Mwongozo wa mtumiaji

Gharama, risiti na kutoza tena gharama kwa mteja

Rekodi mafuta, vifaa na gharama nyingine kwa kategoria, ambatanisha picha za risiti, weka manunuzi kama yanayoweza kutozwa mteja na uyalete kwenye ankara ya mteja kwa mibofyo miwili.

Imesasishwa: 2026-09-09

Zana ya Gharama (Expenses) ndiyo mahali unapoandikisha kile biashara yako inachotumia, si kile inachopata. Kila kiingizo ni ununuzi mmoja wenye kiasi, kategoria, tarehe na, ukitaka, muuzaji, mteja, kiasi cha kodi, maelezo madogo na picha ya risiti. Skrini hujumlisha mwezi wa sasa kwa kategoria, hivyo unaweza kuona kwa muhtasari kama mafuta au vifaa vinakula faida yako, na huweka bendera tofauti kwa gharama unazokusudia kumpitishia mteja. Gharama hizo zinazoweza kutozwa zinaweza kubadilishwa kuwa vipengele vya mstari vya ankara moja kwa moja kutoka orodha ya gharama au kutoka ndani ya mhariri wa ankara.

Mwongozo huu unafuata Tessa Quinn, anayeendesha Paws on Wheels Mobile Grooming kutoka gari huko Austin, Texas. Septemba yake hadi sasa: matangi matatu ya mafuta, usajili wa programu ya kuweka miadi, vibao vya mlangoni, chakula cha mchana, mpango wa simu, na manunuzi mawili katika duka la vifaa vya mifugo yaliyofanywa kwa niaba ya kennel na kituo cha malezi ya mchana ambayo yanahitaji kutozwa kwao.

Unachokiona kwenye skrini

Fungua kichupo cha Tools na tafuta katika sehemu ya Productivity kadi ya machungwa ya Expenses. Dashibodi pia hukupeleka hapo: chip ya kitendo cha haraka cha Expense na kadi ya Expenses This Month zote hufungua skrini ileile.

Upau wa juu husoma Expenses na una vidhibiti viwili: aikoni ya kalenda (Date range) na kitufe cha To Invoice. Chini yake kuna kadi ya muhtasari wa mwezi wa sasa, kisha safu ya chip za kuchuja, kisha orodha ya gharama, mpya kwanza. Kitufe duara cha + kona ya chini kulia huongeza gharama mpya.

Kadi ya muhtasari ina kichwa cha mwezi (Septemba 2026 kwa Tessa) na huonyesha jumla kuu upande wa kulia. Chini yake mstari mwembamba umegawanywa katika sehemu za rangi, moja kwa kila kategoria, kwa uwiano wa fedha zilizotumika, na seti ya chip hurudia nambari zilezile kama maandishi: Other: $309.61, Transport: $169.25 na kadhalika. Kila kategoria ina aikoni na rangi thabiti: ndege kwa Travel, uma na kisu kwa Food, jengo kwa Office, laptop kwa Software, simu kwa Telecom, gari kwa Transport, kipaza sauti kwa Marketing na aikoni ya maumbo kwa Other.

Kila safu kwenye orodha hutumia aikoni ya kategoria kama picha yake. Kichwa ni maelezo yako, mstari wa pili ni muuzaji na tarehe zikiwa zimeunganishwa na nukta, na upande wa kulia huonyesha kiasi. Gharama ulizoweka bendera kama zinazoweza kutozwa hupata lebo ndogo ya billable chini ya kiasi. Hakuna skrini ya maelezo kwa gharama; kila kitu hufanyika kwa kubonyeza kwa muda mrefu (long-press) kwenye safu.

Jinsi ya kuandikisha gharama

Tessa ndio kwanza amejaza gari kabla ya safari kwenda Round Rock. Kuongeza mafuta huchukua chini ya dakika moja.

1. Gusa kitufe cha + kwenye skrini ya Expenses. Karatasi ya New Expense huteleza juu.
2. Andika jumla katika Amount. Kisanduku cha Currency karibu nayo huwa USD kwa chaguomsingi; kibadilishe ikiwa risiti iko kwa EUR, GBP, RUB, JPY au CAD.
3. Ingiza Description kama "Fuel - van, Round Rock route". Kiasi na maelezo ndizo uga pekee zinazohitajika.
4. Chagua Category. Karatasi huanza na Other; Tessa huchagua Transport kwa mafuta.
5. Gusa safu ya tarehe (maelezo madogo Expense date) ikiwa ununuzi haukuwa leo.
6. Jaza Vendor ili safu iwe rahisi kutambulika baadaye.
7. Acha Client kwenye None kwa gharama ya jumla, au chagua mteja aliyehusika na ununuzi huo.
8. Washa Billable tu ikiwa unapanga kumtoza mteja huyo gharama hii.
9. Kwa hiari, ongeza Tax amount (sehemu ya kodi kwa fedha, si kiwango) na Notes.
10. Gusa Add. Karatasi hufunga na safu mpya huonekana juu ya orodha.

Karatasi ni bottom sheet, hivyo unaweza kuiburuta chini ili kuacha kiingizo hicho. Ukigusa Add wakati kiasi kikiwa tupu au si nambari, uga huonyesha Required au Invalid number na hakuna kinachohifadhiwa.

Jinsi ya kuambatanisha picha ya risiti

Picha huishi na gharama na huhifadhiwa ndani ya programu, hivyo unaweza kutupa karatasi. Tessa anaweka risiti ya Oak Hill Vet Supply kwa sababu atatoza ununuzi huo kwa Cedar Park Kennels na anataka uthibitisho wa kuonyesha.

1. Katika karatasi ya New Expense au Edit Expense, tembeza hadi chini na gusa Add receipt.
2. Chagua Camera ili kupiga picha ya risiti sasa au Gallery ili kuchagua picha uliyoshapiga.
3. Picha ikisha chaguliwa, kitufe hubadilika kuwa Receipt attached na ukanda wa muonekano wa awali huonekana chini yake.
4. Gusa Add (au Save unapohariri) ili kuweka picha pamoja na gharama.

Muonekano huo ni ukanda wenye urefu thabiti unaokata sehemu ya kati ya picha, hivyo risiti ndefu huonyesha sehemu yake ya kati pekee; picha nzima bado inahifadhiwa. Picha hunakiliwa kwenye hifadhi ya programu yenyewe wakati unapoichagua, na hufutwa tena unapoibadilisha na picha nyingine au unapofuta gharama.

Jinsi ya kuskani risiti ili kujaza mapema kiasi na tarehe

Kitufe cha Scan receipt kona ya juu kulia ya karatasi ya New Expense hufungua skrini tofauti inayosoma maandishi yaliyochapishwa kwenye risiti na kujaribu kupata jumla na tarehe. Sehemu hii ya programu hutumia kamera ya simu na utambuzi wa maandishi ndani ya kifaa (on-device text recognition), hivyo hufanya kazi tu kwenye kifaa halisi cha Android; picha hapa chini inaonyesha skrini kama inavyofunguka, kabla ya picha kupigwa.

1. Gusa + kwenye skrini ya Expenses, kisha gusa Scan receipt juu ya karatasi.
2. Kwenye skrini ya Scan receipt gusa Take photo, au Pick from gallery kwa picha iliyopo.
3. Subiri kipima mzunguko. Skrini kisha huonyesha picha, sehemu ya Detected values yenye Amount na Date (au Not detected), na sehemu inayoweza kupanuliwa ya Raw OCR text unayoweza kusoma ili kuangalia kilichoonwa na kitambuzi.
4. Gusa Use ili kunakili kiasi na tarehe zilizotambuliwa kwenye karatasi, au Retake ili kujaribu picha nyingine.
5. Ukiwa tena kwenye karatasi, jaza maelezo na kategoria kama kawaida, na gusa Add receipt ikiwa pia unataka picha ihifadhiwe.

Skana ni njia ya mkato ya kuandika, hakuna zaidi. Hujaza kiasi na tarehe pekee; picha iliyotumika haiambatanishwi na gharama, na kitufe hakitolewi unapohariri gharama iliyopo tayari ili kisibadilishe takwimu ulizokwisha ingiza.

Jinsi ya kukagua matumizi kwa kategoria na kipindi

Tessa anataka kujua kiasi gani cha Septemba kimeenda kwenye gari. Kadi ya muhtasari pia hufanya kazi kama chujio.

1. Gusa chip ya Transport: $169.25 (au sehemu inayolingana ya mstari). Sehemu hiyo hunenepa, chip inakuwa na mstari wa nje, na orodha hupungua kwa kategoria hiyo.
2. Gusa chip ileile tena ili kufuta chujio la kategoria.
3. Tumia chip za All, Billable na Uninvoiced chini ya kadi ili kupunguza kwa hali ya utozaji, na kichaguzi cha Client mwishoni mwa safu hiyo ili kuonyesha gharama za mteja mmoja.
4. Ili kuangalia kipindi kingine, gusa aikoni ya kalenda (Date range) kwenye upau wa juu, chagua tarehe ya mwanzo na mwisho na uthibitishe. Bango lenye kipindi huonekana chini ya upau wa juu na kadi ya muhtasari hubadilika kutoka jina la mwezi kwenda kipindi hicho; gusa aikoni ya kufunga ya bango ili kurudi kwenye mwezi wa sasa.

Vichujio hujumlisha: chip ya utozaji, mteja, kipindi cha tarehe na kategoria vyote hutumika kwa pamoja kwenye orodha. Kadi ya muhtasari hufuata chip ya utozaji, mteja na kipindi cha tarehe lakini hupuuza kategoria uliyogusa, ndiyo maana jumla na chip zote hubaki zikionekana wakati orodha imechujwa.

Jinsi ya kumtoza mteja gharama

Gharama inayoweza kutozwa ni gharama ya kawaida yenye swichi ya Billable imewashwa. Hakuna kitakachotozwa hadi uiweke kwenye ankara, na kuna njia mbili za kufanya hivyo. Zote mbili hutoa gharama zinazoweza kutozwa na ambazo bado hazijatozwa ankara pekee, ili gharama ileile isiweze kutozwa mara mbili.

Kutoka orodha ya gharama:

1. Gusa To Invoice kwenye upau wa juu. Kisanduku cha mazungumzo cha Create Invoice huorodhesha kila gharama inayoweza kutozwa na isiyotozwa ankara bado, pamoja na funguo la kategoria na kiasi chake.
2. Teua gharama za kutoza. Kitufe chini huhesabu: Create Invoice (2).
3. Gusa kitufe hicho. Ankara mpya hufunguka ikiwa na kipengele kimoja cha mstari kwa kila gharama, na ikiwa gharama zote zilizoteuliwa ni za mteja mmoja, mteja huyo tayari ameteuliwa.
4. Maliza ankara kama kawaida na gusa Save. Gharama huwekwa alama zimetozwa ankara tu baada ya hapo.

Kutoka ndani ya mhariri wa ankara, jambo linalofaa zaidi unapokuwa tayari unaandika ankara ya mteja:

1. Fungua ankara mpya au rasimu na chagua mteja.
2. Tembeza hadi Line Items na gusa chip ya Expenses karibu na Product / Service na Time.
3. Katika kisanduku cha mazungumzo cha Add Expenses, teua gharama za kujumuisha na gusa Add (2).
4. Rekebisha mistari mipya ikiwa inahitajika (kwa mfano ongeza ongezeko la ushughulikiaji kwenye bei ya kipimo) na uhifadhi ankara.

Kichagua cha mhariri ni kali zaidi kuhusu wateja: mteja akiwa ameteuliwa, huonyesha gharama zilizowekwa kwa mteja huyo au bila mteja pekee. Kikikosa kinacholingana utapata ujumbe kama No expenses for this client (3 for others) badala ya kisanduku tupu.

Kila gharama huwa mstari wenye wingi 1, kipimo item, na kiasi cha gharama kama bei ya kipimo. Ukiwa umerekodi kiasi cha kodi, kiwango cha kodi cha mstari hutokana nacho (kodi ikigawanywa na kiasi); vinginevyo mstari hauna kodi. Ununuzi wa Tessa wa $128.71 wenye kodi ya $9.81 hivyo huingia kama mstari wenye kodi ya asilimia 7.62, kwa sababu jumla ya risiti tayari inajumuisha kodi. Ukipendelea kutoza bei ya kabla ya kodi na kuacha ankara iongeze kodi, hariri mstari baada ya kuuongeza.

Kanuni na maelezo

• Kuongeza gharama mpya, kuhariri moja, na hatua ya mwisho ya To Invoice ni sifa za Pro; kwenye mpango wa bure hizi hufungua ukurasa wa kulipia. Kuona, kuchuja, kubadilisha billable, na kufuta hufanya kazi kwenye mpango wowote.
• Amount lazima iwe nambari na Description isiwe tupu. Kila kitu kingine ni hiari; muuzaji au maelezo tupu huhifadhiwa kama hakuna, na kiasi cha kodi kitupu huwa 0.
• Gharama mpya huanza na kategoria Other, sarafu USD, tarehe ya leo, hakuna mteja na Billable imezimwa. Sarafu haifuati sarafu ya chaguomsingi ya wasifu wako wa biashara; angalia kama hutozi kwa dola.
• Kichagua tarehe cha gharama huruhusu tarehe kutoka 2020 hadi mwaka mmoja mbele. Kichagua kipindi cha tarehe kwenye upau wa juu huanzia 2020 hadi mwisho wa mwaka ujao na hufunguka kwenye mwezi wa sasa.
• Kuna kategoria nane thabiti; huwezi kuongeza yako mwenyewe. Tumia Other pamoja na maelezo wazi kwa kitu chochote kingine.
• Kadi ya muhtasari huonyesha gharama za mwezi wa kalenda wa sasa pekee isipokuwa kipindi cha tarehe kimewekwa, na hujificha yenyewe pale hakuna cha kuonyesha. Kiasi vyote kwenye kadi huchapishwa kwa sarafu ya gharama ya kwanza kwenye orodha, hivyo kuchanganya sarafu katika mwezi mmoja hutoa jumla ya kupotosha; safu wenyewe huonyesha sarafu zao daima.
• Majina ya kategoria ndani ya kisanduku cha mazungumzo cha Create Invoice na Add Expenses huonekana kama funguo za herufi ndogo (other, transport) badala ya lebo zinazotumika mahali pengine.
• Bonyeza kwa muda mrefu safu kwa ajili ya Edit, Mark as billable / Mark as unbillable na Delete. Kubadilisha billable hutumika mara moja bila uthibitisho. Kugusa safu hakufanyi lolote.
• Kutelezesha safu kutoka kulia kwenda kushoto pia hufuta, baada ya uthibitisho wa Delete expense?. Kufuta huondoa picha ya risiti kutoka kwenye hifadhi pia. Hakuna kitendo cha kutengua.
• Gharama iliyotozwa ankara huweka kiungo na ankara hiyo na kutoweka kutoka vichagua vyote viwili, lakini hubaki kwenye orodha. Chip ya Uninvoiced huonyesha kilichobaki wazi. Kufuta ankara baadaye hakurudishi bendera.
• Kiasi hunakiliwa kwenye ankara kama vilivyo. Gharama katika EUR iliyoongezwa kwenye ankara ya USD haibadilishwi.
• Skana ya risiti hutambua maandishi ya herufi za Kilatini pekee; risiti zilizochapishwa kwa Kisiriliki au maandishi mengine hazitatoa kiasi. Huchukua tarakimu ya mwisho inayofanana na fedha kwenye risiti kama jumla na tarehe ya kwanza inayowezekana, na hukubali muundo wa 1,234.56 na 1.234,56.
• Hakuna uwasilishaji nje (export) wala ripoti kwa gharama kwenye skrini hii. Zana ya Analytics ina kadi ya Expense Breakdown na mwonekano wa faida unaoscoa gharama kutoka mapato.

Vidokezo

Miongozo inayohusiana

• Mhariri wa ankara kwa kile kinachotokea kwa vipengele vya mstari baada ya kuongeza gharama.
• Kifuatiliaji cha muda kwa kutoza saa kwa njia ileile unavyotoza gharama.
• Uchambuzi, dashibodi na ripoti kwa kadi ya Expense Breakdown na faida.