מדריך למשתמש

הוצאות, קבלות וחיוב עלויות מחדש

תעדו דלק, ציוד והוצאות נוספות לפי קטגוריה, צרפו תמונות קבלות, סמנו רכישות כניתנות לחיוב והעבירו אותן לחשבונית לקוח בשתי הקשות.

עודכן: 2026-09-09

הכלי הוצאות (Expenses) הוא המקום שבו אתם מתעדים את מה שהעסק שלכם מוציא, לא את מה שהוא מרוויח. כל רשומה היא רכישה בודדת עם סכום, קטגוריה, תאריך, ואם תרצו, גם ספק, לקוח, סכום מס, הערה ותמונה של הקבלה. המסך מסכם את החודש הנוכחי לפי קטגוריה, כך שתוכלו לראות במבט חטוף אם הדלק או הציוד שוחקים את הרווחיות שלכם, והוא שומר דגל נפרד עבור עלויות שבכוונתכם להעביר ללקוח. את ההוצאות הניתנות לחיוב האלה אפשר להפוך לשורות בחשבונית ישירות מרשימת ההוצאות או מתוך עורך החשבונית.

מדריך זה עוקב אחר טסה קווין, שמנהלת את Paws on Wheels Mobile Grooming מתוך רכב באוסטין, טקסס. החודש שלה עד כה: שלוש מילויי דלק, מנוי לאפליקציית הזמנות, שלטי דלת, ארוחת צהריים, מנוי טלפון, ושתי רכישות בחנות ציוד וטרינרי שנעשו עבור מכלאה ומעון יום וצריך לחייב אותן בחזרה.

מה רואים על המסך

פתחו את לשונית כלים (Tools) וחפשו בקטע פרודוקטיביות את הכרטיסייה הכתומה הוצאות. גם לוח הבקרה מוביל לשם: שבב הפעולה המהירה הוצאה וכרטיסיית הוצאות החודש פותחים את אותו המסך.

בשורת הכותרת מופיע הוצאות ושני פקדים: סמל לוח שנה (טווח תאריכים) וכפתור לחשבונית. מתחתיו נמצא כרטיס הסיכום לחודש הנוכחי, לאחריו שורת שבבי סינון, ואז רשימת ההוצאות, החדשות ביותר ראשונות. כפתור עגול + בפינה הימנית-תחתונה מוסיף הוצאה חדשה.

כרטיס הסיכום נושא את כותרת החודש (ספטמבר 2026 אצל טסה) ומציג את הסכום הכולל מימין. מתחתיו פס דק מחולק למקטעים צבעוניים, אחד לכל קטגוריה, ביחס לכסף שהוצא, ומערך שבבים חוזר על אותם המספרים בטקסט: אחר: 309.61$, תחבורה: 169.25$ וכן הלאה. לכל קטגוריה סמל וצבע קבועים: מטוס עבור נסיעות, סכו”ם עבור מזון, בניין עבור משרד, מחשב נייד עבור תוכנה, שפופרת עבור תקשורת, רכב עבור תחבורה, מגפון עבור שיווק וסמל צורות עבור אחר.

כל שורה ברשימה משתמשת בסמל הקטגוריה כאווטאר. הכותרת היא התיאור שלכם, השורה השנייה היא הספק והתאריך מופרדים בנקודה, והצד הימני מציג את הסכום. הוצאות שסימנתם כניתנות לחיוב מקבלות תגית קטנה ניתן לחיוב מתחת לסכום. אין דף פרטים להוצאה; הכול קורה דרך לחיצה ארוכה על השורה.

איך לתעד הוצאה

טסה בדיוק מילאה את הרכב לפני נסיעה לראונד רוק. הוספת הדלק לוקחת פחות מדקה.

1. הקישו על כפתור + במסך הוצאות. גליון הוצאה חדשה (New Expense) עולה מלמטה.
2. הקלידו את הסכום הכולל בשדה סכום (Amount). תיבת מטבע (Currency) שלידו ברירת המחדל שלה היא USD; שנו אותה אם הקבלה היא ב-EUR, GBP, RUB, JPY או CAD.
3. הזינו תיאור (Description) כגון "דלק - רכב, מסלול ראונד רוק". סכום ותיאור הם שני השדות היחידים שהם חובה.
4. בחרו קטגוריה (Category). הגליון נפתח על אחר; טסה בוחרת תחבורה עבור דלק.
5. הקישו על שורת התאריך (כותרת משנה תאריך ההוצאה) אם הרכישה לא הייתה היום.
6. מלאו ספק (Vendor) כדי שהשורה תהיה קלה לזיהוי מאוחר יותר.
7. השאירו את לקוח על ללא עבור עלות תפעולית כללית, או בחרו את הלקוח שעבורו נעשתה הרכישה.
8. הפעילו את המתג ניתן לחיוב (Billable) רק אם אתם מתכננים לחייב עלות זו לאותו לקוח.
9. לבחירתכם הוסיפו סכום מס (Tax amount) (חלק המס בכסף, לא שיעור) והערות.
10. הקישו על הוסף (Add). הגליון נסגר והשורה החדשה מופיעה בראש הרשימה.

הגליון הוא גליון תחתון, כך שאפשר לגרור אותו למטה כדי לוותר על הרשומה. אם תקישו על הוסף כשהסכום ריק או אינו מספרי, השדה יציג חובה או מספר לא תקין ושום דבר לא יישמר.

איך לצרף תמונת קבלה

תמונה נשמרת יחד עם ההוצאה ומאוחסנת בתוך האפליקציה, כך שתוכלו לזרוק את הנייר. טסה שומרת את הקבלה מ-Oak Hill Vet Supply כי היא הולכת לחייב את הרכישה הזו ל-Cedar Park Kennels ורוצה הוכחה להציג.

1. בגליון הוצאה חדשה או עריכת הוצאה, גללו למטה והקישו על הוסף קבלה.
2. בחרו מצלמה כדי לצלם את הפתק עכשיו או גלריה כדי לבחור תמונה שכבר צילמתם.
3. ברגע שהתמונה נבחרה, הכפתור משתנה ל-קבלה מצורפת ורצועת תצוגה מקדימה מופיעה מתחתיו.
4. הקישו על הוסף (או שמור בעריכה) כדי לשמור את התמונה יחד עם ההוצאה.

התצוגה המקדימה היא רצועה בגובה קבוע שחותכת את מרכז התמונה, כך שקבלה גבוהה מציגה רק את חלקה המרכזי; התמונה המלאה עדיין נשמרת. התמונה מועתקת לאחסון הפרטי של האפליקציה ברגע שאתם בוחרים בה, והיא נמחקת שוב כשאתם מחליפים אותה בתמונה אחרת או מוחקים את ההוצאה.

איך לסרוק קבלה כדי למלא מראש את הסכום והתאריך

הכפתור סריקת קבלה (Scan receipt) בפינה הימנית-עליונה של גליון הוצאה חדשה פותח מסך נפרד שקורא את הטקסט המודפס על קבלה ומנסה למצוא את הסכום הכולל ואת התאריך. חלק זה של האפליקציה משתמש במצלמת הטלפון ובזיהוי טקסט מקומי במכשיר, כך שהוא פועל רק על מכשיר אנדרואיד אמיתי; צילום המסך למטה מציג את המסך כפי שהוא נפתח, לפני שצולמה תמונה.

1. הקישו על + במסך הוצאות, ואז הקישו על סריקת קבלה בראש הגליון.
2. במסך סריקת קבלה הקישו על צילום תמונה (Take photo), או בחירה מהגלריה (Pick from gallery) עבור תמונה קיימת.
3. המתינו לסמן הטעינה. המסך מציג לאחר מכן את התמונה, בלוק ערכים שזוהו (Detected values) עם סכום ותאריך (או לא זוהה), וקטע טקסט OCR גולמי (Raw OCR text) הניתן להרחבה שבו אפשר לבדוק מה זיהתה מערכת הזיהוי.
4. הקישו על שימוש (Use) כדי להעתיק את הסכום והתאריך שזוהו לתוך הגליון, או צילום חוזר (Retake) כדי לנסות תמונה אחרת.
5. בחזרה בגליון, מלאו את התיאור והקטגוריה כרגיל, והקישו על הוסף קבלה אם אתם רוצים גם לשמור את התמונה.

הסורק הוא קיצור דרך להקלדה, לא יותר. הוא ממלא רק את הסכום והתאריך; התמונה שבה השתמש אינה מצורפת להוצאה, והכפתור אינו מוצע כשאתם עורכים הוצאה קיימת, כדי שלא יוכל לדרוס נתונים שכבר הזנתם.

איך לסקור הוצאות לפי קטגוריה ותקופה

טסה רוצה לדעת כמה מספטמבר הלך על הרכב. כרטיס הסיכום משמש גם כמסנן.

1. הקישו על השבב תחבורה: 169.25$ (או על המקטע המתאים בפס). המקטע מתעבה, השבב מקבל מתאר, והרשימה מצטמצמת לאותה קטגוריה.
2. הקישו שוב על אותו שבב כדי לנקות את סינון הקטגוריה.
3. השתמשו בשבבים הכול (All), ניתן לחיוב וטרם חויב (Uninvoiced) מתחת לכרטיס כדי לצמצם לפי מצב החיוב, וברשימה הנפתחת לקוח בקצה אותה שורה כדי להציג את ההוצאות של לקוח אחד.
4. כדי להסתכל על תקופה אחרת, הקישו על סמל לוח השנה (טווח תאריכים) בשורת הכותרת, בחרו תאריך התחלה וסיום ואשרו. באנר עם הטווח מופיע מתחת לשורת הכותרת וכרטיס הסיכום עובר משם החודש לאותו טווח; הקישו על סמל הסגירה של הבאנר כדי לחזור לחודש הנוכחי.

הסינונים מצטברים: שבב חיוב, לקוח, טווח תאריכים וקטגוריה - כולם חלים בו-זמנית על הרשימה. כרטיס הסיכום עוקב אחרי שבב החיוב, הלקוח וטווח התאריכים אך מתעלם מהקטגוריה שהקשתם עליה, וזו הסיבה שהסכום הכולל וכל השבבים נשארים גלויים בזמן שהרשימה מסוננת.

איך לחייב הוצאה ללקוח

הוצאה ניתנת לחיוב היא הוצאה רגילה עם המתג ניתן לחיוב מופעל. שום דבר לא מחויב עד שתשימו אותה על חשבונית, ויש שתי דרכים לעשות זאת. שתיהן מציעות רק הוצאות שהן ניתנות לחיוב וטרם חויבו, כך שאותה עלות לעולם לא תחויב פעמיים.

מרשימת ההוצאות:

1. הקישו על לחשבונית בשורת הכותרת. תיבת דו-שיח יצירת חשבונית (Create Invoice) מציגה כל הוצאה שהיא ניתנת לחיוב וטרם חויבה, עם מפתח הקטגוריה שלה והסכום.
2. סמנו את ההוצאות לחיוב. הכפתור בתחתית סופר אותן: יצירת חשבונית (2).
3. הקישו על אותו כפתור. חשבונית חדשה נפתחת עם שורה אחת לכל הוצאה, ואם כל ההוצאות המסומנות שייכות לאותו לקוח, אותו לקוח כבר נבחר.
4. סיימו את החשבונית כרגיל והקישו על שמור. רק כעת ההוצאות מסומנות כמחויבות.

מתוך עורך החשבונית, שנוח יותר כשאתם כבר כותבים את החשבונית ללקוח:

1. פתחו חשבונית חדשה או טיוטה ובחרו את הלקוח.
2. גללו אל שורות פריטים (Line Items) והקישו על השבב הוצאות לצד מוצר / שירות וזמן.
3. בתיבת הדו-שיח הוספת הוצאות (Add Expenses), סמנו את העלויות לכלול והקישו על הוסף (2).
4. התאימו את השורות החדשות במידת הצורך (למשל הוסיפו תוספת טיפול למחיר היחידה) ושמרו את החשבונית.

הבוררת בעורך מחמירה יותר לגבי לקוחות: כאשר לקוח נבחר, היא מציגה רק הוצאות שהוקצו לאותו לקוח או ללא לקוח כלל. אם שום דבר לא תואם, תקבלו הודעה כגון אין הוצאות עבור לקוח זה (3 עבור אחרים) במקום תיבת דו-שיח ריקה.

כל הוצאה הופכת לשורה עם כמות 1, יחידה פריט, והסכום שלה כמחיר היחידה. אם רשמתם סכום מס, שיעור המס של השורה נגזר ממנו (מס חלקי סכום); אחרת לשורה אין מס. הרכישה של 128.71$ עם 9.81$ מס אצל טסה נוחתת לכן כשורה הממוסה ב-7.62 אחוזים, כי סכום הקבלה כבר כולל את המס. אם תעדיפו לחייב את המחיר לפני מס ולתת לחשבונית להוסיף מס, ערכו את השורה לאחר הוספתה.

כללים ופרטים

• הוספת הוצאה חדשה, עריכת אחת, והשלב האחרון של לחשבונית הן תכונות Pro; בתוכנית החינמית אלה פותחות את מסך התשלום. צפייה, סינון, החלפת מצב ניתן לחיוב ומחיקה פועלים בכל תוכנית.
• סכום חייב להיות מספר ותיאור לא יכול להיות ריק. כל השאר אופציונלי; ספק או הערה ריקים נשמרים כריק, וסכום מס ריק הופך ל-0.
• הוצאה חדשה מתחילה בקטגוריה אחר, מטבע USD, תאריך היום, ללא לקוח ומתג ניתן לחיוב כבוי. המטבע אינו עוקב אחר ברירת המחדל של פרופיל העסק שלכם; בדקו אותו אם אתם לא מחייבים בדולרים.
• בורר תאריך ההוצאה מאפשר תאריכים מ-2020 ועד שנה קדימה. בורר טווח התאריכים בשורת הכותרת פועל מ-2020 ועד סוף השנה הבאה ונפתח על החודש הנוכחי.
• יש שמונה קטגוריות קבועות; אי אפשר להוסיף קטגוריות משלכם. השתמשו באחר יחד עם תיאור ברור עבור כל דבר אחר.
• כרטיס הסיכום מציג רק הוצאות מתוארכות לחודש הקלנדרי הנוכחי אלא אם נקבע טווח תאריכים, והוא מסתתר כשאין מה להציג. כל הסכומים על הכרטיס מודפסים במטבע של ההוצאה הראשונה ברשימה, כך שערבוב מטבעות בחודש אחד נותן סכום כולל מטעה; השורות עצמן תמיד מציגות את המטבע שלהן.
• שמות הקטגוריות בתוך תיבות הדו-שיח יצירת חשבונית והוספת הוצאות מופיעים כמפתחות באותיות קטנות (other, transport) ולא כתוויות המשמשות במקומות אחרים.
• לחיצה ארוכה על שורה מציגה עריכה, סימון כניתן לחיוב / סימון כלא ניתן לחיוב ומחיקה. שינוי מצב חיוב חל מיידית ללא אישור. הקשה על שורה אינה עושה דבר.
• החלקת שורה מימין לשמאל גם מוחקת אותה, לאחר אישור למחוק הוצאה?. מחיקה מסירה גם את תמונת הקבלה מהאחסון. אין ביטול פעולה.
• הוצאה שחויבה שומרת קישור לחשבונית ונעלמת משתי הבוררות, אך נשארת ברשימה. השבב טרם חויב מציג מה עדיין פתוח. מחיקת החשבונית מאוחר יותר אינה מאפסת את הדגל.
• סכומים מועתקים לחשבונית כפי שהם. הוצאה ב-EUR שנוספה לחשבונית ב-USD אינה מומרת.
• סורק הקבלות מזהה טקסט בכתב לטיני בלבד; קבלות מודפסות בקירילית או בכתבים אחרים לא ייתנו סכום. הוא לוקח את הספרה האחרונה שנראית כמו סכום כסף בפתק כסכום הכולל ואת התאריך הסביר הראשון, ומקבל גם פורמט 1,234.56 וגם 1.234,56.
• אין ייצוא או דוח להוצאות במסך זה. כלי הניתוח (Analytics) כולל כרטיס פילוח הוצאות (Expense Breakdown) ותצוגת רווח המפחיתה הוצאות מהכנסה.

טיפים

מדריכים קשורים

• עורך החשבונית למה שקורה לשורות הפריטים לאחר שאתם מוסיפים הוצאות.
• מעקב זמן לחיוב שעות באותו אופן שבו אתם מחייבים עלויות.
• ניתוח, לוח בקרה ודוחות עבור כרטיסי פילוח ההוצאות והרווח.