Guia do utilizador

A sua primeira fatura em cinco minutos

Vá de uma instalação nova do Invoice Flow até uma fatura paga: configure a empresa, adicione um cliente, monte uma fatura de duas linhas e partilhe o PDF.

Atualizado: 2026-09-09

Instalou o Invoice Flow e alguém lhe deve dinheiro. Este guia segue o caminho mais curto entre uma aplicação vazia e uma fatura paga, tocando em cada ecrã apenas o necessário para hoje. Cada passo remete para um guia mais extenso, para o dia em que quiser aprofundar, por isso pode ler por alto agora e voltar mais tarde.

O percurso acompanha Maya Reyes, fotógrafa freelancer em Austin, Texas. Acabou de fazer uma sessão de imagem de meio dia para a Bluebonnet Bakery e quer faturar a Dana Ortiz, a proprietária, a sessão e trinta imagens editadas, num total de $690. Todo o fluxo, do primeiro arranque até ao selo verde de Paga, são seis ecrãs.

O que vê no ecrã

No primeiro arranque, a aplicação abre uma página de boas-vindas com um botão Começar (Get Started) e um botão de idioma no canto superior direito. Ao tocar em Começar chega a um formulário com o título Configure seu negócio (Set Up Your Business). Depois de guardar esse formulário, a aplicação abre o painel e, a partir daí, quatro separadores ficam na parte inferior do ecrã: Painel (Dashboard), Documentos (Documents), Clientes (Clients) e Configurações (Settings). Tudo neste guia acontece nos dois separadores do meio.

O separador Clientes guarda os cartões dos seus clientes e um botão +. O separador Documentos guarda as faturas e os orçamentos, um botão Novo (New) que pergunta que tipo de documento pretende e, assim que existir uma fatura, uma linha por documento que abre o respetivo ecrã de detalhe. O ecrã de detalhe é o centro de uma fatura terminada: mostra o selo de estado, o cliente, os itens, um cartão Pagamentos (Payments) e um botão Visualizar PDF (Preview PDF) de largura total em baixo, que é onde vive a partilha.

Como configurar a sua empresa no primeiro arranque

A Maya só precisa de um nome para arrancar; tudo o resto neste formulário pode esperar.

1. Toque em Começar na página de boas-vindas. Se a aplicação estiver no idioma errado, toque primeiro no botão de idioma no canto e escolha o seu.
2. Em Configure seu negócio, escreva o seu nome em Seu nome * (Your Name *). Este é o único campo obrigatório de todo o formulário; o nome comercial vai para Nome da Empresa (Company Name).
3. Desça e toque em Adicionar e-mail (Add email), Adicionar telefone (Add phone) e Adicionar endereço (Add address) para introduzir os contactos que quer impressos nas faturas. Um endereço só aparece no PDF se adicionar pelo menos um aqui.
4. Em Moedas permitidas (Allowed currencies) toque em Adicionar moeda (Add currency) e escolha a moeda em que fatura; a primeira que adicionar passa a ser a predefinida. A Maya escolhe USD.
5. Desça até ao fim e toque em Continuar (Continue). Se preferir preencher isto mais tarde, toque em Pular por enquanto (Skip for now); a aplicação guarda um perfil chamado My Business que pode editar em Configurações.

Duas coisas acontecem discretamente quando toca em Continuar: o perfil passa a ser o seu perfil de empresa predefinido e começa um período experimental de sete dias com todas as funcionalidades, para poder guardar, partilhar e imprimir sem comprar nada hoje. O formulário dá-lhe também duas séries de numeração, INV para faturas e EST para orçamentos, razão pela qual a primeira fatura fica numerada INV-0001 sem qualquer configuração. Logótipos, números de contribuinte, predefinições de condições de pagamento e valores padrão de multa por atraso vivem todos neste mesmo formulário; o guia sobre configurar o perfil da empresa percorre-os campo a campo.

Como adicionar o seu primeiro cliente

Pode criar um cliente a partir do editor de faturas, mas fazê-lo primeiro encurta o passo da fatura.

1. Abra o separador Clientes e toque em +, ou no botão Adicionar Cliente (Add Client) da lista vazia.
2. Em Novo Cliente (New Client), escreva o nome da pessoa em Nome * (Name *). Tal como no formulário da empresa, este é o único campo obrigatório.
3. Preencha Empresa (Company), E-mail (Email) e Telefone (Phone). O e-mail é o que o ecrã de envio propõe mais tarde, e a empresa é impressa por baixo do nome no bloco Bill To.
4. Toque no cartão País (Country), escreva as primeiras letras em Buscar país... (Search country...) e escolha o país. O país ajusta a sugestão de endereço e, em muitos países, desbloqueia as etiquetas de predefinições de imposto no editor de faturas.
5. Escreva a morada em Endereço (Address) e toque em Salvar (Save) no canto superior direito.

O avatar redondo no topo aceita uma fotografia ou um logótipo, se quiser um, e a secção Categorias mais abaixo permite etiquetar clientes quando já tiver mais do que meia dúzia. Ambos são opcionais. Consulte clientes, categorias e grupos de clientes para o cartão completo, incluindo condições de multa por atraso específicas de cada cliente.

Como criar a fatura com dois itens

1. Abra o separador Documentos, toque em Novo e escolha Fatura (Invoice) na folha Escolher tipo de documento (Choose document type). O editor abre com o título Nova Fatura (New Invoice), já com o seu perfil, o número INV-0001, a data de hoje, uma data de vencimento a 30 dias e a sua moeda.
2. Toque no cartão Cliente (Client) e escolha o cliente na caixa Selecionar cliente (Select client). Se saltou a secção anterior, a última linha, Adicionar Novo Cliente (Add New Client), abre o formulário de cliente a partir daqui.

3. Verifique a caixa da data de Vencimento (Due). As condições da Maya são de 14 dias, por isso toca nela e escolhe duas semanas a contar de hoje em vez dos 30 dias predefinidos.
4. Na secção Itens (Line Items) toque em Personalizado (Custom). Aparece um cartão #1. Escreva o que fez em Item, defina Qtd (Qty) e Preço (Price). Para a sessão, a Maya escreve a descrição da sessão, quantidade 1, preço 450.
5. Toque outra vez em Personalizado para o segundo cartão e introduza as imagens editadas: quantidade 30, preço 8. O valor de cada cartão e o cartão de totais em baixo atualizam-se à medida que escreve.
6. Se houver imposto sobre vendas, escreva a taxa no campo % de cada cartão, ou toque numa das etiquetas de predefinição de imposto acima dos itens para aplicar uma taxa a todas as linhas de uma vez. Deixe vazio se não houver imposto.
7. Desça até Condições de Pagamento (Payment Terms). Vem preenchido a partir do seu perfil, se lá guardou condições; caso contrário, escreva-as agora, por exemplo como e até quando espera receber.

A etiqueta Produto / Serviço (Product / Service) abre a sua biblioteca de produtos guardados em vez de um cartão em branco, e as etiquetas Tempo (Time) e Despesas (Expenses) trazem horas registadas e recibos, que estão todos vazios numa instalação nova. O guia do editor de faturas percorre cada cartão deste formulário, incluindo descontos, fotografias anexadas e que dados do perfil imprimir.

Como escolher um modelo e pré-visualizar o PDF

O modelo decide o aspeto do PDF; o conteúdo é o mesmo, qualquer que seja a escolha.

1. Ainda no editor, desça até ao cartão Selecionar Modelo (Select Template). O subtítulo mostra a escolha atual, Clean — ocean numa instalação nova.
2. Toque nele. Em Design, toque num dos doze esquemas; a Maya escolhe Creative, que tem uma barra lateral de destaque. Em Paleta de Cores (Color Palette) toque numa cor se quiser algo diferente da predefinição do modelo. Toque em Salvar no canto superior direito para voltar.
3. Toque no botão Salvar de largura total no fundo do editor (ou em Salvar Rascunho (Save Draft) na barra superior). A fatura é guardada como rascunho e abre-se o respetivo ecrã de detalhe.
4. No ecrã de detalhe toque em Visualizar PDF. A página aparece exatamente como o cliente a vai receber; use os dedos para ampliar os pormenores.

Não há escolha errada aqui, e pode mudar o modelo de um rascunho as vezes que quiser. O modelo Installment aparece esbatido porque foi feito para planos de pagamento faseado, que esta fatura não tem. Paletas, cores personalizadas e tipos de letra estão explicados em modelos de PDF, paletas e tipos de letra.

Como partilhar a fatura e marcá-la como enviada

1. No ecrã de pré-visualização, toque no menu ⋮ no canto superior direito e escolha Compartilhar e Marcar como Enviada (Share & Mark as Sent). Este item de menu só existe enquanto a fatura for um rascunho.
2. Escolha a aplicação com que quer enviar na folha de partilha do Android: o seu cliente de e-mail, WhatsApp, Drive, qualquer coisa que aceite um ficheiro PDF. O assunto e uma mensagem curta com o número da fatura e o nome da sua empresa já vêm preenchidos.
3. Volte ao Invoice Flow. O selo de estado passa a indicar Enviada (Sent) e uma notificação confirma Fatura marcada como enviada (Invoice marked as sent).

Se quiser partilhar o ficheiro sem alterar o estado, use antes o ícone de partilha na barra superior; a fatura continua rascunho e pode marcá-la como enviada mais tarde no menu ⋮ do ecrã de detalhe. O menu do próprio ecrã de detalhe oferece também Enviar ao cliente (Email client), que abre o ecrã de envio interno já endereçado ao e-mail guardado no cartão do cliente; consulte enviar faturas por e-mail para modelos e anexos.

Como registar o pagamento

Nove dias depois, a Dana paga por Zelle. Registar o pagamento mantém um histórico e muda o estado.

1. Abra o separador Documentos e toque na fatura para abrir o ecrã de detalhe.
2. Desça até ao cartão Pagamentos e toque em Registrar (Record).
3. Na caixa Registrar Pagamento (Record Payment), o Valor (Amount) já vem preenchido com o saldo em falta, aqui os $690 completos. Altere-o apenas para um pagamento parcial.
4. Escolha o Método de Pagamento (Payment Method), ajuste a data se o dinheiro chegou antes e escreva o identificador da transação em Número de Referência (Reference Number), para o poder cruzar mais tarde com o extrato bancário.
5. Toque em Salvar Pagamento (Save Payment). Como não fica nada por pagar, a fatura passa sozinha a Paga (Paid) e a barra de progresso fica verde.

Se preferir não manter um histórico, o menu ⋮ de uma fatura enviada tem uma entrada simples Marcar como Paga (Mark as paid). Muda o selo e interrompe os lembretes, mas não regista qualquer valor, por isso o cartão Pagamentos continuará a mostrar o saldo total em falta. Para sinais, prestações e correções, leia pagamentos, pagamentos parciais e valor em dívida.

Regras e detalhes

• O nome da empresa é o único campo obrigatório do formulário de configuração, e o nome do cliente é o único campo obrigatório do formulário de cliente. Todo o resto é opcional e pode ser preenchido mais tarde a partir de Configurações ou do cartão do cliente.
• Concluir o formulário de configuração inicia um período experimental de sete dias. Durante o período experimental e com uma subscrição Pro pode guardar faturas, criar clientes e imprimir ou partilhar PDFs. Sem nenhum dos dois, essas ações abrem o ecrã de subscrição; ver e pré-visualizar continuam gratuitos.
• Uma fatura nova assume o perfil predefinido, a sua série de faturas predefinida, a moeda da série ou do perfil, a data de emissão de hoje e um vencimento 30 dias depois. Mudar a data de emissão para um dia posterior ao vencimento atual empurra o vencimento outros 30 dias para a frente.
• Guardar armazena sempre a fatura como rascunho, quer use Salvar Rascunho na barra superior quer Salvar em baixo. Guardar é bloqueado com uma notificação se não houver cliente selecionado (Selecione um cliente) ou se não houver itens (Adicione pelo menos um item), e cada linha precisa de uma descrição.
• Os valores das linhas são a quantidade vezes o preço arredondados aos cêntimos; o imposto é aplicado por linha a partir do campo %; um desconto, se o introduzir, é aplicado antes do imposto. Uma linha cuja quantidade não possa ser lida conta como 1, e um preço que não possa ser lido conta como 0.
• Os números de fatura vêm da série de numeração do perfil e são únicos por perfil. Se escrever um número próprio e ele colidir com um existente, a aplicação avança o contador e tenta de novo.
• Compartilhar e Marcar como Enviada partilha primeiro e só depois define o estado, por isso uma folha de partilha cancelada deixa a fatura como rascunho. Assim que uma fatura é enviada, abri-la a partir do ecrã de detalhe mostra uma vista só de leitura; para a alterar, reverta-a para rascunho no menu ⋮ ou duplique-a.
• Registar um pagamento só coloca a fatura em Paga quando o saldo em falta desce para um cêntimo ou menos, e apenas para pagamentos na moeda da própria fatura. Apagar esse pagamento mais tarde reabre o saldo e devolve o estado a Enviada.
• Uma fatura Enviada que passe a data de vencimento é apresentada automaticamente como Atrasada (Overdue); não é preciso agendar nada.
• Tudo o que aqui é mostrado fica guardado no telemóvel. Faça uma cópia de segurança dos dados em Configurações antes de mudar de dispositivo.

Dicas

Guias relacionados

• Configurar o perfil da empresa - logótipos, números de contribuinte, séries de numeração, predefinições de condições de pagamento e perfis adicionais.
• O editor de faturas - cada cartão do formulário, das predefinições de imposto às fotografias anexadas.
• Pagamentos, pagamentos parciais e valor em dívida - sinais, prestações e o que o cliente vê.