Käyttöopas

Valuutat, valuuttakurssit ja verot

Laskuta asiakkaita useassa valuutassa, pidä kurssit ajan tasalla tai aseta ne käsin, käytä oikeaa verokantaa riviä kohti ja tulosta PDF asiakkaan kielellä.

Päivitetty: 2026-09-09

Jos jokainen asiakas maksaa samassa valuutassa samalla verokannalla, voit jättää tämän alueen rauhaan. Sillä hetkellä kun yksi asiakas haluaa dollareita, toinen sijaitsee maassa, jossa on erilainen arvonlisäverojärjestelmä, tai joku pyytää laskua omalla kielellään, tarvitset kolme yhdessä toimivaa asiaa: valuutan asiakirjaa kohti, kurssin, joka tuo ulkomaiset summat takaisin kotivaluuttaasi raportointia varten, ja verokannan jokaisella rivillä, joka sopii asiakkaan maahan. Invoice Flow tekee kaikki kolme puhelimella, verkottomana, ja hakee kurssit verkosta kerran päivässä silloin kun sitä pyydät.

Tämä opas seuraa Jonas Weberiä, ohjelmistokonsulttia Berliinissä, jonka profiili toimii euroissa. Hän laskuttaa berliiniläistä toimistoa euroissa 19 prosentin MwSt.-verolla, lontoolaista yritystä punnissa käännetyn verovelvollisuuden säännön mukaan ja austinilaista startupia dollareissa ilman Saksan arvonlisäveroa. Hän tarvitsee myös jokaisen ulkomaisen laskun euroarvon, koska koontinäyttö ja analytiikka laskevat yhteen vain yhtä valuuttaa.

Mitä näytöllä näkyy

Yritysprofiili. Avaa Asetukset, napauta profiiliasi ja vieritä Sallitut valuutat -lohkoon. Jokainen valuutta on siru; tähdellä merkitty siru on uusien asiakirjojen oletus. Jos jätät lohkon tyhjäksi, jokaisen laskun valuuttavalitsin tarjoaa koko ISO-listan.

Valuuttakurssit-näyttö. Napauta Asetukset-näytöllä kohdassa Laskuasetukset vaihtoehtoa Valuuttakurssit (alaotsikko “Kurssien hallinta ja muunnin”). Ylin kortti on Muunnin, jossa on Summa-kenttä ja kaksi valuuttapudotusvalikkoa. Kaksi harmaata kuvatekstiä kertovat perusvaluutan ja päivityssäännön, sitten seuraavat tallennetut kurssit, yksi kortti valuuttaparia kohti, kurssi neljän desimaalin tarkkuudella, hakuaika ja teksti Manuaalinen kurssi (sekä vihreä tunnuskuva) riveillä, jotka olet itse syöttänyt. Yläpalkin päivityskuvake on Päivitä kaikki kurssit; pieni +-painike oikeassa alakulmassa on Lisää manuaalinen kurssi.

Laskueditori. Laskun valuutta -ruutu sijaitsee päivämäärien ja laskurivien välissä. Kun valittu valuutta poikkeaa profiilin perusvaluutasta, Valuuttakurssi-kortti ilmestyy heti summalohkon alle: siinä on nykyinen kurssi, muunnettu loppusumma, Päivitä kurssi -painike ja kenttä kurssin syöttämiseen käsin. Laskurivien yläpuolelle ilmestyy sirurivi, jonka otsikko on Veroesiasetukset (DE):, kun asiakkaan maa on sisäänrakennetussa tietojoukossa, sekä nuijakuvake juridisia huomautuksia varten. Jokaisella rivillä on oma %-kenttänsä. Alempana Laskun kieli -ruutu valitsee PDF:n selitetekstien kielen.

Maakohtaiset veroesiasetukset. Napauta Asetukset-näytöllä kohdassa Automaatio vaihtoehtoa Maakohtaiset veroesiasetukset: haettava maalista sisäänrakennettuine kantoineen; avaa maa syöttääksesi omat kantasi ja valitaksesi, kumpi joukko on aktiivinen.

Miten asiakasta laskutetaan ulkomaan valuutassa

Jonas laskuttaa Northwind Analyticsia Austinissa. Laskun on oltava Yhdysvaltain dollareissa, mutta hänen raporttinsa tarvitsevat euroluvun.

1. Avaa laskueditori ja valitse asiakas. Uudet asiakirjat alkavat profiilin oletusvaluutassa (tässä EUR).
2. Napauta Laskun valuutta. Koska profiili rajoittaa valuuttoja, valitsin näyttää vain vaihtoehdot EUR, USD ja GBP; napauta USD ($).
3. Lisää laskurivit tavalliseen tapaan; hinnat ovat nyt dollareissa.
4. Vieritä summien alla olevaan Valuuttakurssi-korttiin. Jos kurssi USD:stä euroon on jo tallennettu, korostetussa laatikossa lukee "1 USD = 0.9215 EUR", oikealla muunnettu loppusumma euroina ja sen alla kurssin hakuaika.
5. Päivittääksesi kurssin napauta Päivitä kurssi ja vahvista valintaikkunassa Päivitä kurssi. Valintaikkuna varoittaa, että kurssi on yhteinen kaikille yritysprofiileille ja että tarvitset internetyhteyden.
6. Jos painike on harmaana, lue sen alla oleva kuvateksti: olet jo päivittänyt tänään, tai kello on aikavyöhykkeelläsi ennen 9:00. Käytä sen sijaan manuaalista kenttää (seuraava osio) tai pidä tallennettu kurssi.
7. Tallenna lasku. Kurssi ja eurosumma tallennetaan asiakirjan mukana, ja koontinäyttö ja analytiikka käyttävät niitä.

Jos kurssia ei vielä ole, kortissa näkyy punasävyinen laatikko tekstillä “Kurssia ei ole asetettu. Päivitä verkosta tai syötä käsin.” Voit silti tallentaa, mutta laskulla ei silloin ole perusvaluuttaista loppusummaa, ja se jää koontinäytön summien ulkopuolelle, kunnes lisäät kurssin ja tallennat uudelleen.

Miten kurssi asetetaan käsin

Joissakin sopimuksissa muuntokurssi on kiinteä, ja joinakin päivinä ei ole yhteyttä. Molemmissa tapauksissa käytetään manuaalista kurssia, joka kuuluu vain nykyiselle profiilille ja voittaa verkkokurssin kyseisen parin osalta.

Laskueditorista:

1. Etsi Valuuttakurssi-kortista rivi "1 USD = [kenttä] EUR" kuvatekstin Syötä kurssi käsin (nykyiselle profiilille): alta.
2. Kirjoita kurssi, esimerkiksi 0.9180, ja napauta pyöreää vahvistuspainiketta.
3. Ilmoitus vahvistaa: "Manuaalinen kurssi tallennettu nykyiselle profiilille. Se korvataan seuraavassa verkkopäivityksessä." Muunnettu loppusumma lasketaan välittömästi uudelleen.

Valuuttakurssit-näytöstä:

1. Avaa Asetukset ja sitten Valuuttakurssit.
2. Napauta +-painiketta (työkaluvihje "Lisää manuaalinen kurssi").
3. Valitse valintaikkunassa ulkomaan valuutta pudotusvalikosta (siinä on kaikki valuutat paitsi perusvaluuttasi) ja kirjoita kurssi Kurssi-kenttään, joka näytetään muodossa "1 USD = ... EUR".
4. Tallenna napauttamalla täytettyä painiketta. Sen tekstinä lukee tällä hetkellä Tallenna maksu (Save Payment); se on jäänne-teksti, ja painike tallentaa kurssin.
5. Muuttaaksesi mitä tahansa kurssia myöhemmin napauta sen rivin kynäkuvaketta. Verkkorivin muokkaaminen luo manuaalisen kopion profiiliasi varten; verkkorivi säilyy koskemattomana muille profiileille.

Muunnin-kortti on kätevä puhelimessa hinnoiteltaessa: kirjoita summa, valitse kaksi valuuttaa, ja tulos päivittyy kirjoittaessasi käyttäen samaa kurssien järjestystä kuin lasku käyttäisi.

Miten oikea verokanta otetaan käyttöön

Vero on Invoice Flow’ssa aina laskurivillä, ei koskaan asiakirjassa kokonaisuutena. Rivin %-kenttä sisältää kannan; editori laskee jokaisen rivin veron yhteen laskun verosummaksi. Hinnat ovat aina nettoja, ja vero lisätään päälle. Ei ole kytkintä, jolla hinnan voisi merkitä verolliseksi, joten jos asiakas haluaa bruttohinnat, kirjoita nettoluku ja anna kannan tehdä työ.

Berliiniläiselle toimistolle, Brandt Digitalille, Jonas tarvitsee 19 prosenttia molemmille riveille:

1. Varmista, että asiakkaalle on asetettu maa asiakaseditorissa. Verosirut perustuvat asiakkaan maakoodiin.
2. Etsi laskueditorissa laskurivien yläpuolelta rivi Veroesiasetukset (DE):, jota seuraavat sirut kuten MwSt. 19%, MwSt. 7% ja MwSt. 0%.
3. Napauta MwSt. 19%. Jokaisen laskurivin %-kenttä asetetaan arvoon 19 ja lyhyt ilmoitus vahvistaa käytetyn kannan.
4. Jos yksi rivi tarvitsee eri kannan (esimerkiksi alennetun kannan nimike), muokkaa kyseisen rivin %-kenttää jälkikäteen. Sekakannat käyvät hyvin; PDF vaihtaa automaattisesti kantakohtaiseen erittelyyn, kun se löytää useamman kuin yhden nollasta poikkeavan kannan.
5. Juridista sanamuotoa varten, kuten pienyritysvapautus tai käännetyn verovelvollisuuden lause, napauta sirujen vieressä olevaa nuijakuvaketta (työkaluvihje Lisää juridinen huomautus) ja valitse rivi; se liitetään laskun muistiinpanoihin.

Tuoteluettelostasi lisätty rivi perii tuotteen verokannan. %-kentän sisällä oleva ohjekuvake avaa Verokantojen viitteet -paneelin, jossa on haettava maataulukko; siihen liittyy vastuuvapauslauseke, joten käsittele sitä muistutuksena, ei neuvona.

Miten maan esiasetettuja kantoja korjataan

Sisäänrakennetut kannat vanhenevat, ja teksti voi olla yhtä tärkeä kuin luku. Jonas haluaa sirun, jossa lukee “Reverse charge”, lontoolaista asiakastaan varten.

1. Avaa Asetukset, vieritä kohtaan Automaatio ja napauta Maakohtaiset veroesiasetukset.
2. Kirjoita osa nimestä tai kaksikirjaiminen koodi kenttään Hae maa...; haku kohdistuu englanninkieliseen nimeen.
3. Napauta maan riviä. Paneeli näyttää Sisäänrakennetut: kannat vain luettavana tekstinä ja Mukautetut: listan esitäytettynä samoilla arvoilla.
4. Muokkaa rivin kenttiä Nimi ja %, poista rivejä x-painikkeella tai napauta Lisää kanta saadaksesi uuden. X on pois käytöstä, kun jäljellä on vain yksi rivi.
5. Valitse Mukautettu käytössä, jotta oma joukkosi ohjaa editorin siruja, tai Sisäänrakennettu käytössä säilyttääksesi muokkauksesi ottamatta niitä vielä käyttöön.
6. Napauta Tallenna. Lista näyttää nyt molemmat rivit maan alla, aktiivisen lihavoituna, ja oikealla sirun Mukautettu käytössä tai Sisäänrakennettu käytössä.
7. Heittääksesi oman joukkosi pois ja palataksesi sisäänrakennettuihin kantoihin avaa maa uudelleen ja napauta Poista mukautetut.

Miten PDF tulostetaan asiakkaan kielellä

Sovelluksen kieli ja asiakirjan kieli ovat erillisiä valintoja; Jonas käyttää sovellusta englanniksi mutta lähettää saksankielisiä laskuja saksalaisille asiakkaille.

1. Vieritä laskueditorissa summien alla olevaan Laskun kieli -ruutuun (ja Valuuttakurssi-kortin alle, jos sellainen on). Sen alaotsikko näyttää nykyisen valinnan, oletuksena Sovelluksen kieli.
2. Napauta ruutua. Alapaneeli listaa ensin vaihtoehdon Sovelluksen kieli, sitten kuusitoista kiinteää kieltä: englanti, venäjä, saksa, ranska, espanja, italia, portugali, hollanti, puola, japani, korea, kiina, arabia, hindi, turkki ja ukraina, kukin omalla kirjoitusjärjestelmällään merkittynä ja koodi alla.
3. Napauta Deutsch. Ruudussa lukee nyt "Deutsch", ja valinta tallennetaan laskun mukana.
4. Tallenna ja avaa PDF-esikatselu. Otsikot, sarakkeiden nimet, summat ja alatunnisteen sivulaskuri tulevat ulos saksaksi; oma tekstisi (nimikkeiden kuvaukset, muistiinpanot, maksuehdot) tulostuu täsmälleen kirjoittamassasi muodossa.

Säännöt ja yksityiskohdat

Perusvaluutta ja raportointi. Jokaisella yritysprofiililla on perusvaluutta, joka asetetaan profiilia luotaessa: ensimmäinen sallittu valuutta, jos rajasit listan, muutoin oletusvaluutta. Jokainen koontinäytön kortti ja analytiikkakaavio laskee yhteen vain kyseisessä valuutassa olevia lukuja. Toisessa valuutassa oleva lasku otetaan mukaan, kun sillä on perusvaluuttainen loppusumma (loppusumma kerrottuna sen mukana tallennetulla kurssilla); ilman kurssia se ohitetaan hiljaisesti, jotta 12 000 dollarin lasku ei koskaan näy 12 000 eurona.

Mikä kurssi voittaa. Muunnosta varten sovellus tarkistaa järjestyksessä: nykyisen profiilin manuaalisen kurssin, parin globaalin verkkokurssin, käänteisen parin verkkokurssin käänteisluvun ja lopuksi arvon 1.0. Täsmälleen arvoa 1.0 eri valuuttojen välillä käsitellään editorissa “ei kurssia” -tilanteena.

Verkkopäivitykset. Kurssit haetaan julkisesta valuuttakurssirajapinnasta, jolla on toinen rajapinta varalla ja kymmenen sekunnin aikakatkaisu. Laskukohtainen Päivitä kurssi -painike on sallittu kerran kalenteripäivässä eikä koskaan ennen klo 9:00 paikallista aikaa; onnistuneen haun jälkeen painike pysyy pois käytöstä seuraavaan klo 9:00 asti. Valuuttakurssit-näytön Päivitä kaikki kurssit ohittaa tämän rajan ja hakee kaikki perusvaluuttasi kurssit kerralla; jos pyyntö epäonnistuu, näet viestin “Kurssien päivitys epäonnistui. Tarkista internetyhteytesi.” eikä mitään muuteta.

Manuaaliset kurssit. Manuaalisen kurssin on oltava suurempi kuin nolla; muu ohitetaan ilman viestiä. Yksi manuaalinen arvo säilytetään paria ja profiilia kohti, joten uudelleen tallentaminen korvaa sen. Verkkopäivitys kirjoittaa uudelleen vain verkkorivin, joten kuvatekstistä “Manuaalinen kurssi korvataan seuraavassa verkkopäivityksessä” huolimatta manuaalinen kurssi voittaa edelleen, kunnes poistat tai muutat sitä. Manuaalisten kurssien lisääminen ja muokkaaminen vaativat Pro-tilauksen; katselu, muuntaminen ja Päivitä kaikki kurssit eivät vaadi.

Valuuttarajaus. Sallitut valuutat -lista rajoittaa vain valitsinta; olemassa olevat laskut säilyttävät valuuttansa, vaikka poistaisit sen myöhemmin.

Verot. Kannat tallennetaan rivikohtaisesti prosentteina; laskun verosumma on rivien summa. Verollista tilaa ei ole eikä toista verosaraketta. Esiasetussirun käyttäminen korvaa kannan jokaisella rivillä, myös yksitellen asettamillasi riveillä, joten käytä ensin siruja ja säädä yksittäiset rivit vasta sitten. Maakohtaiset esiasetukset vaativat asiakkaalle maakoodin; ei koodia, ei siruja. PDF tulostaa “Multi-Tax Breakdown” -erittelyn (yksi rivi kantaa kohti) automaattisesti, kun laskulla on kaksi tai useampia eri nollasta poikkeavia kantoja, tai kun valitset kyseisen asetteluvariantin mallivalitsimessa.

Esiasetusten ohitukset. Nimet siistitään ja tyhjästä nimestä tulee “Tax”; rivi, jonka prosentti ei ole luku, pudotetaan tallennettaessa. Ohitukset ovat maakohtaisia ja yhteisiä laitteen kaikille profiileille. Maapaneelin avaaminen vaatii Pro-tilauksen.

Laskun kieli. Arvo tallennetaan asiakirjalle (tyhjä tarkoittaa “käytä sovelluksen kieltä”). Se vaikuttaa tulostettuihin selitteisiin ja kieleen, jolla maiden nimet osoitteissa esitetään; se ei käännä nimikkeiden kuvauksia, muistiinpanoja tai ehtoja. Päivämäärät ja sisäänrakennettujen mallien otsikossa oleva tilasana tulostuvat tällä hetkellä englanniksi valitusta kielestä riippumatta.

Vinkkejä

Aiheeseen liittyvät oppaat

• Aloitus: yritysprofiili - missä perusvaluutta ja sallittujen valuuttojen lista asetetaan.
• Laskueditori - laskurivit, alennukset ja summalohko, jonka alla valuuttakurssikortti sijaitsee.
• Analytiikka, koontinäyttö ja raportit - miten perusvaluuttaisista summista tulee kaavioita.