Guia do utilizador

Despesas, recibos e refaturação de custos

Registe combustível, material e outros custos por categoria, anexe fotografias de recibos, marque compras como faturáveis e leve-as para a fatura do cliente em dois toques.

Atualizado: 2026-09-09

A ferramenta Despesas (Expenses) é onde regista o que a sua empresa gasta, não o que ganha. Cada registo é uma compra com um valor, uma categoria, uma data e, se quiser, um fornecedor, um cliente, um valor de imposto, uma observação e uma fotografia do recibo. O ecrã soma o mês atual por categoria, para ver de relance se é o combustível ou o material que lhe come a margem, e mantém uma marca separada para os custos que tenciona passar a um cliente. Esses custos faturáveis podem ser transformados em linhas de fatura diretamente a partir da lista de despesas ou de dentro do editor de faturas.

Este guia acompanha Tessa Quinn, que gere a Paws on Wheels Mobile Grooming a partir de uma carrinha em Austin, Texas. O setembro dela até agora: três depósitos de combustível, uma subscrição de uma aplicação de marcações, folhetos de porta, um almoço, um plano de telemóvel e duas compras numa loja veterinária feitas por conta de um canil e de uma creche, que precisam de lhes ser cobradas.

O que vê no ecrã

Abra o separador Ferramentas (Tools) e procure na secção Produtividade (Productivity) o cartão laranja Despesas. O painel também lá chega: o chip de ação rápida Despesa e o cartão Despesas do mês (Expenses This Month) abrem ambos o mesmo ecrã.

A barra da aplicação indica Despesas e tem dois controlos: um ícone de calendário (Período, Date range) e um botão A faturar (To Invoice). Por baixo fica o cartão de resumo do mês atual, depois uma fila de chips de filtro e depois a lista de despesas, das mais recentes para as mais antigas. Um botão redondo + no canto inferior direito acrescenta uma despesa.

O cartão de resumo tem o mês como título (September 2026 no caso de Tessa) e mostra o total geral à direita. Por baixo, uma barra fina está dividida em segmentos coloridos, um por categoria, na proporção do dinheiro gasto, e um conjunto de chips repete os mesmos números em texto: Other: $309.61, Transport: $169.25 e assim por diante. Cada categoria tem um ícone e uma cor fixos: um avião para Viagens (Travel), talheres para Alimentação (Food), um edifício para Escritório (Office), um portátil para Software, um telefone para Telecomunicações (Telecom), um carro para Transporte (Transport), um megafone para Marketing e um ícone de formas para Outros (Other).

Cada linha da lista usa o ícone da categoria como avatar. O título é a sua descrição, a segunda linha é o fornecedor e a data separados por um ponto, e o lado direito mostra o valor. As despesas que marcou como faturáveis recebem uma pequena etiqueta Faturável (billable) por baixo do valor. Não há página de detalhe de uma despesa; tudo acontece através de um toque prolongado na linha.

Como registar uma despesa

Tessa acabou de atestar a carrinha antes de uma ronda a Round Rock. Registar o combustível demora menos de um minuto.

1. Toque no botão + no ecrã Despesas. Sobe a folha Nova despesa (New Expense).
2. Escreva o total em Valor (Amount). A caixa Moeda ao lado tem USD por predefinição; altere-a se o recibo for em EUR, GBP, RUB, JPY ou CAD.
3. Introduza uma Descrição como "Fuel - van, Round Rock route". O valor e a descrição são os dois únicos campos obrigatórios.
4. Escolha uma Categoria. A folha começa em Outros; Tessa escolhe Transporte para o combustível.
5. Toque na linha da data (subtítulo Data da despesa) se a compra não foi hoje.
6. Preencha o Fornecedor (Vendor) para reconhecer a linha mais tarde com facilidade.
7. Deixe Cliente em Nenhum para um custo de estrutura, ou escolha o cliente para quem a compra foi feita.
8. Ligue Faturável apenas se tenciona cobrar este custo a esse cliente.
9. Opcionalmente, acrescente um Valor do imposto (Tax amount, a parte do imposto em dinheiro e não uma taxa) e Observações.
10. Toque em Adicionar. A folha fecha-se e a nova linha aparece no topo da lista.

A folha é uma folha inferior, por isso pode arrastá-la para baixo para abandonar o registo. Se tocar em Adicionar com o valor vazio ou não numérico, o campo mostra Obrigatório (Required) ou Número inválido (Invalid number) e nada é guardado.

Como anexar uma fotografia do recibo

Uma fotografia fica com a despesa e é guardada dentro da aplicação, por isso pode deitar fora o papel. Tessa guarda o recibo da Oak Hill Vet Supply porque vai cobrar essa compra ao Cedar Park Kennels e quer ter a prova à mão.

1. Na folha Nova despesa ou Editar despesa, desça até ao fundo e toque em Adicionar recibo (Add receipt).
2. Escolha Câmera para fotografar o talão agora ou Galeria para escolher uma fotografia já tirada.
3. Depois de escolhida a imagem, o botão muda para Recibo anexado (Receipt attached) e aparece uma faixa de pré-visualização por baixo.
4. Toque em Adicionar (ou Salvar, quando está a editar) para guardar a fotografia com a despesa.

A pré-visualização é uma faixa de altura fixa que recorta o meio da imagem, por isso um recibo comprido mostra apenas a parte central; a imagem completa continua guardada. A imagem é copiada para o armazenamento da própria aplicação no momento em que a escolhe, e é apagada quando a substitui por outra fotografia ou elimina a despesa.

Como digitalizar um recibo para preencher o valor e a data

O botão Digitalizar recibo (Scan receipt), no canto superior direito da folha Nova despesa, abre um ecrã separado que lê o texto impresso num recibo e tenta encontrar o total e a data. Esta parte da aplicação usa a câmara do telemóvel e reconhecimento de texto no dispositivo, por isso só funciona num aparelho Android real; a captura abaixo mostra o ecrã tal como abre, antes de tirar uma fotografia.

1. Toque em + no ecrã Despesas e depois em Digitalizar recibo no topo da folha.
2. No ecrã Digitalizar recibo, toque em Tirar fotografia (Take photo), ou em Escolher da galeria (Pick from gallery) para uma imagem existente.
3. Aguarde o indicador. O ecrã mostra depois a fotografia, um bloco Valores detetados (Detected values) com Valor e Data (ou Não detetado), e uma secção expansível Texto OCR em bruto (Raw OCR text) que pode ler para verificar o que o reconhecedor viu.
4. Toque em Usar (Use) para copiar o valor e a data detetados para a folha, ou em Repetir fotografia (Retake) para tentar outra imagem.
5. De volta à folha, preencha a descrição e a categoria como habitualmente e toque em Adicionar recibo se também quiser guardar a fotografia.

O digitalizador é um atalho para não escrever, nada mais. Preenche apenas o valor e a data; a fotografia que usou não fica anexada à despesa, e o botão não é oferecido quando edita uma despesa existente, para que não possa sobrepor valores já introduzidos.

Como rever os gastos por categoria e período

Tessa quer saber quanto de setembro foi para a carrinha. O cartão de resumo serve também de filtro.

1. Toque no chip Transport: $169.25 (ou no segmento correspondente da barra). O segmento engrossa, o chip fica delineado e a lista reduz-se a essa categoria.
2. Toque outra vez no mesmo chip para limpar o filtro de categoria.
3. Use os chips Todas, Faturável e Não faturadas (Uninvoiced) sob o cartão para filtrar pelo estado de faturação, e a lista Cliente no fim dessa fila para mostrar as despesas de um cliente.
4. Para ver outro período, toque no ícone de calendário (Período) na barra da aplicação, escolha uma data de início e de fim e confirme. Aparece uma faixa com o intervalo sob a barra da aplicação e o cartão de resumo passa do nome do mês para esse intervalo; toque no ícone de fechar da faixa para voltar ao mês atual.

Os filtros acumulam-se: o chip de faturação, o cliente, o período e a categoria aplicam-se todos ao mesmo tempo à lista. O cartão de resumo segue o chip de faturação, o cliente e o período, mas ignora a categoria em que tocou, razão pela qual o total e todos os chips continuam visíveis enquanto a lista está filtrada.

Como faturar uma despesa a um cliente

Uma despesa faturável é uma despesa comum com o interruptor Faturável ligado. Nada é cobrado até a colocar numa fatura, e há duas formas de o fazer. Ambas oferecem apenas despesas que são faturáveis e ainda não foram faturadas, para que o mesmo custo nunca possa ser cobrado duas vezes.

A partir da lista de despesas:

1. Toque em A faturar na barra da aplicação. Uma caixa Criar fatura (Create Invoice) lista todas as despesas faturáveis e ainda não faturadas com a chave da categoria e o valor.
2. Assinale as despesas a cobrar. O botão em baixo conta-as: Criar fatura (2).
3. Toque nesse botão. Abre uma nova fatura com uma linha por despesa e, se todas as despesas assinaladas pertencerem ao mesmo cliente, esse cliente já vem selecionado.
4. Termine a fatura como habitualmente e toque em Salvar. Só agora as despesas são marcadas como faturadas.

De dentro do editor de faturas, o que é mais prático quando já está a escrever a fatura do cliente:

1. Abra uma fatura nova ou em rascunho e selecione o cliente.
2. Desça até Itens (Line Items) e toque no chip Despesas ao lado de Produto / Serviço e Tempo.
3. Na caixa Adicionar despesas (Add Expenses), assinale os custos a incluir e toque em Adicionar (2).
4. Ajuste as novas linhas, se necessário (por exemplo acrescentando uma margem de tratamento ao preço unitário), e guarde a fatura.

O seletor do editor é mais rigoroso quanto aos clientes: com um cliente selecionado, mostra apenas despesas atribuídas a esse cliente ou sem cliente. Se nada corresponder, recebe uma mensagem como No expenses for this client (3 for others) em vez de uma caixa vazia.

Cada despesa torna-se uma linha com quantidade 1, unidade item e o valor da despesa como preço unitário. Se registou um valor de imposto, a taxa de imposto da linha é derivada dele (imposto a dividir pelo valor); caso contrário, a linha não tem imposto. A compra de 128,71 USD de Tessa, com 9,81 USD de imposto, fica portanto como uma linha tributada a 7,62 por cento, porque o total do recibo já inclui o imposto. Se preferir cobrar o preço sem imposto e deixar a fatura acrescentá-lo, edite a linha depois de a acrescentar.

Regras e detalhes

• Acrescentar uma despesa, editar uma e o passo final de A faturar são funcionalidades Pro; no plano gratuito abrem o ecrã de subscrição. Ver, filtrar, alternar a marca de faturável e eliminar funcionam em todos os planos.
• O Valor tem de ser um número e a Descrição não pode estar em branco. Todo o resto é opcional; um fornecedor ou observação em branco é guardado como nada, e um valor de imposto em branco passa a 0.
• Uma despesa nova começa com a categoria Outros, moeda USD, a data de hoje, sem cliente e com Faturável desligado. A moeda não segue a predefinição do seu perfil de empresa; verifique-a se não fatura em dólares.
• O seletor da data da despesa aceita datas de 2020 até um ano à frente. O seletor de período da barra da aplicação vai de 2020 até ao fim do ano seguinte e abre no mês atual.
• Há oito categorias fixas; não pode acrescentar as suas. Use Outros mais uma descrição clara para tudo o resto.
• O cartão de resumo mostra apenas despesas com data no mês de calendário atual, a não ser que esteja definido um período, e esconde-se quando não há nada para mostrar. Todos os valores do cartão são apresentados na moeda da primeira despesa da lista, por isso misturar moedas no mesmo mês dá um total enganador; as linhas mostram sempre a sua própria moeda.
• Os nomes das categorias dentro das caixas Criar fatura e Adicionar despesas aparecem como chaves em minúsculas (other, transport) e não com as designações usadas nos outros ecrãs.
• Mantenha uma linha premida para Editar, Marcar como faturável / Marcar como não faturável e Excluir. A troca de faturável aplica-se de imediato, sem confirmação. Tocar numa linha não faz nada.
• Deslizar uma linha da direita para a esquerda também a elimina, depois de uma confirmação Excluir despesa?. Eliminar remove também a fotografia do recibo do armazenamento. Não há como anular.
• Uma despesa faturada mantém uma ligação à fatura e desaparece dos dois seletores, mas fica na lista. O chip Não faturadas mostra o que continua em aberto. Eliminar a fatura mais tarde não repõe a marca.
• Os valores são copiados para a fatura tal como estão. Uma despesa em EUR acrescentada a uma fatura em USD não é convertida.
• O digitalizador de recibos reconhece apenas texto em escrita latina; recibos impressos em cirílico ou noutras escritas não devolvem um valor. Toma como total o último número com aspeto de dinheiro no talão e a primeira data plausível, e aceita tanto o formato 1,234.56 como 1.234,56.
• Não há exportação nem relatório de despesas neste ecrã. A ferramenta Análises inclui um cartão Discriminação de despesas e uma vista de lucro que subtrai as despesas às receitas.

Dicas

Guias relacionados

• Editor de faturas para o que acontece às linhas depois de acrescentar despesas.
• Registo de tempo para faturar horas da mesma forma que fatura custos.
• Análises, painel e relatórios para os cartões de discriminação de despesas e de lucro.