Invoice Flow app icon Invoice Flow management Hent appen
NO

Brukerveiledning

Valutaer, valutakurser og skatt

Fakturer kunder i flere valutaer, hold kursene oppdatert eller sett dem manuelt, bruk riktig skattesats per linje, og skriv ut PDF-en på kundens språk.

Oppdatert: 2026-09-09

Hvis alle kundene dine betaler i samme valuta til samme skattesats, kan du la dette området være i fred. I det øyeblikket én kunde vil ha dollar, en annen sitter i et land med et annet mva-regime, eller noen ber om fakturaen på sitt eget språk, trenger du tre ting som spiller sammen: en valuta per dokument, en kurs som bringer utenlandske totalsummer tilbake til hjemmevalutaen for rapportering, og en skattesats på hver linje som passer kundens land. Invoice Flow gjør alle tre på telefonen, uten nett, med én oppdatering av kursene på nett per dag når du ber om det.

Denne veiledningen følger Jonas Weber, en programvarekonsulent i Berlin med en profil som går i euro. Han fakturerer et byrå i Berlin i EUR med 19 % MwSt., et firma i London i GBP under regelen om omvendt avgiftsplikt, og en oppstartsbedrift i Austin i USD uten tysk mva. Han trenger også euroverdien av hver utenlandsk faktura, fordi oversikten og analysene bare summerer én valuta.

Dette ser du på skjermen

Forretningsprofil. Åpne Innstillinger, trykk på profilen din, og bla til blokken Tillatte valutaer. Hver valuta er en brikke; brikken med stjerne er standard for nye dokumenter. Lar du blokken stå tom, tilbyr valutavelgeren på hver faktura hele ISO-listen i stedet.

Redigering av forretningsprofilen i Invoice Flow-appen med delen Tillatte valutaer og tre brikker, EUR merket med stjerne som standard, USD og GBP, og hintet om at et trykk på en valuta gjør den til standard
Å begrense profilen til EUR, USD og GBP holder valutavelgeren på fakturaen kort og feilene sjeldne.

Valutakurser-skjermen. Fra Innstillinger, under Fakturainnstillinger, trykker du på Valutakurser (undertekst «Kurshåndtering og kalkulator»). Det øverste kortet er en Kalkulator med feltet Beløp og to nedtrekkslister for valuta. To grå undertekster oppgir basisvalutaen og oppdateringsregelen, og deretter følger de lagrede kursene, ett kort per par, med kursen med fire desimaler, hentetidspunktet og ordene Manuell kurs (pluss en grønn avatar) på rader du har lagt inn selv. Oppdateringsikonet i appfeltet er Oppdater alle kurser; den lille +-knappen nede til høyre er Legg til manuell kurs.

Fakturaredigering. Feltet Fakturavaluta ligger mellom datoene og fakturalinjene. Når den valgte valutaen avviker fra profilens basisvaluta, dukker kortet Valutakurs opp rett under totalblokken med gjeldende kurs, den omregnede totalsummen, knappen Oppdater kurs og et felt for å skrive inn en kurs manuelt. Over fakturalinjene, når kundens land finnes i det innebygde datasettet, vises en rad med brikker merket Tax presets (DE): med et klubbeikon for juridiske merknader. Hver linje har sitt eget %-felt. Lenger ned velger feltet Fakturaspråk språket på PDF-etikettene.

Skattemaler per land. Fra Innstillinger, under Automatisering, trykker du på Tax presets by country: en søkbar landliste med innebygde satser; åpne ett land for å legge inn dine egne og velge hvilket sett som er aktivt.

Slik fakturerer du en kunde i en utenlandsk valuta

Jonas fakturerer Northwind Analytics i Austin. Fakturaen må være i amerikanske dollar, men rapportene hans trenger eurobeløpet.

  1. Åpne fakturaredigeringen og velg kunden. Nye dokumenter starter i profilens standardvaluta (EUR her).
  2. Trykk på Fakturavaluta. Fordi profilen begrenser valutaene, viser velgeren bare EUR, USD og GBP; trykk på USD ($).
  3. Legg til fakturalinjene som vanlig; prisene er nå i dollar.
  4. Bla til kortet Valutakurs under totalsummene. Finnes det allerede en lagret kurs fra USD til EUR, står det «1 USD = 0.9215 EUR» i den uthevede boksen, med den omregnede totalsummen i euro til høyre og tidspunktet kursen ble hentet under.
  5. For å oppdatere kursen trykker du på Oppdater kurs og bekrefter Oppdater kurs i dialogen. Dialogen advarer om at kursen deles av alle forretningsprofiler, og at du trenger internettforbindelse.
  6. Er knappen nedtonet, les underteksten under den: du har allerede oppdatert i dag, eller klokken er før 09:00 i tidssonen din. Bruk det manuelle feltet i stedet (neste avsnitt), eller behold den lagrede kursen.
  7. Lagre fakturaen. Kursen og eurototalen lagres sammen med dokumentet og brukes av oversikten og analysene.
Fakturaredigering i Invoice Flow-appen for en ny USD-faktura med en linje på 5 400 dollar, totalblokken, og kortet Valutakurs med 1 USD = 0.9215 EUR, en omregnet total på 4 976,10 euro, en deaktivert Oppdater kurs-knapp med underteksten om én gang per dag, og et felt for manuell kurs
Kortet vises bare når fakturavalutaen ikke er profilens basisvaluta; eurobeløpet til høyre er det analysene teller.

Finnes det ingen kurs ennå, viser kortet en rødtonet boks med teksten «Ingen kurs angitt. Oppdater på nett eller skriv inn manuelt.» Du kan fortsatt lagre, men fakturaen har da ingen totalsum i basisvaluta og holdes utenfor summene på oversikten til du legger inn en kurs og lagrer på nytt.

Slik setter du en kurs manuelt

Noen kontrakter fastsetter omregningskursen, og noen dager har du ingen dekning. Begge tilfeller bruker en manuell kurs, som bare hører til gjeldende profil og slår nettkursen for det paret.

Fra fakturaredigeringen:

  1. I kortet Valutakurs finner du raden «1 USD = [felt] EUR» under underteksten Skriv inn kurs manuelt (for gjeldende profil):.
  2. Skriv inn kursen, for eksempel 0.9180, og trykk på den runde hakeknappen.
  3. Meldingen bekrefter «Manuell kurs lagret for gjeldende profil. Den erstattes ved neste oppdatering på nett.» Den omregnede totalsummen beregnes på nytt umiddelbart.

Fra Valutakurser-skjermen:

  1. Åpne Innstillinger, deretter Valutakurser.
  2. Trykk på +-knappen (verktøytips «Legg til manuell kurs»).
  3. I dialogen velger du den utenlandske valutaen fra nedtrekkslisten (den lister alle valutaer unntatt basisvalutaen din) og skriver inn kursen i feltet Kurs, som vises som «1 USD = ... EUR».
  4. Trykk på den fylte knappen for å lagre. Etiketten på den er for øyeblikket Lagre betaling; det er en etikett som har blitt liggende igjen, og knappen lagrer kursen.
  5. For å endre en kurs senere trykker du på blyantikonet på raden dens. Redigerer du en nettrad, opprettes en manuell kopi for profilen din; nettraden forblir urørt for andre profiler.
Valutakurser-skjermen i Invoice Flow-appen med Kalkulator-kortet som viser 2500 USD omregnet til 2 303,75 euro, undertekster for basisvalutaen EUR og regelen om daglig oppdatering på nett, fire gule kurskort for EUR til USD, GBP, CHF og USD til EUR, og et grønt kort med manuell kurs for GBP til EUR på 1.1900
Nettkursene (gule) kommer fra den daglige oppdateringen; den grønne GBP-raden er kontraktskursen Jonas skrev inn selv.

Kortet Kalkulator er praktisk når du gir pris over telefon: skriv inn et beløp, velg de to valutaene, og resultatet oppdateres mens du skriver, med den samme kursprioriteringen som en faktura ville brukt.

Slik bruker du riktig skattesats

Skatt i Invoice Flow ligger på hver enkelt fakturalinje, aldri på dokumentet som helhet. %-feltet på en linje holder satsen; redigeringsvinduet summerer skatten fra hver linje til fakturaens skattetotal. Prisene er alltid netto, og skatten legges på toppen. Det finnes ingen bryter for å markere en pris som inkludert skatt, så hvis en kunde vil ha bruttopriser, skriver du inn nettobeløpet og lar satsen gjøre jobben.

For Berlin-byrået Brandt Digital trenger Jonas 19 % på begge linjene:

  1. Forsikre deg om at kunden har et land angitt i kunderedigeringen. Skattebrikkene styres av kundens landkode.
  2. I fakturaredigeringen ser du etter raden Tax presets (DE): over fakturalinjene, etterfulgt av brikker som MwSt. 19%, MwSt. 7% og MwSt. 0%.
  3. Trykk på MwSt. 19%. Hver fakturalinjes %-felt settes til 19, og en kort melding bekrefter at satsen er brukt.
  4. Trenger én linje en annen sats (for eksempel en vare med redusert sats), redigerer du den linjens %-felt etterpå. Blandede satser er helt greit; PDF-en bytter automatisk til en oppdeling per sats når den finner mer enn én sats som ikke er null.
  5. For en juridisk formulering, som unntaket for små virksomheter eller setningen om omvendt avgiftsplikt, trykker du på klubbeikonet ved siden av brikkene (verktøytips Insert legal note) og velger en linje; den legges til i fakturaens notater.
Fakturaredigering i Invoice Flow-appen med feltet Fakturavaluta satt til EUR, overskriften Linjer, en Tax presets (DE)-rad med brikkene MwSt. 19%, MwSt. 7% og MwSt. 0% pluss et klubbeikon, og to fakturalinjer for en tysk kunde, hver med 19.0 i prosentfeltet
Ett trykk på en brikke setter satsen på hver linje; klubben setter landets juridiske merknader inn i fakturateksten.

En linje som legges til fra produktlisten din, arver produktets skattesats. Hjelpeikonet inne i %-feltet åpner arket Skattesatsreferanse med en søkbar landtabell; det har en ansvarsfraskrivelse, så behandle det som en påminnelse og ikke som rådgivning.

Slik retter du et lands forhåndsdefinerte satser

Innebygde satser blir foreldet, og etiketten kan bety like mye som tallet. Jonas vil ha en brikke som sier «Reverse charge» for London-kunden sin.

  1. Åpne Innstillinger, bla til Automatisering, og trykk på Tax presets by country.
  2. Skriv en del av navnet eller den tobokstavs landkoden i Søk land...; det søkes mot det engelske navnet.
  3. Trykk på landraden. Arket viser satsene under Built-in: som skrivebeskyttet tekst og en Custom:-liste ferdig utfylt med de samme verdiene.
  4. Rediger en rads Label og %, fjern rader med x-en, eller trykk på Add rate for én til. X-en er deaktivert når det bare er én rad igjen.
  5. Velg Custom active slik at ditt sett styrer brikkene i redigeringsvinduet, eller Built-in active for å beholde endringene dine uten å bruke dem ennå.
  6. Trykk på Lagre. Listen viser nå begge linjene under landet, den aktive i fet skrift, med en brikke som sier Custom active eller Built-in active til høyre.
  7. For å kaste settet ditt og gå tilbake til de innebygde satsene åpner du landet på nytt og trykker på Delete custom.
Skjermen Tax presets by country i Invoice Flow-appen filtrert på ordet United, med United Arab Emirates, United Kingdom med de innebygde satsene VAT 20%, 5%, 0% og en uthevet egendefinert linje VAT 20% og Reverse charge 0% merket med brikken Custom active, og United States
Begge settene forblir synlige i listen; fet skrift markerer det redigeringsvinduet vil bruke.
Landarket for United Kingdom i Invoice Flow-appen med de skrivebeskyttede innebygde satsene, to egendefinerte rader med Label VAT på 20.0 og Reverse charge på 0.0, en Add rate-knapp, radioalternativene Built-in active og Custom active med Custom valgt, og knappene Delete custom, Avbryt og Lagre
Arket for ett land: rediger etiketter og prosenter, og velg deretter hvilket sett som er aktivt.

Slik skriver du ut PDF-en på kundens språk

Appspråket og dokumentspråket er to atskilte valg; Jonas bruker appen på engelsk, men sender tyske fakturaer til tyske kunder.

  1. I fakturaredigeringen blar du til feltet Fakturaspråk under totalsummene (og under Valutakurs-kortet, hvis det finnes ett). Underteksten viser gjeldende valg, Appspråk som standard.
  2. Trykk på feltet. Et bunnark lister Appspråk først, deretter seksten faste språk: engelsk, russisk, tysk, fransk, spansk, italiensk, portugisisk, nederlandsk, polsk, japansk, koreansk, kinesisk, arabisk, hindi, tyrkisk og ukrainsk, hvert merket på sin egen skrift med koden under.
  3. Trykk på Deutsch. Feltet viser nå «Deutsch», og valget lagres med fakturaen.
  4. Lagre og åpne PDF-forhåndsvisningen. Overskrifter, kolonnetitler, totalsummer og sidetelleren i bunnteksten kommer ut på tysk; din egen tekst (varebeskrivelser, notater, betalingsbetingelser) skrives ut nøyaktig slik du har tastet den.
Fakturaredigering i Invoice Flow-appen med bunnarket Fakturaspråk åpent, med Appspråk øverst og en liste med språkene engelsk, russisk, Deutsch med hake, fransk, spansk og italiensk med sine tobokstavskoder
Språket er en innstilling per dokument, så én kunde kan få tysk mens resten forblir på engelsk.
PDF av faktura WSC-2026-0031 fra Invoice Flow-appen i Professional-malen med tyske etiketter: Rechnung, Von, Rechnungsempfänger, Rechnungsdatum, Beschreibung, Menge, Preis, MwSt, Betrag, Zwischensumme 5 730,00 euro, MwSt 19.0% 1 088,70 euro og Gesamt 6 818,70 euro, pluss avsnittene Anmerkungen og Zahlungsbedingungen
Den samme malen med tyske etiketter; notatene og betalingsbetingelsene er Jonas' egen tekst.

Regler og detaljer

Basisvaluta og rapportering. Hver forretningsprofil har en basisvaluta, satt når profilen opprettes: den første tillatte valutaen hvis du har begrenset listen, ellers standardvalutaen. Hvert kort på oversikten og hvert analysediagram summerer bare tall i den valutaen. En faktura i en annen valuta tas med når den har en totalsum i basisvaluta (totalsummen ganget med kursen som er lagret med den); uten kurs hoppes den stille over, slik at en faktura på 12 000 dollar aldri dukker opp som 12 000 euro.

Hvilken kurs som vinner. For en omregning sjekker appen, i denne rekkefølgen: en manuell kurs for gjeldende profil, den globale nettkursen for paret, den inverse av nettkursen for det motsatte paret, og til slutt 1,0. En kurs på nøyaktig 1,0 mellom forskjellige valutaer behandles som «ingen kurs» i redigeringsvinduet.

Oppdateringer på nett. Kursene hentes fra et offentlig valutakurs-API med et annet API som reserve og et tidsavbrudd på ti sekunder. Knappen Oppdater kurs på fakturaen er tillatt én gang per kalenderdag og aldri før 09:00 lokal tid; etter en vellykket henting forblir knappen deaktivert til neste klokken 09:00. Oppdater alle kurser på Valutakurser-skjermen ignorerer den grensen og henter alle kurser for basisvalutaen din på én gang; slår forespørselen feil, ser du «Kunne ikke oppdatere kursene. Sjekk internettforbindelsen.» og ingenting endres.

Manuelle kurser. En manuell kurs må være større enn null; alt annet ignoreres uten melding. Én manuell verdi lagres per par per profil, så lagrer du på nytt, overskrives den. En oppdatering på nett skriver bare om nettraden, så til tross for underteksten «Manuell kurs … erstattes ved neste oppdatering på nett» fortsetter en manuell kurs å vinne til du sletter eller endrer den. Å legge til eller redigere manuelle kurser krever Pro; å se, regne om og Oppdater alle kurser gjør det ikke.

Valutabegrensning. Listen Tillatte valutaer begrenser bare velgeren; eksisterende fakturaer beholder valutaen sin hvis du fjerner den senere.

Skatt. Satsene lagres per linje som en prosent; fakturaens skattetotal er summen over linjene. Det finnes ingen modus for priser inkludert skatt og ingen ekstra skattekolonne. Å bruke en forhåndsdefinert brikke overskriver satsen på hver linje, også linjer du har satt enkeltvis, så bruk brikkene først og juster enkeltlinjer etterpå. Landmalene krever en landkode på kunden; ingen kode, ingen brikker. PDF-en skriver ut en «Spesifikasjon med flere MVA-satser» (én linje per sats) automatisk når en faktura har to eller flere ulike satser som ikke er null, eller når du velger den layoutvarianten i malvelgeren.

Overstyring av maler. Etiketter trimmes, og en tom etikett blir «Tax»; en rad der prosenten ikke er et tall, forkastes ved lagring. Overstyringene gjelder per land og deles av hver profil på enheten. Å åpne et landark krever Pro.

Fakturaspråk. Verdien lagres på dokumentet (tom betyr «bruk appspråket»). Den påvirker de trykte etikettene og språket landnavn i adresser gjengis på; den oversetter ikke varebeskrivelsene, notatene eller betingelsene dine. Datoer og statusordet i topplinjen på de innebygde malene skrives foreløpig ut på engelsk uansett hvilket språk du velger.

Redigerer du en allerede lagret faktura i utenlandsk valuta, vises ikke Valutakurs-kortet, og lagrer du fra det redigeringsvinduet, fjernes den lagrede kursen og totalsummen i basisvaluta for dokumentet. Til det er rettet, bør du sette valuta og kurs når du oppretter fakturaen; må du redigere en senere, sjekker du analysene etterpå, og hvis fakturaen har falt ut, oppretter du den på nytt som et nytt dokument.

Tips

Hold listen over tillatte valutaer til de valutaene du faktisk fakturerer i. En velger med tre valg er raskere enn å bla gjennom 150 koder, og den gjør det umulig å lagre et dokument i en valuta kunden aldri ba om.
På månedens første arbeidsdag åpner du Valutakurser og trykker på Oppdater alle kurser én gang. Hver faktura du oppretter den måneden, starter da med en lagret kurs, og knappen på den enkelte fakturaen blir et sjeldent unntak i stedet for et rutinetrinn.
Gi nullsatsen en meningsfull etikett. En brikke som sier «Reverse charge 0%» forteller deg med ett blikk hvorfor en britisk faktura ikke har skatt, og den samme etiketten vises i den egendefinerte linjen under landet i Innstillinger.
Lagre skattesatsen på produktene dine. En linje som legges til fra produktlisten, kommer med riktig prosent, og det betyr mest når du blander standardsatser og reduserte satser på én faktura.

Relaterte veiledninger