Uživatelská příručka

Vaše první faktura za pět minut

Od čerstvé instalace Invoice Flow k zaplacené faktuře: nastavte firmu, přidejte klienta, vytvořte dvouřádkovou fakturu a sdílejte PDF.

Aktualizováno: 2026-09-09

Nainstalovali jste Invoice Flow a někdo vám dluží peníze. Tento návod vás provede nejkratší cestou od prázdné aplikace k zaplacené faktuře a každé obrazovky se dotkne jen do té míry, do jaké ji dnes potřebujete. Každý krok odkazuje na podrobnější návod pro den, kdy budete chtít víc, takže si teď můžete jen projet text a vrátit se později.

Průvodce sleduje Mayu Reyes, fotografku na volné noze z Austinu v Texasu. Právě dokončila půldenní brandové focení pro Bluebonnet Bakery a chce majitelce Daně Ortiz vyfakturovat focení a třicet retušovaných snímků, dohromady 690 $. Celý postup od prvního spuštění po zelený odznak Zaplaceno má šest obrazovek.

Co uvidíte na obrazovce

Při prvním spuštění se otevře uvítací stránka s tlačítkem Začít (Get Started) a s tlačítkem jazyka v pravém horním rohu. Klepnutím na Začít se dostanete na formulář Nastavte si firmu (Set Up Your Business). Jakmile formulář uložíte, aplikace přejde na přehled a od té chvíle jsou u dolního okraje obrazovky čtyři záložky: Přehled (Dashboard), Faktury (Documents), Klienti (Clients) a Nastavení (Settings). Všechno v tomto návodu se odehrává na prostředních dvou záložkách.

Záložka Klienti obsahuje karty zákazníků a tlačítko +. Záložka Faktury obsahuje vaše faktury a nabídky, tlačítko Nový (New), které se zeptá na typ dokumentu, a jakmile faktura existuje, řádek pro každý dokument, který otevře jeho detail. Obrazovka detailu je centrálou hotové faktury: ukazuje odznak stavu, klienta, položky, kartu Platby (Payments) a dole tlačítko Náhled PDF (Preview PDF) přes celou šířku, odkud se sdílí.

Jak nastavit firmu při prvním spuštění

Maye stačí k rozjezdu jméno; všechno ostatní v tomto formuláři počká.

1. Klepněte na Začít na uvítací stránce. Pokud je aplikace ve špatném jazyce, klepněte nejdřív na tlačítko jazyka v rohu a vyberte ten svůj.
2. Na obrazovce Nastavte si firmu zadejte své jméno do pole Vaše jméno * (Your Name *). To je jediné povinné pole v celém formuláři; obchodní název patří do pole Název společnosti (Company Name).
3. Sjeďte níž a klepněte na Přidat e-mail (Add email), Přidat telefon (Add phone) a Přidat adresu (Add address) a zadejte kontaktní řádky, které chcete mít vytištěné na fakturách. Adresa se na PDF objeví, jen když jich sem alespoň jednu přidáte.
4. V sekci Povolené měny (Allowed currencies) klepněte na Přidat měnu (Add currency) a vyberte měnu, ve které fakturujete; první přidaná se stane výchozí. Maya volí USD.
5. Sjeďte na konec a klepněte na Pokračovat (Continue). Pokud to raději vyplníte později, klepněte na Přeskočit (Skip for now); aplikace uloží profil s názvem My Business, který můžete upravit v Nastavení.

Po klepnutí na Pokračovat se potichu stanou dvě věci: profil se stane vaším výchozím firemním profilem a spustí se sedmidenní zkušební verze plné sady funkcí, takže můžete ukládat, sdílet a tisknout, aniž byste si dnes cokoli kupovali. Formulář vám také dá dvě číselné řady, INV pro faktury a EST pro nabídky, díky čemuž má první faktura číslo INV-0001 bez jakéhokoli nastavování. Loga, daňová IČ, předvolby platebních podmínek i výchozí úroky z prodlení jsou na tomtéž formuláři; návod nastavení firemního profilu je probírá pole po poli.

Jak přidat prvního klienta

Klienta můžete vytvořit i přímo v editoru faktury, ale když ho založíte předem, bude krok s fakturou kratší.

1. Otevřete záložku Klienti a klepněte na + nebo na tlačítko Přidat klienta (Add Client) v prázdném seznamu.
2. Na obrazovce Nový klient (New Client) zadejte jméno osoby do pole Jméno * (Name *). Stejně jako u firemního formuláře je to jediné povinné pole.
3. Vyplňte Společnost (Company), E-mail (Email) a Telefon (Phone). E-mail je to, co později navrhne obrazovka odesílání, a společnost se na faktuře vytiskne pod jménem v bloku odběratele.
4. Klepněte na dlaždici Země (Country), napište první písmena do pole Hledat zemi... (Search country...) a vyberte zemi. Země upraví nápovědu k adrese a u mnoha zemí odemkne v editoru faktury předvolby daňových sazeb.
5. Zadejte ulici do pole Adresa (Address) a klepněte na Uložit (Save) v pravém horním rohu.

Kulatý avatar nahoře přijme fotku nebo logo, pokud nějaké chcete, a sekce Kategorie níž umožňuje klienty štítkovat, jakmile jich máte víc než hrstku. Obojí je volitelné. Kompletní kartu včetně úroků z prodlení pro jednotlivého klienta najdete v návodu klienti, kategorie a skupiny klientů.

Jak vytvořit fakturu se dvěma položkami

1. Otevřete záložku Faktury, klepněte na Nový a na panelu Vyberte typ dokumentu (Choose document type) zvolte Faktura (Invoice). Editor se otevře jako Nová faktura (New Invoice) s vaším profilem, číslem INV-0001, dnešním datem, splatností za 30 dní a už nastavenou měnou.
2. Klepněte na kartu Klient (Client) a v dialogu Vyberte klienta (Select client) vyberte klienta. Pokud jste předchozí sekci přeskočili, poslední řádek Přidat nového klienta (Add New Client) otevře formulář klienta odsud.

3. Zkontrolujte pole data Splatnost (Due). Mayiny podmínky jsou 14 dní, takže na něj klepne a místo výchozích 30 dní vybere datum za dva týdny.
4. V sekci Položky (Line Items) klepněte na Vlastní (Custom). Objeví se karta #1. Do pole Položka (Item) napište, co jste udělali, a nastavte Množ. (Qty) a Cena (Price). U focení Maya zapíše popis focení, množství 1, cenu 450.
5. Klepněte znovu na Vlastní pro druhou kartu a zadejte retušované snímky: množství 30, cena 8. Částka na každé kartě i karta součtů níže se aktualizují už při psaní.
6. Pokud se uplatňuje DPH, zadejte sazbu do pole % na každé kartě, nebo klepněte na jednu z předvoleb daně nad položkami a použijte sazbu naráz na všechny řádky. Bez daně pole nechte prázdné.
7. Sjeďte dolů k sekci Platební podmínky (Payment Terms). Je předvyplněná z vašeho profilu, pokud jste tam podmínky uložili; jinak je napište teď, například jak a do kdy očekáváte platbu.

Předvolba Produkt / služba (Product / Service) otevře místo prázdné karty vaši uloženou knihovnu produktů a předvolby Čas (Time) a Výdaje (Expenses) natáhnou naměřené hodiny a účtenky — na čerstvé instalaci jsou všechny prázdné. Návod k editoru faktury prochází každou kartu tohoto formuláře včetně slev, přiložených fotek a toho, které údaje profilu se mají tisknout.

Jak vybrat šablonu a zobrazit náhled PDF

Šablona rozhoduje o vzhledu PDF; obsah je stejný, ať zvolíte cokoli.

1. Stále v editoru sjeďte na kartu Vyberte šablonu (Select Template). Její podtitulek ukazuje aktuální volbu, na nové instalaci Clean — ocean.
2. Klepněte na ni. V části Design klepněte na jedno z dvanácti rozvržení; Maya vybírá Creative s barevným postranním pruhem. V části Barevná paleta (Color Palette) klepněte na barvu, pokud chcete něco jiného než výchozí barvu šablony. Klepnutím na Uložit v pravém horním rohu se vrátíte zpět.
3. Klepněte na tlačítko Uložit přes celou šířku dole v editoru (nebo na Uložit koncept (Save Draft) v horní liště). Faktura se uloží jako koncept a otevře se obrazovka jejího detailu.
4. Na obrazovce detailu klepněte na Náhled PDF. Stránka se vykreslí přesně tak, jak ji dostane klient; roztažením dvěma prsty si přiblížíte detaily.

Špatná volba tu neexistuje a u konceptu můžete šablonu měnit, jak často chcete. Šablona Installment je ztlumená, protože je stavěná pro splátkové kalendáře, které tato faktura nemá. Palety, vlastní barvy a písma vysvětluje návod PDF šablony, palety a písma.

Jak fakturu sdílet a označit ji jako odeslanou

1. Na obrazovce náhledu klepněte na nabídku ⋮ v pravém horním rohu a zvolte Sdílet a označit jako odeslané (Share & Mark as Sent). Tato položka nabídky existuje jen po dobu, kdy je faktura ještě konceptem.
2. V panelu sdílení Androidu vyberte aplikaci, kterou chcete odeslat: e-mailového klienta, WhatsApp, Disk, cokoli, co přijme soubor PDF. Předmět a krátká zpráva s číslem faktury a názvem vaší firmy jsou vyplněny za vás.
3. Vraťte se do Invoice Flow. Odznak stavu teď hlásí Odesláno (Sent) a hlášení potvrdí Faktura označena jako odeslaná.

Pokud chcete soubor sdílet, aniž byste měnili stav, použijte místo toho ikonu sdílení v horní liště; faktura zůstane konceptem a jako odeslanou ji můžete označit později z nabídky ⋮ na obrazovce detailu. Vlastní nabídka obrazovky detailu navíc nabízí E-mailový klient (Email client), který otevře odesílací obrazovku v aplikaci s adresou, kterou jste uložili na kartě klienta; šablony a přílohy popisuje odesílání faktur e-mailem.

Jak zaznamenat platbu

O devět dní později Dana platí přes Zelle. Zaznamenání platby vede evidenci a zároveň překlopí stav.

1. Otevřete záložku Faktury a klepnutím na fakturu otevřete její detail.
2. Sjeďte dolů ke kartě Platby a klepněte na Zaznamenat (Record).
3. V dialogu Zaznamenat platbu (Record Payment) je pole Částka (Amount) už vyplněné zbývajícím zůstatkem, tady celými 690 $. Měňte ho jen u částečné platby.
4. Vyberte Způsob platby (Payment Method), upravte datum, pokud peníze dorazily dřív, a do pole Variabilní symbol (Reference Number) napište ID transakce, abyste si ji později spárovali s bankovním výpisem.
5. Klepněte na Uložit platbu (Save Payment). Protože nezbývá nic k zaplacení, faktura sama přejde na Zaplaceno (Paid) a ukazatel průběhu zezelená.

Pokud si evidenci vést nechcete, nabídka ⋮ u odeslané faktury má prostou položku Označit jako zaplacené (Mark as paid). Změní odznak a zastaví upomínky, ale nezaznamená žádnou částku, takže karta Platby bude dál ukazovat jako zbývající celý zůstatek. O zálohách, splátkách a opravách si přečtěte v platby, částečné platby a částka k úhradě.

Pravidla a podrobnosti

• Název firmy je jediné povinné pole na nastavovacím formuláři a jméno klienta je jediné povinné pole na formuláři klienta. Všechno ostatní je volitelné a lze doplnit později z Nastavení nebo z karty klienta.
• Dokončením nastavovacího formuláře se spustí sedmidenní zkušební verze. Během zkušební verze a s předplatným Pro můžete ukládat faktury, vytvářet klienty a tisknout či sdílet PDF. Bez toho tyto akce otevřou obrazovku předplatného; prohlížení a náhled zůstávají zdarma.
• Nová faktura převezme výchozí profil, jeho výchozí fakturační řadu, měnu řady nebo profilu, dnešní datum vystavení a splatnost o 30 dní později. Změna data vystavení na den po aktuální splatnosti posune splatnost opět o 30 dní dopředu.
• Uložení fakturu vždy uloží jako koncept, ať použijete Uložit koncept v horní liště nebo Uložit dole. Uložení je zablokované s hlášením, pokud není vybraný klient (Vyberte prosím klienta) nebo nejsou žádné položky (Přidejte alespoň jednu položku), a každý řádek potřebuje popis.
• Částka řádku je množství krát cena zaokrouhlené na centy; daň se uplatňuje na řádek podle pole %; případná sleva se odečítá před daní. Řádek, jehož množství nelze načíst, se počítá jako 1, cenu, kterou nelze načíst, počítá jako 0.
• Čísla faktur pocházejí z číselné řady profilu a jsou v rámci profilu jedinečná. Pokud zadáte vlastní číslo a to se srazí s existujícím, aplikace posune počítadlo a zkusí to znovu.
• Sdílet a označit jako odeslané nejprve sdílí a teprve pak nastaví stav, takže zrušený panel sdílení nechá fakturu konceptem. Jakmile je faktura odeslaná, otevře se z detailu jen v režimu pro čtení; abyste ji změnili, vraťte ji z nabídky ⋮ na koncept nebo ji duplikujte.
• Zaznamenání platby nastaví fakturu na Zaplaceno jen tehdy, když zbývající zůstatek klesne na cent nebo méně, a jen u plateb v měně samotné faktury. Smazání takové platby později zůstatek znovu otevře a vrátí stav na Odesláno.
• Faktura, která je odeslaná a je po datu splatnosti, se automaticky zobrazuje jako Po splatnosti (Overdue); nic není třeba plánovat.
• Všechno, co je tu ukázané, je uložené v telefonu. Než přejdete na jiné zařízení, zazálohujte data z Nastavení.

Tipy

Související návody

• Nastavení firemního profilu - loga, daňová IČ, číselné řady, předvolby platebních podmínek a druhé profily.
• Editor faktury - každá karta formuláře, od předvoleb daně po přiložené fotky.
• Platby, částečné platby a částka k úhradě - zálohy, splátky a co vidí klient.