Ръководство

Проекти и етапи

Групирайте офертата и фактурите за една поръчка в проект, разделете работата на етапи с бюджети и срокове и вижте какво е фактурирано, платено и остава за таксуване.

Обновено: 2026-09-09

Дълга поръчка рядко се побира в една фактура. Ремонт на баня започва с оферта, после се фактурира на етапи, докато демонтажът, плочките, арматурата и довършителните работи бъдат приети. Без нещо, което да държи тези документи заедно, се оказвате да превъртате списъка Documents и да събирате числа наум. Проектите в Invoice Flow решават това: проект е папка за една ангажимент, прикачена към клиент, със собствен списък от свързани оферти и фактури, чеклист от етапи и таб Money, който сумира какво е оферирано, фактурирано и платено.

Това ръководство следва Redstone Renovations в Денвър, които фактурират ремонта на главната баня на семейство Hartley в четири етапа: демонтаж и груб монтаж ($3 800), плочки и хидроизолация ($5 200), арматура и довършителен монтаж ($4 100) и боя, стъкло и финален списък ($2 400). Цялата поръчка е оферирана на $15 500.

Проектите са незадължителна функция. Ако по-голямата част от работата ви е по една фактура за посещение, можете напълно да игнорирате тази функция. Използвайте я, когато един клиентски ангажимент ще произведе няколко документа в рамките на седмици или месеци.

Какво виждате на екрана

Проектите живеят под клиента. Отворете таба Clients, докоснете клиент и ще намерите пет таба в горната част на екрана с детайли на клиента: Info, Documents, Projects, Contracts и Activity. Табът Projects изброява всеки проект, прикачен към този клиент, с икона на папка, името на проекта, статуса му с обикновен текст с малки букви и, вдясно, общата фактурирана сума досега. Малък кръгъл бутон + в долния десен ъгъл започва нов проект, който вече е свързан с този клиент. Когато няма такива, табът просто гласи No projects for this client.

Няма елемент “Projects” в долната навигация, екрана Tools или Settings. Табът Projects на клиента и плочката Projects вътре в редактора на фактури са двете места, където ще срещнете функцията, така че ако не можете да намерите проектите си, минете през клиента.

Докосването на проект отваря неговото работно пространство. Заглавната лента показва името на проекта с три икони: молив (Редактиране на проект (Edit Project)), кръгла стрелка, която преизчислява паричните суми, и кошче (Изтриване на проект (Delete project)). Под заглавието са четири таба:

Как да създадете проект

Започнете от клиента, за да бъде връзката направена вместо вас.

1. Отворете таба Clients и докоснете клиента, тук Megan and Tom Hartley.
2. Докоснете таба Projects, после кръглия бутон + в долния десен ъгъл.
3. Във формата Нов проект (New Project) въведете Име на проекта (Project name). Това е единственото задължително поле; оставянето му празно показва червена подсказка Required при опит за запис.
4. Проверете падащото меню Client. То вече е зададено на клиента, от когото сте дошли; можете да го смените или да изберете Not specified за вътрешен проект.
5. Оставете Status на Active, или изберете On hold, Completed или Cancelled.
6. Добавете кратко Description на обхвата, ако желаете, после докоснете Save в горния десен ъгъл.

Формата умишлено спира дотук. Няма полета за бюджет, цвят, валута или дати за попълване. Паричната страна на проекта се изчислява от документите, които свързвате с него, а графикът се изразява чрез етапи — и двете живеят на екрана с детайли на проекта, на който попадате след запис.

Как да добавяте етапи

Етапите са стадиите на поръчката. Всеки носи име, оферирана сума, статус и незадължителна крайна дата. Те са инструмент за планиране и проследяване на напредъка: приложението не генерира фактура от етап, а етап не знае коя фактура го е платила. Все още създавате всяка фактура за етап сами и я свързвате с проекта, както е описано в следващия раздел.

1. От таба Projects на клиента докоснете проекта, за да отворите неговото работно пространство.
2. Докоснете таба Milestones, после бутона Добави етап в долната част.
3. Въведете Milestone name, например Paint, glass and punch list.
4. Въведете бюджета на етапа в Estimated като обикновено число (2400, без валутен символ).
5. Изберете статус от падащото меню: Не е започнат (Not started), В процес (In progress), Готово (Done) или Пропуснат (Skipped). Новите етапи обичайно остават на Не е започнат.
6. Докоснете реда Due Date, изберете ден в календара и потвърдете с OK. Кръстчето вдясно изчиства датата отново.
7. Докоснете Save. Листът се затваря и етапът се появява в списъка.

Повторете за всеки стадий. Списъкът е подреден по време на създаване, така че добавяйте етапи в реда, в който планирате да свършите работата. Докато поръчката напредва, използвайте менюто с три точки на ред от етап, за да го придвижите: В процес, когато започнете, Готово, когато клиентът е приел етапа, Не е започнат, за да го нулирате. Същото меню има Редактиране на проект (Edit Project) (което, въпреки името си, отваря листа за редактиране на етапа за този ред) и Изтриване на етап (Delete milestone).

Как да фактурирате етап

Фактурирането на стадий означава създаване на обикновена фактура и насочването ѝ към проекта. Връзката се прави вътре в редактора на фактури чрез плочката Projects, разположена точно под плочката Client.

1. Създайте фактурата както обикновено: от таба Documents, таблото или като дублирате предишната фактура за стадий. Добавете ред като Milestone 4: paint, glass and punch list с договорената сума.
2. Превъртете до плочката Projects под клиента. Тя гласи Not specified, докато не изберете нещо.
3. Докоснете плочката. Лист изброява Not specified, следвано от всеки проект във вашия бизнес профил, не само тези за този клиент, така че четете внимателно имената.
4. Докоснете Hartley master bathroom remodel. Листът се затваря и плочката вече показва името на проекта.
5. Завършете фактурата и докоснете Запази чернова (Save Draft) (или я изпратете). Записването е това, което записва връзката и обновява сумите на проекта.

Същата плочка се появява на офертите, така че свържете и оригиналната оферта. След като бъде свързана, табът Documents на проекта показва офертата и всяка фактура за стадий в един списък, а табът Money вече знае оферираната стойност на поръчката.

Как да следите напредъка

Отворете таба Money на проекта за финансовата картина. Числата се изчисляват от свързаните документи, не се въвеждат от вас:

Документи със статус cancelled, declined или expired се игнорират, така че отхвърлена първоначална оферта не завишава реда Estimated.

За поръчката на Hartley това означава: $15 500 оферирани, $13 100 фактурирани в три фактури за стадии, $9 000 получени, така че $4 100 чакат по фактурата за арматура, а $2 400 (последният етап) все още не са фактурирани. Съчетайте това с таба Milestones и имате едновременно графика и паричното положение на поръчката, без да отваряте нито един документ.

1. Отворете проекта и докоснете Money.
2. Ако число изглежда остаряло, докоснете иконата с кръгла стрелка в заглавната лента. Приложението прочита отново всеки свързан документ и презаписва сумите; в долната част се появява кратко потвърждение Money.
3. Превключете на Milestones и маркирайте завършения стадий като Готово от менюто му с три точки.

Правила и подробности

• Един профил, един клиент. Проект принадлежи на бизнес профила, който е бил активен при създаването му, и на най-много един клиент. Изтриването на клиента запазва проекта, но изчиства връзката му с клиента; изтриването на профила изтрива неговите проекти.
• Валидира се само името. Client, Status и Description са незадължителни. Status по подразбиране е Active.
• Статуси. Проекти: Active, On hold, Completed, Cancelled. Етапи: Not started, In progress, Done, Skipped. Промяната на статуса на етап от менюто с три точки записва времеви маркери за начало и завършване; промяната му вътре в листа за редактиране записва само самия статус. Статусът Skipped е наличен в падащото меню на листа, но не и в менюто на реда.
• Сумите по етапи са само ваша оферта. Числото Estimated на етап не се добавя към таба Money на проекта и никоя фактура не е обвързана с конкретен етап. Използвайте таба Money на ниво проект за реалните пари, а етапите — за обхват и график.
• Сумите са кеширани. Числата в Money и сумата, показвана на редовете на проекта, се съхраняват в проекта и се обновяват при всяко записване на документ, свързан с него. Записването на плащане или промяната на статус от екрана с детайли на фактурата не ги обновява; докоснете иконата с кръгла стрелка на проекта, за да преизчислите.
• Показване на валута. Сумите на проекта се показват в щатски долари, освен ако с проекта не е запазена валута; приложението засега не предлага избор на валута за проекти, така че ако фактурирате в друга валута, третирайте числата в таба Money като голи числа.
• Празно име на етап. Докосването на Save в листа за етап с празно име не прави нищо; листът остава отворен без съобщение.
• Изтриване на проект. Иконата на кошче иска потвърждение със съобщението “Delete “name”? Linked documents remain but are no longer grouped.” Офертите и фактурите остават недокоснати; само връзката им с проекта се премахва. Етапите се изтриват заедно с проекта.
• Действия само за Pro. Създаването на проект (бутонът + и Save на редактора) и добавянето или редактирането на етап чрез бутона Добави етап изискват активен пробен период или абонамент. Преглеждането на проекти, записването на бележки, преизчисляването на сумите и изтриването са безплатни.
• Без клиентски портал, без автоматично фактуриране. Проект не изпраща нищо на клиента и не може да генерира фактури по график. Ако искате повтарящи се фактури за етапи, вижте ръководството за повтарящи се фактури.

Съвети

Свързани ръководства

• Редактор на фактури за пълния преглед на редактора, където се намира плочката Projects.
• Оферти и преобразуване, за да превърнете приетата оферта в първата фактура за стадий.
• Плащания и дължима сума, за да записвате плащания по стадии, така че числото Paid на проекта да е точно.