Panduan pengguna

Faktur pertama Anda dalam lima menit

Dari pemasangan Invoice Flow yang baru sampai faktur lunas: siapkan bisnis, tambahkan klien, susun faktur dua baris, lalu bagikan PDF-nya.

Diperbarui: 2026-09-09

Anda sudah memasang Invoice Flow dan ada orang yang berutang kepada Anda. Panduan ini menempuh jalan tersingkat dari aplikasi kosong menuju faktur yang lunas, menyentuh setiap layar sebatas yang Anda butuhkan hari ini. Setiap langkah menunjuk ke panduan yang lebih panjang untuk saat Anda ingin tahu lebih banyak, jadi Anda bisa membaca sekilas sekarang dan kembali lagi nanti.

Panduan ini mengikuti Maya Reyes, fotografer lepas di Austin, Texas. Ia baru saja menyelesaikan pemotretan merek setengah hari untuk Bluebonnet Bakery dan ingin menagih Dana Ortiz, sang pemilik, untuk sesi pemotretan dan tiga puluh gambar hasil suntingan, dengan total $690. Seluruh alurnya, dari peluncuran pertama sampai lencana Paid berwarna hijau, terdiri dari enam layar.

Apa yang Anda lihat di layar

Saat pertama kali dijalankan, aplikasi membuka halaman sambutan dengan tombol Mulai (Get Started) dan tombol bahasa di pojok kanan atas. Mengetuk Mulai membawa Anda ke formulir berjudul Atur bisnis Anda (Set Up Your Business). Setelah formulir itu disimpan, aplikasi mendarat di dasbor, dan sejak saat itu ada empat tab di bagian bawah layar: Dasbor, Dokumen, Klien dan Pengaturan. Semua yang ada di panduan ini terjadi di dua tab tengah.

Tab Klien memuat kartu pelanggan Anda dan sebuah tombol +. Tab Dokumen memuat faktur dan estimasi Anda, sebuah tombol Baru yang menanyakan jenis dokumen yang Anda inginkan, dan, begitu ada faktur, satu baris per dokumen yang membuka layar detailnya. Layar detail adalah pusat kendali untuk faktur yang sudah jadi: di sana ada lencana status, klien, item baris, kartu Pembayaran, serta tombol Pratinjau PDF selebar layar di bagian bawah, tempat fitur berbagi berada.

Halaman sambutan itu sendiri tidak ditampilkan di bawah: tangkapan layarnya tidak dapat dirender di luar ponsel, jadi gambar pertama dimulai dari formulir bisnis yang mengikutinya.

Cara menyiapkan bisnis Anda saat peluncuran pertama

Maya hanya butuh sebuah nama untuk mulai; sisa isian formulir ini bisa menunggu.

Ketuk Mulai di halaman sambutan. Jika bahasa aplikasi keliru, ketuk dulu tombol bahasa di pojok lalu pilih bahasa Anda.
Di Atur bisnis Anda, ketik nama Anda pada Nama Anda * (Your Name *). Ini satu-satunya kolom wajib di seluruh formulir; nama dagang diisi pada Nama perusahaan (Company Name).
Gulir ke bawah dan ketuk Tambah email (Add email), Tambah telepon (Add phone) dan Tambah alamat (Add address) untuk memasukkan baris kontak yang ingin Anda cetak di faktur. Alamat hanya muncul di PDF jika Anda menambahkan setidaknya satu di sini.
Di bawah Mata uang yang diperbolehkan (Allowed currencies) ketuk Tambah mata uang (Add currency) lalu pilih mata uang yang Anda pakai untuk menagih; yang pertama Anda tambahkan menjadi default. Maya memilih USD.
Gulir ke paling bawah dan ketuk Lanjut (Continue). Jika Anda lebih suka mengisinya nanti, ketuk Lewati untuk saat ini (Skip for now); aplikasi menyimpan profil bernama My Business yang bisa Anda ubah di Pengaturan.

Formulir peluncuran pertama: hanya nama yang wajib; logo, tanda tangan dan baris kontak bisa ditambahkan sekarang atau nanti.

Dua hal terjadi diam-diam ketika Anda mengetuk Lanjut: profil tersebut menjadi profil bisnis default Anda, dan masa uji coba tujuh hari untuk seluruh rangkaian fitur dimulai, sehingga Anda bisa menyimpan, membagikan dan mencetak tanpa membeli apa pun hari ini. Formulir itu juga memberi Anda dua seri penomoran, INV untuk faktur dan EST untuk estimasi, itulah sebabnya faktur pertama bernomor INV-0001 tanpa pengaturan apa pun. Logo, NPWP, preset syarat pembayaran dan default denda keterlambatan semuanya ada di formulir yang sama; panduan tentang menyiapkan profil bisnis Anda membahasnya kolom per kolom.

Cara menambahkan klien pertama Anda

Anda bisa membuat klien dari dalam editor faktur, tetapi membuatnya lebih dahulu membuat langkah pembuatan faktur jadi singkat.

Buka tab Klien lalu ketuk +, atau tombol Tambah klien (Add Client) pada daftar yang masih kosong.
Di Klien baru (New Client), ketik nama orangnya pada Nama * (Name *). Seperti pada formulir bisnis, ini satu-satunya kolom wajib.
Isi Perusahaan (Company), Email dan Telepon (Phone). Email inilah yang nanti diusulkan layar pengiriman, dan nama perusahaan dicetak di bawah nama pada blok Bill To.
Ketuk ubin Negara (Country), ketik beberapa huruf pertama pada Cari negara... (Search country...) lalu pilih negaranya. Negara menyesuaikan petunjuk format alamat dan, untuk banyak negara, membuka chip preset pajak di editor faktur.
Ketik alamat jalan pada Alamat (Address) lalu ketuk Simpan (Save) di pojok kanan atas.

Formulir New Client aplikasi Invoice Flow yang terisi dengan Dana Ortiz, perusahaan Bluebonnet Bakery, email dana@bluebonnetbakery.com, telepon +1 (512) 555-0193, negara United States dan alamat 1401 South Congress Ave, Austin, TX 78704, dengan tombol Save di bilah atas — Kartu klien Dana: namanya wajib, sisanya adalah apa yang akan tercetak di faktur.

Avatar bundar di bagian atas bisa diisi foto atau logo bila Anda mau, dan bagian Categories lebih ke bawah memungkinkan Anda memberi label pada klien begitu jumlahnya lebih dari segelintir. Keduanya opsional. Lihat klien, kategori dan grup klien untuk kartu selengkapnya, termasuk syarat denda keterlambatan per klien.

Cara membuat faktur dengan dua item baris

Buka tab Dokumen, ketuk Baru (New) lalu pilih Faktur (Invoice) dari lembar Pilih jenis dokumen (Choose document type). Editor terbuka sebagai Faktur baru (New Invoice) dengan profil Anda, nomor INV-0001, tanggal hari ini, tanggal jatuh tempo 30 hari ke depan dan mata uang Anda yang sudah terpasang.
Ketuk kartu Klien (Client) lalu pilih klien pada dialog Pilih klien (Select client). Jika Anda melewati bagian sebelumnya, baris terakhir, Tambah klien baru (Add New Client), membuka formulir klien dari sini.

Editor sudah tahu profil dan nomor berikutnya; klien adalah hal pertama yang Anda pilih.

Periksa kotak tanggal Jatuh tempo (Due). Syarat Maya adalah 14 hari, jadi ia mengetuknya dan memilih dua minggu dari hari ini alih-alih 30 hari bawaan.
Di bagian Item faktur (Line Items) ketuk Kustom (Custom). Muncul kartu #1. Ketik apa yang Anda kerjakan pada Item, isi Jumlah (Qty) dan Harga (Price). Untuk pemotretan, Maya menulis deskripsi sesi, kuantitas 1, harga 450.
Ketuk Kustom lagi untuk kartu kedua lalu masukkan gambar hasil suntingan: kuantitas 30, harga 8. Jumlah pada tiap kartu dan kartu total di bawahnya diperbarui saat Anda mengetik.
Jika ada pajak penjualan, ketik tarifnya pada kolom % di setiap kartu, atau ketuk salah satu chip preset pajak di atas daftar item untuk menerapkan satu tarif ke semua baris sekaligus. Biarkan kosong bila tanpa pajak.
Gulir ke bawah sampai Syarat pembayaran (Payment Terms). Kolom ini terisi otomatis dari profil Anda jika Anda menyimpan syarat di sana; jika tidak, ketik sekarang, misalnya bagaimana dan kapan Anda mengharapkan pembayaran.

Dua baris kustom sudah cukup untuk faktur pertama; kartu total mengikuti setiap ketukan tombol.

Chip Produk / layanan (Product / Service) membuka pustaka produk tersimpan Anda alih-alih kartu kosong, sedangkan chip Waktu (Time) dan Pengeluaran (Expenses) menarik jam kerja dan struk yang sudah dicatat — semuanya masih kosong pada pemasangan baru. Panduan editor faktur membahas setiap kartu pada formulir ini, termasuk diskon, lampiran foto dan detail profil mana yang dicetak.

Cara memilih template dan mempratinjau PDF

Template menentukan tampilan PDF; isinya sama apa pun pilihan Anda.

Masih di editor, gulir ke kartu Pilih template (Select Template). Subjudulnya menampilkan pilihan saat ini, Clean — ocean pada pemasangan baru.
Ketuk kartu itu. Di bawah Desain (Design), ketuk salah satu dari dua belas tata letak; Maya memilih Creative, yang punya bilah samping beraksen. Di bawah Palet warna (Color Palette) ketuk sebuah warna bila Anda ingin sesuatu selain warna bawaan template. Ketuk Simpan di pojok kanan atas untuk kembali.
Ketuk tombol Simpan selebar layar di bagian bawah editor (atau Simpan konsep (Save Draft) di bilah atas). Faktur tersimpan sebagai konsep dan layar detailnya terbuka.
Di layar detail ketuk Pratinjau PDF. Halaman dirender persis seperti yang akan diterima klien Anda; cubit untuk memperbesar detailnya.

Layar Select Template aplikasi Invoice Flow dengan kisi Design berisi dua belas template bernama Clean, Professional, Bold, Elegant, Compact, Modern, Classic, Creative, Minimal, Contractor, Striped dan Installment, Creative disorot dengan tanda centang, serta baris Color Palette dengan Sunset tercentang — Dua belas desain bawaan dan sepuluh palet; pilihannya disimpan pada faktur, jadi tiap dokumen bisa berbeda.

Tidak ada pilihan yang salah di sini, dan Anda bisa mengganti template pada sebuah konsep sesering yang Anda mau. Template Installment tampil redup karena dirancang untuk jadwal pembayaran bertahap, yang tidak dimiliki faktur ini. Palet, warna kustom dan font dijelaskan di template PDF, palet dan font.

Cara membagikan faktur dan menandainya terkirim

Di layar pratinjau, ketuk menu ⋮ di pojok kanan atas lalu pilih Bagikan & tandai terkirim (Share & Mark as Sent). Item menu ini hanya ada selama faktur masih berstatus konsep.
Pilih aplikasi yang ingin Anda pakai untuk mengirim dari lembar berbagi Android: klien email, WhatsApp, Drive, apa pun yang menerima berkas PDF. Subjek dan pesan singkat yang menyebut nomor faktur serta nama perusahaan Anda sudah diisikan.
Kembali ke Invoice Flow. Lencana status kini bertuliskan Terkirim (Sent) dan snackbar mengonfirmasi Faktur ditandai sebagai terkirim.

Pratinjau PDF aplikasi Invoice Flow berjudul Invoice INV-0001 menampilkan template Creative dengan bilah samping oranye, kop Maya Reyes Photography, Bill To Dana Ortiz dari Bluebonnet Bakery, dua item baris, total 690.00 serta blok Notes dan Payment Terms, dengan item menu Share and Mark as Sent terbuka di bilah atas — Satu ketukan membagikan PDF sekaligus memindahkan konsep ke Terkirim; ikon cetak di sebelahnya mengirim halaman yang sama ke printer.

Jika Anda ingin membagikan berkasnya tanpa mengubah status, pakai ikon berbagi di bilah atas; faktur tetap berstatus konsep dan Anda bisa menandainya terkirim nanti dari menu ⋮ di layar detail. Menu layar detail juga menawarkan Aplikasi email (Email client), yang membuka layar kirim di dalam aplikasi dengan alamat email yang Anda simpan di kartu klien; lihat mengirim faktur lewat email untuk template dan lampiran.

Cara mencatat pembayaran

Sembilan hari kemudian Dana membayar lewat Zelle. Mencatat pembayaran sekaligus menyimpan buku besar dan membalik status.

Buka tab Dokumen lalu ketuk fakturnya untuk membuka layar detail.
Gulir ke bawah sampai kartu Pembayaran (Payments) lalu ketuk Catat (Record).
Pada dialog Catat pembayaran (Record Payment), kolom Jumlah (Amount) sudah terisi sisa tagihan, di sini seluruh $690. Ubah hanya untuk pembayaran sebagian.
Pilih Metode pembayaran (Payment Method), sesuaikan tanggalnya jika uang masuk lebih awal, lalu ketik ID transaksi pada Nomor referensi (Reference Number) agar nanti bisa dicocokkan dengan rekening koran Anda.
Ketuk Simpan pembayaran (Save Payment). Karena tidak ada sisa yang harus dibayar, faktur otomatis menjadi Dibayar (Paid) dan bilah kemajuannya berubah hijau.

Dialog Record Payment aplikasi Invoice Flow pada faktur INV-0001 dengan Amount terisi USD 690.00, baris bantuan Remaining 690.00, Payment Method Bank Transfer, baris tanggal, Reference Number ZELLE-20260918-ORTIZ, kolom Notes kosong serta tombol Cancel dan Save Payment — Dialog mengusulkan sisa tagihan; nomor referensi membuat rekonsiliasi bank jadi mudah.

Layar detail faktur aplikasi Invoice Flow untuk INV-0001 dengan lencana Paid hijau, total 690.00, tanggal terbit Sep 9, 2026 dan jatuh tempo Sep 23, 2026, kartu klien Dana Ortiz Bluebonnet Bakery, dua item baris, kartu total, kartu Notes dan tombol Preview PDF — Selesai: lencananya bertuliskan Paid dan ubin Paid This Month di dasbor mencatat jumlahnya.

Jika Anda tidak ingin menyimpan buku besar, menu ⋮ pada faktur terkirim punya entri sederhana Tandai sebagai dibayar (Mark as paid). Entri ini mengubah lencana dan menghentikan pengingat, tetapi tidak mencatat jumlah apa pun, sehingga kartu Pembayaran tetap menampilkan seluruh saldo sebagai sisa. Untuk uang muka, cicilan dan koreksi, baca pembayaran, pembayaran sebagian dan jumlah terutang.

Aturan dan detail

Nama bisnis adalah satu-satunya kolom wajib pada formulir penyiapan, dan nama klien adalah satu-satunya kolom wajib pada formulir klien. Semua yang lain opsional dan bisa diisi nanti dari Pengaturan atau dari kartu klien.
Menyelesaikan formulir penyiapan memulai masa uji coba tujuh hari. Selama uji coba dan dengan langganan Pro Anda bisa menyimpan faktur, membuat klien, serta mencetak atau membagikan PDF. Tanpa keduanya, tindakan tersebut membuka layar langganan; melihat dan mempratinjau tetap gratis.
Faktur baru mengambil profil default, seri faktur default profil itu, mata uang seri atau profil, tanggal terbit hari ini dan tanggal jatuh tempo 30 hari kemudian. Mengubah tanggal terbit ke hari setelah tanggal jatuh tempo saat ini akan memajukan tanggal jatuh tempo 30 hari lagi.
Penyimpanan selalu menyimpan faktur sebagai konsep, baik Anda memakai Simpan konsep di bilah atas maupun Simpan di bagian bawah. Penyimpanan diblokir dengan snackbar bila tidak ada klien yang dipilih (Silakan pilih klien) atau tidak ada item baris (Tambahkan setidaknya satu item), dan setiap baris membutuhkan deskripsi.
Jumlah baris adalah kuantitas dikali harga yang dibulatkan ke sen; pajak diterapkan per baris dari kolom %; diskon, bila Anda memasukkannya, dihitung sebelum pajak. Baris yang kuantitasnya tidak dapat dibaca dihitung sebagai 1, harga yang tidak dapat dibaca dihitung sebagai 0.
Nomor faktur berasal dari seri penomoran profil dan unik per profil. Jika Anda mengetik nomor sendiri dan bentrok dengan nomor yang sudah ada, aplikasi menaikkan penghitung lalu mencoba lagi.
Bagikan & tandai terkirim membagikan dulu baru mengatur status, jadi lembar berbagi yang dibatalkan meninggalkan faktur sebagai konsep. Setelah faktur terkirim, membukanya dari layar detail menampilkan tampilan hanya-baca; untuk mengubahnya, kembalikan ke konsep dari menu ⋮ atau gandakan fakturnya.
Mencatat pembayaran menjadikan faktur Dibayar hanya bila sisa saldo turun ke satu sen atau kurang, dan hanya untuk pembayaran dalam mata uang faktur itu sendiri. Menghapus pembayaran tersebut nanti akan membuka kembali saldonya dan mengembalikan status ke Terkirim.
Faktur yang berstatus Terkirim dan melewati tanggal jatuh temponya otomatis ditampilkan sebagai Jatuh tempo (Overdue); tidak ada yang perlu dijadwalkan.
Semua yang ditampilkan di sini disimpan di ponsel. Cadangkan data dari Pengaturan sebelum Anda berganti perangkat.

Tips

Simpan syarat pembayaran standar Anda pada profil bisnis di bagian Syarat pembayaran menggunakan Dari preset. Setiap faktur baru kemudian datang dengan teks yang sudah terisi, dan daftar centang di bagian bawah editor memungkinkan Anda menukar syarat per dokumen.

Tambahkan logo lebar dan tanda tangan ke profil begitu Anda punya waktu luang sebentar. Sebagian besar template mencetak logo lebar di kop, dan PDF bertanda tangan terasa lebih resmi bagi klien baru.

Jika Anda selalu menagih dua atau tiga hal yang sama, buat semuanya sekali di Pengaturan sebagai produk. Chip Produk / layanan kemudian mengisi deskripsi, satuan dan harga dalam satu ketukan, dan faktur selesai dalam waktu kurang dari satu menit.

Gunakan kolom referensi di Catat pembayaran untuk ID transaksi bank atau aplikasi. Ketika klien bertanya di bulan Maret apakah mereka sudah membayar di bulan September, kartu Pembayaran menjawabnya tanpa perlu membuka rekening koran.

Panduan terkait

Siapkan profil bisnis Anda - logo, NPWP, seri penomoran, preset syarat pembayaran dan profil kedua.
Editor faktur - setiap kartu pada formulir, dari preset pajak hingga lampiran foto.
Pembayaran, pembayaran sebagian dan jumlah terutang - uang muka, cicilan dan apa yang dilihat klien.