Ghidul utilizatorului

Proiecte și etape

Grupează devizul și facturile unei lucrări într-un proiect, împarte munca în etape cu bugete și termene și vezi ce e facturat, plătit și rămas de facturat.

Actualizat: 2026-09-09

O lucrare lungă încape rareori pe o singură factură. Renovarea unei băi începe cu un deviz, apoi este facturată pe etape, pe măsură ce demolarea, faianța, obiectele sanitare și finisajele sunt recepționate. Fără ceva care să țină laolaltă aceste documente, ajungi să derulezi lista Documente și să aduni cifre în minte. Proiectele din Invoice Flow rezolvă asta: un proiect este un dosar pentru o singură lucrare, atașat unui client, cu propria listă de devize și facturi asociate, o listă de etape și o filă Bani, care adună ce a fost estimat, facturat și plătit.

Ghidul urmărește Redstone Renovations din Denver, care facturează renovarea băii matrimoniale Hartley în patru etape: demolare și instalații brute (3.800 $), faianță și hidroizolație (5.200 $), obiecte sanitare și finisaje instalații (4.100 $) și zugrăveală, sticlă și remedieri finale (2.400 $). Întreaga lucrare a fost estimată la 15.500 $.

Proiectele sunt opționale. Dacă cea mai mare parte a muncii tale înseamnă o factură per vizită, poți ignora complet această funcție. Apelează la ea când o singură colaborare cu un client va produce mai multe documente, pe parcursul mai multor săptămâni sau luni.

Ce vezi pe ecran

Proiectele se află sub client. Deschide fila Clienți (Clients), atinge un client și vei găsi cinci file în partea de sus a ecranului de detaliu: Info, Documente (Documents), Proiecte (Projects), Contracte (Contracts) și Activitate (Activity). Fila Proiecte listează fiecare proiect atașat clientului respectiv, cu o pictogramă de dosar, numele proiectului, starea lui în text simplu cu litere mici și, în dreapta, totalul facturat până acum. Un buton rotund + din colțul din dreapta jos începe un proiect nou, deja asociat acestui client. Când nu există niciunul, fila afișează pur și simplu Niciun proiect pentru acest client (No projects for this client).

Nu există o intrare Proiecte în navigarea de jos, în ecranul Unelte sau în Setări. Fila Proiecte a clientului și cardul Proiecte din editorul de facturi sunt cele două locuri în care vei întâlni funcția, așa că, dacă nu îți găsești proiectele, treci prin client.

Ecranul de detaliu al clientului Megan and Tom Hartley din aplicația Invoice Flow, pe fila Projects, listând Hartley master bathroom remodel (active, $13,100.00) și Hartley powder room refresh (completed, $2,150.00), cu un buton rotund plus în colț — Fila Proiecte a clientului este ușa de intrare în această funcție; butonul plus creează un proiect deja asociat acestui client.

Atingerea unui proiect deschide spațiul lui de lucru. Bara de titlu afișează numele proiectului cu trei pictograme: un creion (Editează proiectul / Edit Project), o săgeată circulară, care recalculează totalurile bănești, și un coș (Șterge proiectul / Delete project). Sub titlu se află patru file:

Filă	Ce conține
Documente	Fiecare deviz și factură asociate acestui proiect, cu tipul documentului, starea brută și totalul. Atinge un rând pentru a deschide documentul.
Etape (Milestones)	Lista etapelor, fiecare cu o pictogramă de stare, o dată scadentă opțională și un meniu cu trei puncte. Un buton Adaugă etapă (Add milestone) plutește în partea de jos.
Bani (Money)	Cinci cifre: Estimat, Facturat, Plătit, Rămas și Rămas de facturat.
Note	Un singur câmp mare de text liber, cu un buton Salvează, pentru coduri de acces, particularități ale șantierului și orice altceva care nu e pentru client.

Cum creezi un proiect

Pornește de la client, ca legătura să se facă singură.

Deschide fila Clienți și atinge clientul, aici Megan and Tom Hartley.
Atinge fila Proiecte, apoi butonul rotund + din colțul din dreapta jos.
În formularul Proiect nou (New Project), introdu un Nume proiect (Project name). Este singurul câmp obligatoriu; dacă îl lași gol, la salvare apare un indiciu roșu Obligatoriu (Required).
Verifică lista derulantă Client. Este deja setată pe clientul de la care ai venit; o poți schimba sau poți alege Nespecificat (Not specified) pentru un proiect intern.
Lasă Starea (Status) pe Activ (Active) sau alege În așteptare (On hold), Finalizat (Completed) ori Anulat (Cancelled).
Adaugă o scurtă Descriere (Description) a lucrărilor, dacă vrei, apoi atinge Salvează (Save) în colțul din dreapta sus.

Editorul New Project din aplicația Invoice Flow, cu Project name Hartley master bathroom remodel, Client Megan and Tom Hartley, Status Active și o descriere a renovării complete a băii matrimoniale facturate în patru etape, cu un buton Save în bara de sus — Patru câmpuri, din care doar numele este obligatoriu; clientul este preselectat când pornești din fila Proiecte a clientului.

Formularul se oprește aici în mod deliberat. Nu există câmpuri de buget, culoare, monedă sau date de completat. Partea financiară a unui proiect este calculată din documentele pe care le asociezi, iar partea de planificare este exprimată prin etape, ambele aflându-se pe ecranul de detaliu al proiectului, unde ajungi după salvare.

Cum adaugi etape

Etapele sunt fazele lucrării. Fiecare are un nume, o sumă estimată, o stare și o dată scadentă opțională. Sunt un instrument de planificare și urmărire: aplicația nu generează o factură dintr-o etapă, iar o etapă nu știe ce factură a acoperit-o. Tot tu creezi fiecare factură de etapă și o asociezi proiectului, așa cum se descrie în secțiunea următoare.

Din fila Proiecte a clientului, atinge proiectul pentru a-i deschide spațiul de lucru.
Atinge fila Etape, apoi butonul Adaugă etapă din partea de jos.
Introdu Nume etapă (Milestone name), de exemplu Paint, glass and punch list.
Introdu bugetul etapei în Estimat (Estimated), ca număr simplu (2400, fără simbol de monedă).
Alege o stare din lista derulantă: Neînceput (Not started), În desfășurare (In progress), Finalizat (Done) sau Omis (Skipped). Etapele noi rămân de obicei pe Neînceput.
Atinge rândul Data scadenței (Due Date), alege o zi în calendar și confirmă cu OK. × din dreapta șterge din nou data.
Atinge Salvează. Foaia se închide, iar etapa apare în listă.

Foaia de jos Add milestone din aplicația Invoice Flow, peste fila Milestones, completată cu Milestone name Paint, glass and punch list, Estimated 2400, starea Not started, Due Date Sep 30, 2026 și un buton Save pe toată lățimea — Foaia Adaugă etapă: nume, sumă estimată, stare și o dată scadentă opțională.

Fila Milestones a unui proiect din aplicația Invoice Flow, listând Demolition and rough-in (Done, Aug 14, 2026), Tile and waterproofing (Done, Aug 28, 2026), Fixtures and plumbing finish (In progress, Sep 11, 2026) și Paint, glass and punch list (Not started, Sep 30, 2026), fiecare cu un meniu cu trei puncte, plus un buton Add milestone — Patru etape ale renovării: bife verzi pentru lucrările terminate, o pictogramă de redare pentru etapa curentă, un cerc gol pentru ce urmează.

Repetă pentru fiecare etapă. Lista este ordonată după creare, așa că adaugă etapele în ordinea în care plănuiești să lucrezi. Pe măsură ce lucrarea avansează, folosește meniul cu trei puncte de pe rândul unei etape pentru a o muta mai departe: În desfășurare când începi, Finalizat când clientul a recepționat etapa, Neînceput pentru a o reseta. Același meniu conține Editează proiectul (care, în ciuda etichetei, deschide foaia de editare a etapei de pe acel rând) și Șterge etapa (Delete milestone).

Cum facturezi o etapă

Facturarea unei etape înseamnă crearea unei facturi obișnuite și direcționarea ei către proiect. Legătura se face în editorul de facturi, prin cardul Proiecte, aflat direct sub cardul Client.

Creează factura ca de obicei: din fila Documente, din tabloul de bord sau prin duplicarea facturii de la etapa anterioară. Adaugă o linie precum Milestone 4: paint, glass and punch list, cu suma convenită.
Derulează la cardul Proiecte de sub client. Afișează Nespecificat până când alegi ceva.
Atinge cardul. O foaie listează Nespecificat, urmat de fiecare proiect din profilul tău de afaceri, nu doar de cele ale acestui client, așa că citește numele.
Atinge Hartley master bathroom remodel. Foaia se închide, iar cardul afișează acum numele proiectului.
Finalizează factura și atinge Salvează ciorna (Save Draft) (sau trimite-o). Salvarea este cea care scrie legătura și reîmprospătează totalurile proiectului.

Editorul de facturi din aplicația Invoice Flow pentru ciorna RR-2026-058, cu foaia de selecție Projects deschisă în partea de jos, oferind Not specified, Hartley master bathroom remodel, Hartley powder room refresh și Okafor basement kitchenette — Cardul Proiecte din editor deschide un selector; alege lucrarea de care aparține factura și salvează.

Același card apare și pe devize, așa că asociază și oferta inițială. După asociere, fila Documente a proiectului afișează oferta și fiecare factură de etapă într-o singură listă, iar fila Bani cunoaște valoarea estimată a lucrării.

Fila Documents din detaliul proiectului Hartley master bathroom remodel din aplicația Invoice Flow, listând EST-2026-018 Estimate sent $15,500.00, RR-2026-041 Invoice paid $3,800.00, RR-2026-047 Invoice paid $5,200.00 și RR-2026-052 Invoice sent $4,100.00 — Fila Documente adună oferta și fiecare factură de etapă; atinge un rând pentru a-l deschide.

Selectorul apare doar după ce editorul știe cărui profil de afaceri îi aparține documentul. Pe un document nou-nouț, asta se întâmplă imediat ce s-a încărcat profilul implicit; dacă lipsește cardul, așteaptă un moment sau verifică dacă ai un profil de afaceri configurat.

Cum citești progresul

Deschide fila Bani a proiectului pentru imaginea financiară. Cifrele sunt calculate din documentele asociate, nu introduse de tine:

Rând	Cum este calculat
Estimat	Suma totalurilor devizelor asociate.
Facturat (Invoiced)	Suma totalurilor facturilor asociate (tot ce nu este deviz).
Plătit (Paid)	Suma sumelor înregistrate ca plătite pe acele facturi.
Rămas (Remaining)	Facturat minus Plătit: cât îți mai datorează clienții pe această lucrare.
Rămas de facturat (Remaining to invoice)	Estimat minus Facturat: cât din ofertă nu ai facturat încă.

Documentele cu starea anulat, refuzat sau expirat sunt ignorate, așa că o primă ofertă respinsă nu umflă rândul Estimat.

Fila Money a unui proiect din aplicația Invoice Flow, arătând Estimated $15,500.00, Invoiced $13,100.00, Paid $9,000.00, apoi Remaining $4,100.00 evidențiat și Remaining to invoice $2,400.00 — Trei etape facturate și două plătite: 4.100 $ sunt restanți pe factura trimisă și 2.400 $ din ofertă sunt încă de facturat.

Pentru lucrarea Hartley, asta se citește astfel: 15.500 $ estimați, 13.100 $ facturați pe trei facturi de etapă, 9.000 $ încasați, deci 4.100 $ așteaptă pe factura pentru obiecte sanitare, iar 2.400 $ (ultima etapă) nu au fost încă facturați. Combină asta cu fila Etape și ai atât planificarea, cât și situația de numerar a lucrării, fără să deschizi vreun document.

Deschide proiectul și atinge Bani.
Dacă o cifră pare învechită, atinge pictograma cu săgeată circulară din bara de titlu. Aplicația recitește fiecare document asociat și rescrie totalurile; în partea de jos apare o scurtă confirmare Bani.
Comută pe Etape și marchează etapa terminată drept Finalizat din meniul ei cu trei puncte.

Reguli și detalii

Un profil, un client. Un proiect aparține profilului de afaceri activ la momentul creării lui și cel mult unui client. Ștergerea clientului păstrează proiectul, dar îi șterge legătura cu clientul; ștergerea profilului îi șterge proiectele.
Doar numele este validat. Clientul, starea și descrierea sunt opționale. Starea implicită este Activ.
Stări. Proiecte: Activ, În așteptare, Finalizat, Anulat. Etape: Neînceput, În desfășurare, Finalizat, Omis. Schimbarea stării unei etape din meniul cu trei puncte înregistrează marcajele temporale de început și de finalizare; schimbarea ei în foaia de editare stochează doar starea în sine. Starea Omis este disponibilă în lista derulantă a foii, dar nu și în meniul de pe rând.
Sumele etapelor sunt doar estimarea ta. Cifra Estimat de pe o etapă nu se adaugă în fila Bani a proiectului și nicio factură nu este legată de o etapă anume. Folosește fila Bani la nivel de proiect pentru banii reali și etapele pentru domeniul și planificarea lucrării.
Totalurile sunt memorate. Cifrele din Bani și suma afișată pe rândurile de proiect sunt stocate pe proiect și reîmprospătate de fiecare dată când salvezi un document asociat lui. Înregistrarea unei plăți sau schimbarea unei stări din ecranul de detaliu al facturii nu le reîmprospătează; atinge pictograma cu săgeată circulară de pe proiect pentru a recalcula.
Afișarea monedei. Totalurile de proiect sunt afișate în dolari americani, cu excepția cazului în care a fost stocată o monedă odată cu proiectul; aplicația nu oferă deocamdată un selector de monedă pentru proiecte, așa că, dacă facturezi în altă monedă, tratează cifrele din fila Bani ca numere simple.
Nume de etapă gol. Atingerea butonului Salvează în foaia de etapă cu numele gol nu face nimic; foaia rămâne deschisă, fără mesaj.
Ștergerea proiectului. Pictograma de coș îți cere să confirmi cu mesajul „Delete «nume»? Linked documents remain but are no longer grouped.” Devizele și facturile rămân neatinse; se elimină doar legătura lor cu proiectul. Etapele sunt șterse odată cu proiectul.
Acțiuni doar pentru Pro. Crearea unui proiect (butonul + și Salvează din editor) și adăugarea sau editarea unei etape prin butonul Adaugă etapă necesită o perioadă de probă activă sau un abonament. Vizualizarea proiectelor, salvarea notelor, recalcularea totalurilor și ștergerea sunt gratuite.
Fără portal pentru client, fără facturare automată. Un proiect nu trimite nimic clientului și nu poate genera facturi după un program. Dacă vrei facturi de etapă recurente, vezi ghidul despre facturi recurente.

Problemă cunoscută: după ce editezi un proiect prin pictograma cu creion și salvezi, proiectul poate dispărea din selectorul de proiecte la nivel de profil din editorul de facturi. Este în continuare acolo, în fila Proiecte a clientului, iar legăturile existente ale documentelor nu sunt afectate. Până la remedierea acestei probleme, preferă să creezi proiectul corect din prima și folosește fila Note pentru modificările ulterioare.

Sfaturi

Asociază devizul înainte de prima factură. Cu oferta atașată, Rămas de facturat pornește de la prețul integral convenit și scade pe măsură ce facturezi fiecare etapă, cea mai rapidă cale de a observa o etapă pe care ai uitat să o facturezi.

Denumește etapele așa cum vei denumi liniile facturii. Când factura pentru etapa a treia spune „Fixtures and plumbing finish", clientul vede aceeași formulare pe care a acceptat-o în ofertă, iar tu poți potrivi dintr-o privire rândurile din filele Documente și Etape.

Folosește fila Note pentru logistica de șantier: coduri de acces, unde stă câinele, termenele de livrare ale materialelor, cine semnează recepția. Notele nu sunt tipărite niciodată pe un document și se salvează cu o singură atingere pe Salvează.

Dă fiecărei etape o dată scadentă, chiar dacă e aproximativă. Fila Etape afișează data lângă stare, așa că o etapă „În desfășurare" cu o dată depășită iese în evidență ca fiind cea de urmărit.

Ghiduri conexe

Editorul de facturi pentru parcurgerea completă a editorului în care se află cardul Proiecte.
Devize și conversie pentru a transforma oferta acceptată în prima factură de etapă.
Plăți și sold de achitat pentru a înregistra plățile pe etape, astfel încât cifra Plătit a proiectului să fie corectă.