Guida utente

Monitoraggio tempo e fatturazione a ore

Cronometra le sessioni o registrale a mano, imposta una tariffa oraria per sessione e trasforma le ore non fatturate in righe di fattura senza doppioni.

Aggiornato: 2026-09-09

Se vendi il tuo tempo, la fattura vale quanto la registrazione che c’è dietro. Il Cronometro ore di Invoice Flow tiene quella registrazione sul telefono: ogni sessione di lavoro viene salvata con il suo cliente, un nome di progetto, una descrizione, un orario di inizio e di fine e una tariffa oraria. Al momento di fatturare scegli le sessioni, l’app scrive una riga di fattura per sessione con le ore come quantità e la tariffa come prezzo, e le sessioni vengono contrassegnate come fatturate così non possono più essere selezionate.

Questa guida segue Inês Carvalho, traduttrice freelance a Lisbona che fattura in euro. Chiede a Editora Horizonte 45 EUR l’ora per la traduzione letteraria, a Bramble & Co. Solicitors di Londra 55 EUR l’ora per il lavoro legale e a Vinhos do Tejo 40 EUR l’ora per testi di catalogo e sito web. Alcune sessioni le cronometra dal vivo, altre le inserisce a posteriori, e ogni due settimane trasforma le ore aperte in fatture.

Il cronometro ti serve ogni volta che il tuo prezzo è espresso all’ora. Se lavori a prezzo fisso per intervento, puoi comunque usarlo come diario privato di come è andata la giornata, ma nulla nell’app ti obbliga a farlo.

Cosa vedi sullo schermo

Il cronometro è uno strumento a schermo intero, non una scheda. Apri la scheda Strumenti nella barra inferiore, guarda sotto Produttività e tocca la scheda blu Cronometro ore (Time Tracker). Dal pannello c’è anche una scorciatoia: il chip di azione rapida Timer e, quando un timer è in corso, una scheda Timer attivo che, toccata, apre il cronometro.

La schermata ha quattro parti, dall’alto in basso:

• La scheda del timer. Quando non è in corso nulla mostra 00:00:00 e due pulsanti, un Avvia pieno e un Manuale con solo il contorno. Mentre dei timer sono in corso c’è una scheda colorata per ciascuno, e i pulsanti sotto diventano Aggiungi timer e Manuale.
• Una striscia di riepilogo con tre cifre della giornata corrente: tempo totale sotto Oggi, denaro sotto Guadagnato e numero di sessioni sotto Voci. Vengono contate solo le sessioni concluse iniziate oggi; un timer ancora in corso no.
• Una riga di filtri con i chip Tutte, Non fatturate e Per cliente. Scegliendo Per cliente compare a destra dei chip un menu a discesa con i tuoi clienti.
• L’elenco delle sessioni, raggruppate sotto Oggi, Ieri, Questa settimana e, più indietro nel tempo, la data di calendario. Ogni riga mostra un’icona tonda a sinistra, il nome del progetto in grassetto (o la descrizione se non c’è un nome di progetto), poi il cliente, la durata e il guadagno, e l’ora di inizio a destra.

Nella barra in alto c’è Da fatturare con un badge rosso. Il numero nel badge indica quante sessioni concluse non sono ancora state fatturate ed è la cifra più utile della schermata quando devi decidere se è giorno di fatturazione.

L’icona tonda su ogni riga è l’indicatore di fatturazione. Un orologio grigio significa che la sessione è ancora aperta e comparirà nei selettori delle fatture. Una spunta verde significa che è già finita su una fattura salvata. Non esiste un interruttore separato di fatturabilità sulle registrazioni di tempo: ogni sessione conclusa è fatturabile finché non finisce su una fattura, e l’unico modo per tenere fuori dai selettori le ore private è non selezionarle oppure eliminarle.

Come cronometrare una sessione dal vivo

Avviare un timer richiede un solo pannello. Compilalo una volta e il cronometro ricorda cliente, progetto, descrizione e tariffa per il timer successivo che avvii nella stessa visita.

1. Apri Strumenti, poi Cronometro ore.
2. Tocca Avvia sulla scheda del timer. Si apre il pannello Nuovo timer.
3. Scegli il Cliente dal menu a discesa, oppure lascia Nessun cliente per il lavoro non fatturabile.
4. Se hai creato progetti per questo profilo, compare anche un menu Progetti; scegline uno per collegare la sessione, oppure lascia Non specificato.
5. Digita un nome in Progetto e una breve Descrizione. Insieme diventeranno il testo della riga di fattura, quindi scrivili come vorresti che li leggesse il cliente.
6. Inserisci la Tariffa oraria come numero, per esempio 55.
7. Tocca il pulsante Avvia in fondo al pannello. Il conteggio parte subito.

La scheda in corso sostituisce quella inattiva. Mostra il tempo trascorso in ore, minuti e secondi, il nome del progetto, il cliente e una cifra guadagnato dal vivo che sale con i secondi. A destra ci sono due pulsanti tondi: pausa e uno stop rosso.

Tocca il pulsante rosso di stop quando hai finito. L’app scrive l’orario di fine e la durata, e la sessione scende nell’elenco sotto Oggi. Puoi far girare più timer contemporaneamente con Aggiungi timer, comodo quando una telefonata di un cliente interrompe una traduzione: avvia un secondo timer per la chiamata, fermalo alla fine e il primo continua a correre.

Come registrare una sessione a mano

Le sessioni che hai dimenticato di cronometrare, o il lavoro svolto lontano dal telefono, si inseriscono con il pulsante Manuale.

1. Tocca Manuale sulla scheda del timer (o sotto le schede in corso). Si apre la finestra Aggiungi voce.
2. Scegli il Cliente e, se compare, il collegamento Progetti.
3. Compila Nome del progetto, Descrizione e Tariffa oraria.
4. Tocca Data per scegliere il giorno. Il calendario consente qualsiasi data dal 2020 fino a domani.
5. Tocca Ora di inizio e Ora di fine e imposta entrambe con il selettore dell'orologio. La riga Durata sotto i selettori si ricalcola man mano.
6. Tocca Salva.

La stessa finestra serve anche per modificare. Tocca una riga qualsiasi dell’elenco per aprirla come Modifica voce con i valori salvati, cambia ciò che serve e tocca Salva. Una pressione prolungata su una riga mostra un piccolo menu con Modifica, Duplica ed Elimina; anche uno scorrimento da destra a sinistra sulla riga la elimina, dopo una conferma che ne indica il nome.

Come fatturare le ore registrate

Ci sono due porte per lo stesso risultato. Puoi partire dal cronometro e lasciare che apra una nuova fattura, oppure partire dall’editor delle fatture e tirare dentro le sessioni. Quale usare dipende da dove ti trovi.

Dal cronometro

1. Tocca Da fatturare nella barra in alto. La finestra Crea fattura elenca ogni sessione conclusa non ancora fatturata, dalla più recente, con cliente, durata e importo.
2. Spunta le sessioni da fatturare. Il pulsante in fondo le conta, per esempio Crea fattura (2).
3. Tocca Crea fattura (2). Si apre una nuova fattura con una riga per sessione già inserita.
4. Controlla le righe, aggiungi l'IVA se la applichi, poi tocca Salva bozza.

Se tutte le sessioni spuntate appartengono allo stesso cliente, quel cliente viene preselezionato sulla nuova fattura. Se mescoli clienti, la fattura si apre senza cliente e dovrai sceglierlo a mano: conviene quindi filtrare prima per un solo cliente.

Dall’editor delle fatture

1. Crea una nuova fattura e scegli il cliente sotto Seleziona cliente.
2. Scorri fino a Voci della fattura e tocca il chip Tempo accanto a Prodotto / Servizio.
3. In Aggiungi voci di tempo, spunta le sessioni e tocca Aggiungi (2).
4. Prosegui con il resto della fattura e salva.

Il selettore dell’editor è più severo di quello del cronometro: una volta scelto un cliente mostra le sessioni aperte di quel cliente più le sessioni senza cliente, e nient’altro. Se non c’è nulla da mostrare ottieni un breve messaggio invece di una finestra vuota, del tipo Nessuna registrazione per questo cliente (2 per altri).

Ogni riga generata ha il testo “Nome del progetto — Descrizione” (oppure solo Servizi se entrambi erano vuoti), la durata in ore arrotondata a due decimali come Qtà, la tariffa della sessione come Prezzo e una piccola etichetta Tempo sulla scheda. L’aliquota è lasciata a zero, quindi Inês tocca il campo della percentuale e applica il 23% di IVA sulle righe dei clienti portoghesi. Puoi modificare liberamente descrizione, quantità e prezzo prima di salvare; il collegamento alla sessione sopravvive alle modifiche.

Cosa succede alle sessioni

L’indicatore di fatturazione viene impostato nel momento in cui la fattura viene salvata, non quando spunti una sessione in un selettore. Se annulli l’editor, ogni sessione selezionata resta aperta e mantiene il suo orologio grigio. Se invece salvi, ogni sessione collegata viene contrassegnata come fatturata, riceve una spunta verde nel cronometro, sparisce da entrambi i selettori e dal conteggio del badge Da fatturare e ricorda su quale fattura è finita. La schermata di dettaglio della fattura mostra il collegamento dall’altro lato: una scheda Registrazioni di tempo vicino al fondo elenca le sessioni fatturate su quel documento con durata, tariffa e importo nella valuta della fattura.

Regole e dettagli

Funzioni Pro. Avviare un timer, aggiungere o modificare una voce a mano, duplicare una voce e il passaggio finale di Da fatturare richiedono tutti Pro o una prova attiva; toccandoli senza accesso si apre il paywall. Consultare l’elenco, filtrare, mettere in pausa, fermare un timer in corso ed eliminare voci funzionano anche senza abbonamento.

Nulla è obbligatorio. Il pannello del timer e la finestra della voce non hanno campi obbligatori. Una sessione senza nome progetto né descrizione mostra un titolo vuoto nell’elenco, e una tariffa vuota o non numerica viene salvata come zero: in quel caso la riga mostra solo la durata e la riga di fattura riceve prezzo 0.

Le tariffe sono per sessione. La tariffa oraria viene copiata in ogni voce al momento della creazione. Cambiare idea più tardi significa modificare la voce, oppure la riga di fattura. Non esiste una tariffa memorizzata sul cliente o sul progetto. Il cronometro ricorda però l’ultima tariffa digitata finché non esci dalla schermata.

I timer sopravvivono ai riavvii. Un timer in corso è una riga di database con un orario di inizio; il tempo trascorso viene ricalcolato dall’orologio, quindi chiudere l’app o riavviare il telefono non fa perdere la sessione. I timer in corso sono esclusi dall’elenco, dalla striscia di riepilogo e da entrambi i selettori delle fatture finché non li fermi.

Durate manuali. La finestra calcola fine meno inizio nella stessa data. Se l’ora di fine è precedente a quella di inizio, la durata viene salvata come 0 anziché rifiutata: ricontrolla quindi le sessioni a cavallo della mezzanotte e dividile in due voci, una per giorno.

Duplica. L’azione Duplica della pressione prolungata copia cliente, progetto, descrizione, tariffa e durata in una nuova voce che inizia adesso, quindi finisce sotto Oggi. Il collegamento al progetto dal menu Progetti non viene copiato.

L’eliminazione è definitiva. Non c’è cestino. Eliminare una sessione fatturata non tocca la fattura; la riga resta sul documento, è solo la scheda Registrazioni di tempo nel dettaglio della fattura a perdere quella riga.

Raggruppamento e filtri. Le sessioni sono raggruppate per data di inizio: Oggi, Ieri, Questa settimana per tutto ciò che ha meno di sette giorni, poi la data. Per cliente non fa nulla finché non hai almeno un cliente e per impostazione predefinita seleziona il primo in ordine alfabetico.

Consigli

Guide correlate

• Editor delle fatture - voci, aliquote, sconti e salvataggio.
• Progetti e milestone - i progetti che compaiono nel menu Progetti del timer.
• Spese e ricevute - l’altro tipo di record fatturabile che può essere inserito in una fattura.