Användarguide

Din första faktura på fem minuter

Gå från en nyinstallerad Invoice Flow till en betald faktura: ställ in företaget, lägg till en kund, bygg en faktura med två rader och dela PDF:en.

Uppdaterad: 2026-09-09

Du har installerat Invoice Flow och någon är skyldig dig pengar. Den här guiden tar dig kortaste vägen från en tom app till en betald faktura och berör varje skärm bara så mycket som du behöver i dag. Varje steg pekar vidare till en längre guide för den dag du vill ha mer, så du kan skumma nu och komma tillbaka senare.

Genomgången följer Maya Reyes, frilansande fotograf i Austin, Texas. Hon har just avslutat en halvdags varumärkesfotografering för Bluebonnet Bakery och vill fakturera Dana Ortiz, ägaren, för sessionen och trettio redigerade bilder, totalt 690 USD. Hela flödet, från första start till en grön Betald-markering, är sex skärmar.

Vad du ser på skärmen

Vid första starten öppnar appen en välkomstsida med knappen Kom igång och en språkknapp i det övre högra hörnet. När du trycker på Kom igång kommer du till ett formulär med rubriken Konfigurera ditt företag. När formuläret är sparat landar appen på översikten, och därefter ligger fyra flikar längs skärmens nederkant: Översikt, Dokument, Kunder och Inställningar. Allt i den här guiden händer på de två mittersta flikarna.

Fliken Kunder innehåller dina kundkort och en +-knapp. Fliken Dokument innehåller dina fakturor och offerter, en Ny-knapp som frågar vilken dokumenttyp du vill ha, och, så snart en faktura finns, en rad per dokument som öppnar dess detaljskärm. Detaljskärmen är navet för en färdig faktura: den visar statusmarkeringen, kunden, radposterna, kortet Betalningar och längst ned en knapp i full bredd, Förhandsgranska PDF, som är där delningen bor.

Själva välkomstsidan visas inte nedan: dess skärmbild går inte att återge utanför telefonen, så den första bilden börjar vid företagsformuläret som följer efter den.

Så ställer du in ditt företag vid första starten

Maya behöver bara ett namn för att komma igång; allt annat i det här formuläret kan vänta.

Tryck på Kom igång (Get Started) på välkomstsidan. Om appen är på fel språk trycker du först på språkknappen i hörnet och väljer ditt.
På Konfigurera ditt företag (Set Up Your Business) skriver du ditt namn i Ditt namn *. Det är det enda obligatoriska fältet i hela formuläret; firmanamnet skrivs i Företagsnamn.
Rulla ned och tryck på Lägg till e-post, Lägg till telefon och Lägg till adress för att ange de kontaktrader du vill ha tryckta på dina fakturor. En adress syns bara på PDF:en om du lägger till minst en här.
Under Tillåtna valutor trycker du på Lägg till valuta och väljer den valuta du fakturerar i; den första du lägger till blir standard. Maya väljer USD.
Rulla längst ned och tryck på Fortsätt. Om du hellre fyller i det här senare trycker du på Hoppa över för nu; appen sparar då en profil som heter My Business och som du kan redigera under Inställningar.

Invoice Flow-appens formulär Set Up Your Business vid första starten med tomma platser för kvadratisk och bred logotyp, en ruta med Tap to add signature, Your Name ifyllt med Maya Reyes och Company Name ifyllt med Maya Reyes Photography, samt tomma avsnitt för Emails, Phones och Addresses — Formuläret vid första starten: bara namnet är obligatoriskt; logotyp, signatur och kontaktrader kan läggas till nu eller senare.

Två saker händer i det tysta när du trycker på Fortsätt: profilen blir din standardföretagsprofil, och en sju dagars provperiod med alla funktioner startar, så att du kan spara, dela och skriva ut utan att köpa något i dag. Formuläret ger dig också två nummerserier, INV för fakturor och EST för offerter, vilket är anledningen till att den första fakturan får numret INV-0001 utan någon inställning alls. Logotyper, momsregistreringsnummer, förinställda betalningsvillkor och standardvärden för förseningsavgifter finns alla i samma formulär; guiden om att ställa in din företagsprofil går igenom dem fält för fält.

Så lägger du till din första kund

Du kan skapa en kund inifrån fakturaredigeraren, men att göra det först håller fakturasteget kort.

Öppna fliken Kunder (Clients) och tryck på +, eller på knappen Lägg till kund i den tomma listan.
På Ny kund (New Client) skriver du personens namn i Namn *. Precis som i företagsformuläret är detta det enda obligatoriska fältet.
Fyll i Företag, E-post och Telefon. E-posten är den som sändskärmen föreslår senare, och företaget skrivs ut under namnet i fakturamottagarblocket.
Tryck på rutan Land, skriv de första bokstäverna i Sök land... och välj landet. Landet anpassar adressledtexten och låser för många länder upp momsförval i fakturaredigeraren.
Skriv gatuadressen i Adress och tryck på Spara i det övre högra hörnet.

Invoice Flow-appens formulär New Client ifyllt med Dana Ortiz, företaget Bluebonnet Bakery, e-post dana@bluebonnetbakery.com, telefon +1 (512) 555-0193, landet United States och adressen 1401 South Congress Ave, Austin, TX 78704, med en Save-knapp i appfältet — Danas kundkort: namnet är obligatoriskt, resten är det som kommer att tryckas på fakturan.

Den runda avataren högst upp tar emot ett foto eller en logotyp om du vill ha en, och avsnittet Kategorier längre ned låter dig märka kunder när du har mer än en handfull. Båda är valfria. Se kunder, kategorier och kundgrupper för hela kortet, inklusive villkor för förseningsavgifter per kund.

Så skapar du fakturan med två radposter

Öppna fliken Dokument (Documents), tryck på Ny och välj Faktura i bladet Välj dokumenttyp. Redigeraren öppnas som Ny faktura med din profil, numret INV-0001, dagens datum, ett förfallodatum 30 dagar fram och din valuta redan på plats.
Tryck på kortet Kund och välj kunden i dialogen Välj kund. Om du hoppade över föregående avsnitt öppnar den sista raden, Lägg till ny kund, kundformuläret härifrån.

Redigeraren känner redan till profilen och nästa nummer; kunden är det första du väljer.

Kontrollera datumrutan Förfaller. Mayas villkor är 14 dagar, så hon trycker på den och väljer två veckor framåt i stället för standardvärdet 30 dagar.
I avsnittet Radposter (Line Items) trycker du på Anpassad. Ett kort #1 visas. Skriv vad du har gjort i Artikel och ange Antal och Pris. För fotograferingen skriver Maya beskrivningen av sessionen, antal 1, pris 450.
Tryck på Anpassad igen för det andra kortet och ange de redigerade bilderna: antal 30, pris 8. Beloppet på varje kort och totalkortet nedanför uppdateras medan du skriver.
Om moms tillkommer skriver du satsen i fältet % på varje kort, eller trycker på ett av momsförvalen ovanför raderna för att lägga på en sats på alla rader samtidigt. Lämna tomt för ingen moms.
Rulla ned till Betalningsvillkor. Fältet är förifyllt från din profil om du sparat villkor där; annars skriver du dem nu, till exempel hur och när du förväntar dig betalning.

Två egna rader räcker till en första faktura; totalkortet hänger med vid varje tangenttryckning.

Förvalet Produkt / Tjänst öppnar ditt sparade produktbibliotek i stället för ett tomt kort, och förvalen Tid och Utlägg hämtar in registrerade timmar och kvitton, vilka alla är tomma i en nyinstallerad app. Guiden till fakturaredigeraren går igenom varje kort i det här formuläret, inklusive rabatter, bifogade foton och vilka profiluppgifter som ska tryckas.

Så väljer du mall och förhandsgranskar PDF:en

Mallen avgör hur PDF:en ser ut; innehållet är detsamma vilken du än väljer.

Rulla, fortfarande i redigeraren, till kortet Välj mall (Select Template). Underrubriken visar det aktuella valet, Clean — ocean i en nyinstallerad app.
Tryck på det. Under Design trycker du på en av de tolv layouterna; Maya väljer Creative, som har en sidokolumn i accentfärg. Under Färgpalett trycker du på en färg om du vill ha något annat än mallens standard. Tryck på Spara i det övre högra hörnet för att gå tillbaka.
Tryck på knappen Spara i full bredd längst ned i redigeraren (eller Spara utkast i appfältet). Fakturan sparas som ett utkast och dess detaljskärm öppnas.
Tryck på Förhandsgranska PDF på detaljskärmen. Sidan renderas exakt så som din kund kommer att få den; nyp för att zooma in på detaljerna.

Invoice Flow-appens skärm Select Template med ett Design-rutnät med tolv mallar som heter Clean, Professional, Bold, Elegant, Compact, Modern, Classic, Creative, Minimal, Contractor, Striped och Installment, där Creative är markerad med en bock, och en rad Color Palette med Sunset ikryssad — Tolv inbyggda designer och tio paletter; valet sparas på fakturan, så varje dokument kan se olika ut.

Det finns inget felaktigt val här, och du kan byta mall på ett utkast hur ofta du vill. Mallen Installment är nedtonad eftersom den är byggd för delbetalningsplaner, vilket den här fakturan inte har. Paletter, egna färger och typsnitt förklaras i PDF-mallar, paletter och typsnitt.

Så delar du fakturan och markerar den som skickad

Tryck på menyn ⋮ i det övre högra hörnet på förhandsgranskningsskärmen och välj Dela och markera som skickad (Share & Mark as Sent). Det menyvalet finns bara så länge fakturan fortfarande är ett utkast.
Välj den app du vill skicka med i Androids delningsblad: din e-postklient, WhatsApp, Drive, vad som helst som tar emot en PDF-fil. Ämnesraden och ett kort meddelande som namnger fakturan och ditt företag fylls i åt dig.
Gå tillbaka till Invoice Flow. Statusmarkeringen läser nu Skickad och en snackbar bekräftar Fakturan markerades som skickad.

Invoice Flow-appens PDF-förhandsgranskning med titeln Invoice INV-0001 som visar mallen Creative med orange sidokolumn, sidhuvud Maya Reyes Photography, Bill To Dana Ortiz på Bluebonnet Bakery, två radposter, en total på 690.00 samt block för Notes och Payment Terms, med menyvalet Share and Mark as Sent öppet i appfältet — Ett tryck delar PDF:en och flyttar utkastet till Skickad; utskriftsikonen bredvid skickar samma sida till en skrivare.

Om du vill dela filen utan att ändra statusen använder du delningsikonen i appfältet i stället; fakturan förblir ett utkast och du kan markera den som skickad senare från menyn ⋮ på detaljskärmen. Detaljskärmens egen meny erbjuder också E-postklient, som öppnar sändskärmen inuti appen adresserad till den e-postadress du sparat på kundkortet; se att skicka fakturor via e-post för mallar och bilagor.

Så registrerar du betalningen

Nio dagar senare betalar Dana via Zelle. Att registrera betalningen både för en huvudbok och växlar statusen.

Öppna fliken Dokument och tryck på fakturan för att öppna dess detaljskärm.
Rulla ned till kortet Betalningar (Payments) och tryck på Registrera.
I dialogen Registrera betalning (Record Payment) är Belopp redan ifyllt med det återstående saldot, här hela 690 USD. Ändra det bara vid en delbetalning.
Välj Betalningsmetod, justera datumet om pengarna kom in tidigare, och skriv transaktions-ID i Referensnummer så att du kan matcha det mot ditt kontoutdrag senare.
Tryck på Spara betalning. Eftersom inget återstår att betala blir fakturan Betald av sig själv och förloppsindikatorn blir grön.

Invoice Flow-appens dialog Record Payment på fakturan INV-0001 med Amount förifyllt som USD 690.00, en hjälprad Remaining 690.00, Payment Method Bank Transfer, en datumrad, Reference Number ZELLE-20260918-ORTIZ, ett tomt Notes-fält och knapparna Cancel och Save Payment — Dialogen föreslår det återstående saldot; ett referensnummer gör bankavstämningen smärtfri.

Invoice Flow-appens fakturadetaljskärm för INV-0001 med en grön Paid-markering, totalen 690.00, utfärdandedatum Sep 9, 2026 och förfallodatum Sep 23, 2026, kundkortet Dana Ortiz Bluebonnet Bakery, två radposter, ett totalkort, ett Notes-kort och en knapp Preview PDF — Klart: markeringen läser Betald och översiktens ruta Betalt denna månad plockar upp beloppet.

Om du hellre slipper föra huvudbok har menyn ⋮ på en skickad faktura ett enkelt val, Markera som betald. Det ändrar markeringen och stoppar påminnelser men registrerar inget belopp, så kortet Betalningar visar fortfarande hela saldot som återstående. För handpenningar, delbetalningar och rättelser, läs betalningar, delbetalningar och belopp att betala.

Regler och detaljer

Företagsnamnet är det enda obligatoriska fältet i inställningsformuläret, och kundnamnet är det enda obligatoriska fältet i kundformuläret. Allt annat är valfritt och kan fyllas i senare från Inställningar eller kundkortet.
Att slutföra inställningsformuläret startar en sju dagars provperiod. Under provperioden och med en Pro-prenumeration kan du spara fakturor, skapa kunder och skriva ut eller dela PDF-filer. Utan något av dem öppnar de åtgärderna prenumerationsskärmen; att visa och förhandsgranska förblir gratis.
En ny faktura tar standardprofilen, dess standardfakturaserie, seriens eller profilens valuta, dagens utfärdandedatum och ett förfallodatum 30 dagar senare. Om du ändrar utfärdandedatumet till en dag efter det aktuella förfallodatumet skjuts förfallodatumet fram 30 dagar igen.
Sparande lagrar alltid fakturan som ett utkast, oavsett om du använder Spara utkast i appfältet eller Spara längst ned. Sparandet blockeras med en snackbar om ingen kund är vald (Välj en kund) eller om det inte finns några radposter (Lägg till minst en rad), och varje rad behöver en beskrivning.
Radbelopp är antal gånger pris avrundat till ören; moms läggs på per rad utifrån fältet %; en rabatt, om du anger en, dras före moms. En rad vars antal inte kan tolkas räknas som 1, ett pris som inte kan tolkas räknas som 0.
Fakturanummer kommer från profilens nummerserie och är unika per profil. Om du skriver ett eget nummer och det krockar med ett befintligt räknar appen upp räknaren och försöker igen.
Dela och markera som skickad delar först och sätter sedan statusen, så ett avbrutet delningsblad lämnar fakturan som utkast. När en faktura väl är skickad visas den i en skrivskyddad vy från detaljskärmen; för att ändra den återställer du den till utkast från menyn ⋮ eller duplicerar den.
Att registrera en betalning sätter fakturan till Betald bara när det återstående saldot sjunker till ett öre eller mindre, och bara för betalningar i fakturans egen valuta. Om du raderar den betalningen senare öppnas saldot igen och statusen går tillbaka till Skickad.
En faktura som är Skickad och har passerat sitt förfallodatum visas automatiskt som Förfallna; ingenting behöver schemaläggas.
Allt som visas här lagras på telefonen. Säkerhetskopiera data från Inställningar innan du byter enhet.

Tips

Spara dina normala betalningsvillkor på företagsprofilen under Betalningsvillkor med hjälp av Från förinställning. Varje ny faktura kommer då med texten förifylld, och kryssrutelistan längst ned i redigeraren låter dig byta villkor per dokument.

Lägg till den breda logotypen och en signatur i profilen så snart du får en ledig minut. De flesta mallar trycker den breda logotypen i sidhuvudet, och en signerad PDF ser mindre ut som ett utkast för en ny kund.

Om du fakturerar samma två eller tre saker varje gång, skapa dem en gång under Inställningar som produkter. Förvalet Produkt / Tjänst fyller sedan i beskrivning, enhet och pris med ett enda tryck, och fakturan är klar på under en minut.

Använd referensfältet i Registrera betalning för bankens eller appens transaktions-ID. När en kund i mars frågar om de betalade i september svarar kortet Betalningar på det utan att du behöver öppna ett kontoutdrag.

Relaterade guider

Ställ in din företagsprofil - logotyper, momsnummer, nummerserier, förinställda betalningsvillkor och ytterligare profiler.
Fakturaredigeraren - varje kort i formuläret, från momsförval till bifogade foton.
Betalningar, delbetalningar och belopp att betala - handpenningar, delbetalningar och vad kunden ser.