Guida utente

Progetti e traguardi

Raggruppa preventivo e fatture di un lavoro in un progetto, dividi le attività in traguardi con budget e scadenze e vedi quanto è fatturato, incassato e da fatturare.

Aggiornato: 2026-09-09

Un lavoro lungo raramente sta in una sola fattura. La ristrutturazione di un bagno inizia con un preventivo e poi viene fatturata per fasi, man mano che demolizione, piastrellatura, sanitari e finiture vengono approvati. Senza qualcosa che tenga insieme quei documenti, finisci per scorrere l’elenco Documenti e sommare numeri a mente. I progetti in Invoice Flow risolvono il problema: un progetto è una cartella per un singolo incarico, collegata a un cliente, con il proprio elenco di preventivi e fatture associati, una lista di traguardi e una scheda Denaro che somma quanto è stato preventivato, fatturato e incassato.

Questa guida segue Redstone Renovations di Denver, che fattura la ristrutturazione del bagno padronale degli Hartley in quattro traguardi: demolizione e opere grezze (3.800 $), piastrelle e impermeabilizzazione (5.200 $), sanitari e finiture idrauliche (4.100 $) e tinteggiatura, vetri e rifiniture finali (2.400 $). L’intero lavoro è stato preventivato a 15.500 $.

I progetti sono facoltativi. Se la maggior parte del tuo lavoro è una fattura per intervento, puoi ignorare del tutto questa funzione. Usala quando un singolo incarico per un cliente produrrà diversi documenti nell’arco di settimane o mesi.

Che cosa vedi sullo schermo

I progetti stanno sotto il cliente. Apri la scheda Clienti (Clients), tocca un cliente e troverai cinque schede nella parte alta della schermata di dettaglio: Info, Documenti (Documents), Progetti (Projects), Contratti (Contracts) e Attività (Activity). La scheda Progetti elenca ogni progetto collegato a quel cliente, con un’icona a cartella, il nome del progetto, il suo stato in minuscolo e, a destra, il totale fatturato finora. Un piccolo pulsante rotondo + nell’angolo in basso a destra avvia un nuovo progetto già collegato a questo cliente. Quando non ce ne sono, la scheda riporta semplicemente Nessun progetto per questo cliente (No projects for this client).

Non c’è alcuna voce Progetti nella navigazione inferiore, nella schermata Strumenti o in Impostazioni. La scheda Progetti del cliente e il riquadro Progetti all’interno dell’editor di fattura sono i due punti in cui incontrerai questa funzione: se non trovi i tuoi progetti, passa dal cliente.

Toccando un progetto si apre il suo spazio di lavoro. La barra del titolo mostra il nome del progetto con tre icone: una matita (Modifica progetto, Edit Project), una freccia circolare che ricalcola i totali e un cestino (Elimina progetto, Delete project). Sotto il titolo ci sono quattro schede:

Come creare un progetto

Parti dal cliente, così il collegamento viene creato per te.

1. Apri la scheda Clienti e tocca il cliente, qui Megan and Tom Hartley.
2. Tocca la scheda Progetti, poi il pulsante rotondo + nell'angolo in basso a destra.
3. Nel modulo Nuovo progetto (New Project) digita un Nome progetto (Project name). È l'unico campo obbligatorio; lasciandolo vuoto compare un avviso rosso Obbligatorio (Required) quando provi a salvare.
4. Controlla il menu a discesa Cliente (Client). È già impostato sul cliente da cui sei arrivato; puoi cambiarlo o scegliere Non specificato (Not specified) per un progetto interno.
5. Lascia Stato (Status) su Attivo (Active), oppure scegli In pausa (On hold), Completato (Completed) o Annullato (Cancelled).
6. Aggiungi una breve Descrizione (Description) dell'ambito, se vuoi, poi tocca Salva (Save) nell'angolo in alto a destra.

Il modulo si ferma qui di proposito. Non ci sono campi per budget, colore, valuta o date. La parte economica di un progetto è calcolata dai documenti che gli colleghi, mentre la parte di pianificazione è espressa dai traguardi: entrambe vivono nella schermata di dettaglio del progetto in cui atterri dopo il salvataggio.

Come aggiungere i traguardi

I traguardi sono le fasi del lavoro. Ognuno ha un nome, un importo stimato, uno stato e una data di scadenza facoltativa. Sono uno strumento di pianificazione e di avanzamento: l’app non genera una fattura da un traguardo e un traguardo non sa quale fattura lo ha coperto. Ogni fattura di fase la crei comunque tu e la colleghi al progetto, come descritto nella sezione successiva.

1. Dalla scheda Progetti del cliente, tocca il progetto per aprire il suo spazio di lavoro.
2. Tocca la scheda Traguardi (Milestones), poi il pulsante Aggiungi traguardo (Add milestone) in fondo.
3. Digita il Nome traguardo (Milestone name), per esempio Paint, glass and punch list.
4. Inserisci il budget della fase in Stimato (Estimated) come numero semplice (2400, senza simbolo di valuta).
5. Scegli uno stato dal menu a discesa: Non iniziato (Not started), In corso (In progress), Completato (Done) o Saltato (Skipped). Le nuove fasi restano normalmente su Non iniziato.
6. Tocca la riga Data di scadenza (Due Date), scegli un giorno nel calendario e conferma con OK. La × a destra cancella di nuovo la data.
7. Tocca Salva. Il foglio si chiude e il traguardo compare nell'elenco.

Ripeti per ogni fase. L’elenco è ordinato per creazione, quindi aggiungi i traguardi nell’ordine in cui prevedi di lavorare. Man mano che il lavoro procede, usa il menu a tre puntini sulla riga di un traguardo per farlo avanzare: In corso quando inizi, Completato quando il cliente ha approvato la fase, Non iniziato per azzerarlo. Lo stesso menu contiene Modifica progetto (che, nonostante l’etichetta, apre il foglio di modifica del traguardo di quella riga) ed Elimina milestone (Delete milestone).

Come fatturare un traguardo

Fatturare una fase significa creare una normale fattura e puntarla al progetto. Il collegamento si crea dentro l’editor di fattura tramite il riquadro Progetti, che sta subito sotto il riquadro Cliente.

1. Crea la fattura come al solito: dalla scheda Documenti, dal pannello oppure duplicando la fattura della fase precedente. Aggiungi una riga come Milestone 4: paint, glass and punch list con l'importo concordato.
2. Scorri fino al riquadro Progetti sotto il cliente. Riporta Non specificato finché non scegli qualcosa.
3. Tocca il riquadro. Un foglio elenca Non specificato seguito da ogni progetto del tuo profilo aziendale, non solo da quelli di questo cliente, quindi leggi bene i nomi.
4. Tocca Hartley master bathroom remodel. Il foglio si chiude e il riquadro ora mostra il nome del progetto.
5. Completa la fattura e tocca Salva bozza (Save Draft), oppure inviala. È il salvataggio a scrivere il collegamento e ad aggiornare i totali del progetto.

Lo stesso riquadro compare sui preventivi, quindi collega anche il preventivo originale. Una volta collegato, la scheda Documenti del progetto mostra il preventivo e ogni fattura di fase in un unico elenco, e la scheda Denaro conosce il valore stimato del lavoro.

Come leggere l’avanzamento

Apri la scheda Denaro (Money) del progetto per il quadro economico. I valori sono calcolati dai documenti collegati, non digitati da te:

I documenti con stato annullato, rifiutato o scaduto vengono ignorati, così un primo preventivo respinto non gonfia la riga Stimato.

Per il lavoro Hartley si legge così: 15.500 $ stimati, 13.100 $ fatturati su tre fatture di fase, 9.000 $ incassati, quindi 4.100 $ sono in attesa sulla fattura dei sanitari e 2.400 $ (l’ultimo traguardo) non sono ancora stati fatturati. Unisci il tutto alla scheda Traguardi e avrai sia la pianificazione sia la situazione di cassa del lavoro senza aprire un solo documento.

1. Apri il progetto e tocca Denaro.
2. Se un valore sembra vecchio, tocca l'icona con la freccia circolare nella barra del titolo. L'app rilegge ogni documento collegato e riscrive i totali; in basso compare una breve conferma Denaro.
3. Passa a Traguardi e segna la fase conclusa come Completato dal suo menu a tre puntini.

Regole e dettagli

• Un profilo, un cliente. Un progetto appartiene al profilo aziendale che era attivo quando lo hai creato e al massimo a un cliente. Eliminando il cliente il progetto resta ma perde il collegamento al cliente; eliminando il profilo si eliminano i suoi progetti.
• Solo il nome è validato. Cliente, stato e descrizione sono facoltativi. Lo stato predefinito è Attivo.
• Stati. Progetti: Attivo, In pausa, Completato, Annullato. Traguardi: Non iniziato, In corso, Completato, Saltato. Cambiare lo stato di un traguardo dal menu a tre puntini registra le date di inizio e di completamento; cambiarlo dentro il foglio di modifica memorizza solo lo stato. Lo stato Saltato è disponibile nel menu a discesa del foglio ma non nel menu della riga.
• Gli importi dei traguardi sono solo una tua stima. Il valore Stimato di un traguardo non entra nella scheda Denaro del progetto e nessuna fattura è legata a un traguardo specifico. Usa la scheda Denaro a livello di progetto per il denaro reale e i traguardi per ambito e pianificazione.
• I totali sono memorizzati in cache. I valori della scheda Denaro e l’importo mostrato sulle righe dei progetti sono salvati sul progetto e aggiornati ogni volta che salvi un documento collegato. Registrare un pagamento o cambiare uno stato dalla schermata di dettaglio della fattura non li aggiorna; tocca l’icona con la freccia circolare sul progetto per ricalcolarli.
• Visualizzazione della valuta. I totali di progetto sono mostrati in dollari statunitensi a meno che una valuta non sia stata memorizzata con il progetto; al momento l’app non offre un selettore di valuta per i progetti, quindi se fatturi in un’altra valuta considera i valori della scheda Denaro come numeri grezzi.
• Nome del traguardo vuoto. Toccare Salva nel foglio del traguardo con il nome vuoto non fa nulla; il foglio resta aperto senza alcun messaggio.
• Eliminare un progetto. L’icona del cestino chiede conferma con il messaggio “Delete “nome”? Linked documents remain but are no longer grouped.” Preventivi e fatture restano intatti; viene rimosso solo il loro collegamento al progetto. I traguardi vengono eliminati insieme al progetto.
• Azioni solo Pro. Creare un progetto (il pulsante + e il Salva dell’editor) e aggiungere o modificare un traguardo tramite il pulsante Aggiungi traguardo richiedono una prova attiva o un abbonamento. Consultare i progetti, salvare le note, ricalcolare i totali ed eliminare sono gratuiti.
• Nessun portale cliente, nessuna fatturazione automatica. Un progetto non invia nulla al cliente e non può generare fatture a scadenze prestabilite. Se vuoi fatture di fase ricorrenti, vedi la guida sulle fatture ricorrenti.

Suggerimenti

Guide correlate

• Editor di fattura per la panoramica completa dell’editor in cui si trova il riquadro Progetti.
• Preventivi e conversione per trasformare il preventivo accettato nella prima fattura di fase.
• Pagamenti e importo dovuto per registrare i pagamenti delle fasi e avere il valore Pagato del progetto corretto.