Mwongozo wa mtumiaji

Ankara yako ya kwanza kwa dakika tano

Toka kwenye usakinishaji mpya wa Invoice Flow hadi ankara iliyolipwa kwa kusanidi biashara yako, kuongeza mteja, kujenga ankara ya mistari miwili na kushiriki PDF.

Imesasishwa: 2026-09-09

Umeshasakinisha Invoice Flow na mtu anakudai fedha. Mwongozo huu unakupitisha njia fupi zaidi kutoka programu tupu hadi ankara iliyolipwa, ukigusa kila skrini kwa kadri unavyohitaji leo. Kila hatua inaelekeza kwenye mwongozo mrefu zaidi kwa siku utakayohitaji zaidi, hivyo unaweza kupitia haraka sasa na kurudi baadaye.

Mwongozo huu unamfuata Maya Reyes, mpiga picha huru huko Austin, Texas. Ndio kwanza amemaliza kikao cha nusu siku cha kupiga picha za bidhaa kwa ajili ya Bluebonnet Bakery na anataka kumtoza Dana Ortiz, mmiliki, kwa kikao hicho na picha thelathini zilizohaririwa, jumla ya $690. Mzunguko mzima, kutoka kufungua kwa mara ya kwanza hadi alama ya kijani ya Paid, ni skrini sita.

Unachokiona kwenye skrini

Ukifungua kwa mara ya kwanza, programu inafungua ukurasa wa kukaribisha wenye kitufe cha Get Started na kitufe cha lugha kona ya juu kulia. Kugusa Get Started kunakuleta kwenye fomu yenye kichwa Set Up Your Business. Fomu hiyo ikishahifadhiwa, programu inatua kwenye dashibodi, na tangu hapo vichupo vinne vinakaa kando ya chini ya skrini: Dashboard, Documents, Clients na Settings. Kila kitu katika mwongozo huu kinatokea kwenye vichupo viwili vya katikati.

Kichupo cha Clients kina kadi za wateja wako na kitufe cha +. Kichupo cha Documents kina ankara na makadirio yako, kitufe cha New kinachouliza unataka aina gani ya hati, na, ankara ikishakuwepo, mstari kwa kila hati unaofungua skrini yake ya maelezo. Skrini ya maelezo ndiyo kitovu cha ankara iliyokamilika: inaonyesha alama ya hali, mteja, mistari ya bidhaa, kadi ya Payments, na kitufe cha Preview PDF chenye upana kamili chini, ambapo kushiriki kunapofanyika.

Jinsi ya kusanidi biashara yako ukifungua kwa mara ya kwanza

Maya anahitaji tu jina ili kuanza; kila kitu kingine kwenye fomu hii kinaweza kusubiri.

1. Gusa Get Started kwenye ukurasa wa kukaribisha. Ikiwa programu iko kwenye lugha isiyo sahihi, gusa kitufe cha lugha kona kwanza na uchague yako.
2. Kwenye Set Up Your Business, andika jina lako katika Your Name * (Jina lako). Huu ndio uga pekee unaohitajika kwenye fomu nzima; jina la kibiashara linaingia kwenye Company Name (Jina la Kampuni).
3. Sogeza chini na gusa Add email, Add phone na Add address ili kuingiza mistari ya mawasiliano unayotaka ichapishwe kwenye ankara zako. Anwani inaonekana kwenye PDF tu ukiongeza angalau moja hapa.
4. Chini ya Allowed currencies gusa Add currency na uchague sarafu unayotoza; ile ya kwanza unayoongeza inakuwa chaguomsingi. Maya anachagua USD.
5. Sogeza chini kabisa na gusa Continue (Endelea). Ikiwa ungependa kujaza haya baadaye, gusa Skip for now; programu inahifadhi wasifu unaoitwa My Business unaoweza kuuhariri chini ya Settings (Mipangilio).

Mambo mawili yanatokea kimya kimya ukigusa Continue: wasifu unakuwa wasifu wako chaguomsingi wa biashara, na majaribio ya siku saba ya vipengele vyote kamili yanaanza, hivyo unaweza kuhifadhi, kushiriki na kuchapisha bila kununua chochote leo. Fomu pia inakupa mfululizo miwili ya nambari, INV kwa ankara na EST kwa makadirio, ndiyo maana ankara ya kwanza ina nambari INV-0001 bila usanidi wowote. Nembo, namba za kodi, mipangilio ya awali ya masharti ya malipo na chaguomsingi za faini za kuchelewa vyote viko kwenye fomu hii hii; mwongozo wa kusanidi wasifu wako wa biashara unavizungumzia kwa kina, uga kwa uga.

Jinsi ya kuongeza mteja wako wa kwanza

Unaweza kuunda mteja kutoka ndani ya kihariri cha ankara, lakini kuifanya kwanza kunafanya hatua ya ankara kuwa fupi.

1. Fungua kichupo cha Clients na gusa +, au kitufe cha Add Client kwenye orodha tupu.
2. Kwenye New Client, andika jina la mtu katika Name *. Kama fomu ya biashara, huu ndio uga pekee unaohitajika.
3. Jaza Company, Email na Phone. Barua pepe ndiyo skrini ya kutuma itakayopendekeza baadaye, na jina la kampuni linachapishwa chini ya jina katika sanduku la Bill To.
4. Gusa kigae cha Country, andika herufi za kwanza katika Search country... na uchague nchi. Nchi inarekebisha dokezo la anwani na, kwa nchi nyingi, inafungua chipu za mapendekezo ya kodi katika kihariri cha ankara.
5. Andika anwani ya barabara katika Address na gusa Save kona ya juu kulia.

Aikoni ya duara juu inaruhusu picha au nembo ukitaka moja, na sehemu ya Categories chini zaidi inakuwezesha kuwaandika lebo wateja mara ukiwa na zaidi ya wachache. Zote mbili ni za hiari. Angalia wateja, jamii na makundi ya wateja kwa kadi kamili, ikiwemo masharti ya faini za kuchelewa kwa kila mteja.

Jinsi ya kuunda ankara yenye mistari miwili

1. Fungua kichupo cha Documents, gusa New na uchague Invoice kutoka karatasi ya Choose document type. Kihariri kinafunguka kama New Invoice na wasifu wako, nambari INV-0001, tarehe ya leo, tarehe ya mwisho baada ya siku 30 na sarafu yako tayari vimewekwa.
2. Gusa kadi ya Client na uchague mteja kwenye kidirisha cha Select client. Ukiruka sehemu iliyopita, mstari wa mwisho, Add New Client, unafungua fomu ya mteja kutoka hapa.

3. Angalia sanduku la tarehe ya Due. Masharti ya Maya ni siku 14, hivyo anagusa hiyo na kuchagua wiki mbili kutoka leo badala ya chaguomsingi ya siku 30.
4. Katika sehemu ya Line Items gusa Custom. Kadi #1 inaonekana. Andika ulichofanya katika Item, weka Qty na Price. Kwa kikao hicho, Maya anaandika maelezo ya kikao, wingi 1, bei 450.
5. Gusa Custom tena kwa kadi ya pili na uingize picha zilizohaririwa: wingi 30, bei 8. Kiasi kwenye kila kadi na jumla za chini zinasasishwa unapoandika.
6. Kama kodi ya mauzo inatumika, andika kiwango katika uga wa % wa kila kadi, au gusa mojawapo ya chipu za mapendekezo ya kodi juu ya mistari ili kutumia kiwango kwa mistari yote mara moja. Iache tupu kwa kutokuwa na kodi.
7. Sogeza chini hadi Payment Terms. Imejazwa awali kutoka kwa wasifu wako ukiwa umehifadhi masharti pale; vinginevyo andika sasa, kwa mfano jinsi na lini unatarajia malipo.

Chipu ya Product / Service inafungua maktaba yako ya bidhaa iliyohifadhiwa badala ya kadi tupu, na chipu za Time na Expenses zinachukua saa zilizofuatiliwa na risiti, zote zikiwa tupu kwenye usakinishaji mpya. Mwongozo wa kihariri cha ankara unapitia kila kadi ya fomu hii, ikiwemo punguzo, viambatisho vya picha na maelezo gani ya wasifu ya kuchapisha.

Jinsi ya kuchagua kiolezo na kuhakikisha PDF

Kiolezo kinaamua jinsi PDF inavyoonekana; maudhui ni yale yale chochote ukichagua.

1. Ukiwa bado kwenye kihariri, sogeza hadi kadi ya Select Template. Kichwa chake kidogo kinaonyesha chaguo la sasa, Clean — ocean kwenye usakinishaji mpya.
2. Kigusa. Chini ya Design, gusa moja ya mipangilio kumi na miwili; Maya anachagua Creative, yenye mstari wa pembeni wa mapambo. Chini ya Color Palette gusa rangi ukitaka nyingine kuliko chaguomsingi la kiolezo. Gusa Save kona ya juu kulia kurudi.
3. Gusa kitufe cha Save chenye upana kamili chini ya kihariri (au Save Draft kwenye upau wa juu). Ankara inahifadhiwa kama rasimu na skrini yake ya maelezo inafunguka.
4. Kwenye skrini ya maelezo gusa Preview PDF. Ukurasa unaonekana hasa jinsi mteja wako atakavyoupokea; bana kwa vidole kukuza maelezo.

Hakuna chaguo lisilo sahihi hapa, na unaweza kubadilisha kiolezo kwenye rasimu mara nyingi upendavyo. Kiolezo cha Installment kimefifishwa kwa sababu kimeundwa kwa ratiba za malipo yaliyogawanywa, ambazo ankara hii haina. Paleti, rangi maalum na fonti zinaelezwa katika violezo vya PDF, paleti na fonti.

Jinsi ya kushiriki ankara na kuiweka kama imetumwa

1. Kwenye skrini ya kuhakikisha, gusa menyu ya ⋮ kona ya juu kulia na uchague Share & Mark as Sent. Kipengele hiki cha menyu kipo tu wakati ankara bado ni rasimu.
2. Chagua programu unayotaka kutumia kutuma kutoka kwenye karatasi ya kushiriki ya Android: barua pepe yako, WhatsApp, Drive, chochote kinachokubali faili ya PDF. Kichwa cha barua na ujumbe mfupi unaotaja ankara na kampuni yako vimejazwa kwa ajili yako.
3. Rudi kwenye Invoice Flow. Alama ya hali sasa inasoma Sent na ujumbe mfupi unathibitisha Invoice marked as sent.

Ukitaka kushiriki faili bila kubadilisha hali, tumia aikoni ya kushiriki kwenye upau wa juu badala yake; ankara inabaki rasimu na unaweza kuiweka kama imetumwa baadaye kutoka menyu ya ⋮ kwenye skrini ya maelezo. Menyu ya skrini ya maelezo pia inatoa Email client, inayofungua skrini ya kutuma ya ndani ya programu iliyoelekezwa kwa barua pepe uliyohifadhi kwenye kadi ya mteja; angalia kutuma ankara kwa barua pepe kwa violezo na viambatisho.

Jinsi ya kurekodi malipo

Siku tisa baadaye Dana analipa kwa Zelle. Kurekodi malipo kunahifadhi kumbukumbu na kubadilisha hali kwa wakati mmoja.

1. Fungua kichupo cha Documents na gusa ankara kufungua skrini yake ya maelezo.
2. Sogeza chini hadi kadi ya Payments na gusa Record.
3. Katika kidirisha cha Record Payment, Amount tayari imejazwa na salio linalobaki, hapa $690 kamili. Ibadilishe tu kwa malipo ya sehemu.
4. Chagua Payment Method, rekebisha tarehe ikiwa fedha ilifika mapema, na andika namba ya muamala katika Reference Number ili uweze kuilinganisha na taarifa ya benki yako baadaye.
5. Gusa Save Payment. Kwa sababu hakuna kilichobaki kulipwa, ankara inakuwa Paid yenyewe na mstari wa maendeleo unageuka kijani.

Kama hutaki kuhifadhi kumbukumbu, menyu ya ⋮ kwenye ankara iliyotumwa ina kipengele rahisi cha Mark as paid. Kinabadilisha alama na kusimamisha vikumbusho lakini hakirekodi kiasi, hivyo kadi ya Payments bado itaonyesha salio kamili kama linalobaki. Kwa amana, malipo ya vipande na masahihisho, soma malipo, malipo ya sehemu na kiasi kinachodaiwa.

Kanuni na maelezo zaidi

• Jina la biashara ndilo uga pekee unaohitajika kwenye fomu ya usanidi, na jina la mteja ndilo uga pekee unaohitajika kwenye fomu ya mteja. Kila kitu kingine ni cha hiari na kinaweza kujazwa baadaye kutoka Settings au kadi ya mteja.
• Kukamilisha fomu ya usanidi kunaanzisha majaribio ya siku saba. Wakati wa majaribio na kwenye usajili wa Pro unaweza kuhifadhi ankara, kuunda wateja, na kuchapisha au kushiriki PDF. Bila kimoja kati ya hivyo, vitendo hivyo vinafungua skrini ya usajili; kutazama na kuhakikisha vinabaki bure.
• Ankara mpya inachukua wasifu chaguomsingi, mfululizo wake wa ankara chaguomsingi, sarafu ya mfululizo au wasifu, tarehe ya leo ya kutolewa na tarehe ya mwisho baada ya siku 30. Kubadilisha tarehe ya kutolewa hadi siku baada ya tarehe ya mwisho ya sasa kunasogeza tarehe ya mwisho mbele kwa siku 30 tena.
• Kuhifadhi daima kunahifadhi ankara kama rasimu, iwe unatumia Save Draft kwenye upau wa juu au Save chini. Kuhifadhi kunazuiwa na ujumbe mfupi ikiwa hakuna mteja aliyechaguliwa (Please select a client) au hakuna mistari ya bidhaa (Add at least one line item), na kila mstari unahitaji maelezo.
• Kiasi cha mstari ni wingi mara bei kilichozungushwa hadi senti; kodi inatumika kwa kila mstari kutoka uga wa %; punguzo, ukiingiza moja, linatolewa kabla ya kodi. Mstari ambao wingi wake hauwezi kusomwa unahesabiwa kama 1, bei isiyoweza kusomwa inahesabiwa kama 0.
• Nambari za ankara zinatoka kwenye mfululizo wa nambari wa wasifu na ni za kipekee kwa kila wasifu. Ukiandika nambari yako mwenyewe na ikigongana na iliyopo, programu inapandisha kihesabu na kujaribu tena.
• Share & Mark as Sent inashiriki kwanza kisha kuweka hali, hivyo karatasi ya kushiriki iliyoghairiwa inaacha ankara kuwa rasimu. Ankara ikishatumwa, kuifungua kutoka skrini ya maelezo kunaonyesha mwonekano wa kusoma tu; kuibadilisha, irudishe kuwa rasimu kutoka menyu ya ⋮ au inakili.
• Kurekodi malipo kunaweka ankara kuwa Paid tu wakati salio linalobaki linashuka hadi senti moja au chini, na tu kwa malipo katika sarafu ya ankara yenyewe. Kufuta malipo hayo baadaye kunafungua tena salio na kurudisha hali kuwa Sent.
• Ankara iliyo Sent na iliyopita tarehe yake ya mwisho inaonyeshwa kama Overdue kiotomatiki; hakuna kinachohitaji kupangwa.
• Kila kitu kinachoonyeshwa hapa kimehifadhiwa kwenye simu. Fanya nakala rudufu ya data kutoka Settings kabla ya kubadilisha vifaa.

Vidokezo

Miongozo inayohusiana

• Sanidi wasifu wako wa biashara - nembo, namba za kodi, mfululizo wa nambari, mipangilio ya awali ya masharti ya malipo na wasifu wa pili.
• Kihariri cha ankara - kila kadi ya fomu, kutoka mapendekezo ya kodi hadi viambatisho vya picha.
• Malipo, malipo ya sehemu na kiasi kinachodaiwa - amana, malipo ya vipande na kile mteja anachokiona.