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用户指南

五分钟开出你的第一张发票

从Invoice Flow的全新安装开始，通过设置企业资料、添加客户、创建两行明细的发票并分享PDF，一路走到收到付款。

更新于: 2026-09-09

你已经安装了Invoice Flow，也有人欠你钱。本指南带你以最短的路径，从空白的应用走到一张已付款的发票，每个界面只讲今天用得到的部分。每一步都会指向一篇更详细的指南，供你以后需要时再回来查看。

本指南以德克萨斯州奥斯汀的自由摄影师Maya Reyes为例。她刚为Bluebonnet Bakery完成半天的品牌拍摄，需要向业主Dana Ortiz收取拍摄和三十张精修图的费用，合计690美元。整个流程，从首次启动到绿色的“已付款”徽章，一共经过六个界面。

屏幕上看到的内容

首次启动时，应用会打开一个欢迎页，带有 开始使用(Get Started) 按钮和右上角的语言按钮。点击 开始使用 会进入一个标题为 设置您的企业资料(Set Up Your Business) 的表单。保存该表单后，应用会进入仪表盘，此后屏幕底部会一直显示四个标签页：仪表板(Dashboard)、单据(Documents)、客户(Clients) 和 设置(Settings)。本指南中的所有内容都发生在中间这两个标签页上。

客户(Clients) 标签页存放你的客户卡片和一个 + 按钮。单据(Documents) 标签页存放你的发票和报价单、一个会询问你想要哪种单据类型的 新建(New) 按钮，以及在发票创建后每份单据对应的一行，点击可打开其详情界面。详情界面是一张已完成发票的核心：显示状态徽章、客户、明细行、一张 付款(Payments) 卡片，以及底部满宽的 预览PDF(Preview PDF) 按钮——分享功能就在这里。

欢迎页本身未在下方展示：它的截图无法在手机之外渲染，所以第一张图从紧随其后的企业资料表单开始。

首次启动时如何设置企业资料

Maya只需要一个名字就能开始；这张表单上的其它内容都可以以后再填。

  1. 在欢迎页上点击 开始使用(Get Started)。如果应用语言不对，先点击角落的语言按钮并选择你的语言。
  2. 在 设置您的企业资料(Set Up Your Business) 中，在 您的姓名 *(Your Name *) 中输入你的名字。这是整张表单中唯一的必填字段；商号名称填在 公司名称(Company Name) 中。
  3. 向下滚动，点击 添加电子邮件(Add email)、添加电话(Add phone) 和 添加地址(Add address)，输入你希望打印在发票上的联系方式。只有在这里至少添加一个地址，PDF上才会显示地址。
  4. 在 允许的货币(Allowed currencies) 下点击 添加货币(Add currency) 并选择你开票所用的币种；你添加的第一种货币会成为默认货币。Maya选择USD。
  5. 滚动到底部，点击 继续(Continue)。如果你想以后再填，点击 暂时跳过(Skip for now)；应用会保存一个名为“My Business”的资料，你可以之后在 设置(Settings) 下编辑它。
Invoice Flow 应用首次启动时的设置您的企业资料表单，方形和宽版logo位置为空，一个点击添加签名的方框，您的姓名已填写为Maya Reyes，公司名称已填写为Maya Reyes Photography，电子邮件、电话和地址各栏均为空
首次启动表单：只有姓名是必填的；logo、签名和联系方式现在或以后添加都可以。

点击 继续(Continue) 时，有两件事会悄悄发生：该资料成为你的默认企业资料，同时开启一个为期七天的完整功能试用，让你今天就能保存、分享和打印，无需付费。这张表单还为你设置了两个编号序列——发票用INV，报价单用EST，这就是为什么第一张发票编号是INV-0001，无需任何额外设置。Logo、税号、付款条款预设和滞纳金默认值都在同一张表单上；设置企业资料指南 会逐字段说明它们。

如何添加你的第一位客户

你也可以在发票编辑器内部创建客户，但先创建好可以让开票这一步更短。

  1. 打开 客户(Clients) 标签页，点击 +，或点击空列表中的 添加客户(Add Client) 按钮。
  2. 在 新建客户(New Client) 中，在 姓名 *(Name *) 中输入对方的名字。和企业资料表单一样，这是唯一的必填字段。
  3. 填写 公司(Company)、电子邮箱(Email) 和 电话(Phone)。之后发送界面会提议使用这个邮箱，公司名称会打印在“Bill To”区块中姓名下方。
  4. 点击 国家(Country) 卡片，在 搜索国家...(Search country...) 中输入前几个字母并选择国家。国家会调整地址提示格式，对许多国家来说，还会在发票编辑器中解锁税率预设选项。
  5. 在 地址(Address) 中输入街道地址，然后点击右上角的 保存(Save)。
Invoice Flow 应用的新建客户表单，已填写Dana Ortiz，公司Bluebonnet Bakery，电子邮箱dana@bluebonnetbakery.com，电话+1 (512) 555-0193，国家United States，地址1401 South Congress Ave, Austin, TX 78704，顶部有保存按钮
Dana的客户卡片：姓名是必填的，其余部分将出现在发票上。

顶部的圆形头像可以拍照或添加logo，如果需要，下方的 类别(Categories) 部分可以在客户数量变多后给客户打标签。两者都是可选的。完整的客户卡片说明，包括每位客户单独的滞纳金条款，参见 客户、类别与客户分组。

如何创建带两行明细的发票

  1. 打开 单据(Documents) 标签页，点击 新建(New)，在 选择文档类型(Choose document type) 弹层中选择 发票(Invoice)。编辑器打开时标题为 新建发票(New Invoice)，已经带上你的资料、编号 INV-0001、今天的日期、30天后的到期日以及你的币种。
  2. 点击 客户(Client) 卡片，在 选择客户(Select client) 对话框中选取客户。如果你跳过了上一节，最后一行 添加新客户(Add New Client) 会从这里打开客户表单。
Invoice Flow 应用的新建发票编辑器，表单上方打开了选择客户对话框，列出Bluebonnet Bakery的Dana Ortiz和一个添加新客户行，背后可见企业资料和发票编号INV-0001卡片
编辑器已经知道资料和下一个编号；客户是你要选择的第一项。
  1. 勾选 到期(Due) 日期框。Maya的付款条款是14天，所以她点击它并选择从今天起两周后的日期，而不是默认的30天。
  2. 在 明细项目(Line Items) 部分点击 自定义(Custom)。会出现一张 #1 卡片。在 项目(Item) 中输入你做了什么，设置 数量(Qty) 和 单价(Price)。对于这次拍摄，Maya写下拍摄场次说明，数量1，单价450。
  3. 再次点击 自定义(Custom) 添加第二张卡片，输入精修图的信息：数量30，单价8。每张卡片上的金额以及下方的合计卡片都会随你输入实时更新。
  4. 如果适用销售税，请在每张卡片的 % 字段中输入税率，或点击明细上方的税率预设选项之一，一次性将某一税率应用到所有行。留空表示不征税。
  5. 向下滚动到 付款条款(Payment Terms)。如果你在资料中保存过条款，这里会预先填好；否则现在就输入，例如付款方式和期限。
Invoice Flow 应用的发票编辑器，显示两张明细卡片，一张服务行Brand photoshoot at the bakery, half-day session为1 x 450.00，一张产品行Edited high-resolution images为30 x 8.00，随后是折扣卡片、提前付款折扣开关，以及一张显示小计和总计690.00的合计卡片
两行自定义明细对第一张发票来说已经够用；合计卡片会随每一次输入实时更新。

产品 / 服务(Product / Service) 选项会打开你保存的产品库，而不是一张空白卡片；工时(Time) 和 支出(Expenses) 选项会拉入已记录的工时和收据，在全新安装的应用中这些都是空的。发票编辑器指南 会逐一介绍这张表单上的每张卡片，包括折扣、照片附件以及打印哪些资料信息。

如何选择模板并预览PDF

模板决定PDF的外观；内容无论选哪个模板都是一样的。

  1. 仍在编辑器中，滚动到 选择模板(Select Template) 卡片。它的副标题显示当前的选择，新安装时为 Clean — ocean。
  2. 点击它。在 设计(Design) 下，点击十二种版式之一；Maya选择了 Creative，它带有一条强调色侧边栏。在 调色板(Color Palette) 下，如果想要模板默认颜色以外的效果，点击一种颜色。点击右上角的 保存(Save) 返回。
  3. 点击编辑器底部满宽的 保存(Save) 按钮（或顶部的 保存草稿(Save Draft)）。发票会以草稿形式保存，并打开其详情界面。
  4. 在详情界面点击 预览PDF(Preview PDF)。页面会完全按照客户将收到的样子渲染；可双指缩放查看细节。
Invoice Flow 应用的选择模板界面，设计网格中有十二个模板，分别名为Clean、Professional、Bold、Elegant、Compact、Modern、Classic、Creative、Minimal、Contractor、Striped和Installment，Creative上带有一个勾选标记，调色板一行中Sunset被选中
十二种内置设计和十种调色板；选择会存储在该发票上，因此每份单据可以各不相同。

这里没有对错之分，你可以随意在草稿上多次更换模板。Installment 模板呈灰色不可选，因为它专为分期付款计划设计，而这张发票没有此类需求。调色板、自定义颜色和字体详见 PDF模板、调色板与字体。

如何分享发票并标记为已发送

  1. 在预览界面，点击右上角的 ⋮ 菜单，选择 分享并标记为已发送(Share & Mark as Sent)。这个菜单项只在发票仍是草稿时才会出现。
  2. 在Android的分享面板中选择你要用来发送的应用：你的邮箱客户端、WhatsApp、Drive，任何接受PDF文件的应用都可以。主题和一段简短的说明——写明发票和你公司的名字——已经为你填好。
  3. 回到Invoice Flow。状态徽章现在显示 已发送(Sent)，底部提示确认 发票已标记为已发送(Invoice marked as sent)。
Invoice Flow 应用的PDF预览，标题为Invoice INV-0001，展示带橙色侧边栏的Creative模板，Maya Reyes Photography页眉，Bill To Dana Ortiz of Bluebonnet Bakery，两行明细，总计690.00以及备注和付款条款区块，顶部打开了分享并标记为已发送菜单项
一次点击即可分享PDF并将草稿转为已发送；旁边的打印图标可将同一页面发送到打印机。

如果你想分享文件而不改变状态，请改用顶部栏中的分享图标；发票会保持草稿状态，你可以之后在详情界面的 ⋮ 菜单中再将其标记为已发送。详情界面的菜单还提供 发送给客户(Email client)，它会打开应用内的发送界面，收件地址为你保存在客户卡片上的邮箱；模板和附件说明参见 通过邮件发送发票。

如何记录付款

九天后，Dana通过Zelle付款。记录这笔付款既能保留台账，也会翻转状态。

  1. 打开 单据(Documents) 标签页，点击该发票以打开其详情界面。
  2. 向下滚动到 付款(Payments) 卡片，点击 记录(Record)。
  3. 在 记录付款(Record Payment) 对话框中，金额(Amount) 已经填好剩余余额，这里是全额690美元。只有在部分付款时才需要修改它。
  4. 选择 付款方式(Payment Method)，如果款项到账更早，调整日期，并将交易号输入 参考编号(Reference Number)，方便日后与银行对账单核对。
  5. 点击 保存付款(Save Payment)。由于已没有余额需要支付，发票会自动变为 已付款(Paid)，进度条变绿。
Invoice Flow 应用中发票INV-0001上的记录付款对话框，金额预填为USD 690.00，剩余690.00的辅助说明行，付款方式Bank Transfer，一个日期行，参考编号ZELLE-20260918-ORTIZ，一个空的备注字段，以及取消和保存付款按钮
对话框会自动提出剩余余额；参考编号让银行对账变得轻松。
Invoice Flow 应用中INV-0001的发票详情界面，绿色的已付款徽章，总计690.00，开票日期2026年9月9日，到期日期2026年9月23日，客户卡片Dana Ortiz Bluebonnet Bakery，两行明细，一张合计卡片，一张备注卡片和一个预览PDF按钮
大功告成：徽章显示已付款，仪表盘上的“本月已付款”卡片也会同步这笔金额。

如果你不想保留台账，已发送发票上的 ⋮ 菜单中有一个简单的 标记为已付款(Mark as paid) 选项。它会改变徽章并停止提醒，但不会记录具体金额，因此付款卡片仍会显示全额为剩余金额。关于定金、分期付款和修正，请阅读 付款、部分付款与应付金额。

规则与细节

小贴士

在企业资料的付款条款下使用从预设中选择保存你的标准付款条款。此后每张新发票都会预先填好这段文字，编辑器底部的复选框列表还能让你按单据切换条款。
一有空就把宽版logo和签名添加到资料中。大多数模板会在页眉打印宽版logo，签过名的PDF在第一次合作的客户眼中，看起来更不像草稿。
如果你每次都开票同样的两三样东西，就在设置下把它们创建为产品。此后产品 / 服务选项能一键填好描述、单位和单价，一分钟内即可完成开票。
在记录付款的参考字段中填写银行或应用的交易编号。当客户在三月问起九月是否已付款时，付款卡片无需翻看对账单就能给出答案。

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