دليل المستخدم

فاتورتك الأولى في خمس دقائق

انتقل من تثبيت جديد لتطبيق Invoice Flow إلى فاتورة مدفوعة عبر إعداد نشاطك، إضافة عميل، إنشاء فاتورة من سطرين ومشاركة ملف PDF.

آخر تحديث: 2026-09-09

لقد ثبّتّ تطبيق Invoice Flow، وهناك من يدين لك بالمال. يأخذك هذا الدليل بأقصر طريق من تطبيق فارغ إلى فاتورة مدفوعة، متوقفًا عند كل شاشة بقدر ما تحتاجه اليوم فقط. تشير كل خطوة إلى دليل أطول لليوم الذي تريد فيه المزيد، حتى تتصفح الآن وتعود لاحقًا.

تتبع هذه الجولة مايا رييس، مصورة فوتوغرافية مستقلة في أوستن، تكساس. أنهت للتو جلسة تصوير علامة تجارية استغرقت نصف يوم لصالح Bluebonnet Bakery، وتريد أن تحاسب دانا أورتيز، صاحبة المخبز، عن الجلسة وثلاثين صورة معدّلة، بمبلغ إجمالي 690 دولارًا. تمر العملية كاملة، من التشغيل الأول إلى شارة “مدفوعة” الخضراء، عبر ست شاشات.

ما تراه على الشاشة

عند التشغيل الأول يفتح التطبيق صفحة ترحيب بها زر ابدأ الآن (Get Started) وزر لغة في الزاوية العلوية اليمنى. يأخذك النقر على ابدأ الآن إلى نموذج بعنوان إعداد ملف نشاطك (Set Up Your Business). بمجرد حفظ هذا النموذج، يستقر التطبيق في لوحة التحكم، ومن حينها تصطف أربعة تبويبات أسفل الشاشة: لوحة التحكم، الفواتير، العملاء والإعدادات. كل ما في هذا الدليل يحدث في التبويبين الأوسطين.

يحتوي تبويب العملاء على بطاقات عملائك وزر +. يحتوي تبويب الفواتير على فواتيرك وعروض أسعارك، وزر جديد يسألك عن نوع المستند الذي تريده، وبمجرد وجود فاتورة، صفًا لكل مستند يفتح شاشة تفاصيله. شاشة التفاصيل هي مركز الفاتورة المكتملة: تعرض شارة الحالة، العميل، بنود الفاتورة، بطاقة المدفوعات، وزرًا بعرض كامل معاينة PDF (Preview PDF) في الأسفل، وهو مكان المشاركة.

كيفية إعداد نشاطك عند التشغيل الأول

تحتاج مايا فقط إلى اسم لتبدأ؛ كل شيء آخر في هذا النموذج يمكن أن ينتظر.

1. اضغط ابدأ الآن في صفحة الترحيب. إذا كان التطبيق باللغة الخطأ، اضغط أولًا على زر اللغة في الزاوية واختر لغتك.
2. في إعداد ملف نشاطك، اكتب اسمك في اسمك * (Your Name). هذا هو الحقل الوحيد المطلوب في النموذج بأكمله؛ يُكتب الاسم التجاري في اسم الشركة (Company Name).
3. مرر للأسفل واضغط إضافة بريد إلكتروني (Add email)، إضافة هاتف (Add phone) وإضافة عنوان (Add address) لإدخال بيانات التواصل التي تريد طباعتها على فواتيرك. لا يظهر العنوان في ملف PDF إلا إذا أضفت واحدًا هنا على الأقل.
4. ضمن العملات المسموح بها (Allowed currencies) اضغط إضافة عملة (Add currency) واختر العملة التي تحاسب بها؛ تصبح أول عملة تضيفها هي العملة الافتراضية. تختار مايا الدولار الأمريكي (USD).
5. مرر إلى الأسفل واضغط متابعة (Continue). إذا كنت تفضل تعبئة هذا لاحقًا، اضغط تخطٍّ الآن (Skip for now)؛ يحفظ التطبيق ملف نشاط باسم "نشاطي" يمكنك تعديله من الإعدادات.

يحدث أمران بصمت عند الضغط على متابعة: يصبح الملف هو ملف نشاطك الافتراضي، وتبدأ فترة تجريبية مدتها سبعة أيام لكامل الميزات، بحيث يمكنك الحفظ والمشاركة والطباعة دون شراء أي شيء اليوم. يمنحك النموذج أيضًا سلسلتي ترقيم، INV للفواتير وEST لعروض الأسعار، ولهذا تُرقّم الفاتورة الأولى INV-0001 دون أي إعداد. الشعارات والأرقام الضريبية وقوالب شروط الدفع الجاهزة وإعدادات الغرامة الافتراضية على التأخير كلها موجودة في هذا النموذج نفسه؛ يغطيها دليل إعداد ملف نشاطك حقلًا حقلًا.

كيفية إضافة عميلك الأول

يمكنك إنشاء عميل من داخل محرر الفواتير، لكن القيام بذلك أولًا يبقي خطوة الفاتورة قصيرة.

1. افتح تبويب العملاء واضغط +، أو زر إضافة عميل في القائمة الفارغة.
2. في عميل جديد (New Client)، اكتب اسم الشخص في الاسم *. مثل نموذج النشاط، هذا هو الحقل الوحيد المطلوب.
3. املأ الشركة، البريد الإلكتروني والهاتف. البريد الإلكتروني هو ما تقترحه شاشة الإرسال لاحقًا، وتُطبع الشركة تحت الاسم في كتلة "فاتورة إلى".
4. اضغط بلاطة الدولة، اكتب الأحرف الأولى في ابحث عن دولة... واختر الدولة. تضبط الدولة تلميح العنوان، وبالنسبة لدول عديدة، تفتح رقائق قوالب ضريبية جاهزة في محرر الفواتير.
5. اكتب عنوان الشارع في العنوان واضغط حفظ في الزاوية العلوية اليمنى.

الصورة الرمزية الدائرية في الأعلى تقبل صورة أو شعارًا إن أردت، ويتيح لك قسم الفئات (Categories) أسفل الشاشة تصنيف العملاء بمجرد أن يصبح لديك أكثر من عدد قليل. كلاهما اختياري. راجع العملاء والفئات ومجموعات العملاء للاطلاع على البطاقة كاملة، بما في ذلك شروط الغرامة على التأخير لكل عميل.

كيفية إنشاء فاتورة ببندين

1. افتح تبويب الفواتير، اضغط جديد واختر فاتورة من ورقة اختر نوع المستند. يفتح المحرر بعنوان فاتورة جديدة مع ملف نشاطك، الرقم INV-0001، تاريخ اليوم، تاريخ استحقاق بعد 30 يومًا، وعملتك جاهزة مسبقًا.
2. اضغط بطاقة العميل (Client) واختر العميل في حوار اختر عميلاً (Select client). إذا تخطيت القسم السابق، يفتح الصف الأخير، إضافة عميل جديد (Add New Client)، نموذج العميل من هنا.

3. حدد مربع تاريخ الاستحقاق (Due). شروط مايا هي 14 يومًا، لذا تضغطه وتختار أسبوعين من اليوم بدلًا من الافتراضي 30 يومًا.
4. في قسم بنود الفاتورة (Line Items) اضغط مخصص (Custom). تظهر بطاقة #1. اكتب ما قمت به في البند (Item)، واضبط الكمية (Qty) والسعر (Price). بالنسبة للجلسة، تكتب مايا وصف الجلسة، الكمية 1، السعر 450.
5. اضغط مخصص مجددًا للبطاقة الثانية وأدخل الصور المعدّلة: الكمية 30، السعر 8. يتحدّث المبلغ في كل بطاقة وبطاقة الإجماليات أسفلها أثناء الكتابة.
6. إذا كانت الضريبة سارية، اكتب النسبة في حقل % لكل بطاقة، أو اضغط إحدى رقائق القوالب الضريبية الجاهزة فوق البنود لتطبيق نسبة على كل الأسطر دفعة واحدة. اتركه فارغًا لعدم فرض ضريبة.
7. مرر إلى شروط الدفع (Payment Terms). تكون معبأة مسبقًا من ملفك إن حفظت شروطًا هناك؛ وإلا اكتبها الآن، مثلًا كيف ومتى تتوقع الدفع.

تفتح رقاقة المنتج / الخدمة (Product / Service) مكتبة منتجاتك المحفوظة بدلًا من بطاقة فارغة، وتسحب رقاقتا الوقت (Time) والمصروفات (Expenses) الساعات المسجَّلة والإيصالات، وكلها فارغة في تثبيت جديد. يستعرض دليل محرر الفواتير كل بطاقة في هذا النموذج، بما في ذلك الخصومات، مرفقات الصور، وأي تفاصيل من الملف يجب طباعتها.

كيفية اختيار قالب ومعاينة ملف PDF

يحدد القالب شكل ملف PDF؛ المحتوى نفسه أيًا كان القالب الذي تختاره.

1. ما زلت في المحرر، مرر إلى بطاقة اختر قالباً (Select Template). يظهر عنوانها الفرعي الاختيار الحالي، Clean — ocean في تثبيت جديد.
2. اضغطها. ضمن التصميم (Design)، اضغط أحد التخطيطات الاثني عشر؛ تختار مايا Creative، الذي له شريط جانبي بلون مميز. ضمن لوحة الألوان (Color Palette) اضغط لونًا إذا أردت شيئًا غير لون القالب الافتراضي. اضغط حفظ في الزاوية العلوية اليمنى للعودة.
3. اضغط زر حفظ بعرض كامل أسفل المحرر (أو حفظ المسودة (Save Draft) في الشريط العلوي). تُحفظ الفاتورة كمسودة وتفتح شاشة تفاصيلها.
4. في شاشة التفاصيل اضغط معاينة PDF. تُعرض الصفحة تمامًا كما سيستلمها عميلك؛ قرّب بإصبعين لتكبير التفاصيل.

لا يوجد اختيار خاطئ هنا، ويمكنك تغيير القالب على مسودة بقدر ما تشاء. قالب Installment باهت اللون لأنه مصمم لجداول الدفع بالتقسيط، وهو ما لا تملكه هذه الفاتورة. يُشرح موضوع اللوحات والألوان والخطوط المخصصة في قوالب PDF واللوحات والخطوط.

كيفية مشاركة الفاتورة ووضع علامة “مرسلة”

1. في شاشة المعاينة، اضغط قائمة ⋮ في الزاوية العلوية اليمنى واختر مشاركة ووضع علامة كمرسلة (Share & Mark as Sent). لا يظهر عنصر القائمة هذا إلا طالما الفاتورة لا تزال مسودة.
2. اختر التطبيق الذي تريد الإرسال به من ورقة مشاركة أندرويد: عميل بريدك الإلكتروني، WhatsApp، Drive، أي شيء يقبل ملف PDF. يُملأ لك الموضوع ورسالة قصيرة تذكر الفاتورة وشركتك.
3. عد إلى Invoice Flow. تصبح شارة الحالة الآن مرسلة (Sent) ويؤكد شريط سفلي تم وضع علامة على الفاتورة كمرسلة.

إذا أردت مشاركة الملف دون تغيير الحالة، استخدم أيقونة المشاركة في الشريط العلوي بدلًا من ذلك؛ تبقى الفاتورة مسودة ويمكنك وضع علامة “مرسلة” عليها لاحقًا من قائمة ⋮ في شاشة التفاصيل. تقدّم قائمة شاشة التفاصيل نفسها أيضًا خيار عميل البريد الإلكتروني (Email client)، الذي يفتح شاشة الإرسال داخل التطبيق موجَّهة إلى البريد الإلكتروني الذي حفظته في بطاقة العميل؛ راجع إرسال الفواتير بالبريد الإلكتروني للقوالب والمرفقات.

كيفية تسجيل الدفعة

بعد تسعة أيام تدفع دانا عبر Zelle. يحافظ تسجيل الدفعة على سجل حسابات ويقلب الحالة في آن واحد.

1. افتح تبويب الفواتير واضغط الفاتورة لفتح شاشة تفاصيلها.
2. مرر إلى بطاقة المدفوعات (Payments) واضغط تسجيل (Record).
3. في حوار تسجيل دفعة (Record Payment) يكون المبلغ (Amount) معبأً مسبقًا بالرصيد المتبقي، هنا كامل 690 دولارًا. غيّره فقط في حالة دفعة جزئية.
4. اختر طريقة الدفع (Payment Method)، اضبط التاريخ إذا وصل المال قبل ذلك، واكتب رقم المعاملة في الرقم المرجعي (Reference Number) حتى تتمكن من مطابقته مع كشف حسابك البنكي لاحقًا.
5. اضغط حفظ الدفعة (Save Payment). بما أنه لم يتبقَّ شيء لدفعه، تصبح الفاتورة مدفوعة (Paid) من تلقاء نفسها ويتحول شريط التقدم إلى الأخضر.

إذا كنت تفضل عدم الاحتفاظ بسجل حسابات، تحتوي قائمة ⋮ على فاتورة مرسلة على عنصر بسيط وضع علامة كمدفوعة (Mark as paid). يغيّر ذلك الشارة ويوقف التذكيرات لكن لا يسجل مبلغًا، لذا ستستمر بطاقة المدفوعات في إظهار كامل الرصيد كمتبقٍ. للعرابين والأقساط والتصحيحات، اقرأ المدفوعات والمدفوعات الجزئية والمبلغ المستحق.

القواعد والتفاصيل

• اسم النشاط هو الحقل الوحيد المطلوب في نموذج الإعداد، واسم العميل هو الحقل الوحيد المطلوب في نموذج العميل. كل شيء آخر اختياري ويمكن تعبئته لاحقًا من الإعدادات أو بطاقة العميل.
• إنهاء نموذج الإعداد يبدأ فترة تجريبية مدتها سبعة أيام. خلال الفترة التجريبية وفي اشتراك Pro يمكنك حفظ الفواتير، إنشاء العملاء، وطباعة أو مشاركة ملفات PDF. بدون أي منهما، تفتح هذه الإجراءات شاشة الاشتراك؛ تبقى المعاينة والعرض مجانيين.
• تأخذ الفاتورة الجديدة الملف الافتراضي، سلسلة ترقيمه الافتراضية، عملة السلسلة أو الملف، تاريخ إصدار اليوم وتاريخ استحقاق بعد 30 يومًا. تغيير تاريخ الإصدار إلى يوم بعد تاريخ الاستحقاق الحالي يدفع تاريخ الاستحقاق قدمًا بـ30 يومًا مجددًا.
• يخزَّن الحفظ دائمًا الفاتورة كمسودة، سواء استخدمت حفظ المسودة في الشريط العلوي أو حفظ في الأسفل. يُحظر الحفظ مع شريط سفلي إذا لم يُحدَّد عميل (الرجاء اختيار عميل) أو لا توجد بنود (أضف بندًا واحدًا على الأقل)، ويحتاج كل بند إلى وصف.
• مبالغ البنود هي الكمية ضرب السعر مقربة إلى السنت؛ تُطبَّق الضريبة لكل بند من حقل %؛ يُخصم الخصم، إن أدخلته، قبل الضريبة. يُحتسب بند لا يمكن تحليل كميته كـ1، ويُحتسب سعر لا يمكن تحليله كـ0.
• أرقام الفواتير تأتي من سلسلة الترقيم الخاصة بالملف وهي فريدة لكل ملف. إذا كتبت رقمك الخاص وتعارض مع رقم موجود، يزيد التطبيق العداد ويعيد المحاولة.
• تشارك مشاركة ووضع علامة كمرسلة أولًا ثم تحدد الحالة، لذا فإن إلغاء ورقة المشاركة يترك الفاتورة مسودة. بمجرد إرسال فاتورة، فتحها من شاشة التفاصيل يعرض طريقة عرض للقراءة فقط؛ لتغييرها، أعدها إلى مسودة من قائمة ⋮ أو كررها.
• يضبط تسجيل الدفعة الفاتورة إلى مدفوعة فقط عندما ينخفض الرصيد المتبقي إلى سنت واحد أو أقل، وفقط لمدفوعات بعملة الفاتورة نفسها. يعيد حذف تلك الدفعة لاحقًا فتح الرصيد ويعيد الحالة إلى مرسلة.
• تُعرَض الفاتورة المرسلة والمتجاوزة تاريخ استحقاقها تلقائيًا بأنها متأخرة (Overdue)؛ لا حاجة لجدولة أي شيء.
• كل ما يظهر هنا مخزَّن على الهاتف. انسخ البيانات احتياطيًا من الإعدادات قبل تبديل الأجهزة.

نصائح

أدلة ذات صلة

• إعداد ملف نشاطك - الشعارات، الأرقام الضريبية، سلاسل الترقيم، قوالب شروط الدفع والملفات الثانية.
• محرر الفواتير - كل بطاقة في النموذج، من القوالب الضريبية إلى مرفقات الصور.
• المدفوعات والمدفوعات الجزئية والمبلغ المستحق - العرابين، الأقساط وما يراه العميل.