Hướng dẫn sử dụng

Theo dõi thời gian và tính phí theo giờ

Bấm giờ phiên làm việc trực tiếp hoặc nhập tay, đặt đơn giá theo giờ cho từng phiên, rồi biến số giờ chưa lập hóa đơn thành dòng hóa đơn mà không tính phí hai lần.

Cập nhật: 2026-09-09

Nếu bạn bán thời gian của mình, hóa đơn chỉ tốt bằng đúng bản ghi đứng sau nó. Công cụ Theo dõi thời gian của Invoice Flow giữ bản ghi đó ngay trên điện thoại: mỗi phiên làm việc được lưu kèm khách hàng, tên dự án, mô tả, giờ bắt đầu và kết thúc cùng đơn giá theo giờ. Đến lúc lập hóa đơn, bạn chọn các phiên, ứng dụng viết một dòng hóa đơn cho mỗi phiên với số giờ làm số lượng và đơn giá làm đơn giá bán, rồi các phiên được đánh dấu là đã lập hóa đơn nên không bao giờ có thể chọn lại lần nữa.

Hướng dẫn này đi theo Inês Carvalho, một dịch giả tự do ở Lisbon tính phí bằng euro. Cô tính Editora Horizonte 45 EUR mỗi giờ cho dịch văn học, hãng luật Bramble & Co. Solicitors ở London 55 EUR mỗi giờ cho công việc pháp lý, và Vinhos do Tejo 40 EUR mỗi giờ cho nội dung catalogue và website. Một số phiên cô bấm giờ trực tiếp, một số cô nhập lại sau, và cứ hai tuần một lần cô biến số giờ còn mở thành hóa đơn.

Bạn cần công cụ theo dõi bất cứ khi nào giá của bạn được tính theo giờ. Nếu bạn báo giá trọn gói theo công việc, bạn vẫn có thể dùng nó như một nhật ký riêng ghi lại thời gian trong ngày đã đi đâu, nhưng không có gì trong ứng dụng bắt buộc bạn phải làm vậy.

Những gì bạn thấy trên màn hình

Công cụ theo dõi là một công cụ toàn màn hình, không phải một thẻ điều hướng. Mở thẻ Công cụ (Tools) trên thanh dưới, tìm dưới mục Năng suất (Productivity) và chạm thẻ màu xanh Theo dõi thời gian (Time Tracker). Từ bảng điều khiển cũng có lối tắt: chip thao tác nhanh mang nhãn Bấm giờ (Timer) và, khi có bộ bấm giờ đang chạy, thẻ Đang bấm giờ (Timer Running) sẽ mở công cụ theo dõi khi bạn chạm vào.

Màn hình có bốn phần xếp từ trên xuống dưới:

Thẻ bấm giờ. Khi không có gì đang chạy, nó hiển thị 00:00:00 cùng hai nút: nút tô đầy Bắt đầu (Start) và nút viền Thủ công (Manual). Khi có bộ bấm giờ đang chạy thì mỗi bộ có một thẻ màu riêng, và các nút bên dưới đổi thành Thêm bộ bấm giờ (Add Timer) và Thủ công.
Dải tóm tắt với ba con số cho ngày hiện tại: tổng thời gian dưới Hôm nay (Today), tiền dưới Đã kiếm được (Earned), và số phiên dưới Mục (Entries). Chỉ những phiên đã kết thúc và bắt đầu trong hôm nay mới được tính; bộ bấm giờ còn đang chạy thì không.
Hàng bộ lọc với các chip Tất cả (All), Chưa lập hóa đơn (Uninvoiced) và Theo khách hàng (By Client). Chọn Theo khách hàng sẽ thêm một danh sách thả xuống các khách hàng của bạn ở bên phải các chip.
Danh sách phiên, nhóm dưới Hôm nay, Hôm qua (Yesterday), Tuần này (This week) và, xa hơn nữa, theo ngày trên lịch. Mỗi dòng hiển thị một biểu tượng tròn bên trái, tên dự án in đậm (hoặc mô tả nếu không có tên dự án), rồi đến khách hàng, thời lượng và số tiền kiếm được, cùng giờ bắt đầu ở bên phải.

Trên thanh ứng dụng là Lập hóa đơn (To Invoice) với một huy hiệu đỏ. Con số trên huy hiệu là số phiên đã kết thúc mà chưa được tính phí, và đó là con số hữu ích nhất trên màn hình khi bạn cân nhắc xem hôm nay đã đến ngày lập hóa đơn hay chưa.

Màn hình Theo dõi thời gian của ứng dụng Invoice Flow với thẻ đang nghỉ 00:00:00, các nút Bắt đầu và Thủ công, tóm tắt Hôm nay 3 giờ 50 phút và 2 mục, các chip lọc Tất cả, Chưa lập hóa đơn và Theo khách hàng, cùng các phiên nhóm theo Hôm nay, Hôm qua và Tuần này với dấu tích xanh trên những phiên đã lập hóa đơn — Bốn phiên còn mở trải trên hai ngày, hai phiên đã lập hóa đơn có dấu tích xanh, và huy hiệu số 4 trên Lập hóa đơn.

Biểu tượng tròn trên mỗi dòng là cờ đánh dấu đã lập hóa đơn. Đồng hồ màu xám nghĩa là phiên vẫn còn mở và sẽ xuất hiện trong các bộ chọn khi lập hóa đơn. Dấu tích xanh nghĩa là nó đã được đưa vào một hóa đơn đã lưu. Không có công tắc “có thể tính phí” riêng trên mục thời gian: mọi phiên đã kết thúc đều có thể tính phí cho tới khi nó nằm trên một hóa đơn, và cách duy nhất để giữ những giờ riêng tư ngoài các bộ chọn là đừng chọn chúng, hoặc xóa chúng đi.

Công cụ theo dõi hiển thị thu nhập với ký hiệu đô la và các trường đơn giá luôn mang tiền tố $ cố định, bất kể hồ sơ của bạn dùng đơn vị tiền tệ nào. Các con số thì đúng: 2 giờ 45 phút của Inês với đơn giá 45 hiển thị là $123.75, và khi số giờ đó đi vào hóa đơn thì chúng được tính bằng euro. Hãy xem ký hiệu trên màn hình này chỉ là phần trang trí và nhập đơn giá dưới dạng số thuần túy.

Cách bấm giờ một phiên trực tiếp

Khởi động bộ bấm giờ chỉ cần một bảng trượt. Điền một lần và công cụ theo dõi sẽ nhớ khách hàng, dự án, mô tả và đơn giá cho bộ bấm giờ tiếp theo bạn khởi động trong cùng lượt sử dụng.

Mở Công cụ, rồi Theo dõi thời gian.
Chạm Bắt đầu trên thẻ bấm giờ. Bảng Bộ bấm giờ mới (New Timer) trượt lên.
Chọn Khách hàng (Client) từ danh sách thả xuống, hoặc để nguyên Không có khách hàng (No client) cho công việc không tính phí.
Nếu bạn đã tạo dự án cho hồ sơ này, một danh sách thả xuống Dự án (Projects) cũng xuất hiện; chọn một dự án để liên kết phiên làm việc, hoặc để nguyên Chưa xác định (Not specified).
Nhập tên Dự án và một Mô tả (Description) ngắn. Hai phần này gộp lại sẽ trở thành nội dung dòng hóa đơn về sau, nên hãy viết theo cách bạn muốn khách hàng đọc.
Nhập Đơn giá theo giờ (Hourly rate) dưới dạng số, ví dụ 55.
Chạm nút Bắt đầu ở cuối bảng. Đồng hồ chạy ngay lập tức.

Bảng trượt Bộ bấm giờ mới của ứng dụng Invoice Flow với Khách hàng là Bramble & Co. Solicitors, Dự án Bramble share purchase agreement, Mô tả Final proofread and terminology check, Đơn giá theo giờ 55 và nút Bắt đầu — Bảng này hỏi mọi thứ mà một dòng hóa đơn sau này sẽ cần: ai, việc gì và đơn giá bao nhiêu.

Thẻ đang chạy thay thế thẻ nghỉ. Nó hiển thị thời gian đã trôi qua theo giờ, phút và giây, tên dự án, khách hàng và con số đã kiếm được cập nhật trực tiếp, tăng dần theo từng giây. Hai nút tròn nằm bên phải: tạm dừng và nút dừng màu đỏ.

Ứng dụng Invoice Flow ở màn hình Theo dõi thời gian với thẻ bấm giờ đang chạy hiển thị 00:47:16 cho A Casa do Rio chapters 7-9, Editora Horizonte, đã kiếm được $35.45, cùng các nút tạm dừng và dừng, và bên dưới là các nút Thêm bộ bấm giờ và Thủ công — Bốn mươi bảy phút vào một phiên dịch thuật; con số kiếm được cập nhật từng giây.

Chạm nút dừng màu đỏ khi bạn xong việc. Ứng dụng ghi lại giờ kết thúc và thời lượng, rồi phiên rơi vào danh sách dưới mục Hôm nay. Bạn có thể chạy nhiều bộ bấm giờ cùng lúc bằng Thêm bộ bấm giờ, rất tiện khi một cuộc gọi của khách hàng cắt ngang công việc dịch thuật: hãy khởi động bộ bấm giờ thứ hai cho cuộc gọi, dừng nó khi cuộc gọi kết thúc, còn bộ đầu tiên vẫn tiếp tục chạy.

Tạm dừng chỉ đóng băng các chữ số trên màn hình. Phiên làm việc vẫn giữ giờ bắt đầu ban đầu, và khi bạn chạm dừng thì thời lượng được lưu là toàn bộ khoảng từ lúc bắt đầu tới lúc dừng, kể cả những phút đã tạm dừng. Nếu bạn rời công cụ theo dõi rồi quay lại, trạng thái tạm dừng bị quên và bộ đếm bắt kịp. Để nghỉ thật sự, hãy dừng bộ bấm giờ rồi khởi động một bộ mới sau đó, hoặc sửa giờ kết thúc trong hộp thoại chỉnh sửa.

Cách nhập một phiên bằng tay

Những phiên bạn quên bấm giờ, hoặc công việc làm xa điện thoại, được nhập qua nút Thủ công.

Chạm Thủ công trên thẻ bấm giờ (hoặc bên dưới các thẻ đang chạy). Hộp thoại Thêm mục (Add Entry) mở ra.
Chọn Khách hàng và, nếu có hiển thị, liên kết Dự án.
Điền Tên dự án (Project name), Mô tả và Đơn giá theo giờ.
Chạm Ngày (Date) để chọn ngày. Lịch cho phép chọn bất kỳ ngày nào từ năm 2020 cho tới ngày mai.
Chạm Giờ bắt đầu (Start time) và Giờ kết thúc (End time) rồi đặt cả hai bằng bộ chọn đồng hồ. Dòng Thời lượng (Duration) dưới các bộ chọn sẽ tính lại theo thao tác của bạn.
Chạm Lưu (Save).

Hộp thoại Thêm mục của ứng dụng Invoice Flow với Khách hàng Editora Horizonte, Tên dự án A Casa do Rio chapters 7-9, Mô tả Editorial call with the publisher, Đơn giá theo giờ 45, Ngày 9 tháng 9 năm 2026, các dòng Giờ bắt đầu và Giờ kết thúc cùng Thời lượng 1 giờ 00 phút, với các nút Hủy và Lưu — Hộp thoại mở ra với giờ hiện tại làm giờ bắt đầu và một tiếng sau làm giờ kết thúc; hãy chỉnh cả hai cho khớp với phiên làm việc thật.

Cũng chính hộp thoại đó được dùng để chỉnh sửa. Chạm vào bất kỳ dòng nào trong danh sách để mở nó dưới dạng Sửa mục (Edit Entry) với các giá trị đã lưu, thay đổi những gì bạn cần rồi chạm Lưu. Nhấn giữ một dòng sẽ hiện một menu nhỏ gồm Chỉnh sửa (Edit), Nhân bản (Duplicate) và Xóa (Delete); vuốt dòng từ phải sang trái cũng xóa nó, sau một bước xác nhận có nêu tên mục.

Cách lập hóa đơn cho số giờ đã theo dõi

Có hai lối vào cùng một kết quả. Bạn có thể bắt đầu từ công cụ theo dõi và để nó mở một hóa đơn mới, hoặc bắt đầu từ trình soạn hóa đơn rồi kéo các phiên vào. Dùng cách nào là tùy vào bạn đang đứng ở đâu.

Từ công cụ theo dõi

Chạm Lập hóa đơn trên thanh ứng dụng. Hộp thoại Tạo hóa đơn (Create Invoice) liệt kê mọi phiên đã kết thúc mà chưa nằm trên hóa đơn nào, mới nhất lên đầu, kèm khách hàng, thời lượng và số tiền.
Tích chọn các phiên cần tính phí. Nút ở dưới cùng đếm số phiên, ví dụ Tạo hóa đơn (2).
Chạm Tạo hóa đơn (2). Một hóa đơn mới mở ra với mỗi phiên đã sẵn thành một dòng.
Kiểm tra các dòng, thêm thuế GTGT nếu bạn có tính, rồi chạm Lưu bản nháp (Save Draft).

Hộp thoại Tạo hóa đơn của ứng dụng Invoice Flow phía trên màn hình Theo dõi thời gian, liệt kê bốn phiên chưa lập hóa đơn với hai mục Bramble share purchase agreement được tích chọn và nút Tạo hóa đơn (2) — Chỉ những phiên còn mở mới được đề xuất; hai phiên Bramble được tích, còn phiên Tejo và Horizonte để lại cho lần sau.

Nếu mọi phiên bạn tích đều thuộc cùng một khách hàng, khách hàng đó sẽ được chọn sẵn trên hóa đơn mới. Trộn lẫn nhiều khách hàng thì hóa đơn mở ra mà không có khách hàng, và bạn phải tự chọn bằng tay, nên đáng để lọc theo một khách hàng trước.

Từ trình soạn hóa đơn

Tạo hóa đơn mới và chọn khách hàng dưới mục Chọn khách hàng (Select client).
Cuộn tới Các mục hóa đơn (Line Items) và chạm chip Thời gian (Time) bên cạnh Sản phẩm / dịch vụ (Product / Service).
Trong Thêm mục thời gian (Add Time Entries), tích chọn các phiên rồi chạm Thêm (2).
Tiếp tục với phần còn lại của hóa đơn rồi lưu.

Trình soạn hóa đơn của ứng dụng Invoice Flow với hộp thoại Thêm mục thời gian liệt kê hai phiên của Bramble & Co. Solicitors, cả hai đều được tích, cùng nút Thêm (2) — Khi đã chọn khách hàng, bộ chọn ẩn các phiên của những khách hàng khác.

Trình soạn hóa đơn của ứng dụng Invoice Flow hiển thị hai mục hóa đơn gắn nhãn Thời gian, Bramble share purchase agreement với số lượng 2.25 và giá 55.00 thành €123.75 cùng số lượng 3.5 với giá 55.00 thành €192.50, kèm tạm tính và tổng cộng €316.25 — Mỗi phiên trở thành một dòng với số giờ làm số lượng và đơn giá theo giờ làm đơn giá.

Bộ chọn của trình soạn thảo khắt khe hơn bộ chọn trong công cụ theo dõi: khi đã chọn một khách hàng, nó chỉ hiển thị các phiên còn mở của khách hàng đó cộng với các phiên không có khách hàng, không gì khác. Nếu không có gì để hiển thị, bạn nhận được một thông báo ngắn thay vì hộp thoại trống, chẳng hạn Không có mục nào cho khách hàng này (2 mục của khách khác).

Mỗi dòng được tạo ra có nội dung “Tên dự án — Mô tả” (hoặc chỉ Dịch vụ (Services) nếu cả hai đều trống), thời lượng tính theo giờ làm tròn tới hai chữ số thập phân làm SL (Qty), đơn giá của phiên làm Giá (Price), và một nhãn nhỏ Thời gian trên thẻ. Thuế suất được để bằng không, nên Inês chạm vào trường phần trăm và áp dụng thuế GTGT 23% cho các dòng thuộc khách hàng Bồ Đào Nha. Bạn có thể tự do sửa mô tả, số lượng và đơn giá trước khi lưu; liên kết ngược về phiên làm việc vẫn được giữ nguyên sau các lần sửa.

Điều gì xảy ra với các phiên

Cờ đã lập hóa đơn được đặt vào đúng thời điểm hóa đơn được lưu, chứ không phải khi bạn tích chọn một phiên trong bộ chọn. Hủy trình soạn thảo thì mọi phiên bạn đã chọn vẫn còn mở và giữ đồng hồ xám. Lưu lại thì mỗi phiên được liên kết sẽ được đánh dấu đã lập hóa đơn, nhận dấu tích xanh trong công cụ theo dõi, biến mất khỏi cả hai bộ chọn và khỏi số đếm trên huy hiệu Lập hóa đơn, đồng thời ghi nhớ nó đã đi vào hóa đơn nào. Màn hình chi tiết hóa đơn cho thấy mối liên hệ từ phía bên kia: thẻ Mục nhập thời gian (Time Entries) gần cuối liệt kê các phiên được tính phí trên chứng từ đó cùng thời lượng, đơn giá và số tiền theo đơn vị tiền tệ của hóa đơn.

Chi tiết hóa đơn IC-2026-034 trong ứng dụng Invoice Flow hiển thị tạm tính €200.00, thuế €46.00, tổng cộng €246.00, điều khoản thanh toán, thẻ Thanh toán còn lại €246.00 và thẻ Mục nhập thời gian liệt kê Wine export catalogue 3 giờ 0 phút với €40.00/giờ thành €120.00 và Website localisation 2 giờ 0 phút với €40.00/giờ thành €80.00 — Sau khi lưu, hóa đơn mang theo danh sách riêng các phiên mà nó tính phí.

Quy tắc và chi tiết

Tính năng Pro. Khởi động bộ bấm giờ, thêm hoặc sửa mục bằng tay, nhân bản một mục và bước cuối cùng của Lập hóa đơn đều yêu cầu Pro hoặc bản dùng thử đang hoạt động; chạm vào chúng khi không có quyền sẽ mở màn hình mua gói. Xem danh sách, lọc, tạm dừng, dừng bộ bấm giờ đang chạy và xóa mục thì hoạt động ở bản miễn phí.

Không có gì là bắt buộc. Bảng bấm giờ và hộp thoại nhập mục không có trường nào bắt buộc. Một phiên không có cả tên dự án lẫn mô tả sẽ hiển thị tiêu đề trống trong danh sách, còn đơn giá trống hoặc không phải số sẽ được lưu là không, khi đó dòng chỉ hiển thị thời lượng và dòng hóa đơn nhận giá 0.

Đơn giá theo từng phiên. Đơn giá theo giờ được sao chép vào từng mục khi bạn tạo nó. Đổi ý về sau nghĩa là phải sửa mục, hoặc sửa dòng hóa đơn. Không có đơn giá nào được lưu trên khách hàng hay trên dự án. Công cụ theo dõi có nhớ đơn giá bạn nhập gần nhất cho tới khi bạn rời màn hình.

Bộ bấm giờ sống sót qua khởi động lại. Một bộ bấm giờ đang chạy là một dòng dữ liệu với giờ bắt đầu; con số thời gian trôi qua được tính lại từ đồng hồ, nên đóng ứng dụng hay khởi động lại điện thoại cũng không làm mất phiên. Các bộ bấm giờ đang chạy bị loại khỏi danh sách, khỏi dải tóm tắt và khỏi cả hai bộ chọn hóa đơn cho tới khi bạn dừng chúng.

Thời lượng nhập tay. Hộp thoại tính giờ kết thúc trừ giờ bắt đầu trong cùng một ngày. Nếu giờ kết thúc sớm hơn giờ bắt đầu, thời lượng được lưu là 0 chứ không bị từ chối, nên hãy kiểm tra kỹ những phiên qua đêm; hãy tách chúng thành hai mục, mỗi ngày một mục.

Nhân bản. Thao tác Nhân bản khi nhấn giữ sẽ sao chép khách hàng, dự án, mô tả, đơn giá và thời lượng vào một mục mới bắt đầu từ bây giờ, nên nó rơi vào mục Hôm nay. Liên kết dự án từ danh sách thả xuống Dự án không được sao chép.

Xóa là vĩnh viễn. Không có thùng rác. Xóa một phiên đã lập hóa đơn không ảnh hưởng tới hóa đơn; dòng vẫn nằm trên chứng từ, chỉ có thẻ Mục nhập thời gian trên chi tiết hóa đơn mất đi dòng đó.

Nhóm và bộ lọc. Các phiên được nhóm theo ngày bắt đầu: Hôm nay, Hôm qua, Tuần này cho mọi thứ chưa quá bảy ngày, rồi sau đó là ngày cụ thể. Theo khách hàng không làm gì cả cho tới khi bạn có ít nhất một khách hàng và mặc định chọn khách hàng đầu tiên theo bảng chữ cái.

Ở đâu	Liệt kê những gì	Quy tắc khách hàng
Công cụ theo dõi, Lập hóa đơn	Mọi phiên đã kết thúc, chưa lập hóa đơn	Khách hàng chỉ được chọn sẵn trên hóa đơn mới nếu mọi phiên được tích đều thuộc cùng một khách hàng
Trình soạn thảo, chip Thời gian	Các phiên đã kết thúc, chưa lập hóa đơn	Nếu đã chọn khách hàng: các phiên của khách hàng đó và các phiên không có khách hàng

Mẹo

Hãy đặt tên dự án theo đúng cách bạn muốn nó được in ra. Dòng hóa đơn được ghép từ tên dự án và mô tả nối bằng dấu gạch ngang, nên "Bramble share purchase agreement — Schedules and warranties, PT to EN" đọc rất ổn trên tệp PDF, còn "việc 3 — linh tinh" thì không. Bạn luôn có thể gõ lại dòng đó trong trình soạn thảo, nhưng viết đúng ngay từ bảng nhập sẽ nhanh hơn.

Hãy lọc trước khi lập hóa đơn. Chạm Theo khách hàng, chọn khách hàng và đọc danh sách một lượt; rồi mở Lập hóa đơn và chỉ tích các dòng của khách hàng đó. Bạn sẽ có khách hàng được chọn sẵn trên hóa đơn và tránh được một chứng từ trộn nhiều khách hàng phải tách bằng tay.

Hãy làm tròn trong trình soạn thảo, chứ không phải trong công cụ theo dõi. Một phiên 1 giờ 35 phút trở thành số lượng 1.58 giờ. Nếu bạn tính phí theo mốc mười lăm phút, hãy đổi số lượng thành 1.75 trên dòng hóa đơn; phiên làm việc vẫn giữ thời lượng thật cho hồ sơ riêng của bạn.

Hãy dùng bộ bấm giờ thứ hai cho những lần bị ngắt quãng thay vì tạm dừng. Tạm dừng không làm ngắn thời lượng được lưu, nên một bộ bấm giờ bị tạm dừng sẽ tính phí quá tay. Dừng rồi khởi động lại, hoặc bấm giờ riêng cho phần ngắt quãng dưới tên khách hàng kia, sẽ giúp mọi phút được quy đúng chỗ.

Hướng dẫn liên quan

Trình soạn hóa đơn - các mục hóa đơn, thuế suất, chiết khấu và lưu.
Dự án và cột mốc - những dự án xuất hiện trong danh sách thả xuống Dự án của bộ bấm giờ.
Chi phí và biên lai - loại bản ghi có thể tính phí khác cũng có thể kéo vào hóa đơn.