Användarguide

Signaturer och kundgodkännande på plats

Rita din signatur en gång, koppla den till valfri faktura och låt kunden signera på din telefon så att båda signaturerna skrivs ut sida vid sida i PDF:en.

Uppdaterad: 2026-09-09

En signerad faktura avvärjer diskussioner innan de börjar. När du är klar med ett jobb hemma hos någon och lämnar över räkningen säger en signatur från dig “det här är vad jag gjort och vad jag tar betalt”, och en signatur från kunden säger “jag har sett arbetet och jag godtar det”. Invoice Flow hanterar båda halvorna på telefonen du redan har i fickan: du ritar din egen signatur en gång och återanvänder den, och kunden kan signera fakturan med fingret direkt på uppfarten.

Den här guiden följer Ray Delgado, som driver en mobil bilverkstad med en enda skåpbil i Austin. Han byter bromsbelägg och skivor på en kunds Honda på hennes uppfart, öppnar fakturan i telefonen, lägger till sin sparade signatur och ber henne signera innan han packar ihop. PDF:en hon får en minut senare bär båda signaturerna med hennes namn, datumet och platsen.

Det finns två olika saker som kallas “signatur” i appen, och det underlättar att hålla isär dem:

Vad du ser på skärmen

Dina signaturer bor i ett litet bibliotek. Öppna fliken Verktyg, skrolla till den sista raden med kort och tryck på Signatur. Skärmen Signaturer har tre flikar: Efter profil, Okategoriserad och en tredje flik med en papperskorgsikon.

Varje signaturkort visar en vit miniatyrbild av teckningen, en kortkod som #2C736923, namnet du gav den, datum och tid då den skapades och den fullständiga SHA-256-hashen av bilden i liten monospace-text. Trepunktsknappen till höger öppnar åtgärderna för det kortet, och trycker du någon annanstans på kortet öppnas dess detaljskärm. Knappen + i hörnet startar en ny signatur.

Efter profil listar varje företagsprofil som har minst en signatur; en profil utan signaturer visas helt enkelt inte. Okategoriserad visar signaturer som inte är kopplade till någon profil, vilket är där signaturer som ritats direkt från fakturaredigeraren hamnar. Papperskorgsfliken behåller signaturer du har tagit bort, i fall du behöver någon tillbaka.

De andra ställen där en signatur dyker upp är inne i dokumenten själva: ett kort Signatur i fakturaredigeraren, en ruta Signatur i redigeraren för företagsprofilen, och posten Client sign-off i överflödesmenyn på en fakturas detaljskärm.

Så ritar och sparar du din signatur

Ray ställer in sin signatur en gång, en lugn kväll, så att den är klar före det första jobbet.

1. Öppna Verktyg och tryck på kortet Signatur (Signature).
2. Tryck på knappen + nere till höger.
3. I dialogrutan Ny signatur (New Signature) skriver du ett namn i Namn (Name), till exempel ditt fullständiga namn eller "Verkstadsstämpel". Lämnar du det tomt namnger appen den efter aktuellt datum och tid.
4. Under Länka till profiler: (Link to profiles:) kryssar du i den företagsprofil signaturen hör till. Har du bara en profil är den redan ikryssad. Lämnar du alla rutor tomma hamnar signaturen under Okategoriserad.
5. Tryck på Rita (Draw).

Ritplattan Rita signatur (Draw Signature) öppnas. Den är gjord för en telefon i porträttläge: den vita ytan är hög, med en svag markering TOP vid vänsterkanten och BOTTOM vid högerkanten. Vänd telefonen på sidan så att vänsterkanten pekar uppåt och signera som du brukar; appen roterar tillbaka teckningen när den sparas. En banderoll högst upp påminner dig om detta.

1. Vrid telefonen så att markeringen TOP hamnar överst och signera med fingret på den vita ytan. Du kan lyfta fingret och lägga till fler drag, punkter eller ett understreck.
2. Är du inte nöjd trycker du på papperskorgsikonen i det övre fältet för att rensa ytan och börja om.
3. Tryck på Spara (Save). Knappen blir aktiv först när du har ritat något.

Efter att du sparat dyker det nya kortet upp under profilen du länkade det till. Den lagrade bilden är en PNG på 600 gånger 200 bildpunkter med vit bakgrund: appen beskär till de drag du ritade, roterar dem och skalar dem så att de får plats med en liten marginal, så en signatur som ritats litet i ett hörn av ytan fyller ändå hela bilden.

Tryck på kortet för att öppna dess detaljskärm. Förutom bilden ser du Kortkod, Namn, den exakta tidsstämpeln Skapad, Länkade profiler, ett antal under Används i fakturor och den fullständiga SHA-256-hashen med en kopieringsknapp. Rays huvudsignatur har hittills använts på tre fakturor.

Så lägger du din signatur på en faktura

En signatur kopplas per faktura, inte globalt. Ray gör det för varje faktura han lämnar ifrån sig, och appen kommer ihåg valet tillsammans med fakturan.

1. Öppna fakturan i redigeraren (skapa en ny eller tryck på Redigera på en befintlig).
2. Skrolla ned förbi radposterna, summorna och de bifogade fotona till kortet Signatur. Det visar Inte vald (Not selected) tills du väljer en.
3. Tryck på kortet. Panelen Välj signatur (Select Signature) glider upp.
4. Tryck på en sparad signatur för att koppla den, eller tryck på Rita ny (Draw new) för att öppna ritplattan och signera på stående fot.
5. Spara fakturan med Spara utkast (Save Draft) eller skicka-åtgärden längst ned.

När en signatur väl är kopplad visar kortet en liten miniatyrbild och namnet, plus ett rött x. Trycker du på x frågar appen Ta bort underskrift? (Remove signature?) och efter Ta bort (Remove) kopplas den bort från just den här fakturan; signaturen ligger kvar i ditt bibliotek.

Rita ny från den här panelen är genvägen: ritplattan öppnas, du signerar, och appen sparar teckningen som en ny post i biblioteket namngiven efter aktuellt datum och tid (till exempel “2026-09-02 16:48”) och kopplar den direkt. Eftersom ingenting länkades hamnar den på fliken Okategoriserad. Du kan byta namn på den och länka den till en profil senare från skärmen Signaturer.

Så ställer du in signaturen på din företagsprofil

Redigeraren för företagsprofilen har en egen ruta Signatur nära toppen, direkt under logotypväljarna. Ray har sin huvudsignatur där så att den syns varje gång han kontrollerar sina profiluppgifter.

1. Öppna Inställningar och sedan din företagsprofil för att komma till Redigera företagsprofil (Edit Business Profile).
2. Tryck på den vita rutan Signatur. Är den tom öppnas ritplattan; signera och tryck på Spara.
3. Finns det redan en signatur öppnar rutan i stället vyn Din underskrift (Your signature), med en enda knapp Ta bort underskrift (Remove signature). Borttagningen kräver att du bekräftar två gånger.
4. Skrolla längst ned och tryck på Spara ändringar (Save changes). Ingenting skrivs förrän du gör det.

Profilen och biblioteket hålls synkroniserade. När du ritar en signatur här och sparar profilen uppdaterar appen antingen den bibliotekspost som redan är länkad till profilen eller skapar en ny med namnet ” — signatur” och länkar den. När du tar bort den och sparar avlänkas biblioteksposten bara från profilen; den kastas inte. Och om profilen inte har någon egen bild men en signatur är länkad till den i biblioteket, visar redigeraren den länkade signaturen.

Så får du kundens godkännande på plats

Det här är den del Ray använder i slutet av varje jobb på en uppfart. Kunden signerar den färdiga fakturan på hans telefon, och hennes namn, datumet och platsen stämplas in i dokumentet.

1. Öppna fakturan från dokumentlistan så att du står på dess detaljskärm.
2. Tryck på trepunktsmenyn uppe till höger och välj Client sign-off.
3. Skriv kundens namn i Signer name och, om du vill ha det i PDF:en, platsen i Place (optional).
4. Tryck på Sign och räck telefonen till kunden. Samma ritplatta öppnas; kunden signerar på sidan och trycker på Spara.
5. Meddelandet Client sign-off saved bekräftar det. Menyposten heter nu View client sign-off.

Trycker du på View client sign-off senare visas den ritade signaturen med en rad i stil med “Karen Whitlock · 08.09.2026 · Austin, TX”, en knapp Stäng (Close) och en knapp Remove sign-off. Borttagningen rensar signatur, namn, datum och plats från fakturan på en gång, utan någon andra bekräftelse, så var försiktig med den.

Så skrivs signaturerna ut i PDF:en

Båda signaturerna placeras av PDF-mallarna i ett block nederst i dokumentet, under en tunn skiljelinje. Din signatur sitter till vänster i ungefär 150 gånger 50 punkter med bildtexten “Authorized Signature” under. Kundens signatur sitter till höger med bildtexten “Accepted by client” och en rad som består av signerarens namn, datumet i formen dag.månad.år och platsen, sammanfogade med punkter. Delar du inte har fyllt i utelämnas ur den raden. Har fakturan bara en av de två skrivs bara den sidan ut; har den ingen av dem utelämnas blocket helt.

Båda bildtexterna följer det fakturaspråk du valde i redigeraren, så en spansk faktura får “Aceptado por el cliente” i stället för den engelska formuleringen. Den signatur som skrivs ut är den som kopplats via kortet Signatur i fakturaredigeraren; profilsignaturen är en bekvämlighet för profilredigeraren och träder inte i dess ställe.

Regler och detaljer

• Pro: att skapa en signatur med knappen + på skärmen Signaturer är en Pro-åtgärd. Att byta namn, länka, visa detaljer, slänga, återställa och radera permanent är inte spärrat i sig. Fakturaredigeraren och profilredigeraren har sina egna åtkomstregler.
• Penna och yta: dragen är svarta, tre bildpunkter breda, på en vit yta, oavsett appens tema. En enda tryckning lämnar en punkt. Den sparade bilden är alltid 600 gånger 200 bildpunkter med 20 bildpunkters marginal.
• Rotation: ritplattan förväntar sig att du signerar med telefonen vänd så att vänsterkanten är uppåt. Signerar du normalt i porträttläge kommer den sparade bilden ut roterad. Rensa och rita om om det händer.
• Spara är inaktiverat tills minst en punkt har ritats. Om kodningen av bilden misslyckas ser du “Det gick inte att spara signaturen” och stannar kvar på ritplattan.
• Namn: ett tomt namn i dialogrutan Ny signatur blir aktuellt datum och tid. Byt namn senare med Byt namn (Rename) från kortets meny; ett tomt nytt namn ignoreras.
• Kortkod och hash: hashen är SHA-256 av PNG-byten, beräknad när signaturen skapas eller dess bild ersätts; kortkoden är dess första åtta tecken i versaler. Två olika teckningar delar aldrig kod. Appen visar dem som en referens för dig; den verifierar inte signaturer mot dem i efterhand.
• Länkning är många-till-många: en signatur kan länkas till flera profiler via Hantera profiler (Manage profiles). Från fliken Efter profil är den röda åtgärden Ta bort från den här profilen (Remove from this profile), som bara avlänkar; en signatur utan länkar kvar flyttas till Okategoriserad, inte till papperskorgen. Från fliken Okategoriserad är den röda åtgärden Flytta till papperskorgen (Move to trash).
• Raderingsbekräftelser är avsiktligt omständliga: dialogrutan visar en slumpmässig femsiffrig kod och knappen Ta bort (Delete) förblir inaktiverad tills du skriver den exakt.
• Papperskorg: en slängd signatur är dold från fakturaredigerarens väljare och från profilflikarna, men fakturor som redan använder den fortsätter att skriva ut den. Återställ (Restore) tar tillbaka den; Ta bort permanent (Delete permanently) raderar den och rensar signaturen från varje faktura som hänvisade till den, så de PDF:erna skrivs ut utan auktoriserad signatur från och med då.
• Fakturaantalet på detaljskärmen är antalet fakturor som just nu pekar på den här signaturen, inklusive arkiverade.
• Client sign-off lagras bara med fakturan, aldrig i biblioteket, och det finns en per faktura. Sparandet stämplar aktuellt datum och tid. Den överlever redigeringar av fakturan och ingår i säkerhetskopior tillsammans med fakturan.
• Duplicerade eller konverterade dokument börjar utan kundgodkännande; godkännandet hör till det dokument kunden faktiskt såg.

Tips

Relaterade guider

• Fakturaredigeraren — där kortet Signatur ligger bland de andra fakturafälten.
• PDF-förhandsgranskning, delning och redigerare — kontrollera signaturblocket innan du skickar dokumentet.
• Kom igång: företagsprofilen — profilredigeraren som håller din ägarsignatur.