Mwongozo wa mtumiaji

Kifuatiliaji cha muda na malipo ya kwa saa

Fuatilia vipindi vya kazi moja kwa moja au viingize kwa mkono, weka kiwango cha saa kwa kila kipindi, na geuza saa zisizotozwa kuwa mistari ya ankara bila kutoza mara mbili.

Imesasishwa: 2026-09-09

Ukiuza muda wako, ankara ni nzuri tu kama rekodi iliyo nyuma yake. Kifuatiliaji cha Muda (Time Tracker) cha Invoice Flow kinaweka rekodi hiyo kwenye simu: kila kipindi cha kazi kinahifadhiwa pamoja na mteja wake, jina la mradi, maelezo, muda wa kuanza na kumaliza na kiwango cha saa. Wakati wa kutoza, unachagua vipindi, programu inaandika mstari mmoja wa ankara kwa kila kipindi ukiwa na saa kama idadi na kiwango kama bei, na vipindi vinawekwa alama kama vimetozwa ili visichaguliwe tena kamwe.

Mwongozo huu unafuata Inês Carvalho, mtafsiri huru wa Kireno huko Lisbon anayetoza kwa euro. Anamtoza Editora Horizonte euro 45 kwa saa kwa tafsiri ya fasihi, Bramble & Co. Solicitors huko London euro 55 kwa saa kwa kazi za kisheria, na Vinhos do Tejo euro 40 kwa saa kwa maandishi ya katalogi na tovuti. Vipindi vingine anavifuatilia moja kwa moja, vingine anaviingiza baadaye, na kila wiki mbili anageuza saa zilizo wazi kuwa ankara.

Unahitaji kifuatiliaji wakati wowote bei yako inaonyeshwa kwa saa. Ukitoa bei za kudumu kwa kazi, bado unaweza kukitumia kama rekodi binafsi ya jinsi siku ilivyotumika, lakini hakuna kinachokulazimisha.

Unachoona kwenye skrini

Kifuatiliaji ni chombo cha skrini kamili, si kichupo. Fungua kichupo cha Zana (Tools) kwenye upau wa chini, angalia chini ya Productivity na gusa kadi ya buluu ya Kifuatiliaji cha Muda (Time Tracker). Kutoka dashibodi kuna njia ya haraka pia: kibonge cha kitendo cha haraka kiitwacho Timer, na, wakati kipima muda kinaendelea, kadi ya Timer Running inayofungua kifuatiliaji ukiigusa.

Skrini ina sehemu nne zilizopangwa juu hadi chini:

• Kadi ya kipima muda (timer card). Hakuna kinachoendelea inaonyesha 00:00:00 na vitufe viwili, Mwanzo (Start) kilichojazwa na Mwenyewe (Manual) chenye mstari tu. Vipima muda vinapoendelea kuna kadi moja yenye rangi kwa kila kipima muda, na vitufe chini yake vinabadilika kuwa Add Timer na Manual.
• Ukanda wa muhtasari (summary strip) wenye takwimu tatu kwa siku ya sasa: muda wote chini ya Today, pesa chini ya Earned, na idadi ya vipindi chini ya Entries. Ni vipindi vilivyomalizika tu vilivyoanza leo vinavyohesabiwa; kipima muda kinachoendelea bado hakihesabiwi.
• Safu ya vichujio (filter row) yenye vibonge All, Uninvoiced na By Client. Kuchagua By Client kunaongeza kishuka cha wateja wako upande wa kulia wa vibonge.
• Orodha ya vipindi (session list), iliyopangwa chini ya Today, Yesterday na This week, na, mbali zaidi, tarehe ya kalenda. Kila safu inaonyesha aikoni ya duara upande wa kushoto, jina la mradi kwa herufi nzito (au maelezo ikiwa hakuna jina la mradi), kisha mteja, muda na pesa iliyopatikana, na muda wa kuanza upande wa kulia.

Kwenye upau wa juu kuna To Invoice yenye kibonge chekundu. Namba kwenye kibonge ni idadi ya vipindi vilivyomalizika ambavyo bado havijatozwa, na ndiyo takwimu muhimu zaidi kwenye skrini unapoamua kama ni siku ya kutoza ankara.

Aikoni ya duara kwenye kila safu ni bendera ya kutozwa. Saa ya kijivu inamaanisha kipindi bado ni wazi na kitaonekana kwenye vichaguzi vya ankara. Tiki ya kijani inamaanisha tayari kimewekwa kwenye ankara iliyohifadhiwa. Hakuna switch tofauti ya “kinachotozwa” kwenye kiingilio cha muda: kila kipindi kilichomalizika kinatozeka mpaka kiingie kwenye ankara, na njia pekee ya kuweka saa binafsi nje ya vichaguzi ni kuziacha nje unapochagua vipindi, au kuzifuta.

Jinsi ya kufuatilia kipindi moja kwa moja

Kuanzisha kipima muda kunachukua karatasi moja. Ijaze mara moja na kifuatiliaji kitakumbuka mteja, mradi, maelezo na kiwango kwa kipima muda kinachofuata utakachoanzisha katika ziara hiyo hiyo.

1. Fungua Zana (Tools), kisha Kifuatiliaji cha Muda (Time Tracker).
2. Gusa Mwanzo (Start) kwenye kadi ya kipima muda. Karatasi ya New Timer inateleza juu.
3. Chagua Client kutoka kishuka, au iache kwenye No client kwa kazi isiyotozwa.
4. Ikiwa umeunda miradi kwa wasifu huu, kishuka cha Projects pia kinaonekana; chagua kimoja kuunganisha kipindi, au iache Not specified.
5. Andika jina la Project na Description fupi. Pamoja vinakuwa maandishi ya mstari wa ankara baadaye, hivyo viandike jinsi ungependa mteja avisome.
6. Ingiza Hourly rate kama namba, kwa mfano 55.
7. Gusa kitufe cha Mwanzo (Start) chini ya karatasi. Saa inaanza mara moja.

Kadi inayoendelea inachukua nafasi ya kadi tulivu. Inaonyesha muda uliopita katika saa, dakika na sekunde, jina la mradi, mteja na takwimu ya moja kwa moja ya earned inayopanda sekunde zinavyopita. Vitufe viwili vya duara viko upande wa kulia: sitisha na simamisha nyekundu.

Gusa kitufe chekundu cha kusimamisha ukimaliza. Programu inaandika muda wa mwisho na muda uliochukua, na kipindi kinaingia kwenye orodha chini ya Today. Unaweza kuendesha zaidi ya kipima muda kimoja kwa wakati mmoja kwa Add Timer, jambo linalofaa wakati simu ya mteja inakatiza kazi ya tafsiri: anzisha kipima muda cha pili kwa simu hiyo, kisimamishe simu ikiisha, na cha kwanza kinaendelea.

Jinsi ya kuingiza kipindi kwa mkono

Vipindi ulivyosahau kufuatilia, au kazi iliyofanywa mbali na simu, vinaingizwa kupitia kitufe cha Mwenyewe (Manual).

1. Gusa Mwenyewe (Manual) kwenye kadi ya kipima muda (au chini ya kadi zinazoendelea). Kisanduku cha mazungumzo cha Add Entry kinafunguka.
2. Chagua Client na, ikionekana, kiungo cha Projects.
3. Jaza Project name, Description na Hourly rate.
4. Gusa Date kuchagua siku. Kalenda inaruhusu tarehe yoyote kuanzia 2020 hadi kesho.
5. Gusa Start time na End time na weka zote mbili kwa kichaguzi cha saa. Mstari wa Duration chini ya vichaguzi unahesabu upya unavyoendelea.
6. Gusa Hifadhi (Save).

Kisanduku hicho hicho kinatumika kwa kuhariri. Gusa safu yoyote kwenye orodha kukifungua kama Edit Entry chenye thamani zilizohifadhiwa, badilisha unachohitaji na gusa Save. Kushikilia kwa muda mrefu kwenye safu kunaonyesha menyu ndogo yenye Edit, Duplicate na Delete; kukwarua kutoka kulia kwenda kushoto kwenye safu pia kunaifuta, baada ya uthibitisho unaotaja kiingilio.

Jinsi ya kutoza saa zilizofuatiliwa

Kuna njia mbili za kufikia matokeo yale yale. Unaweza kuanza kutoka kwa kifuatiliaji na kukiacha kifungue ankara mpya, au kuanza kutoka kwa kihariri cha ankara na kuvuta vipindi ndani. Ipi utumie inategemea uko wapi.

Kutoka kwa kifuatiliaji

1. Gusa To Invoice kwenye upau wa juu. Kisanduku cha mazungumzo cha Create Invoice kinaorodhesha kila kipindi kilichomalizika ambacho hakijatozwa bado, kipya zaidi kwanza, pamoja na mteja, muda na kiasi.
2. Tia alama vipindi vya kutoza. Kitufe chini kinahesabu vyao, kwa mfano Create Invoice (2).
3. Gusa Create Invoice (2). Ankara mpya inafunguka ikiwa na mstari mmoja kwa kila kipindi tayari umewekwa.
4. Angalia mistari, ongeza VAT ukitoza, kisha gusa Hifadhi Rasimu (Save Draft).

Ikiwa kila kipindi ulichotia alama ni cha mteja mmoja, mteja huyo anachaguliwa mapema kwenye ankara mpya. Changanya wateja na ankara inafunguka bila mteja, ambaye utalazimika kumchagua kwa mkono, hivyo inafaa kuchuja kwa mteja mmoja kwanza.

Kutoka kwa kihariri cha ankara

1. Unda ankara mpya na chagua mteja chini ya Select client.
2. Sogeza hadi Line Items na gusa kibonge cha Time karibu na Product / Service.
3. Katika Add Time Entries, tia alama vipindi na gusa Add (2).
4. Endelea na iliyobaki ya ankara na uhifadhi.

Kichaguzi cha kihariri ni kikali zaidi kuliko cha kifuatiliaji: mteja akishachaguliwa kinaonyesha vipindi wazi vya mteja huyo pamoja na vipindi visivyo na mteja, na chochote kingine hapana. Ikiwa hakuna cha kuonyesha unapata ujumbe mfupi badala ya kisanduku tupu, kama vile No entries for this client (2 for others).

Kila mstari uliozalishwa una maandishi “Jina la mradi — Maelezo” (au Services tu ikiwa zote mbili ni tupu), muda katika saa uliozungushwa hadi tarakimu mbili za desimali kama Qty, kiwango cha kipindi kama Price, na lebo ndogo ya Time kwenye kadi. Kiwango cha kodi kinaachwa sifuri, hivyo Inês anagusa uga wa asilimia na kutumia VAT ya 23% kwenye mistari ya wateja wa Kireno. Unaweza kuhariri maelezo, idadi na bei kwa uhuru kabla ya kuhifadhi; kiungo cha kurudi kwenye kipindi kinaendelea kuwepo baada ya mabadiliko.

Kinachotokea kwa vipindi

Bendera ya kutozwa inawekwa wakati ankara inapohifadhiwa, si unapotia alama kipindi kwenye kichaguzi. Ghairi kihariri na kila kipindi ulichochagua kinabaki wazi na kinabaki na saa yake ya kijivu. Kihifadhi, na kila kipindi kilichounganishwa kinawekwa alama ya kutozwa, kinapata tiki ya kijani kwenye kifuatiliaji, kinatoweka kutoka vichaguzi vyote viwili na kutoka hesabu ya kibonge cha To Invoice, na kinakumbuka ankara gani kilingia. Skrini ya maelezo ya ankara inaonyesha muunganisho huo kutoka upande mwingine: kadi ya Time Entries karibu na chini inaorodhesha vipindi vilivyotozwa kwenye hati hiyo pamoja na muda wake, kiwango na kiasi katika sarafu ya ankara.

Sheria na maelezo

Vipengele vya Pro. Kuanzisha kipima muda, kuongeza au kuhariri kiingilio kwa mkono, kunakili kiingilio na hatua ya mwisho ya To Invoice vyote vinahitaji Pro au jaribio linaloendelea; kuvigusa bila ufikiaji kunafungua ukurasa wa malipo. Kuangalia orodha, kuchuja, kusitisha, kusimamisha kipima muda kinachoendelea na kufuta viingizo vinafanya kazi kwenye kiwango cha bure.

Hakuna kinachohitajika. Karatasi ya kipima muda na kisanduku cha kiingilio havina sehemu zinazohitajika. Kipindi kisicho na jina la mradi wala maelezo kinaonyesha kichwa tupu kwenye orodha, na kiwango tupu au kisicho namba kinahifadhiwa kama sifuri, na hapo safu inaonyesha muda tu na mstari wa ankara unapata bei ya 0.

Viwango ni kwa kila kipindi. Kiwango cha saa kinanakiliwa kwenye kila kiingilio unapokiunda. Kubadilisha nia baadaye kunamaanisha kuhariri kiingilio, au mstari wa ankara. Hakuna kiwango kilichohifadhiwa kwa mteja au mradi. Kifuatiliaji kinakumbuka kiwango cha mwisho ulichoandika mpaka uondoke kwenye skrini.

Vipima muda vinaendelea baada ya kuanzisha upya. Kipima muda kinachoendelea ni safu ya hifadhidata yenye muda wa mwanzo; takwimu ya muda uliopita inahesabiwa upya kutoka saa, hivyo kufunga programu au kuwasha upya simu hakupotezi kipindi. Vipima muda vinavyoendelea vimeondolewa kutoka orodhani, ukanda wa muhtasari na vichaguzi vyote viwili vya ankara mpaka uvisimamishe.

Muda wa mkono. Kisanduku kinahesabu mwisho ukiondoa mwanzo kwa siku ile ile. Ikiwa muda wa mwisho ni wa mapema kuliko wa mwanzo, muda unahifadhiwa kama 0 badala ya kukataliwa, hivyo angalia mara mbili vipindi vya usiku; vigawe katika viingilio viwili, kimoja kwa kila siku.

Duplicate. Kitendo cha Duplicate cha kushikilia kwa muda mrefu kinanakili mteja, mradi, maelezo, kiwango na muda kwenye kiingilio kipya kinachoanza sasa, hivyo kinaingia chini ya Today. Kiungo cha mradi kutoka kishuka cha Projects hakinakiliwi.

Kufuta ni kwa kudumu. Hakuna pipa. Kufuta kipindi kilichotozwa hakuguswi na ankara; mstari unabaki kwenye hati, kadi ya Time Entries tu kwenye maelezo ya ankara inapoteza safu hiyo.

Kupanga na vichujio. Vipindi vinapangwa kwa tarehe yake ya mwanzo: Today, Yesterday, This week kwa chochote chini ya siku saba, kisha tarehe. By Client haifanyi chochote mpaka uwe na angalau mteja mmoja na inatumia chaguo-msingi mteja wa kwanza kialfabeti.

Vidokezo

Miongozo inayohusiana

• Kihariri cha ankara - vipengele vya mstari, viwango vya kodi, punguzo na kuhifadhi.
• Miradi na hatua muhimu - miradi inayoonekana kwenye kishuka cha Projects cha kipima muda.
• Matumizi na risiti - aina nyingine ya rekodi inayotozeka inayoweza kuvutwa kwenye ankara.