Guia do utilizador

Configurar o seu perfil de empresa

Preencha o perfil que é impresso em todas as faturas, acrescente um segundo perfil para outro negócio e duplique um para nunca reescrever logótipos e condições.

Atualizado: 2026-09-09

O seu perfil de empresa é o lado “De” de todos os documentos que o Invoice Flow produz. O nome, a empresa, o endereço, os contactos, o número fiscal, o logótipo e a assinatura que introduz aqui são o que o cliente vê no cabeçalho e no rodapé de cada fatura, orçamento ou guia de remessa. O mesmo perfil transporta também as predefinições de trabalho para novos documentos: que moeda vem pré-selecionada, como são numeradas as faturas, que condições de pagamento aparecem sob o total e o que acontece quando uma fatura entra em atraso.

Encontra este formulário duas vezes. A primeira é logo no primeiro arranque, a seguir à página de boas-vindas, onde a aplicação lhe pede para configurar o negócio antes de abrir o painel. Depois disso, o mesmo formulário vive em Configurações, e volta lá sempre que muda um número de telefone, tem um logótipo novo ou se regista para efeitos de IVA. Se tem mais do que um negócio, ou fatura sob duas designações comerciais, pode manter vários perfis lado a lado e escolher um por fatura.

Este guia acompanha Elena Marsh, fotógrafa em Bristol. O perfil principal é o Marsh Light Photography, que fatura em libras e imprime o endereço do estúdio, dois endereços de e-mail e um número de IVA em todas as faturas. O segundo perfil, Marsh Print Studio, vende impressões emolduradas a partir de uma oficina do outro lado da cidade e tem numeração própria.

O que vê no ecrã

Abra o separador Configurações (Settings) na navegação inferior. O primeiro bloco mostra o perfil ativo: o logótipo quadrado (ou as iniciais), o nome do perfil e o nome da empresa. Tocar nele abre Editar Perfil da Empresa (Edit Business Profile) para o perfil predefinido. Por baixo, o bloco Perfis de Empresa (Business Profiles) com o subtítulo Gerencie seus perfis de empresa abre a lista de todos os perfis, que é onde acrescenta, duplica, elimina e muda o perfil predefinido.

O editor é um único formulário deslizante. De cima para baixo:

• A fila de logótipos: um espaço quadrado à esquerda e um espaço largo à direita, cada um com uma pequena lista por cima e um botão Adicionar ou Alterar por baixo. A marca quadrada é usada como avatar do perfil dentro da aplicação; a larga é o que a maioria dos modelos de PDF imprime no cabeçalho.
• Assinatura (Signature), uma caixa branca que abre uma área de desenho quando lhe toca.
• Seu nome * (Your Name) e Nome da Empresa (Company Name). O nome é o único campo obrigatório de todo o formulário.
• E-mails, Telefones, Endereços, Identificadores fiscais (Tax IDs) e Site e redes sociais (Website & socials). Cada um é uma lista: um botão Adicionar … à direita e um cartão por entrada, com uma pega de arrasto à esquerda e um botão de fechar à direita. Os cartões de endereço e de identificador fiscal têm ainda uma estrela de Endereço principal e a indicação Principal — pré-selecionado em novas faturas.
• Moedas permitidas (Allowed currencies) com chips e um botão Adicionar moeda.
• Séries de faturas (Invoice Series) com cartões dobráveis para a numeração de faturas e orçamentos.
• Condições de Pagamento (Payment Terms) com De predefinição (From preset) e Adicionar personalizado (Add custom).
• Política de multa (Late-fee policy) e Early-payment discount.
• Salvar Alterações (Save Changes) e Voltar (Back) no fundo. No primeiro arranque, os botões dizem Continuar e Pular por enquanto (Skip for now).

Como preencher o perfil que é impresso nas suas faturas

1. Abra Configurações e toque no bloco do perfil no topo, ou vá a Perfis de Empresa e toque no perfil que quer editar.
2. Introduza Seu nome *. Introduza o Nome da Empresa se trabalha sob uma designação comercial; os modelos imprimem a empresa quando está preenchida e recorrem ao seu nome quando está vazia.
3. Toque em Adicionar e-mail. Escreva um Rótulo (Label) curto, como Bookings ou Accounts, e o Endereço de e-mail. Acrescente uma segunda linha se quiser uma caixa de contabilidade separada na fatura.
4. Toque em Adicionar telefone e preencha o Rótulo e o Número de telefone da mesma forma.
5. Toque em Adicionar endereço. Dê-lhe um Rótulo (Estúdio, Escritório, Armazém), escolha o País na lista pesquisável e preencha depois a Rua (Street) e os campos de cidade, região e código postal. Os nomes dos campos e os exemplos mudam com o país escolhido, por isso um endereço britânico mostra Town/City, County e Postcode.
6. Toque em Adicionar em Identificadores fiscais, escolha o tipo na lista pesquisável (VAT para o Reino Unido, EIN, ABN e por aí fora) e escreva o Número. Escolha OTHER se o seu registo não estiver listado e dê-lhe um Rótulo personalizado (Custom label), que será impresso tal e qual.
7. Toque em Adicionar link, escolha um Tipo (Site, Instagram, LinkedIn, WhatsApp, entre outros) e cole o endereço ou o nome de utilizador.
8. Desça até ao fundo e toque em Salvar Alterações. Uma breve mensagem de perfil guardado confirma a gravação e o editor fecha-se.

A ordem das linhas conta. Quando tem vários e-mails, telefones ou endereços, a primeira linha de cada lista (ou a que tem estrela, no caso dos endereços) é o que a aplicação trata como principal: é escrita nos campos clássicos de valor único que os modelos e exportações mais antigos leem, e vem pré-selecionada quando cria uma fatura. Arraste as linhas pela pega para as reordenar.

Como definir as predefinições dos novos documentos

A metade inferior do formulário não imprime nada por si; decide com o que uma fatura nova começa.

1. Em Moedas permitidas, toque em Adicionar moeda e escolha cada moeda em que fatura. Toque num chip para lhe passar a estrela; a moeda com estrela passa a predefinição das novas faturas e é também guardada como moeda base do perfil.
2. Deixe a lista vazia se quiser o seletor de moedas completo disponível em todas as faturas. Com um ou mais chips, o editor de faturas só oferece esses.
3. Em Séries de faturas, abra o cartão das faturas. Defina o Nome da série, o Prefixo da Fatura e Começar a contar a partir de. Em Modelo de número, escolha uma predefinição como {prefix}-{YYYY}-{SEQ:0000}, ou passe para Personalizado e use o botão Referência de tokens (Token reference) para ver todos os tokens disponíveis.
4. Defina Redefinir contador como Todo ano se quiser que a numeração recomece em janeiro; a pré-visualização do cartão mostra o próximo número que a série vai emitir.
5. Repita para a série de orçamentos. Toque em Adicionar série se um negócio precisar de duas sequências de numeração, por exemplo sessões e encomendas de impressão.
6. Em Condições de Pagamento, toque em De predefinição e escolha um dos dez textos integrados (pagamento à receção, Net 7 até Net 90, 50% adiantado, fim do mês), ou toque em Adicionar personalizado e escreva o seu Rótulo e Texto (Body). Marque com estrela o que mais usa; é colocado em todas as faturas novas.
7. Opcionalmente, defina uma Política de multa (percentagem, dias de carência, modo de acumulação) e um Early-payment discount. Ambos ficam adormecidos enquanto a percentagem for zero.
8. Toque em Salvar Alterações.

Como acrescentar um segundo perfil de empresa

Vários perfis são úteis quando fatura a partir de duas designações comerciais, mantém um perfil pessoal e um de empresa, ou quer numeração separada para duas linhas de trabalho.

1. Abra Configurações e toque em Perfis de Empresa.
2. Toque no botão + no canto inferior direito. Se já tiver pelo menos um perfil, sobe uma folha com duas opções.
3. Toque em Criar novo perfil (Create new profile) para começar com um formulário em branco. O novo formulário traz duas séries de numeração prontas, INV para faturas e EST para orçamentos, ambas a começar em 1.
4. Preencha o formulário como descrito acima e toque em Salvar Alterações. A barra deste editor indica Novo Perfil (New Profile) em vez de Editar Perfil da Empresa.
5. De volta à lista, abra o menu de três pontos do novo cartão para encontrar Editar Perfil da Empresa, Definir como Padrão (Set as Default) e Excluir.

A lista mostra o nome de cada perfil, uma etiqueta Padrão no ativo e um subtítulo com a empresa, a moeda predefinida e o prefixo de fatura. Os perfis são ordenados alfabeticamente pelo nome, e não pelo que é predefinido, por isso dê a cada perfil um nome que distinga de relance. Elena mantém o seu nome no perfil de fotografia e usa a designação comercial para o estúdio de impressão.

Quando cria uma fatura, o editor mostra um bloco Perfil da Empresa perto do topo. Com um perfil, é só de leitura. Com dois ou mais, ganha uma seta e abre um seletor Selecionar perfil; o documento tira depois o logótipo, os dados de cabeçalho, a moeda, a série de numeração e as condições de pagamento do perfil que escolheu. Depois de uma fatura estar guardada, o perfil já não pode ser trocado a partir do editor.

Como duplicar um perfil em vez de o reescrever

Duplicar é a forma mais rápida de criar uma segunda designação comercial que partilhe a maioria dos dados com a primeira.

1. Em Perfis de Empresa, toque em + e escolha Duplicar perfil existente (Duplicate existing profile).
2. Na caixa Selecione um perfil para duplicar, toque no perfil de origem.
3. O editor Novo Perfil abre já preenchido com o nome, a empresa, os logótipos, os e-mails, os telefones, os endereços, os identificadores fiscais, as ligações, as moedas, as séries e as condições de pagamento da origem. A assinatura fica deliberadamente vazia, porque uma assinatura está ligada a um perfil.
4. Altere o que for diferente: normalmente o nome, a empresa, o prefixo da fatura e talvez o endereço. Mude o nome das séries e reponha Começar a contar a partir de se a cópia não deve continuar a numeração do original.
5. Toque em Salvar Alterações. A cópia é guardada como linha separada; o perfil de origem fica intacto.

O que o cliente vê

Tudo o que está acima acaba no cabeçalho do documento. No modelo Professional, o logótipo largo e o nome da empresa ficam na faixa escura, o bloco De (FROM) lista o endereço identificado com a linha do país, os e-mails e telefones identificados, as linhas de site e Instagram e o número de IVA, e a assinatura guardada aparece acima de Authorized Signature, no fundo. Outros modelos organizam os mesmos dados de outra forma, mas a origem é sempre o perfil mais as linhas que selecionou para essa fatura em concreto.

Regras e detalhes

• Campos obrigatórios. Só o Seu nome * é validado; deixá-lo em branco mostra “o nome é obrigatório”. Tudo o resto pode ficar vazio. No primeiro arranque, Pular por enquanto guarda um perfil chamado “My Business” para que a aplicação possa abrir, e pode mudar-lhe o nome mais tarde.
• Botão de gravação. Ao editar, Salvar Alterações fica esbatido até alterar alguma coisa. Um perfil duplicado começa com o botão ativo porque a cópia ainda não foi escrita. No primeiro arranque, Continuar está sempre ativo.
• Sair sem guardar. Se tocar em Voltar com alterações por guardar, uma caixa Alterações não salvas pergunta se quer Ficar ou Sair; sair descarta as alterações.
• Perfil predefinido. O perfil criado durante a introdução passa a predefinido. Os perfis posteriores só são promovidos a predefinidos quando ainda não existe nenhum, por isso acrescentar um segundo perfil nunca despromove em silêncio o que está a usar. Use Definir como Padrão na lista para trocar.
• Eliminação. Não pode eliminar o único perfil, nem o perfil predefinido atual; a aplicação mostra “não é possível eliminar o único perfil” ou “não é possível eliminar o perfil predefinido; defina primeiro outro como predefinido”. Eliminar qualquer outro perfil pede confirmação e remove com ele os e-mails, telefones, endereços, ligações, identificadores fiscais, condições de pagamento, séries e grupos de clientes. As faturas já emitidas mantêm a sua própria cópia dos dados de cabeçalho.
• Moeda predefinida. Quando a lista Moedas permitidas tem entradas, a que tem estrela (a primeira da lista) é guardada como moeda predefinida e como moeda base. Com a lista vazia mantém-se a moeda guardada anteriormente, USD num perfil novo.
• Numeração. Um nome de série vazio é guardado como “Default” e um modelo vazio recorre a {prefix}-{SEQ:0000}. A primeira série de faturas e a primeira série de orçamentos são também espelhadas nos campos clássicos de prefixo e contador que partes mais antigas da aplicação leem.
• Assinatura. Remover uma assinatura pede duas confirmações, e a remoção só é aplicada quando guardar. A caixa de assinatura mostra uma assinatura ligada a partir do ecrã de Assinaturas quando o perfil não tem nenhuma própria.
• Condições de pagamento. Uma condição com rótulo vazio é guardada como “Default”. O texto da condição com estrela é o que as faturas novas imprimem sob o total.
• Multa por atraso e desconto por pronto pagamento. São predefinições de todo o perfil; os clientes podem substituir individualmente a percentagem de multa, os dias de carência, o modo, o limite e a definição de perdão automático. O valor mínimo e Incluir no PDF existem apenas no perfil. Os dias de desconto por pronto pagamento são 7 por predefinição.
• O que exige Pro. Abrir o editor de perfil a partir de Configurações, tocar num perfil da lista e o botão + dependem do período experimental ou da subscrição e abrem o ecrã de subscrição caso contrário. Ver a lista, Definir como Padrão e Excluir estão sempre disponíveis.
• Ecrãs que não vê aqui. Os espaços de logótipo abrem o seletor de fotografias do sistema e a caixa de assinatura abre uma área de desenho; ambos são ecrãs nativos e são tratados nos guias de logótipo e de assinatura.

Dicas

Guias relacionados

• Logótipos quadrado e largo
• Configurações, navegação e Pro
• Moedas, taxas de câmbio e impostos