Посібник

Облік часу та погодинне виставлення рахунків

Вимірюйте робочі сесії наживо або вносьте їх вручну, задавайте погодинну ставку й перетворюйте невиставлені години на позиції рахунка без дублювання.

Оновлено: 2026-09-09

Якщо ви продаєте свій час, рахунок вартий рівно стільки, скільки запис, що стоїть за ним. «Облік часу» в Invoice Flow тримає цей запис на телефоні: кожна робоча сесія зберігається зі своїм клієнтом, назвою проєкту, описом, часом початку й завершення та погодинною ставкою. Коли настає час виставляти рахунок, ви обираєте сесії, застосунок пише по одній позиції рахунка на сесію, де години є кількістю, а ставка — ціною, і сесії позначаються як виставлені, тож обрати їх ще раз уже неможливо.

Цей посібник іде за Inês Carvalho, перекладачкою-фрилансеркою з Лісабона, яка виставляє рахунки в євро. Вона бере з Editora Horizonte EUR 45 за годину за художній переклад, з Bramble & Co. Solicitors у Лондоні — EUR 55 за годину за юридичні тексти, а з Vinhos do Tejo — EUR 40 за годину за каталоги й тексти для сайту. Одні сесії вона вимірює наживо, інші вносить заднім числом, а раз на два тижні перетворює відкриті години на рахунки.

Облік часу потрібен щоразу, коли ваша ціна виражена за годину. Якщо ви називаєте фіксовану ціну за роботу, ним усе одно можна користуватися як приватним журналом того, куди пішов день, але ніщо в застосунку до цього не змушує.

Що ви бачите на екрані

Облік часу — це повноекранний інструмент, а не вкладка. Відкрийте вкладку Інструменти (Tools) на нижній панелі, знайдіть розділ Продуктивність (Productivity) і торкніться синьої картки Облік часу (Time Tracker). З головної панелі є і швидший шлях: чип швидкої дії Таймер (Timer), а коли таймер запущено — картка Таймер запущено (Timer Running), яка при дотику відкриває облік часу.

Екран складається з чотирьох частин, розташованих згори вниз:

Картка таймера. Коли нічого не запущено, вона показує 00:00:00 і дві кнопки: заповнену Почати (Start) і контурну Вручну (Manual). Поки таймери йдуть, для кожного з них є своя відтінена картка, а кнопки під ними змінюються на Додати таймер (Add Timer) і Вручну.
Смуга підсумків із трьома цифрами за поточний день: загальний час під Сьогодні (Today), гроші під Зароблено (Earned) і кількість сесій під Записи (Entries). Рахуються лише завершені сесії, що почалися сьогодні; таймер, який ще йде, не враховується.
Ряд фільтрів із чипами Усі (All), Без рахунка (Uninvoiced) і За клієнтом (By Client). Вибір За клієнтом додає праворуч від чипів список ваших клієнтів.
Список сесій, згрупований під Сьогодні, Вчора (Yesterday), Цього тижня (This week), а далі — за календарною датою. Кожен рядок показує круглий значок ліворуч, назву проєкту жирним (або опис, якщо назви проєкту немає), потім клієнта, тривалість і зароблені гроші, а праворуч — час початку.

У панелі застосунку стоїть До рахунка (To Invoice) з червоним лічильником. Число в ньому — це скільки завершених сесій ще не виставлено в рахунках, і саме воно найкорисніше на цьому екрані, коли ви вирішуєте, чи настав день рахунків.

Екран «Облік часу» у застосунку Invoice Flow з неактивною карткою 00:00:00, кнопками «Почати» і «Вручну», підсумком за сьогодні 3 год 50 хв і 2 записами, чипами фільтрів «Усі», «Без рахунка» і «За клієнтом» та сесіями, згрупованими під «Сьогодні», «Вчора» і «Цього тижня», із зеленими галочками на виставлених — Чотири відкриті сесії за два дні, дві виставлені із зеленими галочками й лічильник 4 на «До рахунка».

Круглий значок у кожному рядку — це позначка виставлення. Сірий годинник означає, що сесія ще відкрита й з’являтиметься у виборі для рахунків. Зелена галочка означає, що вона вже потрапила в збережений рахунок. Окремого перемикача «до оплати» в записі часу немає: кожна завершена сесія підлягає виставленню, доки не потрапить у рахунок, і єдиний спосіб не пускати приватні години у вибір — це не обирати їх або видалити.

Облік часу показує заробіток зі знаком долара, а поля ставки мають фіксований префікс $, хоч би яку валюту використовував ваш профіль. Числа при цьому правильні: 2 год 45 хв Inês по 45 показуються як $123.75, а коли ці години дійдуть до рахунка, вони будуть у євро. Сприймайте символ на цьому екрані як декорацію, а ставку вводьте звичайним числом.

Як виміряти сесію наживо

Запуск таймера займає один аркуш. Заповніть його один раз — і облік часу запам’ятає клієнта, проєкт, опис і ставку для наступного таймера, запущеного за той самий візит.

Відкрийте Інструменти, потім Облік часу.
Торкніться Почати на картці таймера. Знизу висувається аркуш Новий таймер (New Timer).
Виберіть Клієнта (Client) зі списку або залиште Без клієнта (No client) для роботи, яку не оплачують.
Якщо для цього профілю ви створювали проєкти, з'явиться ще й список Проєкти (Projects); виберіть один, щоб прив'язати сесію, або залиште Не вказано (Not specified).
Введіть назву в поле Проєкт (Project) і короткий Опис (Description). Разом вони пізніше стануть текстом позиції рахунка, тож пишіть їх так, як хотіли б, щоб їх прочитав клієнт.
Введіть Погодинну ставку (Hourly rate) числом, наприклад 55.
Торкніться кнопки Почати внизу аркуша. Годинник запускається одразу.

Нижній аркуш «Новий таймер» у застосунку Invoice Flow з клієнтом Bramble & Co. Solicitors, проєктом Bramble share purchase agreement, описом Final proofread and terminology check, погодинною ставкою 55 і кнопкою «Почати» — Аркуш питає все, що згодом знадобиться позиції рахунка: хто, що і за якою ставкою.

Картка запущеного таймера заміняє неактивну. Вона показує минулий час у годинах, хвилинах і секундах, назву проєкту, клієнта й живу цифру зароблено, яка росте з кожною секундою. Праворуч стоять дві круглі кнопки: пауза й червона зупинка.

Облік часу в застосунку Invoice Flow з карткою запущеного таймера 00:47:16 для A Casa do Rio chapters 7-9, клієнт Editora Horizonte, зароблено $35.45, з кнопками паузи та зупинки і кнопками «Додати таймер» і «Вручну» під нею — Сорок сім хвилин перекладацької сесії; цифра заробітку оновлюється щосекунди.

Торкніться червоної кнопки зупинки, коли закінчите. Застосунок запише час завершення й тривалість, і сесія опуститься в список під Сьогодні. Можна вести кілька таймерів одночасно через Додати таймер — це зручно, коли дзвінок клієнта перериває переклад: запустіть другий таймер на дзвінок, зупиніть його після завершення розмови, а перший продовжить іти.

Пауза лише заморожує цифри на екрані. Сесія зберігає свій початковий час старту, і коли ви торкаєтеся зупинки, збережена тривалість — це весь проміжок від старту до зупинки, включно з хвилинами паузи. Якщо вийти з обліку часу й повернутися, про паузу забувається, а лічильник надолужує. Для справжньої перерви зупиніть таймер і запустіть новий після неї або виправте час завершення в діалозі редагування.

Як внести сесію вручну

Сесії, які ви забули виміряти, чи роботу, зроблену без телефона, вносять через кнопку Вручну.

Торкніться Вручну на картці таймера (або під картками запущених). Відкриється діалог Додати запис (Add Entry).
Виберіть Клієнта і, якщо показано, прив'язку Проєкти.
Заповніть Назву проєкту (Project name), Опис і Погодинну ставку.
Торкніться Дата (Date), щоб обрати день. Календар дозволяє будь-яку дату від 2020 року до завтра.
Торкніться Час початку (Start time) і Час завершення (End time) і задайте обидва вибором на циферблаті. Рядок Тривалість (Duration) під ними перераховується на ходу.
Торкніться Зберегти (Save).

Діалог «Додати запис» у застосунку Invoice Flow з клієнтом Editora Horizonte, назвою проєкту A Casa do Rio chapters 7-9, описом Editorial call with the publisher, погодинною ставкою 45, датою 9 вересня 2026, рядками часу початку й завершення та тривалістю 1 год 00 хв, з кнопками «Скасувати» і «Зберегти» — Діалог відкривається з поточним часом як початком і годиною пізніше як завершенням; підправте обидва під справжню сесію.

Той самий діалог використовується для редагування. Торкніться будь-якого рядка списку, щоб відкрити його як Редагувати запис (Edit Entry) зі збереженими значеннями, змініть потрібне й торкніться Зберегти. Довге натискання рядка показує невелике меню з пунктами Редагувати (Edit), Дублювати (Duplicate) і Видалити (Delete); свайп рядка справа наліво також видаляє його після підтвердження, у якому названо запис.

Як виставити рахунок за облікові години

Є двоє дверей до того самого результату. Можна почати з обліку часу й дати йому відкрити новий рахунок, а можна почати з редактора рахунків і підтягнути сесії туди. Що обрати — залежить від того, де ви стоїте.

З обліку часу

Торкніться До рахунка в панелі застосунку. Діалог Створити рахунок (Create Invoice) перелічує кожну завершену сесію, що ще не в рахунку, найновіші згори, з клієнтом, тривалістю й сумою.
Позначте сесії для виставлення. Кнопка внизу їх рахує, наприклад Створити рахунок (2).
Торкніться Створити рахунок (2). Відкриється новий рахунок, у якому вже стоїть по одній позиції на сесію.
Перевірте рядки, додайте ПДВ, якщо ви його берете, і торкніться Зберегти чернетку (Save Draft).

Діалог «Створити рахунок» поверх обліку часу в застосунку Invoice Flow зі списком чотирьох невиставлених сесій, де позначено два записи Bramble share purchase agreement, і кнопкою «Створити рахунок (2)» — Пропонуються лише відкриті сесії; дві сесії Bramble позначено, а Tejo й Horizonte залишаються на потім.

Якщо всі позначені сесії належать одному клієнтові, цей клієнт буде вже вибраний у новому рахунку. Змішайте клієнтів — і рахунок відкриється без клієнта, якого потім доведеться обирати вручну, тож варто спершу відфільтрувати за одним клієнтом.

З редактора рахунків

Створіть новий рахунок і виберіть клієнта в Виберіть клієнта (Select client).
Прокрутіть до Позицій (Line Items) і торкніться чипа Час (Time) поруч із Товар / Послуга (Product / Service).
У діалозі Додати записи часу (Add Time Entries) позначте сесії й торкніться Додати (2) (Add (2)).
Продовжуйте заповнювати решту рахунка й збережіть.

Редактор рахунків у застосунку Invoice Flow з діалогом «Додати записи часу», у якому перелічені дві сесії Bramble & Co. Solicitors, обидві позначені, і кнопка «Додати (2)» — Коли клієнта вибрано, вибір ховає сесії інших клієнтів.

Редактор рахунків у застосунку Invoice Flow з двома позиціями, позначеними міткою часу: Bramble share purchase agreement з кількістю 2.25 за ціною 55.00 на €123.75 і кількістю 3.5 за 55.00 на €192.50, з проміжним підсумком і сумою €316.25 — Кожна сесія стає рядком, де години є кількістю, а ставка — ціною за одиницю.

Вибір у редакторі суворіший за той, що в обліку часу: щойно вибрано клієнта, він показує відкриті сесії цього клієнта плюс сесії без клієнта — і нічого більше. Якщо показувати нічого, ви отримаєте коротке повідомлення замість порожнього діалогу, наприклад Немає записів для цього клієнта (2 для інших).

Кожна створена позиція має текст «Назва проєкту — Опис» (або просто Послуги (Services), якщо обидва були порожні), тривалість у годинах, округлену до двох знаків, як К-сть (Qty), ставку сесії як Ціну (Price) і невелику мітку Час на картці. Ставка податку залишається нульовою, тож Inês торкається поля відсотка й застосовує 23% ПДВ до рядків для португальських клієнтів. Опис, кількість і ціну можна вільно редагувати перед збереженням; зв’язок із сесією переживає ці правки.

Що стається із сесіями

Позначка виставлення ставиться в момент збереження рахунка, а не тоді, коли ви позначаєте сесію у виборі. Скасуйте редактор — і кожна обрана сесія залишиться відкритою й збереже свій сірий годинник. Збережіть — і кожна прив’язана сесія позначиться виставленою, отримає зелену галочку в обліку часу, зникне з обох виборів і з лічильника До рахунка та запам’ятає, у який рахунок вона потрапила. Екран деталей рахунка показує зв’язок з іншого боку: картка Записи часу (Time Entries) ближче до низу перелічує сесії, виставлені в цьому документі, з їхньою тривалістю, ставкою й сумою у валюті рахунка.

Деталі рахунка IC-2026-034 у застосунку Invoice Flow з проміжним підсумком €200.00, податком €46.00, сумою €246.00, умовами оплати, карткою платежів із залишком €246.00 і карткою «Записи часу» зі списком Wine export catalogue 3 год 0 хв за €40.00/год на €120.00 і Website localisation 2 год 0 хв за €40.00/год на €80.00 — Після збереження рахунок несе власний список сесій, за які він виставлений.

Правила та подробиці

Функції Pro. Запуск таймера, додавання чи редагування запису вручну, дублювання запису та останній крок До рахунка потребують Pro або активного пробного періоду; дотик до них без доступу відкриває екран підписки. Перегляд списку, фільтрування, пауза, зупинка запущеного таймера й видалення записів працюють на безкоштовному рівні.

Нічого не є обов’язковим. Ані аркуш таймера, ані діалог запису не мають обов’язкових полів. Сесія без назви проєкту й опису показує в списку порожній заголовок, а порожня чи нечислова ставка зберігається як нуль — і тоді рядок показує лише тривалість, а позиція рахунка отримує ціну 0.

Ставки задаються на сесію. Погодинна ставка копіюється в кожен запис під час його створення. Передумати згодом означає відредагувати запис або позицію рахунка. Ставка не зберігається ні в клієнті, ні у проєкті. Облік часу все ж пам’ятає останню введену вами ставку, доки ви не вийдете з екрана.

Таймери переживають перезапуски. Запущений таймер — це рядок бази даних із часом старту; минулий час перераховується за годинником, тож закриття застосунку чи перезавантаження телефона не втрачає сесії. Запущені таймери не входять ні в список, ні у смугу підсумків, ні в обидва вибори для рахунків, доки ви їх не зупините.

Ручні тривалості. Діалог обчислює завершення мінус початок у межах однієї дати. Якщо час завершення раніший за час початку, тривалість зберігається як 0, а не відхиляється, тож перевіряйте нічні сесії; розбивайте їх на два записи, по одному на день.

Дублювати. Дія Дублювати з довгого натискання копіює клієнта, проєкт, опис, ставку й тривалість у новий запис, що починається зараз, тож він потрапляє під Сьогодні. Прив’язка до проєкту зі списку Проєкти не копіюється.

Видалення остаточне. Кошика немає. Видалення виставленої сесії не чіпає рахунка; рядок залишається в документі, лише картка «Записи часу» в деталях рахунка втрачає цей запис.

Групування та фільтри. Сесії групуються за датою початку: Сьогодні, Вчора, Цього тижня для всього, чому менше семи днів, а далі — дата. За клієнтом нічого не робить, доки у вас немає хоча б одного клієнта, і за замовчуванням бере першого за алфавітом.

Де	Що перелічує	Правило клієнта
Облік часу, До рахунка	Усі завершені, невиставлені сесії	Клієнт буде вибраний у новому рахунку, лише якщо всі позначені сесії належать одному клієнтові
Редактор, чип Час	Завершені, невиставлені сесії	Якщо клієнта вибрано: сесії цього клієнта та сесії без клієнта

Поради

Називайте проєкт так, як хочете бачити його надрукованим. Позиція рахунка будується з назви проєкту й опису, з'єднаних тире, тож «Bramble share purchase agreement — Schedules and warranties, PT to EN» гарно читається в PDF, а «робота 3 — різне» — ні. Рядок завжди можна переписати в редакторі, але швидше одразу зробити правильно в аркуші.

Фільтруйте перед виставленням. Торкніться За клієнтом, виберіть клієнта й один раз перегляньте список; потім відкрийте До рахунка й позначте лише рядки цього клієнта. Так ви отримаєте вже вибраного клієнта в рахунку й уникнете змішаного документа, який доведеться розділяти вручну.

Округлюйте в редакторі, а не в обліку часу. Сесія на 1 год 35 хв стає кількістю 1.58 години. Якщо ви виставляєте рахунки чвертями години, змініть кількість у рядку на 1.75; сесія збереже свою справжню тривалість для ваших власних записів.

Використовуйте другий таймер для переривань замість паузи. Пауза не скорочує збереженої тривалості, тож призупинений таймер завищує рахунок. Зупинка й повторний запуск або окремий облік переривання під іншого клієнта тримають кожну хвилину віднесеною правильно.

Пов’язані посібники

Редактор рахунків - позиції, ставки податку, знижки та збереження.
Проєкти та етапи - проєкти, що з’являються у списку «Проєкти» в таймері.
Витрати та чеки - інший вид запису до оплати, який можна підтягнути в рахунок.