Guide d’utilisation

Dépenses, reçus et refacturation des coûts

Enregistrez carburant, fournitures et autres frais par catégorie, joignez des photos de reçus, marquez-les facturables et ajoutez-les à une facture.

Mis à jour: 2026-09-09

L’outil Dépenses (Expenses) sert à enregistrer ce que votre entreprise dépense, et non ce qu’elle gagne. Chaque entrée est un achat unique doté d’un montant, d’une catégorie, d’une date et, si vous le souhaitez, d’un fournisseur, d’un client, d’un montant de taxe, d’une note et d’une photo du reçu. L’écran additionne le mois en cours par catégorie, ce qui permet de voir d’un coup d’œil si le carburant ou les fournitures grignotent votre marge, et il conserve un indicateur distinct pour les coûts que vous comptez répercuter sur un client. Ces coûts facturables peuvent devenir des lignes de facture directement depuis la liste des dépenses ou depuis l’éditeur de facture.

Ce guide suit Tessa Quinn, qui exploite Paws on Wheels Mobile Grooming depuis un fourgon à Austin, Texas. Son mois de septembre jusqu’ici : trois pleins de carburant, un abonnement à une application de réservation, des accroche-portes, un déjeuner, un forfait téléphonique, et deux achats chez un fournisseur vétérinaire effectués pour le compte d’un chenil et d’une garderie, à leur refacturer.

Ce que vous voyez à l’écran

Ouvrez l’onglet Outils (Tools) et cherchez la carte orange Dépenses dans la section Productivité (Productivity). Le tableau de bord y mène également : la pastille d’action rapide Dépense (Expense) et la carte Dépenses du mois (Expenses This Month) ouvrent toutes deux le même écran.

La barre d’application affiche Dépenses et porte deux commandes : une icône de calendrier (Plage de dates, Date range) et un bouton À facturer (To Invoice). En dessous se trouve la carte de synthèse du mois en cours, puis une rangée de pastilles de filtrage, puis la liste des dépenses, de la plus récente à la plus ancienne. Un bouton rond + en bas à droite ajoute une nouvelle dépense.

Écran Dépenses de l'application Invoice Flow affichant une carte de synthèse de septembre 2026 totalisant 634,91 $ avec une barre de couleurs empilée et des pastilles pour Autre, Transport, Marketing, Télécoms, Logiciels et Repas, au-dessus d'une liste de dépenses de carburant, fournitures vétérinaires, téléphone, marketing et déjeuner, dont deux marquées facturables — La carte du mois additionne tout ce qui est daté du mois en cours ; la liste en dessous montre toutes vos dépenses.

La carte de synthèse porte le nom du mois en titre (September 2026 pour Tessa) et affiche le total général à droite. En dessous, une barre fine est découpée en segments colorés, un par catégorie, proportionnels à l’argent dépensé, et un ensemble de pastilles reprend les mêmes chiffres sous forme de texte : Other: $309.61, Transport: $169.25, et ainsi de suite. Chaque catégorie a une icône et une couleur fixes : un avion pour Déplacements (Travel), des couverts pour Repas (Food), un immeuble pour Bureau (Office), un ordinateur portable pour Logiciels (Software), un combiné pour Télécoms (Telecom), une voiture pour Transport, un mégaphone pour Marketing et une icône de formes pour Autre (Other).

Chaque ligne de la liste utilise l’icône de la catégorie comme avatar. Le titre est votre description, la deuxième ligne donne le fournisseur et la date séparés par un point, et le côté droit affiche le montant. Les dépenses que vous avez marquées comme facturables reçoivent une petite étiquette facturable (billable) sous le montant. Il n’existe pas de page de détail pour une dépense ; tout se fait par un appui long sur la ligne.

Écran Dépenses de l'application Invoice Flow assombri derrière une feuille du bas proposant trois actions pour la dépense de fournitures vétérinaires sélectionnée : Modifier, Marquer comme non facturable et Supprimer en rouge — Appui long sur une ligne pour la modifier, changer son indicateur facturable ou la supprimer.

Comment enregistrer une dépense

Tessa vient de faire le plein du fourgon avant une tournée à Round Rock. Enregistrer le carburant prend moins d’une minute.

Appuyez sur le bouton + de l'écran Dépenses. La feuille Nouvelle dépense (New Expense) apparaît.
Saisissez le total dans Montant (Amount). La zone Devise (Currency) à côté est par défaut sur USD ; changez-la si le reçu est en EUR, GBP, RUB, JPY ou CAD.
Entrez une Description, par exemple « Fuel - van, Round Rock route ». Le montant et la description sont les deux seuls champs obligatoires.
Choisissez une Catégorie (Category). La feuille démarre sur Autre ; Tessa choisit Transport pour le carburant.
Appuyez sur la ligne de date (sous-titre Date de la dépense, Expense date) si l'achat n'a pas eu lieu aujourd'hui.
Renseignez le Fournisseur (Vendor) pour reconnaître facilement la ligne plus tard.
Laissez Client sur Aucun (None) pour un frais général, ou choisissez le client pour lequel l'achat a été effectué.
N'activez Facturable (Billable) que si vous comptez refacturer ce coût à ce client.
Ajoutez éventuellement un Montant de la taxe (Tax amount) (la part de taxe en argent, pas un taux) et des Notes.
Appuyez sur Ajouter (Add). La feuille se ferme et la nouvelle ligne apparaît en haut de la liste.

Feuille Nouvelle dépense de l'application Invoice Flow avec Montant 46.30 USD, Description Fuel - van, Round Rock route, Catégorie Transport, Date de la dépense 9 septembre 2026, Fournisseur H-E-B Fuel, Client Daniel Ortiz, l'interrupteur Facturable activé, les champs Montant de la taxe et Notes vides, un bouton Ajouter un reçu et un bouton Ajouter — Un achat de carburant pour un client précis, marqué facturable avant d'être enregistré.

Il s’agit d’une feuille du bas : vous pouvez donc la faire glisser vers le bas pour abandonner la saisie. Si vous appuyez sur Ajouter avec un montant vide ou non numérique, le champ affiche Requis (Required) ou Nombre invalide (Invalid number) et rien n’est enregistré.

Comment joindre une photo de reçu

La photo reste attachée à la dépense et est stockée dans l’application : vous pouvez donc jeter le papier. Tessa conserve le reçu d’Oak Hill Vet Supply parce qu’elle va refacturer cet achat à Cedar Park Kennels et veut disposer d’un justificatif.

Dans la feuille Nouvelle dépense ou Modifier la dépense (Edit Expense), faites défiler jusqu'en bas et appuyez sur Ajouter un reçu (Add receipt).
Choisissez Appareil photo (Camera) pour photographier le ticket maintenant, ou Galerie (Gallery) pour choisir une photo déjà prise.
Une fois l'image choisie, le bouton devient Reçu joint (Receipt attached) et une bande d'aperçu apparaît en dessous.
Appuyez sur Ajouter (ou Enregistrer en modification) pour conserver la photo avec la dépense.

Feuille Modifier la dépense de l'application Invoice Flow pour Medicated shampoo and ear rinse, catégorie Autre, datée du 4 septembre 2026, fournisseur Oak Hill Vet Supply, client Cedar Park Kennels, Facturable activé, Montant de la taxe 9.81, une note, le bouton Reçu joint et un aperçu recadré du reçu photographié montrant le total de 128,71 $ au-dessus du bouton Enregistrer — Modification de l'achat chez le fournisseur vétérinaire : l'aperçu du reçu s'affiche sous le bouton, recadré en bande.

L’aperçu est une bande de hauteur fixe qui rogne le milieu de l’image : un reçu très long n’en montre donc que la partie centrale ; l’image entière est malgré tout conservée. L’image est copiée dans le stockage propre de l’application au moment où vous la choisissez, et elle est supprimée lorsque vous la remplacez par une autre photo ou que vous supprimez la dépense.

Comment scanner un reçu pour pré-remplir le montant et la date

Le bouton Scanner un reçu (Scan receipt) en haut à droite de la feuille Nouvelle dépense ouvre un écran distinct qui lit le texte imprimé sur un reçu et tente d’y trouver le total et la date. Cette partie de l’application utilise l’appareil photo du téléphone et la reconnaissance de texte embarquée : elle ne fonctionne donc que sur un véritable appareil Android ; la capture ci-dessous montre l’écran tel qu’il s’ouvre, avant toute photo.

Appuyez sur + sur l'écran Dépenses, puis sur Scanner un reçu en haut de la feuille.
Sur l'écran Scanner un reçu, appuyez sur Prendre une photo (Take photo), ou sur Choisir dans la galerie (Pick from gallery) pour une image existante.
Attendez la fin du traitement. L'écran affiche alors la photo, un bloc Valeurs détectées (Detected values) avec Montant et Date (ou Non détecté, Not detected), et une section dépliable Texte OCR brut (Raw OCR text) que vous pouvez lire pour vérifier ce que la reconnaissance a vu.
Appuyez sur Utiliser (Use) pour copier le montant et la date détectés dans la feuille, ou sur Reprendre (Retake) pour tenter une autre image.
De retour dans la feuille, renseignez la description et la catégorie comme d'habitude, et appuyez sur Ajouter un reçu si vous voulez aussi conserver la photo.

Écran Scanner un reçu de l'application Invoice Flow avec une icône de reçu, l'indication Prenez une photo d'un reçu pour remplir automatiquement le montant et la date, un bouton plein Prendre une photo et un bouton contour Choisir dans la galerie — L'écran de départ du scanner ; les étapes de photo et de reconnaissance exigent l'appareil photo d'un téléphone.

Le scanner n’est qu’un raccourci de saisie, rien de plus. Il ne remplit que le montant et la date ; la photo utilisée n’est pas jointe à la dépense, et le bouton n’est pas proposé lorsque vous modifiez une dépense existante, afin qu’il ne puisse pas écraser des chiffres déjà saisis.

Comment analyser les dépenses par catégorie et par période

Tessa veut savoir quelle part de septembre est passée dans le fourgon. La carte de synthèse fait aussi office de filtre.

Appuyez sur la pastille Transport: $169.25 (ou sur le segment correspondant de la barre). Le segment s'épaissit, la pastille se souligne d'un contour et la liste se réduit à cette catégorie.
Appuyez à nouveau sur la même pastille pour effacer le filtre de catégorie.
Utilisez les pastilles Toutes (All), Facturable et Non facturé (Uninvoiced) sous la carte pour filtrer par état de facturation, et la liste déroulante Client au bout de cette rangée pour n'afficher que les dépenses d'un client.
Pour examiner une autre période, appuyez sur l'icône de calendrier (Plage de dates) dans la barre d'application, choisissez une date de début et de fin, puis confirmez. Une bannière portant la plage apparaît sous la barre d'application et la carte de synthèse passe du nom du mois à cette plage ; appuyez sur l'icône de fermeture de la bannière pour revenir au mois en cours.

Écran Dépenses de l'application Invoice Flow avec la pastille Transport sélectionnée dans la carte de synthèse de septembre 2026, le segment brun de la barre agrandi, et seulement les trois achats de carburant listés sous les pastilles de filtrage — Un appui sur une pastille isole une catégorie ; la carte continue d'afficher le total du mois complet.

Les filtres se cumulent : pastille de facturation, client, plage de dates et catégorie s’appliquent tous en même temps à la liste. La carte de synthèse suit la pastille de facturation, le client et la plage de dates, mais ignore la catégorie sur laquelle vous avez appuyé, ce qui explique que le total et toutes les pastilles restent visibles pendant que la liste est filtrée.

Comment refacturer une dépense à un client

Une dépense facturable est une dépense ordinaire dont l’interrupteur Facturable est activé. Rien n’est facturé tant que vous ne l’avez pas placée sur une facture, et il y a deux façons de le faire. Toutes deux ne proposent que les dépenses facturables et non encore facturées : le même coût ne peut donc jamais être facturé deux fois.

Depuis la liste des dépenses :

Appuyez sur À facturer dans la barre d'application. Une boîte de dialogue Créer une facture (Create Invoice) liste chaque dépense facturable et non facturée avec sa clé de catégorie et son montant.
Cochez les dépenses à refacturer. Le bouton du bas les compte : Créer une facture (2).
Appuyez sur ce bouton. Une nouvelle facture s'ouvre avec une ligne par dépense, et si toutes les dépenses cochées appartiennent au même client, ce client est déjà sélectionné.
Terminez la facture comme d'habitude et appuyez sur Enregistrer. Ce n'est qu'à ce moment que les dépenses sont marquées comme facturées.

Boîte de dialogue Créer une facture de l'application Invoice Flow par-dessus l'écran Dépenses, listant trois dépenses facturables : Flea and tick treatment other 96,00 $ et Medicated shampoo other 128,71 $ toutes deux cochées, Fuel - van transport 48,15 $ décochée, avec les boutons Annuler et Créer une facture (2) — Deux des trois dépenses facturables sont retenues ; le bouton indique combien deviendront des lignes de facture.

Depuis l’éditeur de facture, plus pratique quand vous êtes déjà en train d’écrire la facture du client :

Ouvrez une facture nouvelle ou brouillon et sélectionnez le client.
Faites défiler jusqu'à Lignes de facture (Line Items) et appuyez sur la pastille Dépenses à côté de Produit / Service et Temps.
Dans la boîte de dialogue Ajouter des dépenses (Add Expenses), cochez les coûts à inclure et appuyez sur Ajouter (2).
Ajustez les nouvelles lignes si nécessaire (par exemple en ajoutant une marge de gestion au prix unitaire) et enregistrez la facture.

Éditeur Nouvelle facture de l'application Invoice Flow avec les pastilles de lignes Produit / Service, Temps, Dépenses et Personnalisé, et une boîte de dialogue Ajouter des dépenses listant trois dépenses facturables dont deux cochées et un bouton Ajouter (2) — Le même sélecteur au sein de l'éditeur de facture, filtré sur le client sélectionné.

Le sélecteur de l’éditeur est plus strict sur les clients : avec un client sélectionné, il n’affiche que les dépenses affectées à ce client ou à aucun client. Si rien ne correspond, vous obtenez un message tel que Aucune dépense pour ce client (3 pour d’autres) plutôt qu’une boîte de dialogue vide.

Chaque dépense devient une ligne de quantité 1, d’unité article (item), avec le montant de la dépense comme prix unitaire. Si vous avez saisi un montant de taxe, le taux de taxe de la ligne en est déduit (taxe divisée par montant) ; sinon la ligne n’a pas de taxe. L’achat de 128,71 $ de Tessa avec 9,81 $ de taxe se traduit donc par une ligne taxée à 7,62 pour cent, parce que le total du reçu inclut déjà la taxe. Si vous préférez facturer le prix hors taxe et laisser la facture ajouter la taxe, modifiez la ligne après l’avoir ajoutée.

Règles et détails

Ajouter une nouvelle dépense, en modifier une et l’étape finale de À facturer sont des fonctions Pro ; dans la version gratuite, elles ouvrent l’écran d’abonnement. Consulter, filtrer, basculer l’indicateur facturable et supprimer fonctionnent avec toutes les formules.
Montant doit être un nombre et Description ne doit pas être vide. Tout le reste est facultatif ; un fournisseur ou une note vide n’est pas enregistré, et un montant de taxe vide devient 0.
Une nouvelle dépense démarre avec la catégorie Autre, la devise USD, la date du jour, aucun client et Facturable désactivé. La devise ne suit pas celle par défaut de votre profil professionnel ; vérifiez-la si vous ne facturez pas en dollars.
Le sélecteur de date de dépense accepte les dates de 2020 jusqu’à un an dans le futur. Le sélecteur de plage de dates de la barre d’application va de 2020 à la fin de l’année prochaine et s’ouvre sur le mois en cours.
Il existe huit catégories fixes ; vous ne pouvez pas en ajouter. Utilisez Autre accompagné d’une description claire pour tout le reste.
La carte de synthèse n’affiche que les dépenses datées du mois civil en cours, sauf si une plage de dates est définie, et elle se masque lorsqu’il n’y a rien à montrer. Tous les montants de la carte sont imprimés dans la devise de la première dépense de la liste : mélanger les devises sur un même mois donne donc un total trompeur ; les lignes elles-mêmes affichent toujours leur propre devise.
Les noms de catégories dans les boîtes de dialogue Créer une facture et Ajouter des dépenses apparaissent sous forme de clés en minuscules (other, transport) plutôt qu’avec les libellés utilisés ailleurs.
Appui long sur une ligne pour Modifier (Edit), Marquer comme facturable (Mark as billable) / Marquer comme non facturable (Mark as unbillable) et Supprimer. Basculer l’indicateur facturable s’applique immédiatement, sans confirmation. Un appui simple sur une ligne ne fait rien.
Un balayage de droite à gauche sur une ligne la supprime également, après une confirmation Supprimer la dépense ? (Delete expense?). La suppression retire aussi la photo du reçu du stockage. Il n’y a pas d’annulation.
Une dépense facturée conserve un lien vers la facture et disparaît des deux sélecteurs, mais reste dans la liste. La pastille Non facturé montre ce qui reste ouvert. Supprimer la facture par la suite ne réinitialise pas l’indicateur.
Les montants sont copiés tels quels sur la facture. Une dépense en EUR ajoutée à une facture en USD n’est pas convertie.
Le scanner de reçus ne reconnaît que le texte en alphabet latin ; les reçus imprimés en cyrillique ou dans d’autres écritures ne donneront aucun montant. Il retient le dernier nombre ressemblant à une somme sur le ticket comme total et la première date plausible, et accepte les formats 1,234.56 comme 1.234,56.
Cet écran ne propose ni export ni rapport pour les dépenses. L’outil Analyses (Analytics) comprend une carte Répartition des dépenses (Expense Breakdown) et une vue de bénéfice qui soustrait les dépenses du chiffre d’affaires.

Une photo de reçu ne peut pas être détachée seule. Les seuls moyens de se débarrasser d'une mauvaise image sont de la remplacer par une autre via Reçu joint, ou de supprimer la dépense entière et de la ressaisir.

Astuces

Affectez un client et activez Facturable au moment où vous enregistrez le coût, pendant que le reçu est encore en main. Plus tard, la pastille Facturable associée à la liste déroulante Client vous donne une liste toute prête de ce que ce client vous doit encore, avant même d'écrire la facture.

Mettez la finalité dans la description, pas seulement l'article : « Fuel - van, Cedar Park kennel day » se lit mieux sur la facture du client que « Fuel », car la description est copiée mot pour mot sur la ligne de facture.

Notez la part de taxe dans Montant de la taxe lorsque le reçu l'indique. La ligne de facture hérite d'un taux de taxe correspondant, et vos chiffres d'Analyses restent honnêtes sur ce qui relevait de la taxe et ce qui relevait du coût.

Définissez au début de chaque mois une plage de dates couvrant le mois précédent et faites une capture d'écran de la carte de synthèse pour votre comptable ; cette carte est le seul total par catégorie de l'application.

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