Ръководство

Настройте бизнес профила си

Попълнете профила, който се отпечатва на всяка фактура, добавете втори профил за друг бизнес и дублирайте профил, за да не въвеждате отново лога и условия.

Обновено: 2026-09-09

Вашият бизнес профил е страната “От” на всеки документ, произведен от Invoice Flow. Името, компанията, адресът, данните за контакт, данъчният номер, логото и подписът, които въвеждате тук, са това, което клиентът ви вижда в заглавната част и долния колонтитул на всяка фактура, оферта или известие за доставка. Същият профил носи и работните стойности по подразбиране за нови документи: коя валута е предварително избрана, как се номерират фактурите, кои условия на плащане се появяват под сумата и какво се случва, когато фактура стане просрочена.

Тази форма ще срещнете два пъти. Първия път е при самото първо стартиране, веднага след страницата за добре дошли, където приложението иска да настроите бизнеса си, преди да отвори таблото. След това същата форма живее в Настройки и се връщате там, когато се смени телефонен номер, получите ново лого или се регистрирате по ДДС. Ако управлявате повече от един бизнес или фактурирате под две търговски имена, можете да поддържате няколко профила заедно и да избирате по един за всяка фактура.

Това ръководство следва Елена Марш, фотограф от Бристол. Основният ѝ профил е Marsh Light Photography, който фактурира в паунди и отпечатва адреса на нейното студио, два имейл адреса и ДДС номер на всяка фактура. Вторият ѝ профил, Marsh Print Studio, продава рамкирани принтове от работилница в другия край на града и има собствена номерация.

Какво виждате на екрана

Отворете раздела Настройки в долната навигация. Първата плочка показва активния профил: неговото квадратно лого (или инициали), името на профила и името на компанията. Докосването ѝ отваря Редактирай бизнес профил за профила по подразбиране. Под нея плочката Бизнес профили с подзаглавието Управление на бизнес профилите ви отваря списъка с всички профили, който е мястото, където добавяте, дублирате, изтривате и превключвате профила по подразбиране.

Редакторът е една дълга прелистваща се форма. Отгоре надолу:

• Редът с лога: квадратно поле отляво и широко поле отдясно, всяко с малко падащо меню отгоре и бутон Добави или Смени отдолу. Квадратната марка се използва като аватар на профила вътре в приложението; широката е това, което повечето PDF шаблони отпечатват в заглавната част.
• Подпис, бяла кутия, която отваря плоскост за рисуване при докосване.
• Вашето име * и Име на компания. Името е единственото задължително поле в цялата форма.
• Имейли, Телефони, Адреси, Данъчни номера и Уебсайт и социални мрежи. Всяко е списък: бутон Добави … отдясно и по една карта за всеки запис с манипулатор за влачене отляво и бутон за затваряне отдясно. Картите за адрес и данъчен номер носят и звезда Основен адрес и подсказка Основен — предварително избран при нови фактури.
• Разрешени валути с чипове и бутон Добави валута.
• Серии за номериране с разгъваеми карти за номерация на фактури и оферти.
• Условия на плащане с От шаблон и Добави свое.
• Политика за такса за забава и Early-payment discount.
• Запази промените и Назад в долната част. При първото стартиране бутоните гласят Продължи и Пропусни засега вместо това.

Как да попълните профила, който се отпечатва на фактурите ви

1. Отворете Настройки и докоснете плочката на профила отгоре, или отидете в Бизнес профили и докоснете профила, който искате да редактирате.
2. Въведете Вашето име *. Въведете Име на компания, ако търгувате под фирмено име; шаблоните отпечатват компанията, когато е зададена, и се връщат на вашето име, когато е празна.
3. Докоснете Добави имейл. Въведете кратък Етикет, например Резервации или Счетоводство, и Имейл адрес. Добавете втори ред, ако искате отделна пощенска кутия за счетоводство на фактурата.
4. Докоснете Добави телефон и попълнете Етикет и Телефонен номер по същия начин.
5. Докоснете Добави адрес. Дайте му Етикет (Студио, Офис, Склад), изберете Държава от търсимия списък, след което попълнете Улица и полетата за град, регион и пощенски код. Имената на полетата и примерните подсказки се променят според избраната държава, така че адрес във Великобритания показва Град/Населено място, Графство и Пощенски код.
6. Докоснете Добави данъчен номер, изберете типа от търсимия списък (VAT за Обединеното кралство, EIN, ABN и така нататък) и въведете Номер. Изберете OTHER, ако регистрацията ви не е в списъка, и въведете Персонализиран етикет, който ще бъде отпечатан както е.
7. Докоснете Добави връзка, изберете Тип (Уебсайт, Instagram, LinkedIn, WhatsApp и други) и поставете адреса или потребителското име.
8. Превъртете до долу и докоснете Запази промените. Кратко съобщение "Profile saved" потвърждава записа и редакторът се затваря.

Редът на редовете има значение. Когато имате няколко имейла, телефона или адреса, първият ред във всеки списък (или този със звезда за адресите) е това, което приложението третира като основно: то се записва в класическите еднозначни полета, които по-старите шаблони и експорти четат, и се избира предварително, когато създавате нова фактура. Влачете редовете за манипулатора им, за да ги преподредите.

Как да зададете стойностите по подразбиране за нови документи

Долната половина на формата не отпечатва нищо сама по себе си; тя решава с какво стартира нова фактура.

1. Под Разрешени валути докоснете Добави валута и изберете всяка валута, в която фактурирате. Докоснете чип, за да преместите звездата към него; звездираната валута става по подразбиране за нови фактури и се запазва и като базова валута на профила.
2. Оставете списъка празен, ако искате пълния избирач на валута на разположение на всяка фактура. С един или повече чипове редакторът на фактури предлага само тях.
3. Под Серии за номериране отворете картата за фактурите. Задайте Име на серията, Префикс на фактура и Започни броенето от. Под Шаблон за номер изберете готов шаблон, например {prefix}-{YYYY}-{SEQ:0000}, или превключете на По избор и използвайте бутона Справка за токени, за да видите всеки наличен токен.
4. Задайте Нулиране на брояча на Всяка година, ако искате номерацията да започва отначало през януари; прегледът на картата показва следващия номер, който серията ще издаде.
5. Повторете за серията за оферти. Докоснете Добави серия, ако един бизнес се нуждае от два потока за номерация, например снимки и печатни поръчки.
6. Под Условия на плащане докоснете От шаблон и изберете един от десетте вградени текста (Due on receipt, Net 7 до Net 90, 50% upfront, End of month), или докоснете Добави свое и напишете собствен Етикет и Текст. Звездирайте този, който използвате най-често; той се поставя на всяка нова фактура.
7. Незадължително задайте Политика за такса за забава (процент, дни на толеранс, режим на начисляване) и Early-payment discount. И двете остават неактивни, докато процентът е нула.
8. Докоснете Запази промените.

Как да добавите втори бизнес профил

Няколко профила са полезни, когато фактурирате под две търговски имена, поддържате личен и фирмен профил, или искате отделна номерация за две линии дейност.

1. Отворете Настройки и докоснете Бизнес профили.
2. Докоснете бутона + в долния десен ъгъл. Ако вече имате поне един профил, се плъзва нагоре лист с два избора.
3. Докоснете Създай нов профил, за да започнете от празна форма. Новата форма идва с две готови серии за номериране, INV за фактури и EST за оферти, и двете стартиращи от 1.
4. Попълнете формата, както е описано по-горе, и докоснете Запази промените. Лентата на този редактор гласи New Profile вместо Редактирай бизнес профил.
5. Обратно в списъка, отворете менюто с три точки на новата карта, за да откриете Редактирай бизнес профил, Задай като по подразбиране и Изтрий.

Списъкът показва името на всеки профил, значка По подразбиране на активния, и подзаглавие с компанията, валутата по подразбиране и префикса на фактурата. Профилите са подредени по азбучен ред по име, не по това кой е по подразбиране, затова дайте на всеки профил разпознаваемо на пръв поглед име. Елена запазва собственото си име на профила за фотография и използва търговското име за печатното студио.

Когато създавате нова фактура, редакторът показва плочка Бизнес профил близо до върха. С един профил тя е само за преглед. С два или повече получава стрелка и отваря избирач Изберете профил; тогава документът взима логото, данните за заглавието, валутата, серията за номериране и условията на плащане от избрания от вас профил. След като фактура е запазена, нейният профил вече не може да бъде сменен от редактора.

Как да дублирате профил, вместо да го въвеждате отново

Дублирането е най-бързият начин да настроите второ търговско име, което споделя повечето детайли с първото.

1. В Бизнес профили докоснете + и изберете Дублирай съществуващ профил.
2. В диалога Изберете профил за дублиране докоснете изходния профил.
3. Редакторът New Profile се отваря вече попълнен с името, компанията, логата, имейлите, телефоните, адресите, данъчните номера, връзките, валутите, сериите и условията на плащане на източника. Подписът умишлено е оставен празен, защото подписът е свързан с един профил.
4. Променете това, което се различава: обикновено името, компанията, префикса на фактурата и може би адреса. Преименувайте сериите и нулирайте Започни броенето от, ако копието не трябва да продължава номерацията на оригинала.
5. Докоснете Запази промените. Копието се запазва като отделен ред; изходният профил остава недокоснат.

Какво вижда клиентът

Всичко по-горе се озовава в заглавната част на документа. В шаблона Professional широкото лого и името на компанията седят в тъмната лента, блокът FROM изброява надписания адрес с реда на държавата, надписаните имейли и телефони, редовете за уебсайт и Instagram, и ДДС номера, а запазеният подпис се появява над Authorized Signature в долната част. Другите шаблони подреждат същите данни по различен начин, но източникът винаги е профилът плюс редовете, които сте избрали за конкретната фактура.

Правила и подробности

• Задължителни полета. Проверява се само Вашето име *; оставянето му празно показва “Name is required”. Всичко останало може да остане празно. При първото стартиране Пропусни засега запазва профил с име “My Business”, за да може приложението да се отвори, а вие можете да го преименувате по-късно.
• Бутон Запази. При редактиране Запази промените е сив, докато не промените нещо. Дублиран профил стартира с активен бутон, защото копието още не е записано. При първото стартиране Продължи винаги е активен.
• Излизане без запазване. Ако натиснете Назад с незапазени промени, диалог Незапазени промени пита дали да Останете или да Излезете; излизането отхвърля промените.
• Профил по подразбиране. Профилът, създаден по време на настройването, става по подразбиране. По-късни профили се повишават до по подразбиране само когато все още няма такъв, така че добавянето на втори профил никога не сваля тихо работещия ви профил. Използвайте Задай като по подразбиране в списъка, за да превключите.
• Изтриване. Не можете да изтриете единствения профил и не можете да изтриете текущия профил по подразбиране; приложението показва “Cannot delete the only profile” или “Cannot delete the default profile. Set another profile as default first.” Изтриването на всеки друг профил иска потвърждение и премахва заедно с него имейлите, телефоните, адресите, връзките, данъчните номера, условията на плащане, сериите и групите клиенти. Вече издадени фактури пазят собственото си копие на данните в заглавната част.
• Валута по подразбиране. Когато списъкът Разрешени валути има записи, звездираната (първата в списъка) се запазва и като валута по подразбиране, и като базова валута. С празен списък запазената по-рано валута остава, USD за съвсем нов профил.
• Номериране. Празно име на серия се запазва като “Default”, а празен шаблон се връща на {prefix}-{SEQ:0000}. Първата серия за фактури и първата серия за оферти се отразяват и в класическите полета за префикс и брояч, които по-старите части на приложението четат.
• Подпис. Премахването на подпис пита два пъти, а премахването се прилага само когато запазите. Кутията за подпис показва подпис, свързан от екрана за подписи, когато профилът няма собствен.
• Условия на плащане. Условие с празен етикет се запазва като “Default”. Текстът на звездираното условие е това, което новите фактури отпечатват под сумата.
• Такса за забава и ранна отстъпка. Това са стойности по подразбиране за целия профил; клиентите могат да заменят процента на таксата за забава, дните на толеранс, режима, тавана и настройката за автоматично опрощаване поотделно. Минималната сума и Include in PDF са само за профила. Дните за ранна отстъпка по подразбиране са 7.
• Какво изисква Pro. Отварянето на редактора на профила от Настройки, докосването на профил в списъка и бутонът + са ограничени от пробния период или абонамента и в противен случай отварят екрана за надграждане. Разглеждането на списъка, Задай като по подразбиране и Изтрий са винаги достъпни.
• Екрани, които не виждате тук. Полетата за лого отварят системния избирач на снимки, а кутията за подпис отваря плоскост за рисуване; и двете са системни екрани и са разгледани в ръководствата за лого и подпис.

Съвети

Свързани ръководства

• Квадратно и широко лого
• Настройки, навигация и Pro
• Валути, обменни курсове и данъци