Guía de usuario

Gastos, recibos y refacturación de costes

Registra combustible, suministros y otros costes por categoría, adjunta fotos de recibos, marca compras como facturables y llévalas a la factura de un cliente en dos toques.

Actualizado: 2026-09-09

La herramienta Gastos (Expenses) es donde registras lo que gasta tu negocio, no lo que gana. Cada entrada es una sola compra con un importe, una categoría, una fecha y, si quieres, un proveedor, un cliente, un importe de impuestos, una nota y una foto del recibo. La pantalla suma el mes actual por categoría, para que veas de un vistazo si el combustible o los suministros se están comiendo tu margen, y mantiene un indicador aparte para los costes que piensas repercutir a un cliente. Esos costes facturables pueden convertirse en líneas de factura directamente desde la lista de gastos o desde dentro del editor de facturas.

Esta guía sigue a Tessa Quinn, que dirige Paws on Wheels Mobile Grooming desde una furgoneta en Austin, Texas. Su septiembre hasta ahora: tres depósitos de combustible, una suscripción a una app de reservas, colgadores de puerta, un almuerzo, un plan de teléfono y dos compras en una tienda de suministros veterinarios hechas en nombre de una residencia canina y una guardería que hay que cobrarles.

Qué ves en la pantalla

Abre la pestaña Herramientas (Tools) y busca en la sección Productividad (Productivity) la tarjeta naranja Gastos. El panel también te lleva ahí: el chip de acción rápida Gasto y la tarjeta Gastos del mes abren la misma pantalla.

La barra superior dice Gastos y lleva dos controles: un icono de calendario (Rango de fechas) y un botón Por facturar (To Invoice). Debajo está la tarjeta de resumen del mes actual, luego una fila de chips de filtro y después la lista de gastos, los más recientes primero. Un botón redondo + en la esquina inferior derecha añade un gasto nuevo.

La tarjeta de resumen se titula con el mes (September 2026 para Tessa) y muestra el total general a la derecha. Debajo, una barra fina se divide en segmentos de colores, uno por categoría, en proporción al dinero gastado, y un conjunto de chips repite las mismas cifras como texto: Otros: $309.61, Transporte: $169.25 y así sucesivamente. Cada categoría tiene un icono y un color fijos: un avión para Viajes, cubiertos para Comida, un edificio para Oficina, un portátil para Software, un auricular para Telecomunicaciones, un coche para Transporte, un megáfono para Marketing y un icono de formas para Otros.

Cada fila de la lista usa el icono de la categoría como avatar. El título es tu descripción, la segunda línea es el proveedor y la fecha separados por un punto, y el lado derecho muestra el importe. Los gastos que marcaste como facturables reciben una pequeña etiqueta facturable bajo el importe. No hay página de detalle para un gasto; todo ocurre mediante una pulsación larga en la fila.

Cómo registrar un gasto

Tessa acaba de llenar la furgoneta antes de una ruta a Round Rock. Añadir el combustible lleva menos de un minuto.

1. Toca el botón + en la pantalla Gastos. Se despliega la hoja Nuevo gasto.
2. Escribe el total en Importe. El cuadro Moneda de al lado está en USD por defecto; cámbialo si el recibo está en EUR, GBP, RUB, JPY o CAD.
3. Introduce una Descripción como «Fuel - van, Round Rock route». Importe y descripción son los únicos dos campos obligatorios.
4. Elige una Categoría. La hoja empieza en Otros; Tessa elige Transporte para el combustible.
5. Toca la fila de fecha (subtítulo Fecha del gasto) si la compra no fue hoy.
6. Rellena Proveedor para que la fila sea fácil de reconocer después.
7. Deja Cliente en Ninguno para un coste general, o elige el cliente para el que se hizo la compra.
8. Activa Facturable solo si piensas cobrar este coste a ese cliente.
9. Opcionalmente añade un Importe de impuestos (la parte de impuestos en dinero, no un tipo) y Notas.
10. Toca Añadir. La hoja se cierra y la nueva fila aparece al principio de la lista.

La hoja es una hoja inferior, así que puedes arrastrarla hacia abajo para abandonar la entrada. Si tocas Añadir con el importe vacío o no numérico, el campo muestra Obligatorio o Número no válido y no se guarda nada.

Cómo adjuntar una foto del recibo

Una foto vive con el gasto y se guarda dentro de la app, así que puedes tirar el papel. Tessa conserva el recibo de Oak Hill Vet Supply porque va a cobrar esa compra a Cedar Park Kennels y quiere tener la prueba a mano.

1. En la hoja Nuevo gasto o Editar gasto, desplázate hasta el final y toca Añadir recibo.
2. Elige Cámara para fotografiar el tique ahora o Galería para elegir una foto que ya hiciste.
3. Una vez elegida la imagen, el botón cambia a Recibo adjunto y aparece debajo una franja de vista previa.
4. Toca Añadir (o Guardar al editar) para conservar la foto con el gasto.

La vista previa es una franja de altura fija que recorta el centro de la imagen, así que un recibo alto muestra solo su parte central; la imagen completa se conserva. La imagen se copia al almacenamiento propio de la app en el momento en que la eliges, y se elimina de nuevo cuando la sustituyes por otra foto o eliminas el gasto.

Cómo escanear un recibo para rellenar el importe y la fecha

El botón Escanear recibo (Scan receipt) de la esquina superior derecha de la hoja Nuevo gasto abre una pantalla aparte que lee el texto impreso de un recibo e intenta encontrar el total y la fecha. Esta parte de la app usa la cámara del teléfono y el reconocimiento de texto en el dispositivo, así que solo funciona en un dispositivo Android real; la captura de abajo muestra la pantalla tal como se abre, antes de hacer una foto.

1. Toca + en la pantalla Gastos y luego toca Escanear recibo en la parte superior de la hoja.
2. En la pantalla Escanear recibo toca Hacer foto, o Elegir de la galería para una imagen existente.
3. Espera al indicador giratorio. La pantalla muestra entonces la foto, un bloque Valores detectados con Importe y Fecha (o No detectado), y una sección expandible Texto OCR sin procesar que puedes leer para comprobar qué vio el reconocedor.
4. Toca Usar para copiar el importe y la fecha detectados en la hoja, o Repetir foto para probar con otra imagen.
5. De vuelta en la hoja, rellena la descripción y la categoría como de costumbre, y toca Añadir recibo si también quieres guardar la foto.

El escáner es un atajo para no teclear, nada más. Rellena solo el importe y la fecha; la foto que usó no se adjunta al gasto, y el botón no se ofrece al editar un gasto existente para que no pueda sobrescribir cifras que ya introdujiste.

Cómo revisar el gasto por categoría y período

Tessa quiere saber cuánto de septiembre se fue en la furgoneta. La tarjeta de resumen sirve también como filtro.

1. Toca el chip Transporte: $169.25 (o el segmento correspondiente de la barra). El segmento se engrosa, el chip se resalta con contorno y la lista se reduce a esa categoría.
2. Toca el mismo chip otra vez para quitar el filtro de categoría.
3. Usa los chips Todos, Facturable y Sin facturar bajo la tarjeta para acotar por estado de facturación, y el desplegable Cliente al final de esa fila para mostrar los gastos de un solo cliente.
4. Para ver otro período, toca el icono de calendario (Rango de fechas) en la barra superior, elige una fecha de inicio y de fin y confirma. Aparece una banda con el rango bajo la barra superior y la tarjeta de resumen cambia del nombre del mes a ese rango; toca el icono de cierre de la banda para volver al mes actual.

Los filtros se acumulan: el chip de facturación, el cliente, el rango de fechas y la categoría se aplican todos a la vez a la lista. La tarjeta de resumen sigue al chip de facturación, al cliente y al rango de fechas pero ignora la categoría que tocaste, por eso el total y todos los chips permanecen visibles mientras la lista está filtrada.

Cómo facturar un gasto a un cliente

Un gasto facturable es un gasto ordinario con el interruptor Facturable activado. No se cobra nada hasta que lo pones en una factura, y hay dos formas de hacerlo. Ambas ofrecen solo gastos que son facturables y aún no se han facturado, así que el mismo coste nunca puede cobrarse dos veces.

Desde la lista de gastos:

1. Toca Por facturar en la barra superior. Un diálogo Crear factura enumera todos los gastos facturables sin facturar con su clave de categoría y su importe.
2. Marca los gastos a cobrar. El botón inferior los cuenta: Crear factura (2).
3. Toca ese botón. Se abre una factura nueva con una línea por gasto, y si todos los gastos marcados pertenecen al mismo cliente, ese cliente ya está seleccionado.
4. Termina la factura como de costumbre y toca Guardar. Solo entonces los gastos se marcan como facturados.

Desde dentro del editor de facturas, que es más práctico cuando ya estás escribiendo la factura del cliente:

1. Abre una factura nueva o en borrador y selecciona el cliente.
2. Desplázate hasta Líneas de factura y toca el chip Gastos junto a Producto / Servicio y Tiempo.
3. En el diálogo Añadir gastos, marca los costes a incluir y toca Añadir (2).
4. Ajusta las nuevas líneas si hace falta (por ejemplo, añade un recargo de gestión al precio unitario) y guarda la factura.

El selector del editor es más estricto con los clientes: con un cliente seleccionado muestra solo los gastos asignados a ese cliente o a ningún cliente. Si nada coincide recibes un mensaje como No hay gastos para este cliente (3 de otros) en lugar de un diálogo vacío.

Cada gasto se convierte en una línea con cantidad 1, unidad artículo y el importe del gasto como precio unitario. Si registraste un importe de impuestos, el tipo impositivo de la línea se deriva de él (impuesto dividido entre importe); de lo contrario la línea no lleva impuesto. La compra de $128.71 de Tessa con $9.81 de impuestos aterriza por tanto como una línea gravada al 7.62 por ciento, porque el total del recibo ya incluye el impuesto. Si prefieres cobrar el precio sin impuestos y dejar que la factura añada el impuesto, edita la línea después de añadirla.

Reglas y detalles

• Añadir un gasto nuevo, editar uno y el paso final de Por facturar son funciones Pro; en el plan gratuito abren el muro de pago. Ver, filtrar, cambiar el indicador de facturable y eliminar funcionan en todos los planes.
• Importe debe ser un número y Descripción no puede estar en blanco. Todo lo demás es opcional; un proveedor o nota en blanco se guarda como nada, y un importe de impuestos en blanco se convierte en 0.
• Un gasto nuevo empieza con la categoría Otros, la moneda USD, la fecha de hoy, sin cliente y con Facturable desactivado. La moneda no sigue el valor predeterminado de tu perfil de empresa; revísala si no facturas en dólares.
• El selector de fecha del gasto admite fechas desde 2020 hasta un año en el futuro. El selector de rango de fechas de la barra superior va de 2020 hasta el final del año que viene y se abre en el mes actual.
• Hay ocho categorías fijas; no puedes añadir las tuyas. Usa Otros más una descripción clara para cualquier otra cosa.
• La tarjeta de resumen muestra solo los gastos fechados en el mes natural actual a menos que haya un rango de fechas definido, y se oculta cuando no hay nada que mostrar. Todos los importes de la tarjeta se imprimen en la moneda del primer gasto de la lista, así que mezclar monedas en un mes da un total engañoso; las filas siempre muestran su propia moneda.
• Los nombres de categoría dentro de los diálogos Crear factura y Añadir gastos aparecen como claves en minúsculas (other, transport) en lugar de las etiquetas usadas en el resto de la app.
• Mantén pulsada una fila para Editar, Marcar como facturable / Marcar como no facturable y Eliminar. Cambiar facturable se aplica de inmediato sin confirmación. Tocar una fila no hace nada.
• Deslizar una fila de derecha a izquierda también la elimina, tras una confirmación ¿Eliminar gasto?. Eliminar borra también la foto del recibo del almacenamiento. No hay deshacer.
• Un gasto facturado conserva un vínculo con la factura y desaparece de ambos selectores, pero se queda en la lista. El chip Sin facturar muestra lo que sigue abierto. Eliminar la factura más tarde no restablece el indicador.
• Los importes se copian a la factura tal cual. Un gasto en EUR añadido a una factura en USD no se convierte.
• El escáner de recibos reconoce solo texto en escritura latina; los recibos impresos en cirílico u otras escrituras no darán un importe. Toma la última cifra con aspecto de dinero del tique como total y la primera fecha plausible, y acepta tanto el formato 1,234.56 como el 1.234,56.
• No hay exportación ni informe de gastos en esta pantalla. La herramienta Analíticas incluye una tarjeta Desglose de gastos y una vista de beneficio que resta los gastos a los ingresos.

Consejos

Guías relacionadas

• Editor de facturas para lo que ocurre con las líneas después de añadir gastos.
• Control de tiempo para facturar horas del mismo modo que facturas costes.
• Analíticas, panel e informes para las tarjetas Desglose de gastos y beneficio.