Användarguide

Tidsspårning och timdebitering

Ta tid på arbetspass live eller registrera dem för hand, sätt ett timpris per pass och gör ofakturerade timmar till fakturarader utan dubbeldebitering.

Uppdaterad: 2026-09-09

Om du säljer din tid är fakturan aldrig bättre än underlaget bakom den. Invoice Flows tidsspårning håller det underlaget i telefonen: varje arbetspass lagras med kund, projektnamn, beskrivning, start- och sluttid och ett timpris. När det är dags att fakturera väljer du passen, appen skriver en fakturarad per pass med timmarna som antal och timpriset som pris, och passen markeras som fakturerade så att de aldrig kan väljas igen.

Den här guiden följer Inês Carvalho, frilansöversättare i Lissabon som fakturerar i euro. Hon tar 45 EUR i timmen av Editora Horizonte för litterär översättning, 55 EUR i timmen av Bramble & Co. Solicitors i London för juridiskt arbete och 40 EUR i timmen av Vinhos do Tejo för katalog- och webbtexter. Vissa pass tar hon tid på live, andra registrerar hon i efterhand, och varannan vecka gör hon om de öppna timmarna till fakturor.

Du behöver tidsspårningen när ditt pris uttrycks per timme. Offererar du fasta priser per uppdrag kan du ändå använda den som en privat logg över var dagen tog vägen, men ingenting i appen tvingar dig till det.

Vad du ser på skärmen

Tidsspårningen är ett helskärmsverktyg, inte en flik. Öppna fliken Verktyg i menyn längst ned, titta under Produktivitet och tryck på det blå kortet Tidsspårning. Från översikten finns också en genväg: snabbåtgärdschipet Timer och, när en timer är igång, kortet Timer igång som öppnar tidsspårningen när du trycker på det.

Skärmen har fyra delar staplade uppifrån och ned:

Timerkortet. När inget är igång visar det 00:00:00 och två knappar, en fylld Start och en konturerad Manuell. Medan timers är igång finns ett tonat kort per timer, och knapparna under dem ändras till Lägg till timer och Manuell.
En sammanfattningsrad med tre siffror för den aktuella dagen: total tid under Idag, pengar under Intjänat och antalet pass under Poster. Bara avslutade pass som startade idag räknas; en timer som fortfarande är igång gör det inte.
En filterrad med chipen Alla, Ofakturerade och Per kund. Väljer du Per kund läggs en rullgardinsmeny med dina kunder till höger om chipen.
Passlistan, grupperad under Idag, Igår, Denna vecka och, längre bak, kalenderdatumet. Varje rad visar en rund ikon till vänster, projektnamnet i fetstil (eller beskrivningen om projektnamn saknas), sedan kunden, varaktigheten och intjänade pengar, och starttiden till höger.

I appfältet sitter Fakturera (To Invoice) med en röd bricka. Siffran i brickan är hur många avslutade pass som ännu inte fakturerats, och det är den enskilt mest användbara siffran på skärmen när du funderar på om det är fakturadag.

Skärmen Tidsspårning i Invoice Flow-appen med ett vilande kort som visar 00:00:00, knapparna Start och Manuell, en sammanfattning för Idag på 3h 50m och 2 poster, filterchipen Alla, Ofakturerade och Per kund, samt pass grupperade under Idag, Igår och Denna vecka med gröna bockar på de fakturerade — Fyra öppna pass över två dagar, två fakturerade med gröna bockar, och en bricka med 4 på Fakturera.

Den runda ikonen på varje rad är fakturerings-flaggan. En grå klocka betyder att passet fortfarande är öppet och kommer att dyka upp i fakturaväljarna. En grön bock betyder att det redan har lagts på en sparad faktura. Det finns ingen separat debiterbarhetsväxel på en tidspost: varje avslutat pass är debiterbart tills det hamnar på en faktura, och det enda sättet att hålla privata timmar borta från väljarna är att inte välja dem, eller att radera dem.

Tidsspårningen visar intäkter med dollartecken och prisfälten har ett fast $-prefix, oavsett vilken valuta din profil använder. Siffrorna stämmer: Inês 2h 45m à 45 visas som $123,75, och när de timmarna når en faktura prissätts de i euro. Betrakta symbolen på den här skärmen som dekoration och skriv timpriset som ett vanligt tal.

Så tar du tid på ett pass live

Att starta en timer tar en panel. Fyll i den en gång så kommer tidsspårningen ihåg kund, projekt, beskrivning och timpris till nästa timer du startar under samma besök.

Öppna Verktyg och sedan Tidsspårning (Time Tracker).
Tryck på Start på timerkortet. Panelen Ny timer (New Timer) glider upp.
Välj Kund (Client) i rullgardinsmenyn, eller lämna den på Ingen kund (No client) för icke debiterbart arbete.
Har du skapat projekt för den här profilen visas även en rullgardinsmeny Projekt (Projects); välj ett för att koppla passet, eller lämna Ej angiven (Not specified).
Skriv ett Projekt-namn och en kort Beskrivning (Description). Tillsammans blir de fakturaradens text senare, så skriv dem som du vill att kunden ska läsa dem.
Ange Timpris (Hourly rate) som ett tal, till exempel 55.
Tryck på knappen Start längst ned i panelen. Klockan börjar direkt.

Panelen Ny timer i Invoice Flow-appen med Kund inställd på Bramble & Co. Solicitors, Projekt Bramble share purchase agreement, Beskrivning Final proofread and terminology check, Timpris 55 och en Start-knapp — Panelen frågar efter allt en fakturarad senare behöver: vem, vad och till vilket pris.

Det pågående kortet ersätter det vilande. Det visar förfluten tid i timmar, minuter och sekunder, projektnamnet, kunden och en löpande intjänat-siffra som klättrar medan sekunderna går. Två runda knappar sitter till höger: paus och ett rött stopp.

Tidsspårningen i Invoice Flow-appen med ett pågående timerkort som visar 00:47:16 för A Casa do Rio chapters 7-9, Editora Horizonte, $35,45 intjänat, med paus- och stoppknappar, samt knapparna Lägg till timer och Manuell under — Fyrtiosju minuter in i ett översättningspass; intjänat-siffran uppdateras varje sekund.

Tryck på den röda stoppknappen när du är klar. Appen skriver sluttiden och varaktigheten, och passet hamnar i listan under Idag. Du kan köra fler än en timer åt gången med Lägg till timer, vilket är praktiskt när ett kundsamtal avbryter ett översättningsjobb: starta en andra timer för samtalet, stoppa den när samtalet är slut, och den första fortsätter att gå.

Paus fryser bara siffrorna på skärmen. Passet behåller sin ursprungliga starttid, och när du trycker på stopp är den lagrade varaktigheten hela spannet från start till stopp, inklusive de pausade minuterna. Lämnar du tidsspårningen och kommer tillbaka är pausen glömd och räknaren hinner ikapp. För en riktig rast: stoppa timern och starta en ny efteråt, eller justera sluttiden i redigeringsdialogen.

Så registrerar du ett pass för hand

Pass du glömde ta tid på, eller arbete som utförts borta från telefonen, matas in via knappen Manuell.

Tryck på Manuell (Manual) på timerkortet (eller under de pågående korten). Dialogrutan Lägg till post (Add Entry) öppnas.
Välj Kund och, om den visas, kopplingen Projekt.
Fyll i Projektnamn (Project name), Beskrivning och Timpris.
Tryck på Datum (Date) för att välja dag. Kalendern tillåter alla datum från 2020 fram till imorgon.
Tryck på Starttid (Start time) och Sluttid (End time) och ställ in båda med klockväljaren. Raden Varaktighet (Duration) under väljarna räknas om efter hand.
Tryck på Spara (Save).

Dialogrutan Lägg till post i Invoice Flow-appen med Kund Editora Horizonte, Projektnamn A Casa do Rio chapters 7-9, Beskrivning Editorial call with the publisher, Timpris 45, Datum 9 sep 2026, raderna Starttid och Sluttid och en Varaktighet på 1h 00m, med knapparna Avbryt och Spara — Dialogrutan öppnas med aktuell tid som start och en timme senare som slut; justera båda så att de motsvarar det verkliga passet.

Samma dialogruta används för redigering. Tryck på valfri rad i listan för att öppna den som Redigera post (Edit Entry) med de lagrade värdena, ändra det du behöver och tryck på Spara. En långtryckning på en rad visar en liten meny med Redigera (Edit), Duplicera (Duplicate) och Ta bort (Delete); ett svep från höger till vänster på en rad raderar den också, efter en bekräftelse som namnger posten.

Så fakturerar du registrerade timmar

Det finns två dörrar till samma resultat. Du kan utgå från tidsspårningen och låta den öppna en ny faktura, eller utgå från fakturaredigeraren och dra in pass. Vilken du använder beror på var du står.

Från tidsspårningen

Tryck på Fakturera i appfältet. Dialogrutan Skapa faktura (Create Invoice) listar varje avslutat pass som ännu inte ligger på en faktura, nyast först, med kund, varaktighet och belopp.
Kryssa i passen som ska faktureras. Knappen längst ned räknar dem, till exempel Skapa faktura (2).
Tryck på Skapa faktura (2). En ny faktura öppnas med en rad per pass redan på plats.
Kontrollera raderna, lägg till moms om du debiterar sådan, och tryck sedan på Spara utkast (Save Draft).

Dialogrutan Skapa faktura i Invoice Flow-appen ovanpå tidsspårningen med fyra ofakturerade pass där de två posterna för Bramble share purchase agreement är ikryssade och en knapp Skapa faktura (2) — Bara öppna pass erbjuds; de två Bramble-passen är ikryssade, Tejo- och Horizonte-passen får vänta.

Om alla pass du kryssat i hör till samma kund är den kunden förvald på den nya fakturan. Blandar du kunder öppnas fakturan utan kund, som du sedan får välja för hand, så det lönar sig att filtrera på en kund först.

Från fakturaredigeraren

Skapa en ny faktura och välj kunden under Välj kund (Select client).
Skrolla till Rader (Line Items) och tryck på chipet Tid (Time) bredvid Produkt / Tjänst (Product / Service).
I Lägg till tidsposter (Add Time Entries) kryssar du i passen och trycker på Lägg till (2) (Add (2)).
Fortsätt med resten av fakturan och spara.

Fakturaredigeraren i Invoice Flow-appen med dialogrutan Lägg till tidsposter som listar två pass för Bramble & Co. Solicitors, båda ikryssade, och en knapp Lägg till (2) — Med en kund vald döljer väljaren andra kunders pass.

Fakturaredigeraren i Invoice Flow-appen med två radposter märkta Tid, Bramble share purchase agreement med antal 2,25 till priset 55,00 för 123,75 € och antal 3,5 till 55,00 för 192,50 €, med delsumma och totalsumma på 316,25 € — Varje pass blir en rad med timmarna som antal och timpriset som styckpris.

Redigerarens väljare är strängare än tidsspårningens: när en kund väl är vald visar den den kundens öppna pass plus pass utan kund, och ingenting annat. Finns det inget att visa får du ett kort meddelande i stället för en tom dialogruta, till exempel No entries for this client (2 for others).

Varje genererad rad har texten “Projektnamn — Beskrivning” (eller bara Tjänster (Services) om båda var tomma), varaktigheten i timmar avrundad till två decimaler som Antal (Qty), passets timpris som Pris (Price) och en liten Tid-etikett på kortet. Skattesatsen lämnas på noll, så Inês trycker på procentfältet och lägger på 23 % moms på rader för portugisiska kunder. Du kan fritt ändra beskrivningen, antalet och priset innan du sparar; kopplingen tillbaka till passet överlever ändringarna.

Vad som händer med passen

Fakturerings-flaggan sätts i det ögonblick fakturan sparas, inte när du kryssar i ett pass i en väljare. Avbryter du redigeraren förblir varje pass du valde öppet och behåller sin grå klocka. Sparar du den markeras varje kopplat pass som fakturerat, får en grön bock i tidsspårningen, försvinner från båda väljarna och från brickan på Fakturera, och kommer ihåg vilken faktura det hamnade på. Fakturans detaljskärm visar kopplingen från andra hållet: ett kort Tidsregistreringar (Time Entries) nära botten listar passen som fakturerats på det dokumentet med varaktighet, timpris och belopp i fakturans valuta.

Fakturadetaljer i Invoice Flow-appen för IC-2026-034 med delsumma 200,00 €, skatt 46,00 €, totalt 246,00 €, betalningsvillkor, ett betalningskort med 246,00 € kvar och kortet Tidsregistreringar som listar Wine export catalogue 3h 0m à 40,00 €/h för 120,00 € och Website localisation 2h 0m à 40,00 €/h för 80,00 € — Efter sparandet bär fakturan sin egen lista över de pass den fakturerar.

Regler och detaljer

Pro-funktioner. Att starta en timer, lägga till eller redigera en post för hand, duplicera en post och det sista steget i Fakturera kräver alla Pro eller en aktiv provperiod; trycker du på dem utan åtkomst öppnas betalväggen. Att titta på listan, filtrera, pausa, stoppa en pågående timer och radera poster fungerar i gratisläget.

Ingenting är obligatoriskt. Timerpanelen och postdialogen har inga obligatoriska fält. Ett pass utan vare sig projektnamn eller beskrivning visar en tom titel i listan, och ett tomt eller icke-numeriskt timpris lagras som noll, varvid raden bara visar varaktighet och fakturaraden får priset 0.

Timpriser gäller per pass. Timpriset kopieras in i varje post när du skapar den. Ändrar du dig senare måste du redigera posten, eller fakturaraden. Det finns inget timpris lagrat på kunden eller projektet. Tidsspårningen kommer däremot ihåg det senaste timpris du skrev tills du lämnar skärmen.

Timers överlever omstarter. En pågående timer är en databasrad med en starttid; den förflutna tiden räknas om från klockan, så att stänga appen eller starta om telefonen förlorar inte passet. Pågående timers utesluts från listan, sammanfattningsraden och båda fakturaväljarna tills du stoppar dem.

Manuella varaktigheter. Dialogrutan räknar slut minus start på samma datum. Är sluttiden tidigare än starttiden lagras varaktigheten som 0 i stället för att avvisas, så dubbelkolla pass över midnatt; dela upp dem i två poster, en per dag.

Duplicera. Långtryckningsåtgärden Duplicera kopierar kund, projekt, beskrivning, timpris och varaktighet till en ny post som börjar nu, så den hamnar under Idag. Projektkopplingen från rullgardinsmenyn Projekt kopieras inte.

Radering är permanent. Det finns ingen papperskorg. Att radera ett fakturerat pass rör inte fakturan; raden ligger kvar på dokumentet, det är bara kortet Tidsregistreringar på fakturadetaljerna som tappar raden.

Gruppering och filter. Pass grupperas efter sitt startdatum: Idag, Igår, Denna vecka för allt som är yngre än sju dagar, sedan datumet. Per kund gör ingenting förrän du har minst en kund och utgår från den första i bokstavsordning.

Var	Vad den listar	Kundregel
Tidsspårningen, Fakturera	Alla avslutade, ofakturerade pass	Kunden förvald på den nya fakturan bara om alla ikryssade pass delar en kund
Redigeraren, chipet Tid	Avslutade, ofakturerade pass	Om en kund är vald: den kundens pass och pass utan kund

Tips

Namnge projektet så som du vill att det ska skrivas ut. Fakturaraden byggs av projektnamnet och beskrivningen sammanfogade med ett tankstreck, så "Bramble share purchase agreement — Schedules and warranties, PT to EN" läser sig väl på PDF:en, medan "jobb 3 — diverse" inte gör det. Du kan alltid skriva om raden i redigeraren, men det går snabbare att få rätt redan i panelen.

Filtrera innan du fakturerar. Tryck på Per kund, välj kunden och läs igenom listan en gång; öppna sedan Fakturera och kryssa bara i den kundens rader. Du får kunden förvald på fakturan och slipper ett dokument med blandade kunder som måste delas upp för hand.

Avrunda i redigeraren, inte i tidsspårningen. Ett pass på 1h 35m blir ett antal på 1,58 timmar. Fakturerar du i kvartar ändrar du antalet till 1,75 på raden; passet behåller sin verkliga varaktighet för din egen dokumentation.

Använd en andra timer för avbrott i stället för att pausa. Paus förkortar inte den lagrade varaktigheten, så en pausad timer överdebiterar. Att stoppa och starta om, eller att ta tid på avbrottet separat under den andra kunden, håller varje minut rätt fördelad.

Relaterade guider

Fakturaredigeraren - radposter, skattesatser, rabatter och sparande.
Projekt och milstolpar - projekten som dyker upp i timerns Projekt-meny.
Utgifter och kvitton - det andra slaget av debiterbart underlag som kan dras in i en faktura.