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用户指南

货币、汇率与税率

用多种货币向客户开票,让汇率保持更新或手动锁定汇率,为每一行设置合适的税率,并用客户的语言打印 PDF。

更新于: 2026-09-09

如果每位客户都用同一种货币、同一个税率付款,这部分内容你完全可以不管。但只要有一位客户想用美元付款,或者另一位客户所在国家的增值税制度不同,又或者有人希望用自己的语言收到发票,你就需要三样东西协同工作:每份文档各自的货币、把外币总额换算回本币以便统计的汇率,以及每一行都要匹配客户所在国家的税率。Invoice Flow 在手机上离线完成这三件事,并可在你需要时,每天进行一次在线汇率刷新。

本文以柏林的软件顾问 Jonas Weber 为例,他的账户以欧元为默认货币。他向一家柏林的代理公司开具含 19% 增值税(MwSt.)的欧元发票,向一家伦敦公司开具适用反向征税规则的英镑发票,并向奥斯汀一家初创公司开具不含德国增值税的美元发票。他还需要知道每张外币发票折合欧元的金额,因为仪表盘和数据分析只统计一种货币。

屏幕上看到的内容

企业档案。 打开 Settings(设置),点击你的档案,滚动到 Allowed currencies(允许的货币)区块。每种货币都是一个选项标签;带星标的标签是新文档的默认货币。如果这个区块留空,每张发票的货币选择器会改为提供完整的 ISO 货币列表。

Invoice Flow 应用的企业档案编辑器,显示 Allowed currencies 区块中的三个标签:带星标作为默认货币的 EUR、USD 和 GBP,并提示点击某种货币即可将其设为默认
把档案限定为 EUR、USD 和 GBP,能让发票的货币选择器更简洁,减少出错。

汇率屏幕。 从 Settings(设置)进入,在 Invoice Settings(发票设置)下点击 Exchange Rates(汇率;副标题为 “汇率管理与换算器”)。顶部卡片是一个 Converter(换算器),包含一个 Amount(金额)字段和两个货币下拉菜单。两行灰色说明文字分别给出基准货币和更新规则,下方依次列出已保存的汇率,每对货币一张卡片,显示保留四位小数的汇率、抓取时间,以及你自己录入的行会带有 Manual rate(手动汇率)字样(附一个绿色头像)。应用栏中的刷新图标是 Update all rates(更新所有汇率);右下角的小 + 按钮是 Add manual rate(添加手动汇率)。

发票编辑器。 Invoice Currency(发票货币)卡片位于日期和行项目之间。当所选货币与档案的基准货币不同时,总计区块下方会出现一张 Exchange Rate(汇率)卡片,显示当前汇率、换算后的总额、Update rate(更新汇率)按钮,以及一个可手动输入汇率的字段。在行项目上方,当客户所在国家位于内置数据集中时,会出现一排标注为 Tax presets (DE):(税率预设 (DE):)的选项标签,并附带一个用于法律说明的法槌图标。每一行都有自己的 %(百分比)字段。再往下,Invoice Language(发票语言)卡片用于选择 PDF 标签所使用的语言。

按国家设置的税率预设。 从 Settings(设置)进入,在 Automation(自动化)下点击 Tax presets by country(按国家设置的税率预设):这是一个可搜索的国家列表,附带内置税率;打开某个国家即可录入你自己的税率并选择哪一套生效。

如何用外币向客户开票

Jonas 正在向位于奥斯汀的 Northwind Analytics 开具发票。发票必须用美元,但他的报表需要欧元数字。

  1. 打开发票编辑器并选择客户。新文档默认使用档案的默认货币(此处为欧元)。
  2. 点击 Invoice Currency(发票货币)。由于档案限制了货币范围,选择器只显示 EUR、USD 和 GBP;点击 USD ($)。
  3. 照常添加行项目;价格现在以美元计价。
  4. 滚动到总计下方的 Exchange Rate(汇率)卡片。如果已经存有一条美元兑欧元的汇率,高亮框中会显示 "1 USD = 0.9215 EUR",右侧是折算成欧元的总额,下方是汇率抓取的时间。
  5. 要刷新汇率,点击 Update rate(更新汇率),并在弹窗中确认 Update rate(更新汇率)。弹窗会提示该汇率由所有企业档案共用,并且需要联网。
  6. 如果按钮呈灰色不可用,请阅读按钮下方的说明文字:你今天已经更新过,或者当前尚未到你所在时区的 9:00。此时可以改用手动字段(见下一节),或沿用已存的汇率。
  7. 保存发票。汇率和欧元总额会随文档一起保存,并被仪表盘和数据分析使用。
Invoice Flow 应用的发票编辑器,正在编辑一张新的美元发票,显示一行 5,400 美元的项目、总计区块,以及 Exchange Rate 卡片:1 USD = 0.9215 EUR,折算总额 4,976.10 欧元,一个因每日限一次而变灰的 Update rate 按钮,以及一个手动汇率字段
只有当发票货币与档案的基准货币不同时才会出现这张卡片;右侧的欧元数字正是数据分析要统计的数值。

如果尚不存在汇率,这张卡片会显示一个红色调的提示框,内容为 “No rate set. Update online or enter manually.”(未设置汇率。请在线更新或手动输入。)。此时你仍可以保存,但发票此后没有本币总额,不会计入仪表盘统计,直到你添加汇率并再次保存。

如何手动设置汇率

有些合同锁定了固定汇率,有些日子你没有网络信号。这两种情况都可以使用手动汇率,它只对当前档案生效,并且在同一货币对上优先于在线汇率。

在发票编辑器中:

  1. 在 Exchange Rate(汇率)卡片中,找到说明文字 Enter rate manually (for current profile):(为当前档案手动输入汇率:)下方的 "1 USD = [字段] EUR" 一行。
  2. 输入汇率,例如 0.9180,然后点击圆形的对勾按钮。
  3. 底部提示条会确认 "Manual rate saved for current profile. Will be replaced on next online update."(已为当前档案保存手动汇率,下次在线更新时将被替换。)换算后的总额会立即重新计算。

在汇率屏幕中:

  1. 打开 Settings(设置),然后进入 Exchange Rates(汇率)。
  2. 点击 + 按钮(提示文字为 "添加手动汇率")。
  3. 在弹窗中,从下拉菜单里选择外币(列出除你的基准货币之外的所有货币),并在 Rate(汇率)字段中输入汇率,该字段以 "1 USD = ... EUR" 的形式显示。
  4. 点击实心按钮保存。它目前的标签写着 Save Payment(保存付款),这是一处遗留标签,实际作用是保存汇率。
  5. 之后要修改任意一条汇率,点击该行的铅笔图标。编辑一条在线汇率会为你的档案生成一份手动副本;原本的在线汇率行不受影响,其他档案仍可使用。
Invoice Flow 应用的汇率屏幕,Converter 卡片显示 2500 美元换算为 2,303.75 欧元,说明文字标注基准货币为 EUR 及每日一次的在线更新规则,四张在线汇率卡片分别为 EUR 兑 USD、GBP、CHF 以及 USD 兑 EUR,还有一张绿色的手动汇率卡片显示 GBP 兑 EUR 为 1.1900
在线汇率(黄色)来自每日刷新;绿色的英镑行是 Jonas 自己输入的合同汇率。

Converter(换算器)卡片很适合在手机上随时报价:输入金额、选择两种货币,结果会随输入实时更新,使用与发票相同的汇率优先级规则。

如何设置合适的税率

Invoice Flow 中的税率只存在于每一行项目上,而不是整份文档层面。行上的 %(百分比)字段保存税率;编辑器会把每一行的税额相加,得出发票的税额总计。价格始终是不含税净价,税额是在此基础上另外加算的。没有把价格标记为含税的开关,所以如果客户需要含税价格,请输入净价,让税率自动计算。

对于柏林的代理公司 Brandt Digital,Jonas 需要为两行都设置 19% 的税率:

  1. 确保客户在客户编辑器中设置了所在国家。税率标签是根据客户的国家代码来匹配的。
  2. 在发票编辑器中,查看行项目上方的一行 Tax presets (DE):(税率预设 (DE):),后面跟着诸如 MwSt. 19%、MwSt. 7% 和 MwSt. 0% 之类的标签。
  3. 点击 MwSt. 19%。每一行的 % 字段都会被设为 19,并有一条简短的提示条确认税率已应用。
  4. 如果某一行需要不同的税率(例如某项适用减免税率的商品),之后再单独编辑该行的 % 字段。混合税率是允许的;当 PDF 检测到超过一种非零税率时,会自动切换为按税率分项显示。
  5. 如需插入小微企业免税声明或反向征税条款之类的法律文字,点击选项标签旁边的法槌图标(提示文字为 Insert legal note,插入法律说明),然后选择一行文字;它会被追加到发票备注中。
Invoice Flow 应用的发票编辑器,显示 Invoice Currency 卡片设为 EUR,Line Items 标题,一行 Tax presets (DE) 标签 MwSt. 19%、MwSt. 7% 和 MwSt. 0% 以及一个法槌图标,还有两行德国客户的项目,百分比字段均为 19.0
点击一个税率标签即可为所有行设置税率;法槌图标会把该国的法律说明文字插入发票文本中。

从产品列表中添加的一行会继承该产品的税率。%(百分比)字段中的帮助图标会打开一个 Tax Rate Reference(税率参考)面板,提供一份可搜索的国家税率表;其中附有免责声明,请把它当作一份提醒,而非专业建议。

如何更正某个国家的预设税率

内置税率会随时间过时,而标签文字有时和数字一样重要。Jonas 想为他的伦敦客户设置一个写着 “Reverse charge”(反向征税)的标签。

  1. 打开 Settings(设置),滚动到 Automation(自动化),点击 Tax presets by country(按国家设置的税率预设)。
  2. 在 Search country...(搜索国家...)中输入部分国家名或两位字母代码;匹配依据的是英文国家名。
  3. 点击该国家所在行。面板会显示只读文本形式的 Built-in:(内置:)税率,以及一份预先填入相同数值的 Custom:(自定义:)列表。
  4. 编辑某一行的 Label(标签)和 %(百分比),用 x 删除某行,或点击 Add rate(添加税率)增加新行。当只剩一行时,x 会被禁用。
  5. 选择 Custom active(自定义生效),让你的税率组驱动编辑器中的标签;或选择 Built-in active(内置生效),保留你的修改但暂不使用。
  6. 点击 Save(保存)。该国家下方的列表会同时显示两组税率,生效的一组以粗体标注,右侧带有 Custom active 或 Built-in active 标签。
  7. 如要放弃自定义税率并恢复为内置税率,重新打开该国家并点击 Delete custom(删除自定义)。
Invoice Flow 应用的按国家设置的税率预设屏幕,按 United 一词筛选,列出 United Arab Emirates、United Kingdom(内置增值税 20%、5%、0%,以及一行粗体的自定义行:增值税 20% 和 Reverse charge 0%,并标有 Custom active 标签)以及 United States
两组税率都会保留在列表中可见;粗体标注的是编辑器实际会使用的那一组。
Invoice Flow 应用的英国国家面板,显示只读的内置税率,两行自定义行,标签 VAT 为 20.0、Reverse charge 为 0.0,一个 Add rate 按钮,单选项 Built-in active 和 Custom active(已选中 Custom),以及 Delete custom、Cancel 和 Save 按钮
单个国家的设置面板:编辑标签和百分比,然后选择哪一组生效。

如何用客户的语言打印 PDF

应用语言和文档语言是两个独立的选项;Jonas 用英文操作应用,但向德国客户发送德文发票。

  1. 在发票编辑器中,滚动到总计下方(如果有汇率卡片,则在其下方)的 Invoice Language(发票语言)卡片。其副标题会显示当前的选择,默认是 App Language(应用语言)。
  2. 点击该卡片。底部面板会先列出 App Language(应用语言),然后是十六种固定语言:英语、俄语、德语、法语、西班牙语、意大利语、葡萄牙语、荷兰语、波兰语、日语、韩语、中文、阿拉伯语、印地语、土耳其语和乌克兰语,每种语言都以其自身文字标注,下方附有语言代码。
  3. 点击 Deutsch(德语)。卡片现在显示 "Deutsch",该选择会随发票一起保存。
  4. 保存并打开 PDF 预览。标题、列标题、总计以及页脚的页码都会以德语呈现;你自己输入的文字(项目描述、备注、付款条款)则会原样打印。
Invoice Flow 应用的发票编辑器,Invoice Language 底部面板打开,顶部显示 App Language,下方是语言列表:English、Russian、Deutsch(带对勾)、French、Spanish 和 Italian,并附有各自的两位字母代码
语言是针对每份文档单独设置的,因此可以让某位客户收到德文发票,而其他客户仍收到英文发票。
Invoice Flow 应用生成的发票 WSC-2026-0031 的 PDF,采用 Professional 模板,标签为德语:Rechnung、Von、Rechnungsempfänger、Rechnungsdatum、Beschreibung、Menge、Preis、MwSt、Betrag,小计 5,730.00 欧元,MwSt 19.0% 为 1,088.70 欧元,总计 6,818.70 欧元,另有 Anmerkungen 和 Zahlungsbedingungen 部分
同一份模板换成德语标签;备注和付款条款是 Jonas 自己输入的文字。

规则与细节

基准货币与统计。 每个企业档案在创建时都会设置一个基准货币:如果你限定了货币列表,则取第一种允许的货币,否则取默认货币。仪表盘上的每张卡片和数据分析图表都只统计这一种货币的金额。一张使用其他货币的发票,只要带有本币总额(即总额乘以随发票保存的汇率),就会被计入统计;如果没有汇率,它会被静默地跳过,以避免一张 12,000 美元的发票被错误地显示为 12,000 欧元。

优先使用哪个汇率。 进行换算时,应用会依次检查:当前档案的手动汇率、该货币对的全局在线汇率、反向货币对在线汇率的倒数,最后是 1.0。在编辑器中,不同货币之间恰好为 1.0 的汇率会被视为 “未设置汇率”。

在线更新。 汇率从一个公共汇率 API 抓取,并以第二个 API 作为备用来源,超时时间为十秒。每张发票上的 Update rate(更新汇率)按钮每个日历日只能使用一次,且不能早于当地时间 9:00;成功抓取一次后,该按钮会一直保持禁用,直到下一个 9:00。汇率屏幕上的 Update all rates(更新所有汇率)不受此限制,会一次性拉取你基准货币对应的所有汇率;如果请求失败,你会看到 “Failed to update rates. Check your internet connection.”(更新汇率失败,请检查网络连接。),且不会做任何更改。

手动汇率。 手动汇率必须大于零;其他任何值都会被静默忽略,不会给出提示。每个档案、每对货币只保留一个手动数值,再次保存会将其覆盖。在线刷新只会重写在线那一行,所以尽管提示文字写着 “手动汇率将在下次在线更新时被替换”,实际上手动汇率会一直优先生效,直到你删除或修改它。添加或编辑手动汇率是 Pro 专属功能;查看、换算和 Update all rates(更新所有汇率)则不需要 Pro。

货币限制。 Allowed currencies(允许的货币)列表只会限制选择器的选项;如果你之后从列表中移除某种货币,已有的发票仍会保留原来的货币。

税率。 税率以百分比的形式按行保存;发票的税额总计是各行税额之和。没有含税模式,也没有第二个税率列。应用一个预设标签会覆盖所有行的税率,包括你单独设置过的行,所以建议先使用标签,再单独调整个别行。国家预设需要客户设置国家代码;没有代码就不会显示税率标签。当一张发票出现两种或以上不同的非零税率时,或者你在模板选择器中选择了该布局变体时,PDF 会自动打印一份 “Multi-Tax Breakdown”(多税率明细,每种税率一行)。

预设覆盖。 标签会被自动去除首尾空格,空标签会显示为 “Tax”(税);保存时,百分比不是数字的行会被丢弃。这些覆盖设置是按国家保存的,同一设备上的所有档案共用。打开某个国家的设置面板需要 Pro。

发票语言。 该值保存在文档上(留空表示”使用应用语言”)。它会影响打印标签,以及地址中国家名称使用的语言;但不会翻译你自己输入的项目描述、备注或条款。目前,内置模板页眉中的日期和状态文字,无论选择哪种语言,都仍以英文打印。

编辑一张已保存的外币发票时,不会显示 Exchange Rate(汇率)卡片,并且从该编辑器保存会清除该文档已存储的汇率和本币总额。在此问题修复之前,请在创建发票时就设置好货币和汇率;如果之后必须编辑某张发票,请事后重新检查数据分析,如果发现该发票已从统计中消失,请将其重新创建为一份新文档。

使用技巧

把允许货币列表限定为你实际会用到的货币。一个只有三项的选择器比滚动 150 种代码要快得多,也能避免你不小心用客户从未要求过的货币保存文档。
在每月的第一个工作日,打开汇率页面并点击一次 "Update all rates"。这样当月你创建的每张发票一开始就带有已保存的汇率,单张发票上的更新按钮就成了偶尔才用的例外,而不是日常步骤。
为零税率预设起一个有意义的标签。一个写着 "Reverse charge 0%" 的标签能让你一眼看出为什么一张英国发票没有税额,同一个标签也会出现在设置中该国家下方的自定义行中。
把税率保存在产品信息中。从产品列表添加的一行会自带正确的百分比,这在同一张发票上混用标准税率和优惠税率时尤其重要。

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