Podręcznik użytkownika

Wydatki, paragony i przenoszenie kosztów na klienta

Zapisuj paliwo, materiały i inne koszty według kategorii, dołączaj zdjęcia paragonów, oznaczaj zakupy jako rozliczalne i przenoś je na fakturę klienta.

Zaktualizowano: 2026-09-09

Narzędzie Wydatki (Expenses) służy do zapisywania tego, co Twoja firma wydaje, a nie tego, co zarabia. Każdy wpis to pojedynczy zakup z kwotą, kategorią, datą oraz opcjonalnie dostawcą, klientem, kwotą podatku, notatką i zdjęciem paragonu. Ekran sumuje bieżący miesiąc według kategorii, więc od razu widzisz, czy Twoją marżę zjada paliwo, czy materiały, i osobno oznacza koszty, które zamierzasz przenieść na klienta. Takie rozliczalne koszty można zamienić w pozycje faktury bezpośrednio z listy wydatków albo z wnętrza edytora faktury.

Ten przewodnik śledzi Tessę Quinn, która prowadzi Paws on Wheels Mobile Grooming z vana w Austin w Teksasie. Jej wrzesień jak dotąd: trzy pełne baki paliwa, subskrypcja aplikacji do rezerwacji, zawieszki na klamki, lunch, abonament telefoniczny i dwa zakupy w sklepie weterynaryjnym zrobione na rzecz hodowli i dziennego przedszkola dla psów, które trzeba im obciążyć.

Co widać na ekranie

Otwórz zakładkę Narzędzia (Tools) i poszukaj w sekcji Produktywność (Productivity) pomarańczowej karty Wydatki. Z panelu też tam trafisz: żeton szybkiej akcji Wydatek i karta Wydatki w tym miesiącu otwierają ten sam ekran.

Pasek aplikacji pokazuje Wydatki i zawiera dwa elementy sterujące: ikonę kalendarza (Zakres dat) i przycisk Do zafakturowania (To Invoice). Poniżej znajduje się karta podsumowania bieżącego miesiąca, potem rząd żetonów filtrów, a następnie lista wydatków, od najnowszych. Okrągły przycisk + w prawym dolnym rogu dodaje nowy wydatek.

Karta podsumowania jest zatytułowana nazwą miesiąca (Wrzesień 2026 u Tessy) i pokazuje sumę główną po prawej. Poniżej cienki pasek jest podzielony na kolorowe segmenty, po jednym na kategorię, proporcjonalnie do wydanych kwot, a zestaw żetonów powtarza te same liczby tekstem: Inne: 309,61 USD, Transport: 169,25 USD i tak dalej. Każda kategoria ma stałą ikonę i kolor: samolot dla Podróże, sztućce dla Wyżywienie, budynek dla Biuro, laptop dla Oprogramowanie, słuchawka dla Telekomunikacja, samochód dla Transport, megafon dla Marketing i ikona figur dla Inne.

Każdy wiersz listy używa ikony kategorii jako awatara. Tytułem jest Twój opis, w drugim wierszu widnieje dostawca i data oddzielone kropką, a po prawej stronie kwota. Wydatki oznaczone jako rozliczalne mają pod kwotą małą etykietę rozliczalny. Wydatki nie mają strony szczegółów; wszystko dzieje się przez długie przytrzymanie wiersza.

Jak zapisać wydatek

Tessa właśnie zatankowała vana przed trasą do Round Rock. Dodanie paliwa zajmuje niecałą minutę.

1. Dotknij przycisku + na ekranie Wydatki. Wysunie się arkusz Nowy wydatek (New Expense).
2. Wpisz sumę w polu Kwota. Pole Waluta obok domyślnie pokazuje USD; zmień je, jeśli paragon jest w EUR, GBP, RUB, JPY lub CAD.
3. Wpisz Opis, na przykład „Fuel - van, Round Rock route”. Kwota i opis to jedyne dwa pola wymagane.
4. Wybierz Kategoria. Arkusz startuje z wartością Inne; Tessa wybiera Transport dla paliwa.
5. Dotknij wiersza daty (podtytuł Data wydatku), jeśli zakup nie był dzisiaj.
6. Wypełnij pole Dostawca, aby później łatwo rozpoznać wiersz.
7. Zostaw Klient na Brak w przypadku kosztu ogólnego albo wskaż klienta, na rzecz którego dokonano zakupu.
8. Włącz Rozliczalny (Billable) tylko wtedy, gdy zamierzasz obciążyć tym kosztem danego klienta.
9. Opcjonalnie dodaj Kwota podatku (część podatkowa w pieniądzu, a nie stawka) oraz Notatki.
10. Dotknij Dodaj. Arkusz się zamknie, a nowy wiersz pojawi się na górze listy.

To arkusz dolny, więc możesz go przeciągnąć w dół, aby porzucić wpis. Jeśli dotkniesz Dodaj przy pustej lub nieliczbowej kwocie, pole pokaże Wymagane albo Nieprawidłowa liczba i nic nie zostanie zapisane.

Jak dołączyć zdjęcie paragonu

Zdjęcie żyje razem z wydatkiem i jest przechowywane w aplikacji, więc papier możesz wyrzucić. Tessa zachowuje paragon z Oak Hill Vet Supply, bo obciąży tym zakupem Cedar Park Kennels i chce mieć dowód pod ręką.

1. W arkuszu Nowy wydatek lub Edytuj wydatek (Edit Expense) przewiń na sam dół i dotknij Dodaj paragon (Add receipt).
2. Wybierz Aparat, aby sfotografować kwitek od razu, albo Galeria, aby wskazać zdjęcie już zrobione.
3. Po wybraniu zdjęcia przycisk zmienia się na Paragon załączony (Receipt attached), a poniżej pojawia się pasek podglądu.
4. Dotknij Dodaj (lub Zapisz przy edycji), aby zachować zdjęcie razem z wydatkiem.

Podgląd to pasek o stałej wysokości, który przycina środek zdjęcia, więc z wysokiego paragonu widać tylko część centralną; cały obraz jest nadal przechowywany. Zdjęcie jest kopiowane do własnej pamięci aplikacji w chwili wybrania i zostaje usunięte, gdy zastąpisz je innym zdjęciem albo usuniesz wydatek.

Jak zeskanować paragon, aby wstępnie wypełnić kwotę i datę

Przycisk Skanuj paragon (Scan receipt) w prawym górnym rogu arkusza Nowy wydatek otwiera osobny ekran, który odczytuje wydrukowany tekst paragonu i próbuje znaleźć sumę oraz datę. Ta część aplikacji korzysta z aparatu telefonu i rozpoznawania tekstu na urządzeniu, więc działa tylko na prawdziwym urządzeniu z Androidem; poniższy zrzut pokazuje ekran zaraz po otwarciu, przed zrobieniem zdjęcia.

1. Dotknij + na ekranie Wydatki, a następnie Skanuj paragon na górze arkusza.
2. Na ekranie Skanuj paragon dotknij Zrób zdjęcie albo Wybierz z galerii w przypadku istniejącego obrazu.
3. Poczekaj na wskaźnik postępu. Ekran pokaże następnie zdjęcie, blok Wykryte wartości (Detected values) z polami Kwota i Data (albo Nie wykryto) oraz rozwijaną sekcję Surowy tekst OCR (Raw OCR text), którą możesz przeczytać, aby sprawdzić, co zobaczył moduł rozpoznawania.
4. Dotknij Użyj, aby skopiować wykrytą kwotę i datę do arkusza, albo Zrób ponownie, aby spróbować z innym zdjęciem.
5. Po powrocie do arkusza uzupełnij opis i kategorię jak zwykle, a jeśli chcesz zachować też zdjęcie, dotknij Dodaj paragon.

Skaner to tylko skrót zamiast pisania. Wypełnia wyłącznie kwotę i datę; użyte zdjęcie nie jest dołączane do wydatku, a przycisk nie pojawia się przy edycji istniejącego wydatku, aby nie mógł nadpisać wprowadzonych już liczb.

Jak przeglądać wydatki według kategorii i okresu

Tessa chce wiedzieć, ile z września poszło na vana. Karta podsumowania działa jednocześnie jako filtr.

1. Dotknij żetonu Transport: 169,25 USD (albo odpowiadającego mu segmentu paska). Segment grubieje, żeton zostaje obrysowany, a lista zawęża się do tej kategorii.
2. Dotknij tego samego żetonu ponownie, aby wyczyścić filtr kategorii.
3. Użyj żetonów Wszystkie, Rozliczalne i Niezafakturowane pod kartą, aby zawęzić widok według stanu rozliczenia, oraz listy rozwijanej Klient na końcu tego rzędu, aby pokazać wydatki jednego klienta.
4. Aby spojrzeć na inny okres, dotknij ikony kalendarza (Zakres dat) na pasku aplikacji, wybierz datę początkową i końcową i zatwierdź. Pod paskiem aplikacji pojawi się baner z zakresem, a karta podsumowania przełączy się z nazwy miesiąca na ten zakres; dotknij ikony zamknięcia na banerze, aby wrócić do bieżącego miesiąca.

Filtry się sumują: żeton rozliczenia, klient, zakres dat i kategoria działają na listę jednocześnie. Karta podsumowania podąża za żetonem rozliczenia, klientem i zakresem dat, ale ignoruje dotkniętą kategorię — dlatego suma i wszystkie żetony pozostają widoczne, gdy lista jest przefiltrowana.

Jak obciążyć klienta wydatkiem

Rozliczalny wydatek to zwykły wydatek z włączonym przełącznikiem Rozliczalny. Nic nie zostaje naliczone, dopóki nie umieścisz go na fakturze, a można to zrobić na dwa sposoby. Oba oferują tylko wydatki rozliczalne i jeszcze niezafakturowane, więc ten sam koszt nigdy nie zostanie naliczony dwa razy.

Z listy wydatków:

1. Dotknij Do zafakturowania na pasku aplikacji. Okno Utwórz fakturę (Create Invoice) wymienia każdy rozliczalny, niezafakturowany wydatek z kluczem kategorii i kwotą.
2. Zaznacz wydatki do obciążenia. Przycisk na dole je zlicza: Utwórz fakturę (2).
3. Dotknij tego przycisku. Otworzy się nowa faktura z jedną pozycją na każdy wydatek, a jeśli wszystkie zaznaczone wydatki należą do tego samego klienta, klient jest już wybrany.
4. Dokończ fakturę jak zwykle i dotknij Zapisz. Dopiero teraz wydatki zostają oznaczone jako zafakturowane.

Z wnętrza edytora faktury, co jest wygodniejsze, gdy już piszesz fakturę dla klienta:

1. Otwórz nową lub roboczą fakturę i wybierz klienta.
2. Przewiń do Pozycje (Line Items) i dotknij żetonu Wydatki obok Produkt / Usługa i Czas.
3. W oknie Dodaj wydatki (Add Expenses) zaznacz koszty do uwzględnienia i dotknij Dodaj (2).
4. W razie potrzeby dostosuj nowe wiersze (na przykład dodaj marżę obsługi do ceny jednostkowej) i zapisz fakturę.

Selektor w edytorze jest bardziej rygorystyczny wobec klientów: przy wybranym kliencie pokazuje wyłącznie wydatki przypisane do tego klienta albo do żadnego. Jeśli nic nie pasuje, zobaczysz komunikat w rodzaju Brak wydatków dla tego klienta (3 dla innych) zamiast pustego okna.

Każdy wydatek staje się wierszem o ilości 1, jednostce szt. i cenie jednostkowej równej kwocie wydatku. Jeśli zapisałeś kwotę podatku, stawka podatku wiersza jest z niej wyliczana (podatek podzielony przez kwotę); w przeciwnym razie wiersz nie ma podatku. Zakup Tessy za 128,71 USD z podatkiem 9,81 USD trafia więc jako wiersz opodatkowany stawką 7,62 procent, ponieważ suma z paragonu zawiera już podatek. Jeśli wolisz naliczyć cenę netto i pozwolić fakturze doliczyć podatek, edytuj wiersz po dodaniu.

Zasady i szczegóły

• Dodanie nowego wydatku, jego edycja oraz ostatni krok akcji Do zafakturowania to funkcje Pro; w planie bezpłatnym otwierają ekran zakupu. Przeglądanie, filtrowanie, przełączanie rozliczalności i usuwanie działają w każdym planie.
• Kwota musi być liczbą, a Opis nie może być pusty. Cała reszta jest opcjonalna; pusty dostawca lub notatka są zapisywane jako brak, a pusta kwota podatku staje się 0.
• Nowy wydatek startuje z kategorią Inne, walutą USD, dzisiejszą datą, bez klienta i z wyłączonym Rozliczalny. Waluta nie podąża za domyślną walutą Twojego profilu firmowego; sprawdź ją, jeśli nie fakturujesz w dolarach.
• Selektor daty wydatku dopuszcza daty od 2020 roku do roku naprzód. Selektor zakresu dat na pasku aplikacji obejmuje okres od 2020 roku do końca przyszłego roku i otwiera się na bieżącym miesiącu.
• Kategorie są ustalone i jest ich osiem; nie da się dodać własnych. W pozostałych przypadkach użyj Inne i czytelnego opisu.
• Karta podsumowania pokazuje tylko wydatki z datą z bieżącego miesiąca kalendarzowego, chyba że ustawiono zakres dat, i ukrywa się, gdy nie ma nic do pokazania. Wszystkie kwoty na karcie są drukowane w walucie pierwszego wydatku na liście, więc mieszanie walut w jednym miesiącu daje mylącą sumę; same wiersze zawsze pokazują własną walutę.
• Nazwy kategorii w oknach Utwórz fakturę i Dodaj wydatki pojawiają się jako klucze pisane małymi literami (other, transport), a nie jako etykiety używane w innych miejscach.
• Przytrzymaj wiersz, aby użyć akcji Edytuj, Oznacz jako rozliczalny / Oznacz jako nierozliczalny oraz Usuń. Przełączenie rozliczalności działa natychmiast, bez potwierdzenia. Zwykłe dotknięcie wiersza nic nie robi.
• Przesunięcie wiersza z prawej do lewej również go usuwa, po potwierdzeniu w oknie Usunąć wydatek?. Usunięcie kasuje też zdjęcie paragonu z pamięci. Nie ma cofania.
• Zafakturowany wydatek zachowuje powiązanie z fakturą i znika z obu selektorów, ale pozostaje na liście. Żeton Niezafakturowane pokazuje to, co jest wciąż otwarte. Późniejsze usunięcie faktury nie resetuje tej flagi.
• Kwoty są kopiowane na fakturę bez zmian. Wydatek w EUR dodany do faktury w USD nie zostaje przeliczony.
• Skaner paragonów rozpoznaje wyłącznie tekst w alfabecie łacińskim; paragony wydrukowane cyrylicą lub innym pismem nie dadzą kwoty. Za sumę uznaje ostatnią liczbę wyglądającą na kwotę na kwitku, a za datę pierwszą prawdopodobną, i akceptuje zarówno format 1,234.56, jak i 1.234,56.
• Na tym ekranie nie ma eksportu ani raportu wydatków. Narzędzie Analityka (Analytics) zawiera kartę Podział wydatków (Expense Breakdown) oraz widok zysku, który odejmuje wydatki od przychodów.

Wskazówki

Powiązane przewodniki

• Edytor faktury — co dzieje się z pozycjami po dodaniu wydatków.
• Rejestrator czasu — fakturowanie godzin tak samo jak kosztów.
• Analityka, panel i raporty — karty Podział wydatków i zysku.