यूज़र गाइड

अपनी व्यवसाय प्रोफ़ाइल सेट करें

हर इनवॉइस पर छपने वाली प्रोफ़ाइल भरें, दूसरे व्यवसाय के लिए दूसरी प्रोफ़ाइल जोड़ें, और एक की नक़ल बनाएं ताकि लोगो और शर्तें दोबारा न टाइप करनी पड़ें।

अपडेट किया गया: 2026-09-09

आपकी व्यवसाय प्रोफ़ाइल Invoice Flow द्वारा बनाए गए हर दस्तावेज़ का “From” (प्रेषक) पक्ष है। यहां दर्ज किया गया नाम, कंपनी, पता, संपर्क विवरण, कर संख्या, लोगो और हस्ताक्षर वह है जो आपका ग्राहक हर इनवॉइस, अनुमान (estimate) या डिलीवरी नोट के हेडर और फ़ुटर में देखता है। यही प्रोफ़ाइल नए दस्तावेज़ों के लिए काम की डिफ़ॉल्ट सेटिंग्स भी रखती है: कौन-सी मुद्रा पहले से चुनी होती है, इनवॉइस की क्रमांकन कैसे होती है, कुल के नीचे कौन-सी भुगतान शर्तें दिखती हैं, और जब कोई इनवॉइस देय-अतिदेय हो जाए तो क्या होता है।

आप इस फ़ॉर्म से दो बार मिलते हैं। पहली बार बहुत पहले लॉन्च पर, स्वागत पेज के ठीक बाद, जहां ऐप डैशबोर्ड खोलने से पहले आपसे अपना व्यवसाय सेट करने के लिए कहता है। उसके बाद यही फ़ॉर्म Settings के अंदर रहता है, और आप तब वापस आते हैं जब फ़ोन नंबर बदलता है, आपको नया लोगो मिलता है, या आप VAT के लिए पंजीकरण कराते हैं। अगर आप एक से ज़्यादा व्यवसाय चलाते हैं, या दो व्यापारिक नामों के तहत बिल बनाते हैं, तो आप कई प्रोफ़ाइल एक साथ रख सकते हैं और प्रति इनवॉइस एक चुन सकते हैं।

यह गाइड एलेना मार्श का अनुसरण करती है, जो ब्रिस्टल की एक फ़ोटोग्राफ़र हैं। उनकी मुख्य प्रोफ़ाइल Marsh Light Photography है, जो पाउंड में बिल बनाती है और हर इनवॉइस पर उनके स्टूडियो का पता, दो ईमेल पते और एक VAT संख्या छापती है। उनकी दूसरी प्रोफ़ाइल, Marsh Print Studio, शहर के दूसरे छोर पर एक वर्कशॉप से फ़्रेम की गई तस्वीरें बेचती है और इसकी अपनी क्रमांकन है।

स्क्रीन पर आप क्या देखते हैं

नीचे के नेविगेशन में Settings टैब खोलें। पहली टाइल सक्रिय प्रोफ़ाइल दिखाती है: उसका वर्गाकार लोगो (या आद्याक्षर), प्रोफ़ाइल का नाम और कंपनी का नाम। इसे टैप करने पर डिफ़ॉल्ट प्रोफ़ाइल के लिए Edit Business Profile (व्यवसाय प्रोफ़ाइल संपादित करें) खुलता है। इसके नीचे, उपशीर्षक Manage your business profiles वाली Business Profiles (व्यवसाय प्रोफ़ाइलें) टाइल सभी प्रोफ़ाइल की सूची खोलती है, जहां से आप जोड़ते, नक़ल बनाते, हटाते और डिफ़ॉल्ट बदलते हैं।

एडिटर एक लंबा स्क्रॉलिंग फ़ॉर्म है। ऊपर से नीचे तक:

• लोगो पंक्ति: बाईं ओर एक वर्गाकार स्लॉट और दाईं ओर एक चौड़ा स्लॉट, हर एक के ऊपर एक छोटा ड्रॉपडाउन और नीचे एक Add या Change बटन। वर्गाकार चिह्न ऐप के अंदर प्रोफ़ाइल अवतार के रूप में इस्तेमाल होता है; चौड़ा वाला ज़्यादातर PDF टेम्पलेट हेडर में छापते हैं।
• Signature (हस्ताक्षर), एक सफ़ेद बॉक्स जो टैप करने पर एक ड्रॉइंग पैड खोलता है।
• Your Name * और Company Name (कंपनी का नाम)। पूरे फ़ॉर्म में केवल नाम वाला फ़ील्ड ज़रूरी है।
• Emails (ईमेल), Phones (फ़ोन), Addresses (पते), Tax IDs (कर IDs) और Website & socials (वेबसाइट और सोशल मीडिया)। हर एक एक सूची है: दाईं ओर एक Add … बटन, और प्रत्येक प्रविष्टि के लिए एक कार्ड जिसके बाईं ओर ड्रैग हैंडल और दाईं ओर क्लोज़ बटन है। पता और कर-ID कार्ड में एक Primary address (प्राथमिक पता) स्टार और एक Primary — pre-selected on new invoices संकेत भी होता है।
• चिप्स और एक Add currency (मुद्रा जोड़ें) बटन वाला Allowed currencies (अनुमत मुद्राएं)।
• इनवॉइस और अनुमान क्रमांकन के लिए संकुचित कार्ड वाला Invoice Series (इनवॉइस सीरीज़)।
• From preset और Add custom वाला Payment Terms (भुगतान की शर्तें)।
• Late-fee policy (विलंब शुल्क नीति) और Early-payment discount।
• सबसे नीचे Save Changes (परिवर्तन सहेजें) और Back। पहले लॉन्च पर इनकी जगह बटन Continue (जारी रखें) और Skip for now (अभी छोड़ें) लिखते हैं।

आपके इनवॉइस पर छपने वाली प्रोफ़ाइल कैसे भरें

1. Settings खोलें और ऊपर की प्रोफ़ाइल टाइल टैप करें, या Business Profiles पर जाकर उस प्रोफ़ाइल को टैप करें जिसे आप संपादित करना चाहते हैं।
2. Your Name * दर्ज करें। अगर आप किसी व्यापारिक नाम के तहत काम करते हैं तो Company Name दर्ज करें; टेम्पलेट सेट होने पर कंपनी छापते हैं और खाली होने पर आपके नाम पर लौट आते हैं।
3. Add email टैप करें। एक छोटा Label जैसे Bookings या Accounts और Email address टाइप करें। अगर आप इनवॉइस पर एक अलग अकाउंट्स इनबॉक्स चाहते हैं तो दूसरी पंक्ति जोड़ें।
4. Add phone टैप करें और उसी तरह Label व Phone number भरें।
5. Add address टैप करें। इसे एक Label दें (Studio, Office, Warehouse), खोजने-योग्य सूची से Country चुनें, फिर Street, शहर, क्षेत्र और पिन कोड फ़ील्ड भरें। फ़ील्ड के नाम और उदाहरण संकेत उस देश के अनुसार बदलते हैं जिसे आपने चुना है, इसलिए UK का पता Town/City, County और Postcode दिखाता है।
6. Add Tax ID टैप करें, खोजने-योग्य सूची से प्रकार चुनें (यूनाइटेड किंगडम के लिए VAT, EIN, ABN वगैरह) और Number टाइप करें। अगर आपका पंजीकरण सूचीबद्ध नहीं है तो OTHER चुनें और इसे एक Custom label दें जो जैसा-है-वैसा छपेगा।
7. Add link टैप करें, एक Type (Website, Instagram, LinkedIn, WhatsApp वगैरह) चुनें और पता या हैंडल पेस्ट करें।
8. सबसे नीचे स्क्रॉल करें और Save Changes टैप करें। एक छोटा "Profile saved" संदेश सेव की पुष्टि करता है और एडिटर बंद हो जाता है।

पंक्तियों का क्रम मायने रखता है। जब आपके पास कई ईमेल, फ़ोन या पते हों, तो हर सूची की पहली पंक्ति (या पते के लिए स्टार वाली पंक्ति) वह होती है जिसे ऐप प्राथमिक मानता है: इसे उन पुराने सिंगल-वैल्यू फ़ील्ड में लिखा जाता है जिन्हें पुराने टेम्पलेट और एक्सपोर्ट पढ़ते हैं, और नया इनवॉइस बनाते समय यह पहले से चुनी होती है। पंक्तियों को उनके हैंडल से खींचकर क्रम बदलें।

नए दस्तावेज़ों के लिए डिफ़ॉल्ट कैसे सेट करें

फ़ॉर्म का निचला आधा हिस्सा खुद कुछ नहीं छापता; यह तय करता है कि एक नया इनवॉइस किन मानों से शुरू होता है।

1. Allowed currencies के तहत, Add currency टैप करें और हर वह मुद्रा चुनें जिसमें आप बिल बनाते हैं। स्टार को किसी चिप पर ले जाने के लिए उसे टैप करें; स्टार वाली मुद्रा नए इनवॉइस के लिए डिफ़ॉल्ट बन जाती है और प्रोफ़ाइल की आधार मुद्रा के रूप में भी संग्रहीत होती है।
2. अगर आप हर इनवॉइस पर पूरा मुद्रा पिकर उपलब्ध चाहते हैं तो सूची खाली छोड़ें। एक या अधिक चिप्स के साथ, इनवॉइस एडिटर केवल वही पेश करता है।
3. Invoice Series के तहत, इनवॉइस के लिए कार्ड खोलें। Series name, Invoice Prefix और Start counting from सेट करें। Number template के तहत {prefix}-{YYYY}-{SEQ:0000} जैसा कोई प्रीसेट चुनें, या Custom पर स्विच करें और हर उपलब्ध टोकन देखने के लिए Token reference बटन इस्तेमाल करें।
4. अगर आप चाहते हैं कि क्रमांकन जनवरी में फिर से शुरू हो तो Reset counter को Every year (हर साल) पर सेट करें; कार्ड का प्रीव्यू सीरीज़ द्वारा जारी की जाने वाली अगली संख्या दिखाता है।
5. अनुमान सीरीज़ के लिए यही दोहराएं। अगर एक व्यवसाय को दो क्रमांकन धाराओं की ज़रूरत है, जैसे शूट और प्रिंट ऑर्डर, तो Add series टैप करें।
6. Payment Terms के तहत, From preset टैप करें और दस अंतर्निहित टेक्स्ट में से एक चुनें (Due on receipt, Net 7 से Net 90 तक, 50% upfront, End of month), या Add custom टैप करें और अपना Label व Body लिखें। जिसे आप सबसे ज़्यादा इस्तेमाल करते हैं उसे स्टार करें; यह हर नए इनवॉइस पर रखा जाता है।
7. वैकल्पिक रूप से एक Late-fee policy (प्रतिशत, छूट के दिन, संचय मोड) और एक Early-payment discount सेट करें। जब तक प्रतिशत शून्य है, दोनों निष्क्रिय रहते हैं।
8. Save Changes टैप करें।

दूसरी व्यवसाय प्रोफ़ाइल कैसे जोड़ें

कई प्रोफ़ाइल तब उपयोगी होती हैं जब आप दो व्यापारिक नामों से बिल बनाते हैं, एक व्यक्तिगत और एक कंपनी प्रोफ़ाइल रखते हैं, या काम की दो पंक्तियों के लिए अलग क्रमांकन चाहते हैं।

1. Settings खोलें और Business Profiles टैप करें।
2. नीचे-दाएं कोने में + बटन टैप करें। अगर आपके पास पहले से कम से कम एक प्रोफ़ाइल है, तो दो विकल्पों वाली एक शीट ऊपर स्लाइड होकर आती है।
3. एक खाली फ़ॉर्म से शुरू करने के लिए Create new profile टैप करें। नया फ़ॉर्म दो तैयार क्रमांकन सीरीज़ के साथ आता है, इनवॉइस के लिए INV और अनुमानों के लिए EST, दोनों 1 से शुरू होती हैं।
4. ऊपर बताए अनुसार फ़ॉर्म भरें और Save Changes टैप करें। इस एडिटर के ऐप बार में Edit Business Profile की जगह New Profile (नई प्रोफ़ाइल) लिखा होता है।
5. सूची में वापस, नए कार्ड पर तीन-बिंदु मेनू खोलकर Edit Business Profile, Set as Default (डिफ़ॉल्ट के रूप में सेट करें) और Delete पाएं।

सूची हर प्रोफ़ाइल का नाम, सक्रिय प्रोफ़ाइल पर एक Default पिल, और कंपनी, डिफ़ॉल्ट मुद्रा व इनवॉइस उपसर्ग वाला एक उपशीर्षक दिखाती है। प्रोफ़ाइल वर्णानुक्रम में नाम के अनुसार क्रमबद्ध होती हैं, यह नहीं कि कौन-सी डिफ़ॉल्ट है, इसलिए हर प्रोफ़ाइल को एक ऐसा नाम दें जिसे आप एक नज़र में पहचान सकें। एलेना फ़ोटोग्राफ़ी प्रोफ़ाइल पर अपना नाम रखती हैं और प्रिंट स्टूडियो के लिए व्यापारिक नाम इस्तेमाल करती हैं।

जब आप एक नया इनवॉइस बनाते हैं, तो एडिटर ऊपर की ओर एक Business Profile (व्यवसाय प्रोफ़ाइल) टाइल दिखाता है। एक प्रोफ़ाइल के साथ यह केवल-पढ़ने-योग्य है। दो या अधिक के साथ इसमें एक शेवरॉन मिलता है और एक Select profile (प्रोफ़ाइल चुनें) पिकर खुलता है; दस्तावेज़ फिर आपके चुने हुए प्रोफ़ाइल से अपना लोगो, हेडर विवरण, मुद्रा, क्रमांकन सीरीज़ और भुगतान शर्तें लेता है। एक बार इनवॉइस सेव होने के बाद, उसकी प्रोफ़ाइल को एडिटर से बदला नहीं जा सकता।

प्रोफ़ाइल को फिर से टाइप करने के बजाय उसकी नक़ल कैसे बनाएं

नक़ल बनाना दूसरा व्यापारिक नाम सेट करने का सबसे तेज़ तरीका है जो पहले के ज़्यादातर विवरण साझा करता है।

1. Business Profiles पर, + टैप करें और Duplicate existing profile चुनें।
2. Select a profile to duplicate डायलॉग में, स्रोत प्रोफ़ाइल टैप करें।
3. New Profile एडिटर पहले से स्रोत के नाम, कंपनी, लोगो, ईमेल, फ़ोन, पते, कर IDs, लिंक, मुद्राएं, सीरीज़ और भुगतान शर्तों से भरा हुआ खुलता है। हस्ताक्षर जानबूझकर खाली रखा जाता है, क्योंकि हस्ताक्षर एक प्रोफ़ाइल से जुड़ा होता है।
4. जो अलग है उसे बदलें: आमतौर पर नाम, कंपनी, इनवॉइस उपसर्ग और शायद पता। अगर नक़ल को मूल की क्रमांकन जारी नहीं रखनी चाहिए तो सीरीज़ का नाम बदलें और Start counting from रीसेट करें।
5. Save Changes टैप करें। नक़ल एक अलग पंक्ति के रूप में सेव होती है; स्रोत प्रोफ़ाइल अछूती रहती है।

ग्राहक क्या देखता है

ऊपर की सारी चीज़ें दस्तावेज़ के हेडर में आ जाती हैं। Professional टेम्पलेट पर चौड़ा लोगो और कंपनी का नाम गहरी पट्टी में बैठते हैं, FROM ब्लॉक अपनी देश-रेखा के साथ लेबल किया गया पता, लेबल किए गए ईमेल और फ़ोन, वेबसाइट व Instagram की पंक्तियां, और VAT संख्या सूचीबद्ध करता है, और सेव किया गया हस्ताक्षर नीचे Authorized Signature के ऊपर दिखता है। दूसरे टेम्पलेट यही डेटा अलग तरह से व्यवस्थित करते हैं, लेकिन स्रोत हमेशा प्रोफ़ाइल और उस विशेष इनवॉइस के लिए आपने जो पंक्तियां चुनी हैं वही होती हैं।

नियम और विवरण

• आवश्यक फ़ील्ड। केवल Your Name * मान्य किया जाता है; इसे खाली छोड़ने पर “Name is required” दिखता है। बाकी सब खाली रह सकता है। पहले लॉन्च पर, Skip for now “My Business” नाम की प्रोफ़ाइल सेव करता है ताकि ऐप खुल सके, और आप बाद में इसका नाम बदल सकते हैं।
• Save बटन। संपादन करते समय, कुछ बदलने तक Save Changes धूसर रहता है। एक नक़ल की गई प्रोफ़ाइल बटन को सक्षम रखते हुए शुरू होती है क्योंकि नक़ल अभी तक लिखी नहीं गई है। पहले लॉन्च पर Continue हमेशा सक्षम रहता है।
• बिना सेव किए छोड़ना। अगर आप बिना सेव किए बदलावों के साथ Back दबाते हैं, तो एक Unsaved Changes डायलॉग आपसे Stay या Leave पूछता है; Leave करने पर बदलाव त्याग दिए जाते हैं।
• डिफ़ॉल्ट प्रोफ़ाइल। ऑनबोर्डिंग के दौरान बनाई गई प्रोफ़ाइल डिफ़ॉल्ट बन जाती है। बाद की प्रोफ़ाइल केवल तभी डिफ़ॉल्ट बनाई जाती हैं जब अभी कोई डिफ़ॉल्ट न हो, इसलिए दूसरी प्रोफ़ाइल जोड़ना कभी भी आपकी वर्किंग प्रोफ़ाइल को चुपके से नहीं हटाता। बदलने के लिए सूची पर Set as Default इस्तेमाल करें।
• हटाना। आप एकमात्र प्रोफ़ाइल को नहीं हटा सकते, और आप चालू डिफ़ॉल्ट को नहीं हटा सकते; ऐप “Cannot delete the only profile” या “Cannot delete the default profile. Set another profile as default first.” दिखाता है। किसी और प्रोफ़ाइल को हटाने के लिए पुष्टि मांगी जाती है और इसके साथ इसके ईमेल, फ़ोन, पते, लिंक, कर IDs, भुगतान शर्तें, सीरीज़ और ग्राहक समूह हट जाते हैं। पहले से जारी इनवॉइस अपने हेडर विवरण की अपनी कॉपी रखते हैं।
• डिफ़ॉल्ट मुद्रा। जब Allowed currencies सूची में प्रविष्टियां हों, तो स्टार वाली (सूची में पहली) मुद्रा को डिफ़ॉल्ट और आधार मुद्रा दोनों के रूप में सेव किया जाता है। खाली सूची के साथ पहले से सेव की गई मुद्रा बनी रहती है, बिल्कुल नई प्रोफ़ाइल पर USD।
• क्रमांकन। खाली सीरीज़ नाम “Default” के रूप में सेव होता है और खाली टेम्पलेट {prefix}-{SEQ:0000} पर वापस आता है। पहली इनवॉइस सीरीज़ और पहली अनुमान सीरीज़ उन पुराने उपसर्ग और काउंटर फ़ील्ड में भी दर्शाई जाती हैं जिन्हें ऐप के पुराने हिस्से पढ़ते हैं।
• हस्ताक्षर। हस्ताक्षर हटाने पर दो बार पूछा जाता है, और हटाना तभी लागू होता है जब आप सेव करते हैं। हस्ताक्षर बॉक्स तब Signatures स्क्रीन से जुड़ा हस्ताक्षर दिखाता है जब प्रोफ़ाइल का अपना कोई नहीं होता।
• भुगतान शर्तें। खाली लेबल वाली शर्त “Default” के रूप में संग्रहीत होती है। स्टार की गई शर्त का मुख्य पाठ ही नए इनवॉइस कुल के नीचे छापते हैं।
• विलंब शुल्क और शुरुआती छूट। ये प्रोफ़ाइल-व्यापी डिफ़ॉल्ट हैं; ग्राहक अलग-अलग विलंब शुल्क प्रतिशत, छूट के दिन, मोड, कैप और ऑटो-माफ़ी सेटिंग को ओवरराइड कर सकते हैं। न्यूनतम राशि और Include in PDF केवल प्रोफ़ाइल-स्तर पर हैं। शुरुआती छूट के दिन डिफ़ॉल्ट रूप से 7 होते हैं।
• किसे Pro चाहिए। Settings से प्रोफ़ाइल एडिटर खोलना, सूची में किसी प्रोफ़ाइल को टैप करना, और + बटन ट्रायल या सब्सक्रिप्शन से गेटेड हैं और अन्यथा पेवॉल खोलते हैं। सूची देखना, Set as Default और Delete हमेशा उपलब्ध रहते हैं।
• स्क्रीन जो आप यहां नहीं देख सकते। लोगो स्लॉट सिस्टम फ़ोटो पिकर खोलते हैं और हस्ताक्षर बॉक्स एक ड्रॉइंग पैड खोलता है; दोनों नेटिव स्क्रीन हैं और लोगो व हस्ताक्षर गाइड में शामिल हैं।

टिप्स

संबंधित गाइड

• वर्गाकार और चौड़े लोगो
• Settings, navigation and Pro
• Currencies, exchange rates and taxes