Ghidul utilizatorului

Monede, cursuri de schimb și taxe

Facturați clienții în mai multe monede, țineți cursurile la zi sau fixați-le manual, aplicați cota de taxă corectă și tipăriți PDF-ul localizat.

Actualizat: 2026-09-09

Dacă toți clienții plătesc în aceeași monedă, la aceeași cotă de taxă, puteți lăsa această zonă în pace. În clipa în care un client vrea dolari, altul se află într-o țară cu alt regim de TVA sau cineva cere factura în propria limbă, aveți nevoie de trei lucruri care lucrează împreună: o monedă pentru fiecare document, un curs care să aducă totalurile străine înapoi în moneda dumneavoastră de bază pentru raportare și o cotă de taxă pe fiecare linie potrivită țării clientului. Invoice Flow face toate cele trei pe telefon, offline, cu o singură actualizare online a cursurilor pe zi, atunci când o cereți.

Acest ghid îl urmărește pe Jonas Weber, consultant software din Berlin, al cărui profil funcționează în euro. El facturează o agenție din Berlin în EUR cu 19% MwSt., o firmă din Londra în GBP conform regulii taxării inverse și un start-up din Austin în USD, fără TVA german. Are nevoie și de valoarea în euro a fiecărei facturi în monedă străină, pentru că panoul principal și analiza însumează o singură monedă.

Ce vedeți pe ecran

Profilul de afacere. Deschideți Setări, atingeți profilul și derulați până la blocul Monede permise. Fiecare monedă este un chips; chipsul cu stea este cel implicit pentru documentele noi. Dacă lăsați blocul gol, selectorul de monedă de pe fiecare factură oferă în schimb lista ISO completă.

Restrângerea profilului la EUR, USD și GBP scurtează selectorul de monedă al facturii și face greșelile rare.

Ecranul Cursuri de schimb. Din Setări, la Setări factură, atingeți Cursuri de schimb (Exchange Rates), cu subtitlul „Gestionarea cursurilor & convertor”. Cardul de sus este un Convertor cu un câmp Sumă și două liste de monede. Două legende gri arată moneda de bază și regula de actualizare, apoi urmează cursurile salvate, câte un card pentru fiecare pereche, cu cursul la patru zecimale, momentul preluării și textul Curs manual (Manual rate) plus un avatar verde pe rândurile introduse de dumneavoastră. Pictograma de reîmprospătare din bara aplicației este Actualizează toate cursurile (Update all rates); micul buton + din dreapta jos este Adaugă curs manual (Add manual rate).

Editorul de facturi. Fișa Moneda facturii (Invoice Currency) se află între date și liniile facturii. Când moneda aleasă diferă de moneda de bază a profilului, un card Curs de schimb (Exchange Rate) apare chiar sub blocul de totaluri, cu cursul curent, totalul convertit, un buton Actualizează cursul (Update rate) și un câmp pentru introducerea manuală a unui curs. Deasupra liniilor facturii, când țara clientului se află în setul de date încorporat, apare un rând de chipsuri intitulat Tax presets (DE): cu o pictogramă de ciocănel judecătoresc pentru mențiunile legale. Fiecare linie are propriul câmp %. Mai jos, fișa Limba facturii (Invoice Language) alege limba etichetelor din PDF.

Presetări de taxe pe țară. Din Setări, la Automatizare, atingeți Tax presets by country: o listă de țări cu căutare și cote încorporate; deschideți una pentru a introduce propriile cote și a alege ce set este activ.

Cum facturați un client într-o monedă străină

Jonas facturează Northwind Analytics din Austin. Factura trebuie să fie în dolari americani, dar rapoartele lui au nevoie de cifra în euro.

Deschideți editorul de facturi și alegeți clientul. Documentele noi pornesc în moneda implicită a profilului (aici EUR).
Atingeți Moneda facturii. Pentru că profilul restrânge monedele, selectorul arată doar EUR, USD și GBP; atingeți USD ($).
Adăugați liniile facturii ca de obicei; prețurile sunt acum în dolari.
Derulați până la cardul Curs de schimb de sub totaluri. Dacă un curs USD către EUR este deja stocat, caseta evidențiată afișează „1 USD = 0,9215 EUR", cu totalul convertit în euro în dreapta și momentul preluării cursului dedesubt.
Pentru a reîmprospăta cursul, atingeți Actualizează cursul și confirmați Actualizează cursul în dialog. Dialogul avertizează că respectivul curs este comun tuturor profilurilor de afacere și că aveți nevoie de conexiune la internet.
Dacă butonul este estompat, citiți legenda de sub el: fie ați actualizat deja astăzi, fie nu s-a făcut ora 9:00 în fusul dumneavoastră orar. Folosiți în schimb câmpul manual (secțiunea următoare) sau păstrați cursul stocat.
Salvați factura. Cursul și totalul în euro sunt stocate împreună cu documentul și folosite de panoul principal și de analiză.

Editorul de facturi din aplicația Invoice Flow pentru o factură nouă în USD, cu o linie de 5.400 de dolari, blocul de totaluri și cardul Exchange Rate cu 1 USD = 0.9215 EUR, un total convertit de 4.976,10 euro, un buton Update rate dezactivat cu legenda despre limita zilnică și un câmp pentru cursul manual — Cardul apare doar când moneda facturii nu este moneda de bază a profilului; cifra în euro din dreapta este cea pe care o va număra analiza.

Dacă nu există încă niciun curs, cardul afișează o casetă cu fundal roșiatic pe care scrie „Niciun curs setat. Actualizează online sau introdu manual.” Puteți salva oricum, dar factura nu are atunci un total în moneda de bază și rămâne în afara sumelor de pe panoul principal până când adăugați un curs și salvați din nou.

Cum setați manual un curs

Unele contracte fixează cursul de conversie, iar în unele zile nu aveți semnal. Ambele cazuri folosesc un curs manual, care aparține doar profilului curent și are prioritate față de cursul online pentru acea pereche.

Din editorul de facturi:

În cardul Curs de schimb, găsiți rândul „1 USD = [câmp] EUR" sub legenda Introdu cursul manual (pentru profilul curent):.
Scrieți cursul, de exemplu 0.9180, și atingeți butonul rotund cu bifă.
Mesajul de confirmare afișează „Curs manual salvat pentru profilul curent. Va fi înlocuit la următoarea actualizare online." Totalul convertit se recalculează imediat.

Din ecranul Cursuri de schimb:

Deschideți Setări, apoi Cursuri de schimb.
Atingeți butonul + (indiciu „Adaugă curs manual").
În dialog, alegeți moneda străină din listă (sunt listate toate monedele în afară de cea de bază) și scrieți cursul în câmpul Curs (Rate), afișat ca „1 USD = ... EUR".
Atingeți butonul plin pentru a salva. Eticheta lui este momentan Salvează plata (Save Payment); este o etichetă rămasă din altă parte, iar butonul salvează cursul.
Pentru a modifica ulterior un curs, atingeți pictograma creion de pe rândul lui. Editarea unui rând online creează o copie manuală pentru profilul dumneavoastră; rândul online rămâne neatins pentru celelalte profiluri.

Ecranul Exchange Rates din aplicația Invoice Flow cu cardul Converter care arată 2500 USD convertiți în 2.303,75 euro, legendele pentru moneda de bază EUR și regula actualizării online o dată pe zi, patru carduri de cursuri online pentru EUR către USD, GBP, CHF și USD către EUR și un card verde de curs manual pentru GBP către EUR la 1.1900 — Cursurile online (galben) vin din reîmprospătarea zilnică; rândul verde GBP este cursul contractual scris de Jonas.

Cardul Convertor este comod pentru ofertele date la telefon: scrieți o sumă, alegeți cele două monede, iar rezultatul se actualizează pe măsură ce scrieți, folosind aceeași ordine de prioritate a cursurilor ca o factură.

Cum aplicați cota de taxă corectă

În Invoice Flow, taxa se află pe fiecare linie a facturii, niciodată pe document ca întreg. Câmpul % de pe o linie conține cota; editorul adună taxa fiecărei linii în totalul de taxă al facturii. Prețurile sunt întotdeauna nete, iar taxa se adaugă deasupra. Nu există un comutator care să marcheze un preț ca având taxa inclusă, așa că dacă un client vrea prețuri brute, scrieți cifra netă și lăsați cota să facă treaba.

Pentru agenția din Berlin, Brandt Digital, Jonas are nevoie de 19% pe ambele linii:

Asigurați-vă că în editorul de clienți clientul are o țară setată. Chipsurile de taxă se bazează pe codul de țară al clientului.
În editorul de facturi, căutați deasupra liniilor rândul Tax presets (DE):, urmat de chipsuri precum MwSt. 19%, MwSt. 7% și MwSt. 0%.
Atingeți MwSt. 19%. Câmpul % al fiecărei linii este setat la 19, iar un scurt mesaj confirmă cota aplicată.
Dacă o linie are nevoie de altă cotă (un articol cu cotă redusă, de exemplu), modificați apoi câmpul % al acelei linii. Cotele mixte sunt în regulă; PDF-ul trece automat la o detaliere pe cote atunci când găsește mai mult de o cotă diferită de zero.
Pentru o formulare legală, cum ar fi scutirea pentru micile afaceri sau fraza despre taxarea inversă, atingeți pictograma de ciocănel de lângă chipsuri (indiciu Insert legal note) și alegeți un rând; acesta se adaugă la notele facturii.

Editorul de facturi din aplicația Invoice Flow cu fișa Invoice Currency setată pe EUR, titlul Line Items, un rând Tax presets (DE) cu chipsurile MwSt. 19%, MwSt. 7% și MwSt. 0% plus o pictogramă de ciocănel și două linii de factură pentru un client german, fiecare cu 19.0 în câmpul de procent — O atingere pe un chips setează cota pe fiecare linie; ciocănelul inserează mențiunile legale ale țării în textul facturii.

O linie adăugată din lista de produse moștenește cota de taxă a produsului. Pictograma de ajutor din câmpul % deschide un panou Referință cote de taxe (Tax Rate Reference), cu un tabel de țări în care se poate căuta; acesta conține o precizare de responsabilitate, deci tratați-l ca pe un memento, nu ca pe o consultanță.

Cum corectați cotele presetate ale unei țări

Cotele încorporate se învechesc, iar eticheta poate conta la fel de mult ca numărul. Jonas vrea un chips pe care să scrie „Reverse charge” pentru clientul lui din Londra.

Deschideți Setări, derulați până la Automatizare și atingeți Tax presets by country.
Scrieți o parte din nume sau codul din două litere în Caută țară... (Search country...); potrivirea se face după denumirea în engleză.
Atingeți rândul țării. Panoul arată cotele Built-in: ca text needitabil și o listă Custom: precompletată cu aceleași valori.
Modificați Label și % pe un rând, eliminați rânduri cu x sau atingeți Add rate pentru încă unul. X-ul este dezactivat când a mai rămas un singur rând.
Alegeți Custom active pentru ca setul dumneavoastră să determine chipsurile din editor sau Built-in active pentru a păstra modificările fără a le folosi încă.
Atingeți Salvează. Lista arată acum ambele rânduri sub țară, cel activ cu caractere îngroșate, cu un chips Custom active sau Built-in active în dreapta.
Pentru a renunța la setul dumneavoastră și a reveni la cotele încorporate, redeschideți țara și atingeți Delete custom.

Ecranul Tax presets by country din aplicația Invoice Flow, filtrat după cuvântul United, listând United Arab Emirates, United Kingdom cu cotele încorporate VAT 20%, 5%, 0% și un rând personalizat îngroșat VAT 20% și Reverse charge 0% marcat cu un chips Custom active, plus United States — Ambele seturi rămân vizibile în listă; îngroșarea marchează setul pe care îl va folosi editorul.

Panoul de țară pentru United Kingdom din aplicația Invoice Flow, cu cotele încorporate needitabile, două rânduri personalizate cu Label VAT la 20.0 și Reverse charge la 0.0, un buton Add rate, opțiunile Built-in active și Custom active cu Custom selectat și butoanele Delete custom, Cancel și Save — Panoul unei singure țări: modificați etichetele și procentele, apoi alegeți ce set este activ.

Cum tipăriți PDF-ul în limba clientului

Limba aplicației și limba documentului sunt alegeri separate; Jonas folosește aplicația în engleză, dar trimite facturi în germană clienților germani.

În editorul de facturi, derulați până la fișa Limba facturii de sub totaluri (și sub cardul Curs de schimb, dacă există unul). Subtitlul ei arată alegerea curentă, implicit Limba aplicației (App Language).
Atingeți fișa. Un panou de jos listează întâi Limba aplicației, apoi șaisprezece limbi fixe: engleză, rusă, germană, franceză, spaniolă, italiană, portugheză, olandeză, poloneză, japoneză, coreeană, chineză, arabă, hindi, turcă și ucraineană, fiecare scrisă în propriul alfabet, cu codul dedesubt.
Atingeți Deutsch. Fișa afișează acum „Deutsch", iar alegerea este salvată împreună cu factura.
Salvați și deschideți previzualizarea PDF. Titlurile, denumirile coloanelor, totalurile și numărătoarea paginilor din subsol apar în germană; textul dumneavoastră (descrierile articolelor, notele, termenii de plată) se tipărește exact așa cum a fost scris.

Editorul de facturi din aplicația Invoice Flow cu panoul de jos Invoice Language deschis, arătând App Language în partea de sus și o listă de limbi: English, Russian, Deutsch cu bifă, French, Spanish și Italian, cu codurile lor din două litere — Limba este o setare per document, așa că un client poate primi germană, în timp ce restul rămân în engleză.

PDF-ul facturii WSC-2026-0031 din aplicația Invoice Flow, în șablonul Professional, cu etichete în germană: Rechnung, Von, Rechnungsempfänger, Rechnungsdatum, Beschreibung, Menge, Preis, MwSt, Betrag, Zwischensumme 5.730,00 euro, MwSt 19.0% 1.088,70 euro și Gesamt 6.818,70 euro, plus secțiunile Anmerkungen și Zahlungsbedingungen — Același șablon cu etichete în germană; notele și termenii de plată sunt textul propriu al lui Jonas.

Reguli și detalii

Moneda de bază și raportarea. Fiecare profil de afacere are o monedă de bază, stabilită la crearea profilului: prima monedă permisă, dacă ați restrâns lista, altfel moneda implicită. Fiecare card de pe panoul principal și fiecare grafic de analiză însumează cifre doar în acea monedă. O factură în altă monedă este inclusă atunci când poartă un total în moneda de bază (totalul înmulțit cu cursul salvat odată cu ea); fără curs, este omisă în tăcere, ca o factură de 12.000 de dolari să nu apară niciodată drept 12.000 de euro.

Ce curs are prioritate. Pentru o conversie, aplicația verifică, în ordine: un curs manual pentru profilul curent, cursul online global pentru pereche, inversul cursului online pentru perechea inversă și, în final, 1,0. Un curs de exact 1,0 între monede diferite este tratat în editor ca „niciun curs”.

Actualizările online. Cursurile sunt preluate de la un API public de cursuri de schimb, cu un al doilea API ca rezervă și un timp de așteptare de zece secunde. Butonul Actualizează cursul de pe factură este permis o dată pe zi calendaristică și niciodată înainte de ora 09:00 locală; după o preluare reușită, butonul rămâne dezactivat până la următoarea oră 09:00. Actualizează toate cursurile de pe ecranul Cursuri de schimb ignoră acea limită și aduce dintr-o dată toate cursurile pentru moneda dumneavoastră de bază; dacă cererea eșuează, vedeți „Actualizarea cursurilor a eșuat. Verifică conexiunea la internet.” și nimic nu se modifică.

Cursurile manuale. Un curs manual trebuie să fie mai mare decât zero; orice altceva este ignorat fără mesaj. Se păstrează o singură valoare manuală pentru fiecare pereche și fiecare profil, așa că o nouă salvare o suprascrie. O reîmprospătare online rescrie doar rândul online, deci, în ciuda legendei „Cursul manual va fi înlocuit la următoarea actualizare online”, un curs manual continuă să aibă prioritate până când îl ștergeți sau îl modificați. Adăugarea și editarea cursurilor manuale sunt doar pentru Pro; vizualizarea, conversia și Actualizează toate cursurile nu sunt.

Restricția de monede. Lista Monede permise limitează doar selectorul; facturile existente își păstrează moneda dacă o eliminați ulterior.

Taxele. Cotele sunt stocate pe fiecare linie, ca procent; totalul de taxă al facturii este suma pe linii. Nu există un mod cu taxa inclusă și nici o a doua coloană de taxă. Aplicarea unui chips presetat suprascrie cota de pe fiecare linie, inclusiv pe liniile setate individual, așa că folosiți întâi chipsurile și ajustați apoi liniile separate. Presetările de țară au nevoie de un cod de țară pe client; fără cod, fără chipsuri. PDF-ul tipărește automat o Detaliere TVA multiplă (Multi-Tax Breakdown), cu câte o linie pentru fiecare cotă, atunci când o factură are două sau mai multe cote distincte diferite de zero sau când alegeți acea variantă de aspect în selectorul de șabloane.

Suprascrierea presetărilor. Etichetele sunt curățate de spații, iar o etichetă goală devine „Tax”; un rând al cărui procent nu este un număr este eliminat la salvare. Suprascrierile sunt per țară și sunt comune tuturor profilurilor de pe dispozitiv. Deschiderea panoului unei țări necesită Pro.

Limba facturii. Valoarea este salvată pe document (gol înseamnă „folosește limba aplicației”). Ea afectează etichetele tipărite și limba în care sunt redate denumirile de țări din adrese; nu vă traduce descrierile articolelor, notele sau termenii. Datele și cuvântul de stare din antetul șabloanelor încorporate sunt deocamdată tipărite în engleză, indiferent de limba aleasă.

Editarea unei facturi în monedă străină deja salvate nu afișează cardul Curs de schimb, iar salvarea din acel editor șterge cursul stocat și totalul în moneda de bază al documentului. Până când acest lucru va fi remediat, setați moneda și cursul la crearea facturii; dacă trebuie să editați una ulterior, verificați din nou analiza după aceea și, dacă factura a dispărut din calcule, recreați-o ca document nou.

Sfaturi

Păstrați lista de monede permise limitată la monedele în care facturați efectiv. Un selector cu trei elemente este mai rapid decât derularea a 150 de coduri și face imposibilă salvarea unui document într-o monedă pe care clientul nu a cerut-o niciodată.

În prima zi lucrătoare a lunii, deschideți Cursuri de schimb și atingeți o dată Actualizează toate cursurile. Fiecare factură pe care o creați în acea lună pornește apoi cu un curs stocat, iar butonul de pe factură devine o excepție rară, nu un pas de rutină.

Dați presetării cu cotă zero o etichetă cu sens. Un chips pe care scrie „Reverse charge 0%" vă spune dintr-o privire de ce o factură britanică nu are taxă, iar aceeași etichetă apare pe rândul personalizat de sub țară, în Setări.

Stocați cota de taxă pe produsele dumneavoastră. O linie adăugată din lista de produse vine cu procentul corect, ceea ce contează cel mai mult când amestecați cote standard și reduse pe aceeași factură.

Ghiduri conexe

Primii pași: profilul de afacere - unde se stabilesc moneda de bază și lista de monede permise.
Editorul de facturi - liniile facturii, reducerile și blocul de totaluri sub care stă cardul cursului de schimb.
Analiză, panou principal și rapoarte - cum devin totalurile în moneda de bază grafice.