Руководство

Проекты и этапы

Объедините смету и счета по одному заказу в проект, разбейте работу на этапы с бюджетом и сроками и видите, что выставлено, оплачено и что ещё предстоит.

Обновлено: 2026-09-09

Длинный заказ редко умещается в один счёт. Ремонт ванной начинается со сметы, а затем оплачивается поэтапно — по мере приёмки демонтажа, плитки, сантехники и отделки. Если эти документы ничем не связаны, вы в итоге листаете список «Документы» и складываете суммы в уме. Проекты в Invoice Flow решают эту задачу: проект — это папка для одного заказа, привязанная к клиенту, со своим списком связанных смет и счетов, чек-листом этапов и вкладкой «Финансы», которая суммирует, сколько оценено, выставлено и оплачено.

В этом руководстве мы следим за Redstone Renovations из Денвера, которая выставляет счета за ремонт хозяйской ванной Hartley в четыре этапа: демонтаж и черновые работы ($3,800), плитка и гидроизоляция ($5,200), сантехника и чистовой монтаж ($4,100), покраска, стекло и финальный список доработок ($2,400). Вся работа оценена в $15,500.

Проекты необязательны. Если большая часть вашей работы — один счёт за один визит, эту функцию можно полностью игнорировать. Обращайтесь к ней, когда одна работа для клиента породит несколько документов за недели или месяцы.

Что вы видите на экране

Проекты живут внутри клиента. Откройте вкладку Клиенты, нажмите на клиента — и в верхней части экрана клиента вы увидите пять вкладок: Инфо, Документы, Проекты, Договоры и Активность. Вкладка Проекты перечисляет все проекты этого клиента: значок папки, название проекта, его статус строчными буквами и справа — сумма, выставленная на данный момент. Небольшая круглая кнопка + в правом нижнем углу создаёт новый проект, уже привязанный к этому клиенту. Если проектов нет, вкладка просто сообщает Для клиента нет проектов.

В нижней навигации, на экране «Инструменты» и в настройках пункта «Проекты» нет. Вкладка Проекты у клиента и плитка Проекты в редакторе счёта — единственные два места, где вы встретите эту функцию, поэтому если не можете найти свои проекты, идите через клиента.

Экран клиента Megan and Tom Hartley в приложении Invoice Flow на вкладке Проекты со списком Hartley master bathroom remodel (active, $13,100.00) и Hartley powder room refresh (completed, $2,150.00) и круглой кнопкой плюс в углу — Вкладка «Проекты» у клиента — главный вход в функцию; кнопка «плюс» создаёт проект, уже привязанный к этому клиенту.

Нажатие на проект открывает его рабочее пространство. В заголовке — название проекта и три значка: карандаш (Редактировать проект), круговая стрелка, пересчитывающая финансовые итоги, и корзина (Удалить проект). Под заголовком расположены четыре вкладки:

Вкладка	Что содержит
Документы	Все сметы и счета, связанные с этим проектом, с типом документа, статусом и итоговой суммой. Нажмите на строку, чтобы открыть документ.
Этапы	Чек-лист этапов, каждый со значком статуса, необязательным сроком и меню из трёх точек. Внизу плавает кнопка Добавить этап.
Финансы	Пять показателей: Оценка, Выставлено, Оплачено, Осталось и Осталось к выставлению.
Заметки	Одно большое текстовое поле с кнопкой Сохранить — для кодов от ворот, особенностей объекта и всего, что не предназначено клиенту.

Как создать проект

Начинайте с клиента, чтобы связь создалась автоматически.

Откройте вкладку Клиенты (Clients) и нажмите на клиента, в нашем случае Megan and Tom Hartley.
Нажмите вкладку Проекты (Projects), затем круглую кнопку + в правом нижнем углу.
В форме Новый проект (New Project) введите Название проекта (Project name). Это единственное обязательное поле; если оставить его пустым, при попытке сохранить появится красная подсказка Обязательно (Required).
Проверьте выпадающий список Клиент (Client). В нём уже выбран клиент, от которого вы пришли; его можно сменить или выбрать Не указано (Not specified) для внутреннего проекта.
Оставьте Статус (Status) на Активный (Active) или выберите На паузе (On hold), Завершён (Completed) или Отменён (Cancelled).
При желании добавьте краткое Описание (Description) объёма работ, затем нажмите Сохранить (Save) в правом верхнем углу.

Редактор нового проекта в приложении Invoice Flow: название проекта Hartley master bathroom remodel, клиент Megan and Tom Hartley, статус Active и описание полного ремонта хозяйской ванной в четыре этапа, с кнопкой Save в верхней панели — Четыре поля, и только название обязательно; клиент подставляется автоматически, если вы начали с его вкладки «Проекты».

Форма намеренно на этом заканчивается. Здесь нет полей бюджета, цвета, валюты или дат. Финансовая сторона проекта вычисляется из привязанных к нему документов, а календарная выражается через этапы — и то и другое находится на экране проекта, куда вы попадаете после сохранения.

Как добавить этапы

Этапы — это стадии работы. У каждого есть название, оценочная сумма, статус и необязательный срок. Это инструмент планирования и отслеживания прогресса: приложение не создаёт счёт из этапа, а этап не знает, каким счётом он оплачен. Каждый счёт за стадию вы по-прежнему создаёте сами и привязываете к проекту, как описано в следующем разделе.

На вкладке Проекты клиента нажмите на проект, чтобы открыть его рабочее пространство.
Нажмите вкладку Этапы (Milestones), затем кнопку Добавить этап (Add milestone) внизу.
Введите Название этапа (Milestone name), например Paint, glass and punch list.
Введите бюджет стадии в поле Оценка (Estimated) простым числом (2400, без символа валюты).
Выберите статус из списка: Не начат (Not started), В работе (In progress), Готов (Done) или Пропущен (Skipped). Новые стадии обычно остаются в статусе Не начат.
Нажмите строку Срок оплаты (Due Date), выберите день в календаре и подтвердите кнопкой ОК. Крестик справа снова очищает дату.
Нажмите Сохранить. Панель закрывается, и этап появляется в списке.

Нижняя панель добавления этапа в приложении Invoice Flow поверх вкладки Этапы, заполненная: название этапа Paint, glass and punch list, оценка 2400, статус Not started, срок Sep 30, 2026 и кнопка Save на всю ширину — Панель «Добавить этап»: название, оценочная сумма, статус и необязательный срок.

Вкладка Этапы проекта в приложении Invoice Flow со списком Demolition and rough-in (Done, Aug 14, 2026), Tile and waterproofing (Done, Aug 28, 2026), Fixtures and plumbing finish (In progress, Sep 11, 2026) и Paint, glass and punch list (Not started, Sep 30, 2026), у каждого меню из трёх точек, плюс кнопка Add milestone — Четыре стадии ремонта: зелёные галочки для завершённых работ, значок «play» для текущей стадии, пустой кружок для того, что ещё предстоит.

Повторите для каждой стадии. Список упорядочен по времени создания, поэтому добавляйте этапы в том порядке, в котором планируете выполнять работу. По ходу работы используйте меню из трёх точек в строке этапа, чтобы продвигать его: В работе — когда начали, Готов — когда клиент принял стадию, Не начат — чтобы сбросить. В том же меню есть Редактировать проект (который, несмотря на название, открывает панель редактирования этапа для этой строки) и Удалить этап.

Как выставить счёт за этап

Выставить счёт за стадию — значит создать обычный счёт и указать в нём проект. Связь создаётся внутри редактора счёта через плитку Проекты, расположенную прямо под плиткой Клиент.

Создайте счёт как обычно: с вкладки Документы (Documents), с главного экрана или дублированием счёта за предыдущую стадию. Добавьте строку вроде Milestone 4: paint, glass and punch list с согласованной суммой.
Прокрутите до плитки Проекты под клиентом. Пока вы ничего не выбрали, в ней написано Не указано.
Нажмите на плитку. В панели перечислены Не указано и все проекты вашего бизнес-профиля — не только этого клиента, — поэтому читайте названия внимательно.
Нажмите Hartley master bathroom remodel. Панель закрывается, и на плитке теперь показано название проекта.
Завершите счёт и нажмите Сохранить черновик (Save Draft) (или отправьте его). Именно сохранение записывает связь и обновляет итоги проекта.

Редактор счёта в приложении Invoice Flow для черновика RR-2026-058 с открытой внизу панелью выбора проекта, предлагающей Not specified, Hartley master bathroom remodel, Hartley powder room refresh и Okafor basement kitchenette — Плитка «Проекты» в редакторе открывает список выбора; укажите заказ, к которому относится счёт, и сохраните.

Та же плитка есть в сметах, поэтому привяжите и исходное коммерческое предложение. После привязки вкладка Документы проекта показывает смету и каждый счёт за стадию одним списком, а вкладка «Финансы» знает оценочную стоимость работы.

Вкладка Документы проекта Hartley master bathroom remodel в приложении Invoice Flow со списком EST-2026-018 Estimate sent $15,500.00, RR-2026-041 Invoice paid $3,800.00, RR-2026-047 Invoice paid $5,200.00 и RR-2026-052 Invoice sent $4,100.00 — Вкладка «Документы» собирает смету и каждый счёт за стадию; нажмите на строку, чтобы открыть документ.

Список выбора появляется только после того, как редактор узнает, к какому бизнес-профилю относится документ. В совершенно новом документе это происходит сразу после загрузки профиля по умолчанию; если плитки нет, подождите немного или убедитесь, что у вас настроен бизнес-профиль.

Как читать прогресс

Откройте вкладку Финансы проекта, чтобы увидеть финансовую картину. Цифры вычисляются из привязанных документов, а не вводятся вами:

Строка	Как вычисляется
Оценка	Сумма итогов привязанных смет.
Выставлено	Сумма итогов привязанных счетов (всего, что не является сметой).
Оплачено	Сумма платежей, записанных как полученные по этим счетам.
Осталось	Выставлено минус Оплачено: сколько клиенты ещё должны вам по этой работе.
Осталось к выставлению	Оценка минус Выставлено: какую часть сметы вы ещё не выставили.

Документы со статусом «отменён», «отклонён» или «истёк» не учитываются, поэтому отклонённая первая смета не раздувает строку «Оценка».

Вкладка Финансы проекта в приложении Invoice Flow: Estimated $15,500.00, Invoiced $13,100.00, Paid $9,000.00, затем выделенная строка Remaining $4,100.00 и Remaining to invoice $2,400.00 — Три стадии выставлены, две оплачены: $4,100 ожидается по отправленному счёту, а $2,400 из сметы ещё предстоит выставить.

Для работы Hartley это читается так: оценка $15,500, выставлено $13,100 тремя счетами за стадии, получено $9,000, значит $4,100 ожидаются по счёту за сантехнику, а $2,400 (последний этап) ещё не выставлены. Добавьте к этому вкладку «Этапы» — и у вас есть и график, и денежное положение работы без открытия единственного документа.

Откройте проект и нажмите Финансы (Money).
Если какая-то цифра выглядит устаревшей, нажмите значок круговой стрелки в заголовке. Приложение заново перечитывает каждый привязанный документ и переписывает итоги; внизу ненадолго появляется подтверждение Финансы.
Переключитесь на Этапы и отметьте завершённую стадию как Готов через её меню из трёх точек.

Правила и детали

Один профиль, один клиент. Проект принадлежит бизнес-профилю, который был активен при его создании, и не более чем одному клиенту. Удаление клиента сохраняет проект, но убирает связь с клиентом; удаление профиля удаляет его проекты.
Проверяется только название. Клиент, статус и описание необязательны. Статус по умолчанию — Активный.
Статусы. Проекты: Активный, На паузе, Завершён, Отменён. Этапы: Не начат, В работе, Готов, Пропущен. Смена статуса этапа через меню из трёх точек записывает время начала и завершения; смена статуса в панели редактирования сохраняет только сам статус. Статус Пропущен доступен в выпадающем списке панели, но не в меню строки.
Суммы этапов — только ваша оценка. Значение Оценка у этапа не добавляется во вкладку «Финансы» проекта, и ни один счёт не привязан к конкретному этапу. Используйте вкладку «Финансы» проекта для реальных денег, а этапы — для объёма и графика.
Итоги кэшируются. Показатели «Финансы» и сумма в строках проектов хранятся в проекте и обновляются каждый раз, когда вы сохраняете привязанный к нему документ. Запись платежа или смена статуса с экрана счёта их не обновляет; нажмите значок круговой стрелки в проекте, чтобы пересчитать.
Отображение валюты. Итоги проекта показываются в долларах США, если с проектом не сохранена валюта; выбора валюты для проектов в приложении сейчас нет, так что если вы выставляете счета в другой валюте, воспринимайте цифры вкладки «Финансы» как просто числа.
Пустое название этапа. Нажатие Сохранить в панели этапа с пустым названием ничего не делает; панель остаётся открытой без сообщения.
Удалить проект. Значок корзины просит подтвердить сообщением «Удалить “название”? Связанные документы останутся, но больше не будут сгруппированы». Сметы и счета не затрагиваются; удаляется только их связь с проектом. Этапы удаляются вместе с проектом.
Действия только для Pro. Создание проекта (кнопка + и Сохранить в редакторе) и добавление или редактирование этапа через кнопку Добавить этап требуют активного пробного периода или подписки. Просмотр проектов, сохранение заметок, пересчёт итогов и удаление бесплатны.
Нет клиентского портала и автовыставления. Проект ничего не отправляет клиенту и не может создавать счета по расписанию. Если вам нужны повторяющиеся счета за стадии, см. руководство по повторяющимся счетам.

Известная проблема: после редактирования проекта через значок карандаша и сохранения проект может исчезнуть из общего списка выбора проектов в редакторе счёта. Он по-прежнему есть на вкладке «Проекты» клиента, а существующие связи документов не затрагиваются. Пока это не исправлено, старайтесь сразу создавать проект правильно, а для последующих изменений используйте вкладку «Заметки».

Советы

Привяжите смету до первого счёта. С привязанной сметой показатель Осталось к выставлению начинается с полной согласованной цены и уменьшается по мере выставления каждой стадии — это самый быстрый способ заметить стадию, за которую вы забыли выставить счёт.

Называйте этапы так же, как строки в счёте. Когда в счёте за третью стадию написано «Fixtures and plumbing finish», клиент видит ту же формулировку, что согласовал в смете, а вы с первого взгляда сопоставляете строки на вкладках «Документы» и «Этапы».

Используйте вкладку «Заметки» для логистики объекта: коды от ворот, где остаётся собака, сроки поставки материалов, кто принимает работу. Заметки никогда не печатаются в документе и сохраняются одним нажатием Сохранить.

Задайте каждой стадии срок, даже приблизительный. Вкладка «Этапы» показывает дату рядом со статусом, так что стадия «В работе» с прошедшей датой сразу бросается в глаза как та, которую нужно подгонять.

Связанные руководства

Редактор счёта — полный обзор редактора, в котором находится плитка «Проекты».
Сметы и конвертация — как превратить принятую смету в счёт за первую стадию.
Платежи и сумма к оплате — как записывать платежи по стадиям, чтобы показатель «Оплачено» в проекте был верным.