Ghidul utilizatorului

Prima ta factură în cinci minute

De la o instalare nouă de Invoice Flow la o factură plătită: configurează-ți afacerea, adaugă un client, fă o factură cu două linii și distribuie PDF-ul.

Actualizat: 2026-09-09

Ai instalat Invoice Flow și cineva îți datorează bani. Ghidul acesta te duce pe drumul cel mai scurt de la o aplicație goală la o factură plătită, atingând fiecare ecran doar atât cât ai nevoie azi. Fiecare pas trimite către un ghid mai amplu pentru ziua în care vrei mai mult, așa că poți parcurge rapid acum și reveni mai târziu.

Parcurgerea o urmărește pe Maya Reyes, fotograf independent din Austin, Texas. Tocmai a terminat o sesiune de brand de o jumătate de zi pentru Bluebonnet Bakery și vrea să îi factureze Danei Ortiz, proprietara, ședința și treizeci de imagini editate, în total 690 $. Tot fluxul, de la prima pornire până la o insignă verde Plătită, are șase ecrane.

Ce vezi pe ecran

La prima pornire, aplicația deschide o pagină de bun venit cu un buton Începe (Get Started) și un buton de limbă în colțul din dreapta sus. Atingerea butonului Începe te duce la un formular intitulat Configurează-ți afacerea (Set Up Your Business). După salvarea acelui formular, aplicația ajunge în tabloul de bord, iar de atunci înainte patru file se află în partea de jos a ecranului: Tablou de bord (Dashboard), Documente (Documents), Clienți (Clients) și Setări (Settings). Tot ce urmează în acest ghid se întâmplă în cele două file din mijloc.

Fila Clienți conține cardurile clienților tăi și un buton +. Fila Documente conține facturile și devizele tale, un buton Nou (New), care te întreabă ce tip de document vrei, și, după ce există o factură, câte un rând pentru fiecare document, care deschide ecranul de detaliu. Ecranul de detaliu este centrul unei facturi finalizate: afișează insigna de stare, clientul, liniile, un card Plăți (Payments) și un buton pe toată lățimea, Previzualizează PDF (Preview PDF), în partea de jos, de unde se face partajarea.

Pagina de bun venit nu este arătată mai jos: captura ei nu poate fi randată în afara telefonului, așa că prima imagine începe de la formularul de afaceri care o urmează.

Cum îți configurezi afacerea la prima pornire

Mayei îi trebuie doar un nume pentru a începe; tot restul acestui formular poate aștepta.

Atinge Începe pe pagina de bun venit. Dacă aplicația este în limba greșită, atinge mai întâi butonul de limbă din colț și alege-o pe a ta.
În Configurează-ți afacerea, introdu-ți numele în Numele tău * (Your Name *). Este singurul câmp obligatoriu din tot formularul; denumirea comercială merge în Numele companiei (Company Name).
Derulează în jos și atinge Adaugă e-mail (Add email), Adaugă telefon (Add phone) și Adaugă adresă (Add address) pentru a introduce datele de contact pe care vrei să le tipărești pe facturi. O adresă apare pe PDF doar dacă adaugi cel puțin una aici.
La Monede permise (Allowed currencies), atinge Adaugă monedă (Add currency) și alege moneda în care facturezi; prima adăugată devine cea implicită. Maya alege USD.
Derulează până jos și atinge Continuă (Continue). Dacă preferi să completezi asta mai târziu, atinge Sari peste deocamdată (Skip for now); aplicația salvează un profil numit My Business, pe care îl poți edita în Setări.

Formularul Set Up Your Business din aplicația Invoice Flow, la prima pornire, cu sloturi goale pentru logoul pătrat și cel lat, o casetă Tap to add signature, Your Name completat cu Maya Reyes, Company Name completat cu Maya Reyes Photography și secțiunile Emails, Phones și Addresses goale — Formularul de la prima pornire: doar numele este obligatoriu; logoul, semnătura și datele de contact pot fi adăugate acum sau mai târziu.

Două lucruri se întâmplă discret când atingi Continuă: profilul devine profilul tău de afaceri implicit și pornește o perioadă de probă de șapte zile pentru setul complet de funcții, așa că poți salva, distribui și tipări fără să cumperi nimic astăzi. Formularul îți oferă și două serii de numerotare, INV pentru facturi și EST pentru devize, motiv pentru care prima factură este numerotată INV-0001 fără nicio configurare. Logourile, codurile fiscale, presetările de termeni de plată și valorile implicite pentru penalități se află tot în acest formular; ghidul despre configurarea profilului de afaceri le tratează câmp cu câmp.

Cum adaugi primul client

Poți crea un client din interiorul editorului de facturi, dar dacă îl faci întâi, pasul cu factura rămâne scurt.

Deschide fila Clienți și atinge + sau butonul Adaugă client (Add Client) din lista goală.
În Client nou (New Client), introdu numele persoanei în Name *. Ca și în formularul de afaceri, este singurul câmp obligatoriu.
Completează Companie (Company), E-mail (Email) și Telefon (Phone). E-mailul este cel pe care îl va propune ulterior ecranul de trimitere, iar compania se tipărește sub nume în blocul Bill To.
Atinge cardul Țară (Country), introdu primele litere în Caută țară... (Search country...) și alege țara. Țara ajustează indiciul de adresă și, pentru multe țări, deblochează pastilele cu presetări de taxe în editorul de facturi.
Introdu adresa în Adresă (Address) și atinge Salvează (Save) în colțul din dreapta sus.

Formularul New Client din aplicația Invoice Flow, completat cu Dana Ortiz, compania Bluebonnet Bakery, e-mailul dana@bluebonnetbakery.com, telefonul +1 (512) 555-0193, țara United States și adresa 1401 South Congress Ave, Austin, TX 78704, cu un buton Save în bara de sus — Cardul clientei Dana: numele este obligatoriu, restul este ce se va tipări pe factură.

Avatarul rotund din partea de sus preia o fotografie sau un logo, dacă vrei, iar secțiunea Categories de mai jos îți permite să etichetezi clienții după ce ai mai mult de câțiva. Ambele sunt opționale. Vezi clienți, categorii și grupuri de clienți pentru cardul complet, inclusiv termenii de penalitate per client.

Cum creezi factura cu două linii

Deschide fila Documente, atinge Nou și alege Factură (Invoice) din foaia Alegeți tipul documentului (Choose document type). Editorul se deschide ca Factură nouă (New Invoice), cu profilul tău, numărul INV-0001, data de azi, o scadență peste 30 de zile și moneda ta deja completate.
Atinge cardul Client și alege clientul în dialogul Selectează clientul (Select client). Dacă ai sărit peste secțiunea anterioară, ultimul rând, Adaugă client nou (Add New Client), deschide de aici formularul de client.

Editorul cunoaște deja profilul și numărul următor; clientul este primul lucru pe care îl alegi.

Verifică data din caseta Scadent (Due). Termenii Mayei sunt de 14 zile, așa că o atinge și alege peste două săptămâni, în loc de cele 30 de zile implicite.
În secțiunea Articole (Line Items), atinge Personalizat (Custom). Apare un card #1. Scrie ce ai făcut în Articol (Item), setează Cant. (Qty) și Preț (Price). Pentru ședința foto, Maya scrie descrierea sesiunii, cantitatea 1, prețul 450.
Atinge din nou Personalizat pentru al doilea card și introdu imaginile editate: cantitatea 30, prețul 8. Suma de pe fiecare card și cardul de totaluri de dedesubt se actualizează pe măsură ce scrii.
Dacă se aplică taxă pe vânzări, introdu cota în câmpul % al fiecărui card sau atinge una dintre pastilele cu presetări de taxe de deasupra articolelor pentru a aplica o cotă tuturor liniilor deodată. Las-o goală dacă nu există taxă.
Derulează la Termeni de plată (Payment Terms). Este precompletat din profilul tău dacă ai salvat termeni acolo; altfel, introdu-i acum, de exemplu cum și până când aștepți plata.

Două linii personalizate sunt suficiente pentru o primă factură; cardul de totaluri ține pasul cu fiecare tastă.

Pastila Produs / serviciu (Product / Service) deschide biblioteca ta de produse salvate în loc de un card gol, iar pastilele Timp (Time) și Cheltuieli (Expenses) preiau orele pontate și bonurile, toate goale pe o instalare nouă. Ghidul editorului de facturi parcurge fiecare card din acest formular, inclusiv discounturile, fotografiile atașate și ce detalii de profil să se tipărească.

Cum alegi un șablon și previzualizezi PDF-ul

Șablonul decide cum arată PDF-ul; conținutul este același, indiferent ce alegi.

Tot în editor, derulează la cardul Selectează șablonul (Select Template). Subtitlul lui arată alegerea curentă, Clean — ocean pe o instalare nouă.
Atinge-l. La Design, atinge una dintre cele douăsprezece machete; Maya alege Creative, care are o bară laterală de accent. La Paletă de culori (Color Palette), atinge o culoare dacă vrei altceva decât valoarea implicită a șablonului. Atinge Salvează în colțul din dreapta sus pentru a reveni.
Atinge butonul Salvează pe toată lățimea, din partea de jos a editorului (sau Salvează ciorna (Save Draft) din bara de sus). Factura este stocată ca ciornă și se deschide ecranul ei de detaliu.
Pe ecranul de detaliu, atinge Previzualizează PDF. Pagina se randează exact așa cum o va primi clientul tău; apropie degetele pentru a mări detaliile.

Ecranul Select Template din aplicația Invoice Flow, cu o grilă Design de douăsprezece șabloane numite Clean, Professional, Bold, Elegant, Compact, Modern, Classic, Creative, Minimal, Contractor, Striped și Installment, Creative evidențiat cu o bifă, și un rând Color Palette cu Sunset bifat — Douăsprezece designuri predefinite și zece palete; alegerea este stocată pe factură, așa că fiecare document poate diferi.

Nu există o alegere greșită aici și poți schimba șablonul pe o ciornă oricât de des vrei. Șablonul Installment este estompat pentru că este construit pentru graficele de plată fracționată, pe care această factură nu le are. Paletele, culorile personalizate și fonturile sunt explicate în Șabloane PDF, palete și fonturi.

Cum distribui factura și o marchezi ca trimisă

Pe ecranul de previzualizare, atinge meniul ⋮ din colțul din dreapta sus și alege Distribuie & marchează trimisă (Share & Mark as Sent). Această opțiune de meniu există doar cât timp factura este încă ciornă.
Alege aplicația cu care vrei să trimiți din foaia de partajare Android: clientul tău de e-mail, WhatsApp, Drive, orice acceptă un fișier PDF. Subiectul și un scurt mesaj care numește factura și compania ta sunt completate pentru tine.
Revino în Invoice Flow. Insigna de stare afișează acum Trimisă (Sent), iar un mesaj confirmă Factura marcată ca trimisă (Invoice marked as sent).

Previzualizarea PDF din aplicația Invoice Flow, intitulată Invoice INV-0001, arătând șablonul Creative cu bară laterală portocalie, antetul Maya Reyes Photography, Bill To Dana Ortiz de la Bluebonnet Bakery, două linii, un total de 690.00 și blocurile Notes și Payment Terms, cu opțiunea de meniu Share and Mark as Sent deschisă în bara de sus — O atingere distribuie PDF-ul și mută ciorna în Trimisă; pictograma de tipărire de alături trimite aceeași pagină la imprimantă.

Dacă vrei să distribui fișierul fără să schimbi starea, folosește în schimb pictograma de partajare din bara de sus; factura rămâne ciornă și o poți marca trimisă mai târziu, din meniul ⋮ de pe ecranul de detaliu. Meniul propriu al ecranului de detaliu oferă și Client de e-mail (Email client), care deschide ecranul de trimitere din aplicație, adresat e-mailului salvat pe cardul clientului; vezi trimiterea facturilor prin e-mail pentru șabloane și atașamente.

Cum înregistrezi plata

Nouă zile mai târziu, Dana plătește prin Zelle. Înregistrarea plății ține atât un registru, cât și schimbă starea.

Deschide fila Documente și atinge factura pentru a-i deschide ecranul de detaliu.
Derulează la cardul Plăți și atinge Înregistrează (Record).
În dialogul Înregistrează plata (Record Payment), câmpul Sumă (Amount) este deja completat cu soldul rămas, aici cei 690 $ integrali. Modifică-l doar pentru o plată parțială.
Alege Metoda de plată (Payment Method), ajustează data dacă banii au ajuns mai devreme și introdu ID-ul tranzacției în Număr de referință (Reference Number), ca să îl poți potrivi ulterior cu extrasul bancar.
Atinge Salvează plata (Save Payment). Fiindcă nu mai rămâne nimic de plată, factura devine singură Plătită (Paid), iar bara de progres devine verde.

Dialogul Record Payment din aplicația Invoice Flow, pe factura INV-0001, cu Amount precompletat ca USD 690.00, un rând ajutător Remaining 690.00, Payment Method Bank Transfer, un rând de dată, Reference Number ZELLE-20260918-ORTIZ, un câmp Notes gol și butoanele Cancel și Save Payment — Dialogul propune soldul rămas; un număr de referință face reconcilierea bancară nedureroasă.

Ecranul de detaliu al facturii INV-0001 din aplicația Invoice Flow, cu o insignă verde Paid, totalul 690.00, data emiterii Sep 9, 2026 și scadența Sep 23, 2026, cardul clientei Dana Ortiz Bluebonnet Bakery, două linii, un card de totaluri, un card Notes și un buton Preview PDF — Gata: insigna afișează Plătită, iar cardul Plătite luna aceasta din tabloul de bord preia suma.

Dacă preferi să nu ții un registru, meniul ⋮ de pe o factură trimisă are o intrare simplă Marchează ca plătită (Mark as paid). Schimbă insigna și oprește mementourile, dar nu înregistrează nicio sumă, așa că pe cardul Plăți va apărea în continuare tot soldul ca rămas. Pentru avansuri, rate și corecturi, citește plăți, plăți parțiale și sold de achitat.

Reguli și detalii

Numele afacerii este singurul câmp obligatoriu din formularul de configurare, iar numele clientului este singurul câmp obligatoriu din formularul de client. Tot restul este opțional și poate fi completat ulterior din Setări sau de pe cardul clientului.
Finalizarea formularului de configurare pornește o perioadă de probă de șapte zile. În timpul probei și cu un abonament Pro poți salva facturi, crea clienți și tipări sau distribui PDF-uri. Fără niciuna dintre ele, acele acțiuni deschid ecranul de abonare; vizualizarea și previzualizarea rămân gratuite.
O factură nouă preia profilul implicit, seria lui implicită de facturi, moneda seriei sau a profilului, data de azi ca dată de emitere și o scadență la 30 de zile după. Schimbarea datei de emitere într-o zi ulterioară scadenței curente împinge scadența din nou cu 30 de zile.
Salvarea stochează întotdeauna factura ca ciornă, fie că folosești Salvează ciorna din bara de sus, fie Salvează din partea de jos. Salvarea este blocată cu un mesaj dacă nu este selectat niciun client (Vă rugăm selectați un client) sau dacă nu există linii (Adăugați cel puțin o linie), iar fiecare linie are nevoie de o descriere.
Sumele liniilor sunt cantitatea înmulțită cu prețul, rotunjite la bani; taxa se aplică pe linie, din câmpul %; un discount, dacă introduci unul, se scade înainte de taxă. O linie a cărei cantitate nu poate fi interpretată se consideră 1, iar un preț care nu poate fi interpretat se consideră 0.
Numerele de factură provin din seria de numerotare a profilului și sunt unice per profil. Dacă introduci propriul număr și acesta intră în coliziune cu unul existent, aplicația incrementează contorul și încearcă din nou.
Distribuie & marchează trimisă distribuie mai întâi și abia apoi setează starea, așa că o foaie de partajare anulată lasă factura ciornă. După ce o factură este trimisă, deschiderea ei din ecranul de detaliu arată o vizualizare doar în citire; pentru a o modifica, readu-o la ciornă din meniul ⋮ sau duplic-o.
Înregistrarea unei plăți setează factura pe plătită doar când soldul rămas scade la cel mult un ban și doar pentru plăți în moneda proprie a facturii. Ștergerea ulterioară a acelei plăți redeschide soldul și readuce starea la trimisă.
O factură trimisă și cu scadența depășită este afișată automat ca Întârziată (Overdue); nu trebuie programat nimic.
Tot ce este arătat aici este stocat pe telefon. Fă-ți o copie de rezervă a datelor din Setări înainte să schimbi dispozitivul.

Sfaturi

Salvează-ți termenii de plată standard în profilul de afaceri, la Termeni de plată, folosind Din presetare (From preset). Fiecare factură nouă sosește apoi cu textul precompletat, iar lista cu bife din partea de jos a editorului îți permite să schimbi termenii per document.

Adaugă logoul lat și o semnătură în profil imediat ce ai un minut liber. Majoritatea șabloanelor tipăresc logoul lat în antet, iar un PDF semnat arată mai puțin a ciornă pentru un client nou.

Dacă facturezi de fiecare dată aceleași două-trei lucruri, creează-le o dată în Setări, ca produse. Pastila Produs / serviciu completează apoi descrierea, unitatea și prețul dintr-o singură atingere, iar factura e gata în mai puțin de un minut.

Folosește câmpul de referință din Înregistrează plata pentru ID-ul tranzacției bancare sau din aplicație. Când un client întreabă în martie dacă a plătit în septembrie, cardul Plăți răspunde fără să deschizi vreun extras.

Ghiduri conexe

Configurează-ți profilul de afaceri - logouri, coduri fiscale, serii de numerotare, presetări de termeni de plată și profiluri suplimentare.
Editorul de facturi - fiecare card al formularului, de la presetările de taxe la fotografiile atașate.
Plăți, plăți parțiale și sold de achitat - avansuri, rate și ce vede clientul.