Användarguide

Utgifter, kvitton och vidarefakturering av kostnader

Registrera bränsle, material och andra kostnader per kategori, bifoga kvittofoton, markera inköp som fakturerbara och dra in dem på en kundfaktura med två tryckningar.

Uppdaterad: 2026-09-09

Verktyget Utgifter (Expenses) är där du registrerar vad ditt företag gör av med, inte vad det tjänar in. Varje post är ett enskilt inköp med ett belopp, en kategori, ett datum och, om du vill, en leverantör, en kund, ett skattebelopp, en anteckning och ett foto av kvittot. Skärmen summerar innevarande månad per kategori, så att du med en blick ser om det är bränsle eller material som äter upp din marginal, och den håller en separat flagga för kostnader du tänker föra vidare till en kund. Dessa fakturerbara kostnader kan göras om till fakturarader direkt från utgiftslistan eller inifrån fakturaredigeraren.

Den här guiden följer Tessa Quinn, som driver Paws on Wheels Mobile Grooming från en skåpbil i Austin, Texas. Hennes september hittills: tre tankningar, en prenumeration på en bokningsapp, dörrhängare, lunch, ett telefonabonnemang och två inköp hos en veterinärgrossist som gjordes åt ett hundpensionat och ett dagis och som ska faktureras vidare till dem.

Det här ser du på skärmen

Öppna fliken Verktyg (Tools) och leta i avsnittet Produktivitet (Productivity) efter det orange kortet Utgifter. Du kommer också dit från översikten: snabbåtgärdschipet Utgift (Expense) och kortet Utgifter denna månad (Expenses This Month) öppnar båda samma skärm.

Appfältet visar Utgifter och har två kontroller: en kalenderikon (Datumintervall, Date range) och en knapp Fakturera (To Invoice). Under det sitter sammanfattningskortet för innevarande månad, sedan en rad med filterchips och sedan listan över utgifter, nyast först. En rund +-knapp i nedre högra hörnet lägger till en ny utgift.

Invoice Flow-appens skärm Utgifter med ett sammanfattningskort för september 2026 på totalt $634.91 med en staplad färgstapel och chips för Övrigt, Transport, Marknadsföring, Telekom, Programvara och Mat, ovanför en lista med utgifter för bränsle, veterinärmaterial, telefon, marknadsföring och lunch, två av dem märkta fakturerbar — Månadskortet summerar allt som är daterat denna månad; listan under visar alla utgifter du har.

Sammanfattningskortet har månaden som rubrik (September 2026 för Tessa) och visar totalsumman till höger. Under den är en tunn stapel uppdelad i färgade segment, ett per kategori, i proportion till pengarna som spenderats, och en uppsättning chips upprepar samma siffror som text: Övrigt: $309.61, Transport: $169.25 och så vidare. Varje kategori har en fast ikon och färg: ett flygplan för Resor (Travel), bestick för Mat (Food), en byggnad för Kontor (Office), en bärbar dator för Programvara (Software), en telefonlur för Telekom (Telecom), en bil för Transport, en megafon för Marknadsföring (Marketing) och en formikon för Övrigt (Other).

Varje rad i listan använder kategoriikonen som avatar. Titeln är din beskrivning, andra raden är leverantören och datumet åtskilda av en punkt, och till höger visas beloppet. Utgifter som du flaggat som fakturerbara får en liten tagg fakturerbar (billable) under beloppet. Det finns ingen detaljsida för en utgift; allt sker via en långtryckning på raden.

Invoice Flow-appens skärm Utgifter nedtonad bakom ett bottenblad med tre åtgärder för den valda veterinärmaterialutgiften: Redigera, Markera som ej fakturerbar och Ta bort i rött — Långtryck på valfri rad för att redigera den, vända på dess fakturerbarhetsflagga eller ta bort den.

Så registrerar du en utgift

Tessa har just tankat skåpbilen inför en runda till Round Rock. Att lägga in bränslet tar mindre än en minut.

Tryck på +-knappen på skärmen Utgifter. Bladet Ny utgift (New Expense) glider upp.
Skriv totalsumman i Belopp (Amount). Rutan Valuta (Currency) bredvid står som standard på USD; ändra den om kvittot är i EUR, GBP, RUB, JPY eller CAD.
Ange en Beskrivning (Description), till exempel "Fuel - van, Round Rock route". Belopp och beskrivning är de enda två obligatoriska fälten.
Välj en Kategori (Category). Bladet börjar på Övrigt; Tessa väljer Transport för bränsle.
Tryck på datumraden (underrubriken Utgiftsdatum, Expense date) om inköpet inte gjordes idag.
Fyll i Leverantör (Vendor) så att raden är lätt att känna igen senare.
Låt Kund stå på Ingen (None) för en allmän omkostnad, eller välj kunden inköpet gjordes för.
Slå på Fakturerbar (Billable) bara om du tänker debitera den kunden för kostnaden.
Lägg eventuellt till ett Skattebelopp (Tax amount) — skattedelen i pengar, inte en procentsats — och Anteckningar (Notes).
Tryck på Lägg till (Add). Bladet stängs och den nya raden dyker upp överst i listan.

Invoice Flow-appens blad Ny utgift med Belopp 46.30 USD, Beskrivning Fuel - van, Round Rock route, Kategori Transport, Utgiftsdatum 9 sep 2026, Leverantör H-E-B Fuel, Kund Daniel Ortiz, reglaget Fakturerbar påslaget, tomma fält för Skattebelopp och Anteckningar, en knapp Lägg till kvitto och en knapp Lägg till — Ett bränsleinköp för en viss kund, flaggat som fakturerbart innan det sparas.

Bladet är ett bottenblad, så du kan dra ned det för att avbryta inmatningen. Om du trycker på Lägg till med tomt eller icke-numeriskt belopp visar fältet Obligatoriskt (Required) eller Ogiltigt tal (Invalid number) och ingenting sparas.

Så bifogar du ett kvittofoto

Ett foto ligger kvar tillsammans med utgiften och lagras inuti appen, så du kan slänga papperet. Tessa sparar kvittot från Oak Hill Vet Supply eftersom hon ska fakturera det inköpet till Cedar Park Kennels och vill ha bevis till hands.

Bläddra längst ned i bladet Ny utgift eller Redigera utgift (Edit Expense) och tryck på Lägg till kvitto (Add receipt).
Välj Kamera (Camera) för att fotografera lappen nu, eller Galleri (Gallery) för att välja ett foto du redan tagit.
När bilden är vald ändras knappen till Kvitto bifogat (Receipt attached) och en förhandsgranskningsremsa visas under den.
Tryck på Lägg till (eller Spara, Save, vid redigering) för att behålla fotot med utgiften.

Invoice Flow-appens blad Redigera utgift för Medicated shampoo and ear rinse, kategori Övrigt, daterad 4 sep 2026, leverantör Oak Hill Vet Supply, kund Cedar Park Kennels, Fakturerbar påslagen, Skattebelopp 9.81, en anteckning, knappen Kvitto bifogat och en beskuren förhandsgranskning av det fotograferade kvittot som visar summan $128.71 ovanför knappen Spara — Redigering av veterinärinköpet: kvittots förhandsgranskning visas under knappen, beskuren till en remsa.

Förhandsgranskningen är en remsa med fast höjd som beskär bildens mitt, så ett långt kvitto visar bara sin mittdel; hela bilden sparas ändå. Bilden kopieras till appens egen lagring i samma stund som du väljer den, och den raderas igen när du byter ut den mot ett annat foto eller tar bort utgiften.

Så skannar du ett kvitto för att fylla i belopp och datum

Knappen Skanna kvitto (Scan receipt) i övre högra hörnet av bladet Ny utgift öppnar en separat skärm som läser den tryckta texten på ett kvitto och försöker hitta summan och datumet. Den här delen av appen använder telefonens kamera och textigenkänning på enheten, så den fungerar bara på en riktig Android-enhet; skärmbilden nedan visar skärmen som den ser ut när den öppnas, innan något foto tagits.

Tryck på + på skärmen Utgifter och sedan på Skanna kvitto högst upp i bladet.
Tryck på Ta foto (Take photo) på skärmen Skanna kvitto, eller på Välj från galleri (Pick from gallery) för en befintlig bild.
Vänta på snurran. Skärmen visar sedan fotot, ett block med Identifierade värden (Detected values) med Belopp och Datum (eller Inte identifierat, Not detected), och ett utfällbart avsnitt Rå OCR-text (Raw OCR text) som du kan läsa för att kontrollera vad igenkänningen såg.
Tryck på Använd (Use) för att kopiera det identifierade beloppet och datumet till bladet, eller på Ta om (Retake) för att prova en annan bild.
Tillbaka i bladet fyller du i beskrivning och kategori som vanligt, och trycker på Lägg till kvitto om du också vill att fotot ska sparas.

Invoice Flow-appens skärm Skanna kvitto med en kvittoikon, tipset om att ta ett foto av ett kvitto för att fylla i belopp och datum automatiskt, en fylld knapp Ta foto och en konturknapp Välj från galleri — Skannerns startskärm; foto- och igenkänningsstegen kräver en telefonkamera.

Skannern är en genväg till att skriva, inget mer. Den fyller bara i beloppet och datumet; fotot den använde bifogas inte till utgiften, och knappen erbjuds inte när du redigerar en befintlig utgift, så att den inte kan skriva över siffror du redan angett.

Så granskar du utgifter per kategori och period

Tessa vill veta hur mycket av september som gick till skåpbilen. Sammanfattningskortet fungerar också som filter.

Tryck på chipet Transport: $169.25 (eller på motsvarande segment i stapeln). Segmentet blir tjockare, chipet får en kontur och listan krymper till den kategorin.
Tryck på samma chip igen för att rensa kategorifiltret.
Använd chipsen Alla, Fakturerbara (Billable) och Ofakturerade (Uninvoiced) under kortet för att avgränsa efter faktureringsläge, och rullgardinsmenyn Kund i slutet av den raden för att visa en enskild kunds utgifter.
För att titta på en annan period trycker du på kalenderikonen (Datumintervall) i appfältet, väljer ett start- och slutdatum och bekräftar. En banderoll med intervallet visas under appfältet och sammanfattningskortet byter från månadsnamnet till det intervallet; tryck på banderollens stängningsikon för att återgå till innevarande månad.

Invoice Flow-appens skärm Utgifter med chipet Transport valt i sammanfattningskortet för september 2026, det bruna stapelsegmentet förstorat, och bara de tre bränsleinköpen listade under filterchipsen — En tryckning på ett chip isolerar en kategori; kortet fortsätter visa hela månadens summa.

Filtren staplas: faktureringschip, kund, datumintervall och kategori gäller alla samtidigt för listan. Sammanfattningskortet följer faktureringschipet, kunden och datumintervallet men ignorerar kategorin du tryckte på, vilket är anledningen till att summan och alla chips syns kvar medan listan är filtrerad.

Så fakturerar du en utgift till en kund

En fakturerbar utgift är en vanlig utgift med reglaget Fakturerbar påslaget. Ingenting debiteras förrän du sätter den på en faktura, och det finns två sätt att göra det. Båda erbjuder bara utgifter som är fakturerbara och ännu inte fakturerade, så samma kostnad kan aldrig debiteras två gånger.

Från utgiftslistan:

Tryck på Fakturera i appfältet. En dialogruta Skapa faktura (Create Invoice) listar varje fakturerbar, ofakturerad utgift med sin kategorinyckel och sitt belopp.
Bocka för de utgifter som ska debiteras. Knappen längst ned räknar dem: Skapa faktura (2).
Tryck på den knappen. En ny faktura öppnas med en rad per utgift, och om alla förbockade utgifter hör till samma kund är den kunden redan vald.
Slutför fakturan som vanligt och tryck på Spara. Först nu markeras utgifterna som fakturerade.

Invoice Flow-appens dialogruta Skapa faktura över skärmen Utgifter med tre fakturerbara utgifter, Flea and tick treatment other $96.00 och Medicated shampoo other $128.71 båda förbockade, Fuel - van transport $48.15 urbockad, med knapparna Avbryt och Skapa faktura (2) — Två av de tre fakturerbara utgifterna är valda; knappen visar hur många som blir fakturarader.

Inifrån fakturaredigeraren, vilket är smidigare när du ändå håller på att skriva kundens faktura:

Öppna en ny faktura eller ett fakturautkast och välj kunden.
Bläddra till Radposter (Line Items) och tryck på chipet Utgifter bredvid Produkt / Tjänst och Tid.
Bocka för kostnaderna som ska ingå i dialogrutan Lägg till utgifter (Add Expenses) och tryck på Lägg till (2).
Justera de nya raderna om det behövs (lägg till exempel på ett hanteringspåslag på styckpriset) och spara fakturan.

Invoice Flow-appens redigerare Ny faktura med radpostchipsen Produkt / Tjänst, Tid, Utgifter och Anpassad, och en dialogruta Lägg till utgifter som listar tre fakturerbara utgifter med två förbockade och en knapp Lägg till (2) — Samma väljare inuti fakturaredigeraren, filtrerad till den valda kunden.

Redigerarens väljare är strängare med kunder: med en kund vald visar den bara utgifter som är kopplade till den kunden eller till ingen kund alls. Om ingenting matchar får du ett meddelande som Inga utgifter för denna kund (3 för andra) i stället för en tom dialogruta.

Varje utgift blir en rad med antal 1, enhet styck (item) och utgiftsbeloppet som styckpris. Om du registrerade ett skattebelopp härleds radens skattesats från det (skatt delat med belopp); annars har raden ingen skatt. Tessas inköp på $128.71 med $9.81 i skatt hamnar därför som en rad beskattad med 7,62 procent, eftersom kvittots summa redan inkluderar skatten. Om du hellre vill debitera priset före skatt och låta fakturan lägga på skatten, redigera raden efter att du lagt till den.

Regler och detaljer

Att lägga till en ny utgift, att redigera en, och det sista steget i Fakturera är Pro-funktioner; i gratisversionen öppnar de betalväggen. Att visa, filtrera, växla fakturerbarhet och radera fungerar i alla planer.
Belopp måste vara ett tal och Beskrivning får inte vara tom. Allt annat är valfritt; en tom leverantör eller anteckning lagras som ingenting, och ett tomt skattebelopp blir 0.
En ny utgift börjar med kategorin Övrigt, valutan USD, dagens datum, ingen kund och Fakturerbar avstängd. Valutan följer inte din företagsprofils standardvaluta; kontrollera den om du inte fakturerar i dollar.
Utgiftens datumväljare tillåter datum från 2020 till ett år framåt. Datumintervallväljaren i appfältet går från 2020 till slutet av nästa år och öppnas på innevarande månad.
Det finns åtta fasta kategorier; du kan inte lägga till egna. Använd Övrigt plus en tydlig beskrivning för allt annat.
Sammanfattningskortet visar bara utgifter daterade i innevarande kalendermånad om inget datumintervall är satt, och det döljer sig självt när det inte finns något att visa. Alla belopp på kortet skrivs ut i valutan för den första utgiften i listan, så att blanda valutor i en och samma månad ger en missvisande summa; raderna själva visar alltid sin egen valuta.
Kategorinamnen inuti dialogrutorna Skapa faktura och Lägg till utgifter visas som nycklar med små bokstäver (other, transport) i stället för de etiketter som används på andra ställen.
Långtryck på en rad för Redigera (Edit), Markera som fakturerbar / Markera som ej fakturerbar och Ta bort. Att växla fakturerbarhet sker direkt utan bekräftelse. Att trycka på en rad gör ingenting.
Att svepa en rad från höger till vänster raderar den också, efter en bekräftelse Radera utgiften? (Delete expense?). Radering tar även bort kvittofotot från lagringen. Det finns ingen ångra-funktion.
En fakturerad utgift behåller en länk till fakturan och försvinner ur båda väljarna, men blir kvar i listan. Chipet Ofakturerade visar vad som fortfarande är öppet. Att radera fakturan senare återställer inte flaggan.
Belopp kopieras till fakturan som de är. En utgift i EUR som läggs till på en USD-faktura räknas inte om.
Kvittoskannern känner bara igen text med latinsk skrift; kvitton tryckta med kyrilliska eller andra skriftsystem ger inget belopp. Den tar den sista beloppsliknande siffran på lappen som summa och det första rimliga datumet, och accepterar både formatet 1,234.56 och 1.234,56.
Det finns ingen export eller rapport för utgifter på den här skärmen. Verktyget Analys (Analytics) innehåller ett kort Utgiftsfördelning (Expense Breakdown) och en vinstvy som drar av utgifter från intäkter.

Ett kvittofoto kan inte tas bort för sig. De enda sätten att bli av med en felaktig bild är att ersätta den med en annan via Kvitto bifogat, eller att radera hela utgiften och lägga in den på nytt.

Tips

Koppla en kund och slå på Fakturerbar i samma stund som du registrerar kostnaden, medan kvittot är i din hand. Senare ger chipet Fakturerbara plus rullgardinsmenyn Kund dig en färdig lista över allt den kunden fortfarande är skyldig dig innan du skriver fakturan.

Skriv syftet i beskrivningen, inte bara varan: "Fuel - van, Cedar Park kennel day" läser sig bättre på kundens faktura än "Fuel", eftersom beskrivningen kopieras ordagrant till fakturaraden.

Registrera skattedelen i Skattebelopp när kvittot visar den. Fakturaraden ärver en matchande skattesats, och dina siffror i Analys förblir ärliga om vad som var skatt och vad som var kostnad.

Sätt ett datumintervall som täcker föregående månad i början av varje månad och ta en skärmbild av sammanfattningskortet till din bokförare; kortet är den enda summeringen per kategori i appen.

Relaterade guider

Fakturaredigeraren för vad som händer med raderna efter att du lagt till utgifter.
Tidsregistrering för att fakturera timmar på samma sätt som du fakturerar kostnader.
Analys, översikt och rapporter för korten Utgiftsfördelning och vinst.