Podręcznik użytkownika

Twoja pierwsza faktura w pięć minut

Przejdź od świeżej instalacji Invoice Flow do opłaconej faktury: skonfiguruj firmę, dodaj klienta, zbuduj fakturę z dwiema pozycjami i udostępnij PDF.

Zaktualizowano: 2026-09-09

Zainstalowałeś Invoice Flow i ktoś jest Ci winien pieniądze. Ten poradnik prowadzi najkrótszą drogą od pustej aplikacji do opłaconej faktury, dotykając każdego ekranu tylko na tyle, na ile trzeba dzisiaj. Każdy krok wskazuje dłuższy poradnik na dzień, w którym zechcesz więcej, więc teraz możesz przelecieć wzrokiem i wrócić później.

Przewodnik śledzi Mayę Reyes, fotografkę na wolnej stopie z Austin w Teksasie. Właśnie skończyła półdniową sesję wizerunkową dla Bluebonnet Bakery i chce wystawić rachunek Danie Ortiz, właścicielce, za sesję i trzydzieści obrobionych zdjęć — łącznie 690 USD. Cały przepływ, od pierwszego uruchomienia po zieloną plakietkę Opłacona, to sześć ekranów.

Co widać na ekranie

Przy pierwszym uruchomieniu aplikacja otwiera stronę powitalną z przyciskiem Rozpocznij (Get Started) i przyciskiem języka w prawym górnym rogu. Dotknięcie Rozpocznij przenosi Cię do formularza zatytułowanego Skonfiguruj swoją firmę (Set Up Your Business). Po zapisaniu tego formularza aplikacja ląduje na pulpicie, a od tej pory na dole ekranu siedzą cztery karty: Panel (Dashboard), Dokumenty (Documents), Klienci (Clients) i Ustawienia (Settings). Wszystko w tym poradniku dzieje się na dwóch środkowych kartach.

Karta Klienci zawiera karty klientów i przycisk +. Karta Dokumenty zawiera Twoje faktury i oferty, przycisk Nowy (New), który pyta o typ dokumentu, a gdy faktura już istnieje — wiersz na każdy dokument, otwierający ekran szczegółów. Ekran szczegółów jest centrum gotowej faktury: pokazuje plakietkę statusu, klienta, pozycje, kartę Płatności (Payments) i przycisk Podgląd PDF (Preview PDF) na całą szerokość u dołu, gdzie mieszka udostępnianie.

Jak skonfigurować firmę przy pierwszym uruchomieniu

Mayi wystarczy nazwa, żeby ruszyć; cała reszta tego formularza może zaczekać.

1. Dotknij Rozpocznij na stronie powitalnej. Jeśli aplikacja jest w złym języku, dotknij najpierw przycisku języka w rogu i wybierz swój.
2. Na ekranie Skonfiguruj swoją firmę wpisz swoje imię w polu Twoje imię * (Your Name). To jedyne wymagane pole w całym formularzu; nazwa handlowa trafia do Nazwa firmy (Company Name).
3. Przewiń w dół i dotknij Dodaj e-mail (Add email), Dodaj telefon (Add phone) i Dodaj adres (Add address), aby wpisać dane kontaktowe, które mają być drukowane na fakturach. Adres pojawi się na PDF-ie tylko wtedy, gdy dodasz tu co najmniej jeden.
4. W sekcji Dozwolone waluty (Allowed currencies) dotknij Dodaj walutę (Add currency) i wybierz walutę, w której fakturujesz; pierwsza dodana staje się domyślną. Maya wybiera USD.
5. Przewiń na dół i dotknij Kontynuuj (Continue). Jeśli wolisz wypełnić to później, dotknij Pomiń na razie (Skip for now); aplikacja zapisze profil o nazwie My Business, który możesz edytować w Ustawieniach.

Po dotknięciu Kontynuuj po cichu dzieją się dwie rzeczy: profil staje się Twoim domyślnym profilem firmowym i rusza siedmiodniowy okres próbny pełnego zestawu funkcji, dzięki czemu możesz dziś zapisywać, udostępniać i drukować bez żadnego zakupu. Formularz daje Ci też dwie serie numeracji, INV dla faktur i EST dla ofert — dlatego pierwsza faktura ma numer INV-0001 bez żadnej konfiguracji. Loga, numery podatkowe, szablony warunków płatności i domyślne odsetki mieszkają w tym samym formularzu; poradnik o konfiguracji profilu firmowego omawia je pole po polu.

Jak dodać pierwszego klienta

Klienta można utworzyć wewnątrz edytora faktury, ale zrobienie tego wcześniej skraca krok z fakturą.

1. Otwórz kartę Klienci i dotknij + albo przycisku Dodaj klienta (Add Client) na pustej liście.
2. Na ekranie Nowy klient (New Client) wpisz imię i nazwisko osoby w polu Nazwa *. Podobnie jak w formularzu firmy, to jedyne pole wymagane.
3. Wypełnij Firma (Company), E-mail i Telefon. E-mail jest tym, co ekran wysyłki zaproponuje później, a firma drukuje się pod nazwiskiem w bloku odbiorcy.
4. Dotknij kafelka Kraj (Country), wpisz pierwsze litery w polu Szukaj kraju... (Search country...) i wybierz kraj. Kraj dostosowuje podpowiedź adresową, a dla wielu krajów odblokowuje chipy z gotowymi stawkami podatku w edytorze faktury.
5. Wpisz adres w polu Adres i dotknij Zapisz w prawym górnym rogu.

Okrągły awatar u góry przyjmie zdjęcie albo logo, jeśli chcesz, a sekcja Categories niżej pozwala tagować klientów, gdy zbierze się ich więcej niż garstka. Obie rzeczy są opcjonalne. Zobacz klienci, kategorie i grupy klientów, aby poznać całą kartę, wraz z odsetkami za zwłokę ustawianymi per klient.

Jak utworzyć fakturę z dwiema pozycjami

1. Otwórz kartę Dokumenty, dotknij Nowy i wybierz Faktura w panelu Wybierz typ dokumentu (Choose document type). Edytor otwiera się jako Nowa faktura (New Invoice) z Twoim profilem, numerem INV-0001, dzisiejszą datą, terminem płatności za 30 dni i już ustawioną walutą.
2. Dotknij karty Klient i wybierz klienta w oknie Wybierz klienta (Select client). Jeśli pominąłeś poprzednią sekcję, ostatni wiersz, Dodaj nowego klienta (Add New Client), otwiera stąd formularz klienta.

3. Sprawdź pole daty Termin (Due). Maya ma 14-dniowe warunki, więc dotyka go i wybiera dzień za dwa tygodnie zamiast domyślnych 30 dni.
4. W sekcji Pozycje (Line Items) dotknij Własna (Custom). Pojawi się karta #1. Wpisz, co zrobiłeś, w polu Pozycja (Item), ustaw Ilość (Qty) i Cena (Price). Za sesję Maya wpisuje opis sesji, ilość 1, cenę 450.
5. Dotknij Własna ponownie dla drugiej karty i wpisz obrobione zdjęcia: ilość 30, cena 8. Kwota na każdej karcie i karta sum poniżej aktualizują się w trakcie pisania.
6. Jeśli obowiązuje podatek od sprzedaży, wpisz stawkę w pole % każdej karty albo dotknij jednego z chipów z gotowymi stawkami nad pozycjami, aby zastosować stawkę do wszystkich pozycji naraz. Zostaw puste, jeśli podatku nie ma.
7. Przewiń do Warunki płatności (Payment Terms). Są wypełnione z Twojego profilu, jeśli je tam zapisałeś; w przeciwnym razie wpisz je teraz, na przykład jak i do kiedy oczekujesz zapłaty.

Chip Produkt / Usługa (Product / Service) otwiera Twoją zapisaną bibliotekę produktów zamiast pustej karty, a chipy Czas (Time) i Wydatki (Expenses) wciągają zarejestrowane godziny i paragony — wszystkie są puste na świeżej instalacji. Poradnik o edytorze faktury przechodzi przez każdą kartę tego formularza, w tym rabaty, załączniki fotograficzne i wybór drukowanych danych profilu.

Jak wybrać szablon i obejrzeć podgląd PDF

Szablon decyduje o wyglądzie PDF-a; treść jest ta sama, którykolwiek wybierzesz.

1. Wciąż w edytorze przewiń do karty Wybierz szablon (Select Template). Jej podtytuł pokazuje bieżący wybór, na nowej instalacji Clean — ocean.
2. Dotknij jej. W sekcji Projekt (Design) dotknij jednego z dwunastu układów; Maya wybiera Creative, który ma boczny pasek z kolorem akcentu. W sekcji Paleta kolorów (Color Palette) dotknij koloru, jeśli chcesz czegoś innego niż domyślny dla szablonu. Dotknij Zapisz w prawym górnym rogu, aby wrócić.
3. Dotknij przycisku Zapisz na całą szerokość u dołu edytora (albo Zapisz wersję roboczą na górnym pasku). Faktura zostanie zapisana jako wersja robocza i otworzy się jej ekran szczegółów.
4. Na ekranie szczegółów dotknij Podgląd PDF. Strona renderuje się dokładnie tak, jak otrzyma ją klient; zbliż palcami, aby przyjrzeć się szczegółom.

Nie ma tu złego wyboru, a szablon w wersji roboczej możesz zmieniać dowolnie często. Szablon Installment jest wyszarzony, bo zbudowano go dla harmonogramów płatności ratalnych, których ta faktura nie ma. Palety, kolory własne i czcionki omawia Szablony PDF, palety i czcionki.

Jak udostępnić fakturę i oznaczyć ją jako wysłaną

1. Na ekranie podglądu dotknij menu ⋮ w prawym górnym rogu i wybierz Udostępnij i oznacz jako wysłaną (Share & Mark as Sent). Ta pozycja menu istnieje tylko dopóki faktura jest wersją roboczą.
2. Wybierz aplikację, którą chcesz wysłać, z arkusza udostępniania Androida: klienta poczty, WhatsApp, Dysk, cokolwiek przyjmuje plik PDF. Temat i krótka wiadomość z numerem faktury i nazwą Twojej firmy są wypełnione za Ciebie.
3. Wróć do Invoice Flow. Plakietka statusu pokazuje teraz Wysłana (Sent), a pasek powiadomienia potwierdza Faktura oznaczona jako wysłana.

Jeśli chcesz udostępnić plik bez zmiany statusu, użyj zamiast tego ikony udostępniania na górnym pasku; faktura pozostanie wersją roboczą, a jako wysłaną oznaczysz ją później z menu ⋮ na ekranie szczegółów. Menu samego ekranu szczegółów oferuje też Wyślij do klienta (Email client), które otwiera wbudowany ekran wysyłki zaadresowany na e-mail zapisany na karcie klienta; zobacz wysyłanie faktur e-mailem, aby poznać szablony i załączniki.

Jak zapisać płatność

Dziewięć dni później Dana płaci przez Zelle. Zapisanie płatności prowadzi rejestr i jednocześnie przełącza status.

1. Otwórz kartę Dokumenty i dotknij faktury, aby otworzyć ekran szczegółów.
2. Przewiń do karty Płatności i dotknij Zarejestruj (Record).
3. W oknie Zarejestruj płatność (Record Payment) pole Kwota jest już wypełnione pozostałym saldem, tutaj pełnymi 690 USD. Zmień je tylko przy płatności częściowej.
4. Wybierz Metoda płatności (Payment Method), popraw datę, jeśli pieniądze dotarły wcześniej, i wpisz identyfikator transakcji w polu Numer referencyjny (Reference Number), aby móc go później dopasować do wyciągu bankowego.
5. Dotknij Zapisz płatność (Save Payment). Ponieważ nic nie zostało do zapłaty, faktura sama staje się Opłacona (Paid), a pasek postępu robi się zielony.

Jeśli wolisz nie prowadzić rejestru, menu ⋮ na wysłanej fakturze ma zwykłą pozycję Oznacz jako opłaconą (Mark as paid). Zmienia ona plakietkę i wstrzymuje przypomnienia, ale nie zapisuje żadnej kwoty, więc karta Płatności nadal pokaże pełne saldo jako pozostałe. O zaliczkach, ratach i korektach przeczytasz w płatności, płatności częściowe i kwota do zapłaty.

Zasady i szczegóły

• Nazwa firmy jest jedynym wymaganym polem w formularzu konfiguracji, a nazwa klienta jedynym wymaganym polem w formularzu klienta. Cała reszta jest opcjonalna i może zostać uzupełniona później z Ustawień albo z karty klienta.
• Ukończenie formularza konfiguracji uruchamia siedmiodniowy okres próbny. W trakcie okresu próbnego i przy subskrypcji Pro możesz zapisywać faktury, tworzyć klientów oraz drukować lub udostępniać PDF-y. Bez jednego i drugiego te działania otwierają ekran subskrypcji; przeglądanie i podgląd pozostają darmowe.
• Nowa faktura przejmuje profil domyślny, jego domyślną serię faktur, walutę serii lub profilu, dzisiejszą datę wystawienia i termin płatności 30 dni później. Zmiana daty wystawienia na dzień po bieżącym terminie płatności przesuwa termin ponownie o 30 dni do przodu.
• Zapis zawsze zapisuje fakturę jako wersję roboczą, niezależnie od tego, czy użyjesz Zapisz wersję roboczą na górnym pasku, czy Zapisz na dole. Zapis jest blokowany komunikatem, gdy nie wybrano klienta (Wybierz klienta) albo nie ma pozycji (Dodaj co najmniej jedną pozycję), a każda pozycja potrzebuje opisu.
• Kwoty pozycji to ilość razy cena zaokrąglona do groszy; podatek stosowany jest per pozycja z pola %; rabat, jeśli go wpiszesz, liczony jest przed podatkiem. Pozycja o nieczytelnej ilości liczy się jako 1, a nieczytelna cena jako 0.
• Numery faktur pochodzą z serii numeracji profilu i są unikalne w obrębie profilu. Jeśli wpiszesz własny numer i zderzy się on z istniejącym, aplikacja podniesie licznik i spróbuje ponownie.
• Udostępnij i oznacz jako wysłaną najpierw udostępnia, a dopiero potem ustawia status, więc anulowany arkusz udostępniania zostawia fakturę jako wersję roboczą. Gdy faktura zostanie wysłana, otwarcie jej z ekranu szczegółów daje widok tylko do odczytu; aby ją zmienić, cofnij ją do wersji roboczej z menu ⋮ albo ją zduplikuj.
• Zapisanie płatności ustawia fakturę na Opłacona tylko wtedy, gdy pozostałe saldo spadnie do grosza lub mniej, i tylko dla płatności w walucie samej faktury. Usunięcie tej płatności później otwiera saldo z powrotem i przywraca status Wysłana.
• Faktura Wysłana po terminie płatności jest automatycznie wyświetlana jako Przeterminowana; nic nie trzeba planować.
• Wszystko, co tu widać, przechowywane jest na telefonie. Zrób kopię zapasową danych z Ustawień, zanim zmienisz urządzenie.

Wskazówki

Powiązane poradniki

• Skonfiguruj profil firmowy — loga, numery podatkowe, serie numeracji, szablony warunków płatności i kolejne profile.
• Edytor faktury — każda karta formularza, od gotowych stawek podatku po załączniki fotograficzne.
• Płatności, płatności częściowe i kwota do zapłaty — zaliczki, raty i to, co widzi klient.