Användarguide

Ställ in din företagsprofil

Fyll i profilen som skrivs ut på varje faktura, lägg till en andra profil för ett annat företag och duplicera en så att du aldrig behöver skriva om logotyper och villkor.

Uppdaterad: 2026-09-09

Din företagsprofil är “Från”-sidan av varje dokument som Invoice Flow skapar. Namnet, företaget, adressen, kontaktuppgifterna, skattenumret, logotypen och signaturen du anger här är det din kund ser i sidhuvudet och sidfoten på varje faktura, offert eller följesedel. Samma profil bär också de arbetsinställningar som nya dokument utgår från: vilken valuta som är förvald, hur fakturor numreras, vilka betalningsvillkor som visas under summan och vad som händer när en faktura förfaller.

Du möter det här formuläret två gånger. Första gången är vid allra första starten, direkt efter välkomstsidan, där appen ber dig ställa in ditt företag innan översikten öppnas. Därefter bor samma formulär under Inställningar, och du återvänder dit när ett telefonnummer ändras, du får en ny logotyp eller du momsregistrerar dig. Om du driver mer än ett företag, eller fakturerar under två varumärkesnamn, kan du hålla flera profiler sida vid sida och välja en per faktura.

Den här guiden följer Elena Marsh, en fotograf i Bristol. Hennes huvudprofil är Marsh Light Photography, som fakturerar i pund och skriver ut hennes studioadress, två e-postadresser och ett momsnummer på varje faktura. Hennes andra profil, Marsh Print Studio, säljer inramade tryck från en verkstad på andra sidan staden och har sin egen numrering.

Det här ser du på skärmen

Öppna fliken Inställningar (Settings) i den nedre navigeringen. Den första rutan visar den aktiva profilen: dess kvadratiska logotyp (eller initialer), profilnamnet och företagsnamnet. Om du trycker på den öppnas Redigera företagsprofil (Edit Business Profile) för standardprofilen. Under den öppnar rutan Företagsprofiler (Business Profiles) med underrubriken Hantera dina företagsprofiler listan över alla profiler, som är där du lägger till, duplicerar, tar bort och byter standardprofil.

Redigeraren är ett enda långt rullande formulär. Uppifrån och ned:

• Logotypraden: en kvadratisk plats till vänster och en bred till höger, var och en med en liten rullgardinsmeny ovanför och en knapp Lägg till eller Ändra (Change) under. Den kvadratiska märkningen används som profilens avatar inuti appen; den breda är det som de flesta PDF-mallar skriver ut i sidhuvudet.
• Signatur (Signature), en vit ruta som öppnar en ritplatta när du trycker på den.
• Ditt namn * (Your Name *) och Företagsnamn (Company Name). Namnet är det enda obligatoriska fältet i hela formuläret.
• E-post (Emails), Telefoner (Phones), Adresser (Addresses), Skatte-ID (Tax IDs) och Webbplats & sociala medier (Website & socials). Var och en är en lista: en knapp Lägg till … till höger, och ett kort per post med ett draghandtag till vänster och en stängningsknapp till höger. Adress- och skatte-ID-korten har också en stjärna för Huvudadress (Primary address) och tipset Primär — förvald på nya fakturor.
• Tillåtna valutor (Allowed currencies) med chips och en knapp Lägg till valuta (Add currency).
• Fakturaserier (Invoice Series) med hopfällbara kort för faktura- och offertnumrering.
• Betalningsvillkor (Payment Terms) med Från förinställning (From preset) och Lägg till anpassad (Add custom).
• Förseningsavgiftspolicy (Late-fee policy) och Early-payment discount.
• Spara ändringar (Save Changes) och Tillbaka (Back) längst ned. Vid första starten står det Fortsätt (Continue) och Hoppa över för nu (Skip for now) på knapparna i stället.

Så fyller du i profilen som skrivs ut på dina fakturor

1. Öppna Inställningar och tryck på profilrutan högst upp, eller gå till Företagsprofiler och tryck på den profil du vill redigera.
2. Ange Ditt namn *. Ange Företagsnamn om du bedriver verksamhet under ett firmanamn; mallarna skriver ut företaget när det är ifyllt och faller tillbaka på ditt namn när det är tomt.
3. Tryck på Lägg till e-post (Add email). Skriv en kort Etikett (Label) som Bookings eller Accounts och E-postadress (Email address). Lägg till en andra rad om du vill ha en separat ekonomibrevlåda på fakturan.
4. Tryck på Lägg till telefon (Add phone) och fyll i Etikett och Telefonnummer (Phone number) på samma sätt.
5. Tryck på Lägg till adress (Add address). Ge den en Etikett (Studio, Kontor, Lager), välj Land (Country) i den sökbara listan och fyll sedan i Gata (Street) samt fälten för ort, region och postnummer. Fältnamnen och exempeltipsen ändras med landet du valde, så en brittisk adress visar Town/City, County och Postcode.
6. Tryck på Lägg till vid Skatte-ID (Add Tax ID), välj typ i den sökbara listan (VAT för Storbritannien, EIN, ABN och så vidare) och skriv Nummer (Number). Välj OTHER om din registrering inte finns med och ge den en Anpassad etikett (Custom label) som skrivs ut som den är.
7. Tryck på Lägg till länk (Add link), välj en Typ (Type: Website, Instagram, LinkedIn, WhatsApp med flera) och klistra in adressen eller användarnamnet.
8. Bläddra längst ned och tryck på Spara ändringar. Ett kort meddelande "Profilen sparades" bekräftar skrivningen och redigeraren stängs.

Radernas ordning spelar roll. När du har flera e-postadresser, telefoner eller adresser är den första raden i varje lista (eller den med stjärnan för adresser) den som appen behandlar som primär: den skrivs till de klassiska envärdesfälten som äldre mallar och exporter läser, och den är förvald när du skapar en ny faktura. Dra rader i handtaget för att ändra ordning.

Så ställer du in standardvärden för nya dokument

Formulärets nedre halva skriver inte ut något i sig; den bestämmer vad en ny faktura börjar med.

1. Under Tillåtna valutor trycker du på Lägg till valuta och väljer varje valuta du fakturerar i. Tryck på ett chip för att flytta stjärnan dit; den stjärnmärkta valutan blir standard för nya fakturor och sparas också som profilens basvaluta.
2. Lämna listan tom om du vill ha hela valutaväljaren tillgänglig på varje faktura. Med ett eller flera chips erbjuder fakturaredigeraren bara dessa.
3. Under Fakturaserier öppnar du kortet för fakturor. Ange Seriens namn (Series name), Fakturaprefix (Invoice Prefix) och Börja räkna från (Start counting from). Under Nummermall (Number template) väljer du en förinställning som {prefix}-{YYYY}-{SEQ:0000}, eller byter till Anpassad och använder knappen Tokenreferens (Token reference) för att se alla tillgängliga token.
4. Sätt Återställ räknare (Reset counter) till Varje år (Every year) om du vill att numreringen ska börja om i januari; kortets förhandsgranskning visar nästa nummer serien kommer att ge ut.
5. Upprepa för offertserien. Tryck på Lägg till serie (Add series) om ett företag behöver två numreringsflöden, till exempel fotograferingar och tryckbeställningar.
6. Under Betalningsvillkor trycker du på Från förinställning och väljer en av de tio inbyggda texterna (Due on receipt, Net 7 till Net 90, 50% upfront, End of month), eller trycker på Lägg till anpassad och skriver din egen Etikett och Text (Body). Stjärnmärk den du använder mest; den läggs på varje ny faktura.
7. Ange eventuellt en Förseningsavgiftspolicy (procent, respitdagar, upplupningsläge) och en Early-payment discount. Båda ligger vilande så länge procentsatsen är noll.
8. Tryck på Spara ändringar.

Så lägger du till en andra företagsprofil

Flera profiler är användbart när du fakturerar från två varumärkesnamn, håller en privat och en företagsprofil, eller vill ha separat numrering för två verksamhetsgrenar.

1. Öppna Inställningar och tryck på Företagsprofiler.
2. Tryck på +-knappen i nedre högra hörnet. Om du redan har minst en profil glider ett blad upp med två val.
3. Tryck på Skapa ny profil (Create new profile) för att börja från ett tomt formulär. Det nya formuläret kommer med två färdiga nummerserier, INV för fakturor och EST för offerter, båda med start på 1.
4. Fyll i formuläret enligt beskrivningen ovan och tryck på Spara ändringar. Den här redigerarens appfält visar Ny profil (New Profile) i stället för Redigera företagsprofil.
5. Tillbaka i listan öppnar du trepunktsmenyn på det nya kortet för att hitta Redigera företagsprofil, Ange som standard (Set as Default) och Ta bort (Delete).

Listan visar varje profils namn, en Standard-etikett (Default) på den aktiva och en underrubrik med företaget, standardvalutan och fakturaprefixet. Profilerna sorteras alfabetiskt efter namn, inte efter vilken som är standard, så ge varje profil ett namn du kan skilja åt med en blick. Elena behåller sitt eget namn på fotoprofilen och använder varumärkesnamnet för tryckstudion.

När du skapar en ny faktura visar redigeraren en ruta Företagsprofil högst upp. Med en profil är den skrivskyddad. Med två eller fler får den en pil och öppnar väljaren Välj profil (Select profile); dokumentet hämtar sedan sin logotyp, sina sidhuvudsuppgifter, valuta, nummerserie och betalningsvillkor från den profil du valde. När en faktura väl har sparats kan dess profil inte längre bytas från redigeraren.

Så duplicerar du en profil i stället för att skriva om den

Att duplicera är det snabbaste sättet att ställa in ett andra varumärkesnamn som delar de flesta uppgifter med det första.

1. På Företagsprofiler trycker du på + och väljer Duplicera befintlig profil (Duplicate existing profile).
2. Tryck på källprofilen i dialogrutan Välj en profil att duplicera (Select a profile to duplicate).
3. Redigeraren Ny profil öppnas redan ifylld med källans namn, företag, logotyper, e-postadresser, telefoner, adresser, skatte-ID:n, länkar, valutor, serier och betalningsvillkor. Signaturen lämnas avsiktligt tom, eftersom en signatur är knuten till en profil.
4. Ändra det som skiljer: oftast namnet, företaget, fakturaprefixet och kanske adressen. Byt namn på serien och nollställ Börja räkna från om kopian inte ska fortsätta originalets numrering.
5. Tryck på Spara ändringar. Kopian sparas som en egen rad; källprofilen lämnas orörd.

Det här ser kunden

Allt ovanstående hamnar i dokumentets sidhuvud. På mallen Professional sitter den breda logotypen och företagsnamnet i det mörka bandet, blocket FROM listar den märkta adressen med sin landsrad, de märkta e-postadresserna och telefonerna, raderna för webbplats och Instagram samt momsnumret, och den sparade signaturen visas ovanför Authorized Signature längst ned. Andra mallar arrangerar samma uppgifter annorlunda, men källan är alltid profilen plus de rader du valde för just den fakturan.

Regler och detaljer

• Obligatoriska fält. Endast Ditt namn * valideras; lämnar du det tomt visas “Namn krävs”. Allt annat får stå tomt. Vid första starten sparar Hoppa över för nu en profil som heter “My Business” så att appen kan öppnas, och du kan döpa om den senare.
• Sparaknappen. Vid redigering är Spara ändringar gråtonad tills du ändrar något. En duplicerad profil börjar med knappen aktiverad eftersom kopian ännu inte har skrivits. Vid första starten är Fortsätt alltid aktiverad.
• Att lämna utan att spara. Om du trycker Tillbaka med osparade ändringar frågar en dialogruta Osparade ändringar (Unsaved Changes) om du vill Stanna (Stay) eller Lämna (Leave); att lämna kastar bort ändringarna.
• Standardprofil. Profilen som skapas under introduktionen blir standard. Senare profiler befordras till standard bara när ingen standard finns än, så att lägga till en andra profil degraderar aldrig i tysthet den du arbetar med. Använd Ange som standard i listan för att byta.
• Radering. Du kan inte ta bort den enda profilen, och du kan inte ta bort den aktuella standardprofilen; appen visar “Det går inte att ta bort den enda profilen” eller “Standardprofilen kan inte tas bort. Ange en annan profil som standard först.” Att ta bort någon annan profil kräver bekräftelse och tar med sig dess e-postadresser, telefoner, adresser, länkar, skatte-ID:n, betalningsvillkor, serier och kundgrupper. Fakturor som redan utfärdats behåller sin egen kopia av sidhuvudsuppgifterna.
• Standardvaluta. När listan Tillåtna valutor har poster sparas den stjärnmärkta (den första i listan) som både standardvaluta och basvaluta. Med tom lista står den tidigare sparade valutan kvar, USD på en helt ny profil.
• Numrering. Ett tomt serienamn sparas som “Default” och en tom mall faller tillbaka på {prefix}-{SEQ:0000}. Den första fakturaserien och den första offertserien speglas också till de klassiska prefix- och räknarfälten som äldre delar av appen läser.
• Signatur. Att ta bort en signatur kräver två bekräftelser, och borttagningen genomförs först när du sparar. Signaturrutan visar en signatur länkad från skärmen Signaturer när profilen inte har någon egen.
• Betalningsvillkor. Ett villkor med tom etikett lagras som “Default”. Det stjärnmärkta villkorets text är det som nya fakturor skriver ut under summan.
• Förseningsavgift och tidig rabatt. Dessa är standardvärden för hela profilen; kunder kan var för sig åsidosätta procentsats, respitdagar, läge, tak och inställningen för automatisk eftergift. Minimibelopp och Inkludera i PDF (Include in PDF) finns bara på profilnivå. Dagarna för tidig rabatt är 7 som standard.
• Vad som kräver Pro. Att öppna profilredigeraren från Inställningar, att trycka på en profil i listan och +-knappen är låsta bakom provperioden eller prenumerationen och öppnar annars betalväggen. Att visa listan, Ange som standard och Ta bort är alltid tillgängligt.
• Skärmar du inte ser här. Logotypplatserna öppnar systemets bildväljare och signaturrutan öppnar en ritplatta; båda är inbyggda skärmar och behandlas i guiderna om logotyp och signatur.

Tips

Relaterade guider

• Kvadratiska och breda logotyper
• Inställningar, navigering och Pro
• Valutor, växelkurser och skatter