen achterstallig), het totaal per cyclus inclusief btw, en een badge Actief of Gepauzeerd. Het ronde herhaalpictogram links is groen bij een actieve planning, rood bij een actieve planning waarvan de volgende datum al in het verleden ligt, en grijs bij een gepauzeerde. Een klein papieren-vliegtuigje naast de naam betekent dat Automatisch verzenden (Auto-send) voor die planning aanstaat.
+-knop. Opent de editor Nieuwe planning.

Een rij van rechts naar links vegen biedt aan hem te verwijderen. Een lange druk opent een actieblad met Bewerken, Pauzeren (of Activeren), Nu uitvoeren en Verwijderen.

Zo maak je een planning

Het voorbeeld is het lidmaatschap van de familie Hollis: drie personen, gefactureerd op de negende van elke maand.

Open Hulpmiddelen, daarna Terugkerend, en tik op de knop +. De editor openen vereist een actieve proefperiode of een Pro-abonnement; bij een gratis account word je in plaats daarvan naar het upgradescherm gebracht.
Kies bij Klant * de klant. De lijst bevat alleen klanten die je al hebt opgeslagen, dus voeg de klant eerst toe als hij nieuw is.
Kies bij Bedrijfsprofiel * het profiel dat de facturen uitgeeft. Een profiel kiezen zet Valuta ook op de standaardvaluta van dat profiel; die kun je daarna nog wijzigen.
Stel de Frequentie in. De opties zijn Wekelijks, Tweewekelijks, Maandelijks (de standaard), Per kwartaal en Jaarlijks.
Bij wekelijkse, maandelijkse of jaarlijkse planningen verschijnt een extra veld Elke N perioden. Laat het op 1 voor elke week of maand, of typ 2 voor elke tweede week, 6 voor twee keer per jaar, enzovoort. Tweewekelijks en per kwartaal tonen dit veld niet en lopen altijd elke twee weken of elke drie maanden.
Tik op de chip Start om de eerste factureringsdatum te kiezen. Die staat standaard op vandaag en wordt de factuurdatum van de eerste factuur.
Tik desgewenst op Einde en kies de laatste datum waarop de planning mag lopen. Tik op het kleine × op de chip om een einddatum weer te verwijderen.
Laat Automatisch verzenden voorlopig met rust (zie Regels en details), controleer de Valuta en kies het PDF-Sjabloon dat de gegenereerde facturen moeten gebruiken.
Typ in Notities alles wat in de notities van elke gegenereerde factuur moet verschijnen, bijvoorbeeld het lidmaatschapsplan of een inkoopordernummer.

De editor New Schedule van de app Invoice Flow met Hollis Family als klant, Ironline Fitness Studio LLC als bedrijfsprofiel, Frequency op Monthly, Every N periods 1, een chip Start met de datum van vandaag, een lege chip End, de schakelaar Auto-send, Currency USD, Template Clean en een leeg vak Notes. — Klant, profiel en ritme komen eerst; de regels volgen verderop.

De editor let op niet-opgeslagen bewerkingen: tik je op de × of de terugknop nadat je iets hebt gewijzigd, dan vraagt hij of je echt wilt vertrekken.

Zo bepaal je de regels die zich herhalen

Alles onder Factuurregels wordt precies zoals je het hier achterlaat naar elke gegenereerde factuur gekopieerd. De schermafbeelding toont het contract met Cedar Point Logistics in bewerking: 24 werknemersplaatsen à 135 USD plus één workshop op locatie per kwartaal.

Scrol omlaag naar Factuurregels (Line Items). Een nieuwe planning begint met één lege regelkaart met het label #1.
Typ zelf in Omschrijving, Aantal, Prijs en Btw %, of tik op de kaart op Product toevoegen om een item uit je productbibliotheek te halen. Een product kiezen vult de naam, prijs en het btw-tarief in en houdt een verwijzing naar het product; het aantal dat je al had ingevoerd blijft staan.
Tik voor elke volgende regel op Toevoegen naast de kop Factuurregels. De nieuwe kaart licht even op en de pagina scrolt ernaartoe.
Verwijder een ongewenste regel met het rode minpictogram op de kaart. Dat pictogram verschijnt alleen zolang de planning meer dan één regel heeft.
Controleer het grijze vak Totaal per cyclus onderaan. Dat is aantal × prijs × (1 + btw), opgeteld over alle regels, en is het bedrag dat de lijst en de strook met komende cycli tonen.
Tik rechtsboven op Opslaan.

Het scherm Edit Schedule van de app Invoice Flow gescrold naar de sectie Line Items: regel #1 Corporate wellness seat (quarterly) met een voorraadpictogram, aantal 24, prijs 135, btw 8,25 procent en regeltotaal 3.507,30 dollar; regel #2 On-site mobility workshop voor 350 dollar; een vak Total per cycle met 3.886,18 dollar. — Twee terugkerende regels op het kwartaalcontract; het doospictogram op #1 markeert een regel die aan een product is gekoppeld.

Product toevoegen toont je bibliotheek met prijzen en, bij gevolgde artikelen, de voorraad in huis.

Een klein doospictogram naast het regelnummer, zoals bij regel #1 hierboven, vertelt dat de regel aan een product is gekoppeld. Die koppeling telt wanneer je voorraadautomatisering gebruikt: bij het genereren van de factuur kan de app voor gekoppelde producten voorraad afboeken volgens je automatiseringsinstellingen.

Opslaan wordt in twee gevallen geweigerd: bij een ontbrekende klant of profiel (de keuzelijst toont Selecteer een klant of Selecteer een profiel), en bij een planning waarvan elke regel een lege omschrijving en een prijs van nul heeft (er verschijnt kort de melding Voeg minstens één item toe).

Zo pauzeer, hervat, sla je over of verwijder je een planning

Druk lang op een rij in het scherm Terugkerende facturen om het actieblad te openen.

Een blad onderaan in de app Invoice Flow geopend door lang te drukken op de planning Cedar Point Logistics, met Edit, Pause, Trigger Now en een rode optie Delete, met daarachter de gedimde lijst Recurring Invoices. — Druk lang op een rij voor Bewerken, Pauzeren of Activeren, Nu uitvoeren en Verwijderen.

Kies Pauzeren om een planning tijdelijk stil te zetten. De badge wordt Gepauzeerd, het pictogram wordt grijs en de planning verdwijnt uit de strook met komende cycli. Verder verandert er niets aan, ook de volgende datum niet.
Om te hervatten druk je lang op de gepauzeerde rij en kies je Activeren. Ligt de volgende datum nu in het verleden, dan haalt de app bij de volgende start de achterstand in: één factuur per gemiste periode. Bewerk de planning eerst als je de gepauzeerde maanden liever niet factureert.
Kies Nu uitvoeren om de huidige periode over te slaan zonder een factuur te produceren. Ondanks de naam maakt dit geen factuur aan; het stempelt de planning als vandaag afgehandeld en schuift de volgende datum één periode op. Een melding als Factuur aangemaakt, volgende: 9 okt. 2026 bevestigt de nieuwe datum.
Kies Bewerken om het ritme, de datums, regels of notities te wijzigen. Bewerken verschuift de volgende uitvoerdatum nooit en verandert de actieve of gepauzeerde staat nooit.
Kies Verwijderen (of veeg de rij naar links) om een planning definitief weg te halen en bevestig met Verwijderen in het dialoogvenster Planning verwijderen?. Facturen die de planning al heeft geproduceerd blijven in je documenten staan.

Nu uitvoeren is een overslaan, geen genereren. Heb je de factuur van deze periode meteen nodig, maak hem dan als gewone factuur aan, of bewerk de planning zodat de Startdatum vandaag is en open de app opnieuw.

Hoe gegenereerde facturen verschijnen en hoe je ze terugvindt

De app controleert op openstaande planningen telkens wanneer hij koud wordt gestart (volledig gesloten en daarna opnieuw geopend), niet terwijl hij op de achtergrond staat en niet bij het gewoon terugschakelen. Een planning is aan de beurt wanneer ze actief is en de volgende datum vandaag of eerder is. Voor elke planning die aan de beurt is, maakt de app één conceptfactuur per gemiste periode en schuift de volgende datum op, dus een telefoon die twee maanden in een la lag, produceert bij de volgende start beide ontbrekende maandfacturen.

Het factuurdetail IRL-0241 in de app Invoice Flow met een badge Draft, totaal 411,35 dollar, uitgegeven op Sep 4, 2026 en vervallend op Oct 4, 2026, klant Riverbend Runners Club, twee regels overgenomen uit de planning, subtotaal, btw en totaal, en de notities van de planning. — Het concept voor de achterstallige planning van de Runners Club: uitgegeven op de geplande 4 september, vervallend 30 dagen later.

Elke gegenereerde factuur:

heeft de status Concept, dus er gaat niets de deur uit tot je hem opent en verstuurt;
neemt het eerstvolgende vrije nummer uit de standaard factuurnummeringsserie van het uitgevende profiel (of uit de eenvoudige prefix en teller als er geen serie is) en verhoogt de teller net als bij een handmatige factuur;
wordt uitgegeven op de datum waarvoor de cyclus was gepland, niet op de dag waarop je de app toevallig opende, zodat een inhaalronde de juiste datums op het papierwerk houdt;
vervalt 30 dagen na die factuurdatum;
draagt de valuta, het sjabloon, de notities en de regels van de planning, met subtotaal, btw en totaal al uitgerekend;
bevriest de contactgegevens, belasting-ID’s, adressen en betalingsvoorwaarden van je profiel zoals ze op dat moment waren, zodat het profiel later bewerken de PDF van deze factuur niet herschrijft.

Na de ronde is de planning zelf opgeschoven. Vergelijk de lijst van het begin van deze gids met die hieronder: de rij van de Runners Club vermeldt nu 4 oktober, over 25 dagen, en de strook met komende cycli heeft zichzelf opnieuw geordend.

De lijst Recurring Invoices in de app Invoice Flow na een koude start: de rij Riverbend Runners Club toont nu Oct 4, 2026 in 25 days met een groen pictogram, de strook met komende cycli begint met Hollis Family Sep 9, daarna Cedar Point Logistics Sep 19, en de gepauzeerde rij Northgate Physio is onveranderd. — Zodra de factuur bestaat, springt de planning van de Runners Club een maand vooruit; de gepauzeerde rij blijft waar hij was.

Om alles op te halen wat een planning heeft geproduceerd:

Open het tabblad Facturen met het segment Facturen geselecteerd.
Tik op het filterpictogram (drie horizontale lijnen) in de bovenbalk om Documenten filteren te openen.
Klap Aanvullende filters uit en zet Uit een terugkerende planning aan.
Tik op Toepassen. Alleen facturen die door een planning zijn gemaakt blijven over; combineer dit met de kiezer Klant in hetzelfde blad om de geschiedenis van één planning te zien, en met de chip Concept om te zien wat nog verstuurd moet worden.

Het blad Filter documents van de app Invoice Flow over de lijst met documenten, met Additional filters uitgeklapt en Late-fee status, Overdue only, Has tax, Has attachments, Has signature, Has notes, de schakelaar From a recurring schedule aangezet, Pinned, en een knop Apply. — De schakelaar Uit een terugkerende planning houdt alleen facturen over die een planning heeft gemaakt.

Gegenereerde concepten dragen verder geen markering in de lijst; ze kunnen net als elk ander concept worden bewerkt, verstuurd, betaald en gearchiveerd.

Regels en details

Instelling	Opties en standaardwaarden
Frequentie	Wekelijks, Tweewekelijks, Maandelijks (standaard), Per kwartaal, Jaarlijks
Elke N perioden	Heel getal, standaard 1; alleen zichtbaar bij Wekelijks, Maandelijks en Jaarlijks
Start	Verplicht, standaard vandaag; wordt de eerste volgende uitvoerdatum
Einde	Optioneel; de planning pauzeert zichzelf zodra de volgende datum op of na die datum zou vallen
Valuta	Elk van de gangbare valuta’s; vooraf ingesteld vanuit het gekozen profiel
Sjabloon	Clean (standaard), Classic, Modern, Bold, Minimal, Executive, Creative, Professional, Elegant, Compact, Contrast

Pro-afscherming. Alleen de editor openen (nieuw of bewerken) vereist een proefperiode of abonnement. De lijst bekijken, pauzeren, activeren, Nu uitvoeren en verwijderen werken op elk account.
Datumrekenwerk tijdens het genereren. Wekelijks telt 7 × N dagen op, tweewekelijks 14 dagen, maandelijks N maanden, per kwartaal 3 maanden, jaarlijks 12 × N maanden. Stappen op maandbasis klemmen op de laatste dag van de maand, dus een planning die op 31 januari begint valt op 28 of 29 februari en daarna op 31 maart.
Nu uitvoeren rekent eenvoudiger. De overslaanactie telt kalendermaanden op zonder dat klemmen, dus een maandelijkse planning van 31 januari die je met de hand overslaat, komt op 3 maart uit in plaats van op 28 februari. Ook negeert die de einddatum. Zijn exacte maandeinddatums voor jou belangrijk, bewerk dan de Startdatum in plaats van over te slaan.
Einddatum. Na het genereren van een factuur vergelijkt de app de nieuwe volgende datum met de einddatum; is die niet eerder, dan wordt de planning op Gepauzeerd gezet. Nu uitvoeren voert deze controle niet uit.
Inhalen. Gemiste perioden worden in één start achter elkaar gegenereerd, elk gedateerd op de eigen geplande dag, tot de volgende datum in de toekomst ligt. Een planning die mislukt (bijvoorbeeld omdat er geen vrij factuurnummer te vinden is) wordt bij die start overgeslagen en blokkeert de andere niet.
Automatisch verzenden wordt bij de planning opgeslagen en als papieren vliegtuigje op de rij getoond, maar verstuurt in de huidige versie niets uit zichzelf. Gegenereerde facturen zijn altijd concepten die je vanaf het factuurscherm verstuurt. Beschouw de schakelaar als een herinnering aan je bedoeling.
Nummering. De generator gebruikt dezelfde serie als je handmatige facturen en blijft zoeken tot hij een ongebruikt nummer vindt, zodat planningen en handgemaakte facturen nooit botsen. Sjablonen met een taaltoken laten dat token vallen, omdat planningen geen factuurtaal opslaan.
Later bewerken. Wijzigingen in een planning gelden voor facturen die na de wijziging worden gegenereerd. Al geproduceerde facturen zijn gewone facturen en blijven onaangeroerd.
Een planning verwijderen laat de facturen staan. Ze houden hun koppeling, dus ze voldoen nog steeds aan het filter Uit een terugkerende planning.
Analyses. De kaart Terugkerende omzet op het scherm Analyses normaliseert alle actieve planningen naar een maandbedrag. Gepauzeerde planningen tellen niet mee.

Tips

Open de app op de ochtend waarop je facturen verwacht. Genereren gebeurt alleen bij een koude start, dus staat Invoice Flow al een week in de lijst met recente apps, sluit hem dan volledig af en open hem opnieuw om de ronde te laten lopen.

Zet de startdatum van de planning op de dag die je werkelijk op de factuur wilt, niet op de dag waarop je hem instelt. Tekent de sportschool een lid op de 14e maar factureert ze iedereen op de 1e, zet Start dan op de komende 1e en factureer de gedeeltelijke eerste maand met de hand.

Gebruik het veld Notities voor de dingen die op de factuur van elke cyclus moeten staan: een inkoopordernummer, een contractverwijzing of de naam van het lidmaatschapsplan. Het wordt letterlijk naar elk concept gekopieerd, wat bewerken na het genereren bespaart.

Filter de facturen direct na een start op Concept plus Uit een terugkerende planning. Die weergave is precies de stapel gegenereerde facturen die gecontroleerd en verstuurd moet worden, en hij loopt leeg terwijl je hem afwerkt.

Verwante gidsen

Factuurstatussen, lijst en geschiedenis voor wat er met een concept gebeurt zodra je het verstuurt.
Producten en voorraad voor het opbouwen van de productbibliotheek waaruit Product toevoegen put, en voor voorraadautomatisering.
Aanmaningskosten als een terugkerende klant steeds te laat betaalt.