Gebruikershandleiding

Valuta's, wisselkoersen en belastingen

Factureer in meerdere valuta's, houd wisselkoersen actueel of zet ze handmatig vast, pas per regel het juiste btw-tarief toe en druk af in de klanttaal.

Bijgewerkt: 2026-09-09

Als elke klant in dezelfde valuta tegen hetzelfde btw-tarief betaalt, kun je dit onderdeel gerust laten voor wat het is. Zodra één klant dollars wil, een andere in een land met een ander btw-regime zit, of iemand de factuur in zijn eigen taal vraagt, heb je drie dingen nodig die samenwerken: een valuta per document, een koers om buitenlandse totalen voor rapportage terug te brengen naar je eigen valuta, en op elke regel een btw-tarief dat bij het land van de klant past. Invoice Flow doet alle drie op de telefoon, offline, met één online koersvernieuwing per dag wanneer je erom vraagt.

Deze gids volgt Jonas Weber, een softwareconsultant in Berlijn wiens profiel in euro’s draait. Hij factureert een Berlijns bureau in EUR met 19% MwSt., een Londens bedrijf in GBP onder de verleggingsregeling, en een start-up in Austin in USD zonder Duitse btw. Hij heeft ook de eurowaarde van elke buitenlandse factuur nodig, want het dashboard en de analyses tellen maar één valuta op.

Wat je op het scherm ziet

Bedrijfsprofiel. Open Instellingen, tik op je profiel en scroll naar het blok Toegestane valuta’s (Allowed currencies). Elke valuta is een chip; de chip met de ster is de standaard voor nieuwe documenten. Laat je het blok leeg, dan biedt de valutakiezer op elke factuur in plaats daarvan de volledige ISO-lijst.

Het profiel beperken tot EUR, USD en GBP houdt de valutakiezer op de factuur kort en fouten zeldzaam.

Scherm Wisselkoersen. Tik vanuit Instellingen, onder Factuurinstellingen, op Wisselkoersen (Exchange Rates) (ondertitel “Koersbeheer & omrekenen”). De bovenste kaart is een Converter met een veld Bedrag en twee valutakeuzelijsten. Twee grijze bijschriften geven de basisvaluta en de bijwerkregel, daarna volgen de opgeslagen koersen, één kaart per paar, met de koers op vier decimalen, het ophaalmoment en de woorden Handmatige koers (plus een groene avatar) op rijen die je zelf hebt ingevoerd. Het vernieuwpictogram in de appbalk is Alle koersen bijwerken; de kleine knop + rechtsonder is Handmatige koers toevoegen.

Factuureditor. De tegel Factuurvaluta (Invoice Currency) staat tussen de datums en de factuurregels. Wanneer de gekozen valuta afwijkt van de basisvaluta van het profiel, verschijnt er vlak onder het totalenblok een kaart Wisselkoers met de huidige koers, het omgerekende totaal, een knop Koers bijwerken en een veld om handmatig een koers in te voeren. Boven de factuurregels verschijnt, wanneer het land van de klant in de ingebouwde dataset zit, een rij chips met het label Btw-voorinstellingen (DE): met een hamerpictogram voor juridische opmerkingen. Elke regel heeft een eigen veld %. Verder naar beneden kiest de tegel Factuurtaal de taal van de pdf-labels.

Btw-voorinstellingen per land. Tik vanuit Instellingen, onder Automatisering, op Tax presets by country: een doorzoekbare landenlijst met ingebouwde tarieven; open er een om je eigen tarieven in te voeren en te kiezen welke set actief is.

Hoe je een klant in een vreemde valuta factureert

Jonas factureert Northwind Analytics in Austin. De factuur moet in Amerikaanse dollars zijn, maar zijn rapporten hebben het eurobedrag nodig.

Open de factuureditor en kies de klant. Nieuwe documenten starten in de standaardvaluta van het profiel (hier EUR).
Tik op Factuurvaluta. Omdat het profiel de valuta's beperkt, toont de kiezer alleen EUR, USD en GBP; tik op USD ($).
Voeg je factuurregels toe zoals gewoonlijk; de prijzen staan nu in dollars.
Scroll naar de kaart Wisselkoers onder de totalen. Is er al een koers van USD naar EUR opgeslagen, dan leest het gemarkeerde vak "1 USD = 0,9215 EUR" met het omgerekende totaal in euro's rechts en het ophaalmoment van de koers eronder.
Wil je de koers vernieuwen, tik dan op Koers bijwerken en bevestig Koers bijwerken in het venster. Het venster waarschuwt dat de koers door alle bedrijfsprofielen wordt gedeeld en dat je een internetverbinding nodig hebt.
Is de knop grijs, lees dan het bijschrift eronder: je hebt vandaag al bijgewerkt, of het is vóór 9:00 uur in jouw tijdzone. Gebruik dan het handmatige veld (volgende sectie) of houd de opgeslagen koers aan.
Sla de factuur op. De koers en het eurototaal worden bij het document opgeslagen en gebruikt door het dashboard en de analyses.

Factuureditor van de Invoice Flow-app voor een nieuwe USD-factuur met een regel van 5.400 dollar, het totalenblok, en de kaart Wisselkoers met 1 USD = 0,9215 EUR, een omgerekend totaal van 4.976,10 euro, een uitgeschakelde knop Koers bijwerken met het bijschrift over één keer per dag, en een veld voor een handmatige koers — De kaart verschijnt alleen wanneer de factuurvaluta niet de basisvaluta van het profiel is; het eurobedrag rechts is wat de analyses meetellen.

Bestaat er nog geen koers, dan toont de kaart een roodgetint vak met “Geen koers ingesteld. Werk online bij of voer handmatig in.” Je kunt nog steeds opslaan, maar de factuur heeft dan geen totaal in de basisvaluta en blijft buiten de dashboardsommen tot je een koers toevoegt en opnieuw opslaat.

Hoe je een koers met de hand instelt

Sommige contracten leggen de omrekenkoers vast, en sommige dagen heb je geen bereik. Beide gevallen gebruiken een handmatige koers, die alleen bij het huidige profiel hoort en het wint van de online koers voor dat paar.

Vanuit de factuureditor:

Zoek in de kaart Wisselkoers de rij "1 USD = [veld] EUR" onder het bijschrift Koers handmatig invoeren (voor huidig profiel):.
Typ de koers, bijvoorbeeld 0,9180, en tik op de ronde vinkknop.
De melding bevestigt "Handmatige koers opgeslagen voor huidig profiel. Wordt bij de volgende online update vervangen." Het omgerekende totaal wordt meteen opnieuw berekend.

Vanuit het scherm Wisselkoersen:

Open Instellingen en daarna Wisselkoersen.
Tik op de knop + (tooltip "Handmatige koers toevoegen").
Kies in het venster de vreemde valuta uit de keuzelijst (die elke valuta behalve je basisvaluta toont) en typ de koers in het veld Koers, dat wordt getoond als "1 USD = ... EUR".
Tik op de gevulde knop om op te slaan. Het label leest op dit moment Betaling opslaan; dat is een achtergebleven label, en de knop slaat de koers op.
Wil je een koers later wijzigen, tik dan op het potloodpictogram op de rij. Een online rij bewerken maakt een handmatige kopie voor jouw profiel; de online rij blijft onaangeroerd voor andere profielen.

Scherm Wisselkoersen van de Invoice Flow-app met de Converter-kaart die 2500 USD omrekent naar 2.303,75 euro, bijschriften voor basisvaluta EUR en de regel van één online update per dag, vier gele online koerskaarten voor EUR naar USD, GBP, CHF en USD naar EUR, en een groene handmatige koerskaart voor GBP naar EUR op 1,1900 — Online koersen (geel) komen uit de dagelijkse vernieuwing; de groene GBP-rij is de contractkoers die Jonas zelf heeft getypt.

De kaart Converter is handig om aan de telefoon een prijs te noemen: typ een bedrag, kies de twee valuta’s, en het resultaat wordt bijgewerkt terwijl je typt, met dezelfde koersvolgorde die een factuur zou gebruiken.

Hoe je het juiste btw-tarief toepast

Btw zit in Invoice Flow op elke factuurregel, nooit op het document als geheel. Het veld % op een regel bevat het tarief; de editor telt de btw van elke regel op tot het btw-totaal van de factuur. Prijzen zijn altijd exclusief, en de btw komt erbovenop. Er is geen schakelaar om een prijs als inclusief te markeren, dus wil een klant brutoprijzen, typ dan het nettobedrag en laat het tarief het werk doen.

Voor het Berlijnse bureau, Brandt Digital, heeft Jonas 19% op beide regels nodig:

Zorg dat de klant een land heeft ingesteld in de klanteditor. De btw-chips gaan uit van de landcode van de klant.
Kijk in de factuureditor boven de factuurregels naar de rij Btw-voorinstellingen (DE): gevolgd door chips zoals MwSt. 19%, MwSt. 7% en MwSt. 0%.
Tik op MwSt. 19%. Het veld % van elke factuurregel wordt op 19 gezet en een korte melding bevestigt het toegepaste tarief.
Heeft één regel een ander tarief nodig (bijvoorbeeld een artikel met verlaagd tarief), pas dan daarna het veld % van die regel aan. Gemengde tarieven zijn prima; de pdf schakelt automatisch over op een uitsplitsing per tarief zodra hij meer dan één tarief boven nul vindt.
Wil je een juridische formulering zoals de kleineondernemersregeling of de verleggingszin, tik dan op het hamerpictogram naast de chips (tooltip Insert legal note) en kies een regel; die wordt aan de factuurnotities toegevoegd.

Factuureditor van de Invoice Flow-app met de tegel Factuurvaluta op EUR, de kop Factuurregels, een rij Btw-voorinstellingen (DE) met de chips MwSt. 19%, MwSt. 7% en MwSt. 0% plus een hamerpictogram, en twee factuurregels voor een Duitse klant met elk 19,0 in het procentveld — Eén tik op een chip zet het tarief op elke regel; de hamer voegt de juridische opmerkingen van het land aan de factuurtekst toe.

Een regel die uit je productlijst wordt toegevoegd, erft het btw-tarief van het product. Het helppictogram in het veld % opent een blad Btw-tarievenoverzicht met een doorzoekbare landentabel; er staat een disclaimer bij, dus behandel het als geheugensteun en niet als advies.

Hoe je de voorinstellingen van een land corrigeert

Ingebouwde tarieven verouderen, en het label kan net zo belangrijk zijn als het getal. Jonas wil een chip die “Reverse charge” zegt voor zijn Londense klant.

Open Instellingen, scroll naar Automatisering en tik op Tax presets by country.
Typ een deel van de naam of de tweelettercode in Zoek land...; er wordt op de Engelse naam gematcht.
Tik op de landrij. Het blad toont de tarieven onder Built-in: als alleen-lezen tekst en een lijst Custom: die vooraf met dezelfde waarden is gevuld.
Bewerk het Label en de % van een rij, verwijder rijen met de x, of tik op Add rate voor nog een rij. De x is uitgeschakeld wanneer er nog maar één rij over is.
Kies Custom active zodat jouw set de chips in de editor aanstuurt, of Built-in active om je bewerkingen te bewaren zonder ze al te gebruiken.
Tik op Opslaan. De lijst toont nu beide regels onder het land, de actieve in vet, met rechts een chip Custom active of Built-in active.
Wil je je eigen set weggooien en terug naar de ingebouwde tarieven, open het land dan opnieuw en tik op Delete custom.

Scherm Tax presets by country van de Invoice Flow-app gefilterd op het woord United, met Verenigde Arabische Emiraten, Verenigd Koninkrijk met ingebouwde btw 20%, 5%, 0% en een vetgedrukte aangepaste regel VAT 20% en Reverse charge 0% gemarkeerd met een chip Custom active, en Verenigde Staten — Beide sets blijven zichtbaar in de lijst; vet markeert die welke de editor zal gebruiken.

Landblad voor het Verenigd Koninkrijk in de Invoice Flow-app met de alleen-lezen ingebouwde tarieven, twee aangepaste rijen met Label VAT op 20,0 en Reverse charge op 0,0, een knop Add rate, keuzerondjes Built-in active en Custom active met Custom geselecteerd, en de knoppen Delete custom, Annuleren en Opslaan — Het blad voor één land: bewerk labels en percentages en kies daarna welke set actief is.

Hoe je de pdf in de taal van de klant afdrukt

De app-taal en de documenttaal zijn losse keuzes; Jonas gebruikt de app in het Engels maar stuurt Duitse facturen naar Duitse klanten.

Scroll in de factuureditor naar de tegel Factuurtaal onder de totalen (en onder de kaart Wisselkoers, als die er is). De ondertitel toont de huidige keuze, standaard App-taal.
Tik op de tegel. Een onderblad toont eerst App-taal en daarna zestien vaste talen: Engels, Russisch, Duits, Frans, Spaans, Italiaans, Portugees, Nederlands, Pools, Japans, Koreaans, Chinees, Arabisch, Hindi, Turks en Oekraïens, elk in het eigen schrift met de code eronder.
Tik op Deutsch. De tegel leest nu "Deutsch", en de keuze wordt met de factuur opgeslagen.
Sla op en open het pdf-voorbeeld. Koppen, kolomtitels, totalen en de paginateller in de voettekst komen er in het Duits uit; je eigen tekst (artikelomschrijvingen, notities, betalingsvoorwaarden) wordt precies afgedrukt zoals getypt.

Factuureditor van de Invoice Flow-app met het onderblad Factuurtaal open, met App-taal bovenaan en een lijst met talen English, Russisch, Deutsch met een vinkje, Frans, Spaans en Italiaans met hun tweelettercodes — De taal is een instelling per document, dus één klant kan Duits krijgen terwijl de rest in het Engels blijft.

Pdf van factuur WSC-2026-0031 uit de Invoice Flow-app in het sjabloon Professional met Duitse labels: Rechnung, Von, Rechnungsempfänger, Rechnungsdatum, Beschreibung, Menge, Preis, MwSt, Betrag, Zwischensumme 5.730,00 euro, MwSt 19,0% 1.088,70 euro en Gesamt 6.818,70 euro, plus de secties Anmerkungen en Zahlungsbedingungen — Hetzelfde sjabloon met Duitse labels; de notities en betalingsvoorwaarden zijn Jonas' eigen tekst.

Regels en details

Basisvaluta en rapportage. Elk bedrijfsprofiel heeft een basisvaluta, ingesteld bij het aanmaken van het profiel: de eerste toegestane valuta als je de lijst hebt beperkt, anders de standaardvaluta. Elke dashboardkaart en elke analysegrafiek telt alleen bedragen in die valuta op. Een factuur in een andere valuta telt mee wanneer die een totaal in de basisvaluta draagt (het totaal vermenigvuldigd met de bij de factuur opgeslagen koers); zonder koers wordt hij stilzwijgend overgeslagen, zodat een factuur van 12.000 dollar nooit als 12.000 euro opduikt.

Welke koers wint. Voor een omrekening kijkt de app in deze volgorde: een handmatige koers voor het huidige profiel, de globale online koers voor het paar, de inverse van de online koers voor het omgekeerde paar, en ten slotte 1,0. Een koers van precies 1,0 tussen verschillende valuta’s wordt in de editor als “geen koers” behandeld.

Online updates. Koersen worden opgehaald bij een openbare wisselkoers-API met een tweede API als terugval en een time-out van tien seconden. De knop Koers bijwerken per factuur mag één keer per kalenderdag en nooit vóór 09:00 uur lokale tijd; na een geslaagde ophaalactie blijft de knop uitgeschakeld tot de volgende 09:00 uur. Alle koersen bijwerken op het scherm Wisselkoersen negeert die limiet en haalt in één keer elke koers voor je basisvaluta op; mislukt de aanvraag, dan zie je “Koersen bijwerken mislukt. Controleer je internetverbinding.” en verandert er niets.

Handmatige koersen. Een handmatige koers moet groter zijn dan nul; al het andere wordt zonder melding genegeerd. Per paar per profiel wordt één handmatige waarde bewaard, dus opnieuw opslaan overschrijft die. Een online vernieuwing herschrijft alleen de online rij, dus ondanks het bijschrift “Handmatige koers wordt bij de volgende online update vervangen” blijft een handmatige koers winnen tot je hem verwijdert of wijzigt. Handmatige koersen toevoegen of bewerken is alleen voor Pro; bekijken, omrekenen en Alle koersen bijwerken niet.

Valutabeperking. De lijst Toegestane valuta’s beperkt alleen de kiezer; bestaande facturen behouden hun valuta als je die later verwijdert.

Belastingen. Tarieven worden per regel als percentage opgeslagen; het btw-totaal van de factuur is de som over de regels. Er is geen modus met inclusieve prijzen en geen tweede btw-kolom. Een voorinstellingschip toepassen overschrijft het tarief op elke regel, ook op regels die je afzonderlijk hebt ingesteld, dus gebruik eerst de chips en pas daarna losse regels aan. Landvoorinstellingen hebben een landcode op de klant nodig; geen code, geen chips. De pdf drukt automatisch een “Btw-uitsplitsing” af (één regel per tarief) wanneer een factuur twee of meer verschillende tarieven boven nul heeft, of wanneer je die indelingsvariant in de sjabloonkiezer kiest.

Overschreven voorinstellingen. Labels worden getrimd en een leeg label wordt “Tax”; een rij waarvan het percentage geen getal is, verdwijnt bij het opslaan. Overschrijvingen gelden per land en worden door elk profiel op het apparaat gedeeld. Een landblad openen vereist Pro.

Factuurtaal. De waarde wordt bij het document opgeslagen (leeg betekent “gebruik de app-taal”). Zij beïnvloedt de afgedrukte labels en de taal waarin landsnamen in adressen worden weergegeven; ze vertaalt je artikelomschrijvingen, notities of voorwaarden niet. Datums en het statuswoord in de kop van de ingebouwde sjablonen worden op dit moment altijd in het Engels afgedrukt, ongeacht de gekozen taal.

Bij het bewerken van een al opgeslagen factuur in vreemde valuta verschijnt de kaart Wisselkoers niet, en opslaan vanuit die editor wist de opgeslagen koers en het totaal in basisvaluta van het document. Stel tot dat is opgelost de valuta en de koers in wanneer je de factuur aanmaakt; moet je er later toch een bewerken, controleer dan daarna de analyses en maak de factuur opnieuw aan als nieuw document als hij eruit is gevallen.

Tips

Houd de lijst met toegestane valuta's beperkt tot de valuta's waarin je daadwerkelijk factureert. Een kiezer met drie items is sneller dan door 150 codes scrollen, en het maakt het onmogelijk een document op te slaan in een valuta waar de klant nooit om heeft gevraagd.

Open op de eerste werkdag van de maand Wisselkoersen en tik één keer op Alle koersen bijwerken. Elke factuur die je die maand maakt start dan met een opgeslagen koers, en de knop per factuur wordt een zeldzame uitzondering in plaats van een vaste stap.

Geef de voorinstelling met nultarief een betekenisvol label. Een chip die "Reverse charge 0%" leest, vertelt je in één oogopslag waarom een Britse factuur geen btw heeft, en hetzelfde label verschijnt in de aangepaste regel onder het land in Instellingen.

Sla het btw-tarief op bij je producten. Een regel die uit de productlijst wordt toegevoegd komt met het juiste percentage binnen, wat vooral van belang is wanneer je standaard- en verlaagde tarieven op één factuur mengt.

Verwante gidsen

Aan de slag: bedrijfsprofiel - waar de basisvaluta en de lijst met toegestane valuta’s worden ingesteld.
Factuureditor - factuurregels, kortingen en het totalenblok waar de wisselkoerskaart onder staat.
Analyses, dashboard en rapporten - hoe totalen in basisvaluta grafieken worden.