คู่มือผู้ใช้

ตั้งค่าโปรไฟล์ธุรกิจของคุณ

กรอกโปรไฟล์ที่จะพิมพ์บนใบแจ้งหนี้ทุกใบ เพิ่มโปรไฟล์ที่สองสำหรับธุรกิจอื่น และทำสำเนาโปรไฟล์เพื่อไม่ต้องพิมพ์โลโก้และเงื่อนไขซ้ำอีก

อัปเดตเมื่อ: 2026-09-09

โปรไฟล์ธุรกิจของคุณคือฝั่ง “From” ของทุกเอกสารที่ Invoice Flow สร้างขึ้น ชื่อ บริษัท ที่อยู่ รายละเอียดการติดต่อ หมายเลขภาษี โลโก้ และลายเซ็นที่คุณกรอกไว้ที่นี่คือสิ่งที่ลูกค้าของคุณเห็นในส่วนหัวและส่วนท้ายของใบแจ้งหนี้ ใบเสนอราคา หรือใบส่งของแต่ละใบ โปรไฟล์เดียวกันนี้ยังกำหนดค่าเริ่มต้นสำหรับเอกสารใหม่ด้วย: สกุลเงินใดที่ถูกเลือกไว้ล่วงหน้า วิธีการกำหนดหมายเลขใบแจ้งหนี้ เงื่อนไขการชำระเงินใดที่จะปรากฏใต้ยอดรวม และจะเกิดอะไรขึ้นเมื่อใบแจ้งหนี้เลยกำหนด

คุณจะพบแบบฟอร์มนี้สองครั้ง ครั้งแรกคือตอนเปิดแอปครั้งแรกสุด ทันทีหลังหน้าต้อนรับ ซึ่งแอปจะขอให้คุณตั้งค่าธุรกิจก่อนที่จะเปิดแดชบอร์ด หลังจากนั้นแบบฟอร์มเดียวกันจะอยู่ภายใต้ Settings และคุณจะกลับมาที่นี่ทุกครั้งที่หมายเลขโทรศัพท์เปลี่ยน คุณได้โลโก้ใหม่ หรือคุณจดทะเบียน VAT หากคุณดำเนินกิจการมากกว่าหนึ่งธุรกิจ หรือออกใบแจ้งหนี้ภายใต้สองชื่อทางการค้า คุณสามารถเก็บหลายโปรไฟล์ไว้เคียงข้างกันและเลือกหนึ่งโปรไฟล์ต่อใบแจ้งหนี้ได้

คู่มือนี้ติดตาม Elena Marsh ช่างภาพจากเมืองบริสตอล โปรไฟล์หลักของเธอคือ Marsh Light Photography ซึ่งเรียกเก็บเงินเป็นปอนด์และพิมพ์ที่อยู่สตูดิโอ อีเมลสองที่ และหมายเลข VAT บนใบแจ้งหนี้ทุกใบ โปรไฟล์ที่สองของเธอ Marsh Print Studio ขายภาพพิมพ์ใส่กรอบจากเวิร์กช็อปอีกฝั่งของเมือง และมีการกำหนดหมายเลขของตัวเอง

สิ่งที่คุณเห็นบนหน้าจอ

เปิดแท็บ การตั้งค่า (Settings) ในแถบนำทางด้านล่าง กระเบื้องแรกจะแสดงโปรไฟล์ที่ใช้งานอยู่: โลโก้สี่เหลี่ยมจัตุรัส (หรือตัวอักษรย่อ) ชื่อโปรไฟล์ และชื่อบริษัท การแตะที่กระเบื้องนี้จะเปิด Edit Business Profile สำหรับโปรไฟล์เริ่มต้น ใต้ลงไปคือกระเบื้อง โปรไฟล์ธุรกิจ (Business Profiles) พร้อมคำอธิบายย่อย จัดการโปรไฟล์ธุรกิจของคุณ (Manage your business profiles) ซึ่งจะเปิดรายการโปรไฟล์ทั้งหมด ที่ซึ่งคุณสามารถเพิ่ม ทำสำเนา ลบ และเปลี่ยนโปรไฟล์เริ่มต้นได้

ตัวแก้ไขเป็นแบบฟอร์มยาวหนึ่งหน้าที่เลื่อนได้ จากบนลงล่างมี:

หน้าจอ Edit Business Profile ของแอป Invoice Flow แสดงโลโก้สี่เหลี่ยมจัตุรัส ML โลโก้กว้าง Marsh Light Photography ลายเซ็นที่บันทึกไว้ ช่อง Your Name และ Company Name ที่กรอกแล้ว และที่อยู่อีเมลสองรายการที่ระบุป้าย Bookings และ Accounts
ส่วนบนของโปรไฟล์ของ Elena: ทั้งสองช่องโลโก้กรอกครบ ลายเซ็นหนึ่งรายการ และที่อยู่อีเมลที่มีป้ายกำกับ

วิธีกรอกโปรไฟล์ที่จะพิมพ์บนใบแจ้งหนี้ของคุณ

  1. เปิด การตั้งค่า (Settings) แล้วแตะกระเบื้องโปรไฟล์ด้านบน หรือไปที่ โปรไฟล์ธุรกิจ (Business Profiles) แล้วแตะโปรไฟล์ที่คุณต้องการแก้ไข
  2. กรอก ชื่อของคุณ * (Your Name *) กรอก ชื่อบริษัท (Company Name) หากคุณดำเนินธุรกิจภายใต้ชื่อทางการค้า เทมเพลตจะพิมพ์ชื่อบริษัทเมื่อมีการตั้งค่าไว้ และจะใช้ชื่อของคุณแทนเมื่อว่างเปล่า
  3. แตะ เพิ่มอีเมล (Add email) พิมพ์ ป้ายกำกับ (Label) สั้น ๆ เช่น Bookings หรือ Accounts และ ที่อยู่อีเมล (Email address) เพิ่มแถวที่สองหากคุณต้องการกล่องรับบัญชีแยกต่างหากบนใบแจ้งหนี้
  4. แตะ เพิ่มโทรศัพท์ (Add phone) และกรอก ป้ายกำกับ (Label) และ หมายเลขโทรศัพท์ (Phone number) ในลักษณะเดียวกัน
  5. แตะ เพิ่มที่อยู่ (Add address) ตั้ง ป้ายกำกับ (Label) (Studio, Office, Warehouse) เลือก ประเทศ (Country) จากรายการที่ค้นหาได้ แล้วกรอก ถนน (Street) เมือง ภูมิภาค และรหัสไปรษณีย์ ชื่อช่องและคำแนะนำตัวอย่างจะเปลี่ยนตามประเทศที่คุณเลือก ดังนั้นที่อยู่ในสหราชอาณาจักรจะแสดง Town/City, County และ Postcode
  6. แตะ เพิ่มหมายเลขภาษี (Add Tax ID) เลือกประเภทจากรายการที่ค้นหาได้ (VAT สำหรับสหราชอาณาจักร, EIN, ABN และอื่น ๆ) และพิมพ์ หมายเลข (Number) เลือก OTHER หากทะเบียนของคุณไม่อยู่ในรายการ และตั้ง ป้ายกำกับแบบกำหนดเอง (Custom label) ที่จะพิมพ์ตามที่กรอกไว้
  7. แตะ เพิ่มลิงก์ (Add link) เลือก ประเภท (Type) (Website, Instagram, LinkedIn, WhatsApp และอื่น ๆ) แล้ววางที่อยู่หรือชื่อบัญชี
  8. เลื่อนลงไปด้านล่างและแตะ บันทึกการเปลี่ยนแปลง (Save Changes) ข้อความสั้น ๆ "Profile saved" จะยืนยันการบันทึกและตัวแก้ไขจะปิด
ตัวแก้ไขโปรไฟล์ธุรกิจของแอป Invoice Flow เลื่อนไปที่ส่วน Addresses ที่มีที่อยู่ Studio ในสหราชอาณาจักรมีเครื่องหมาย Default และ Primary address และส่วน Tax IDs แสดงรายการ VAT (United Kingdom)
ที่อยู่แบบมีโครงสร้างพร้อมชื่อช่องเฉพาะประเทศ และหมายเลข VAT ที่จะพิมพ์ใต้ที่อยู่

ลำดับของแถวมีความสำคัญ เมื่อคุณมีอีเมล โทรศัพท์ หรือที่อยู่หลายรายการ แถวแรกในแต่ละรายการ (หรือแถวที่มีดาวสำหรับที่อยู่) คือสิ่งที่แอปถือว่าเป็นหลัก มันจะถูกเขียนลงในช่องค่าเดียวแบบดั้งเดิมที่เทมเพลตและการส่งออกรุ่นเก่าอ่าน และจะถูกเลือกไว้ล่วงหน้าเมื่อคุณสร้างใบแจ้งหนี้ใหม่ ลากแถวจากที่จับเพื่อจัดลำดับใหม่

วิธีตั้งค่าเริ่มต้นสำหรับเอกสารใหม่

ครึ่งล่างของฟอร์มไม่ได้พิมพ์อะไรเองโดยตรง แต่จะกำหนดว่าใบแจ้งหนี้ใหม่จะเริ่มต้นด้วยอะไร

  1. ใต้ สกุลเงินที่อนุญาต (Allowed currencies) แตะ เพิ่มสกุลเงิน (Add currency) และเลือกแต่ละสกุลเงินที่คุณออกใบแจ้งหนี้ แตะที่ชิปเพื่อย้ายดาวไปที่มัน สกุลเงินที่มีดาวจะกลายเป็นค่าเริ่มต้นสำหรับใบแจ้งหนี้ใหม่และจะถูกเก็บเป็นสกุลเงินฐานของโปรไฟล์ด้วย
  2. ปล่อยรายการว่างไว้หากคุณต้องการให้ตัวเลือกสกุลเงินเต็มรูปแบบใช้ได้ในทุกใบแจ้งหนี้ เมื่อมีชิปหนึ่งรายการขึ้นไป ตัวแก้ไขใบแจ้งหนี้จะเสนอเฉพาะสกุลเงินเหล่านั้น
  3. ใต้ ชุดใบแจ้งหนี้ (Invoice Series) เปิดการ์ดสำหรับใบแจ้งหนี้ ตั้งค่า ชื่อชุด (Series name), คำนำหน้าใบแจ้งหนี้ (Invoice Prefix) และ เริ่มนับจาก (Start counting from) ใต้ แม่แบบหมายเลข (Number template) เลือกค่าที่ตั้งไว้ล่วงหน้า เช่น {prefix}-{YYYY}-{SEQ:0000} หรือสลับไปที่ กำหนดเอง (Custom) และใช้ปุ่ม อ้างอิงโทเค็น (Token reference) เพื่อดูโทเค็นที่ใช้ได้ทั้งหมด
  4. ตั้ง รีเซ็ตตัวนับ (Reset counter) เป็น ทุกปี (Every year) หากต้องการให้การกำหนดหมายเลขเริ่มใหม่ในเดือนมกราคม ตัวอย่างบนการ์ดจะแสดงหมายเลขถัดไปที่ชุดนี้จะออก
  5. ทำซ้ำสำหรับชุดใบเสนอราคา แตะ เพิ่มชุด (Add series) หากธุรกิจหนึ่งต้องการสองสายการกำหนดหมายเลข เช่น การถ่ายภาพและคำสั่งซื้อภาพพิมพ์
  6. ใต้ เงื่อนไขการชำระเงิน (Payment Terms) แตะ จากค่าที่ตั้งไว้ล่วงหน้า (From preset) และเลือกหนึ่งในสิบข้อความสำเร็จรูป (Due on receipt, Net 7 ถึง Net 90, 50% upfront, End of month) หรือแตะ เพิ่มแบบกำหนดเอง (Add custom) และเขียน ป้ายกำกับ (Label) และ เนื้อหา (Body) ของคุณเอง ทำเครื่องหมายดาวที่รายการที่คุณใช้บ่อยที่สุด มันจะถูกใส่ในใบแจ้งหนี้ใหม่ทุกใบ
  7. ตั้งค่า นโยบายค่าปรับล่าช้า (Late-fee policy) (เปอร์เซ็นต์ วันผ่อนผัน โหมดการคิดค่าปรับ) และ ส่วนลดชำระก่อนกำหนด (Early-payment discount) ได้ตามต้องการ ทั้งสองอย่างจะไม่ทำงานตราบใดที่เปอร์เซ็นต์เป็นศูนย์
  8. แตะ บันทึกการเปลี่ยนแปลง (Save Changes)
ตัวแก้ไขโปรไฟล์ธุรกิจของแอป Invoice Flow แสดงลิงก์ Website และ Instagram, Allowed currencies โดยมี GBP ทำเครื่องหมายดาวและ EUR และการ์ด Invoice Series ชื่อ Shoots และ Quotes พร้อมตัวอย่าง MLP-2026-0118 และ QT-0042
GBP ถูกทำเครื่องหมายดาวเป็นค่าเริ่มต้น ชุด Shoots จะออกหมายเลข MLP-2026-0118 ถัดไปและรีเซ็ตทุกปี

วิธีเพิ่มโปรไฟล์ธุรกิจที่สอง

โปรไฟล์หลายรายการมีประโยชน์เมื่อคุณออกใบแจ้งหนี้จากสองชื่อทางการค้า เก็บโปรไฟล์ส่วนตัวและโปรไฟล์บริษัทแยกกัน หรือต้องการการกำหนดหมายเลขแยกกันสำหรับงานสองประเภท

  1. เปิด การตั้งค่า (Settings) แล้วแตะ โปรไฟล์ธุรกิจ (Business Profiles)
  2. แตะปุ่ม + ที่มุมล่างขวา หากคุณมีโปรไฟล์อย่างน้อยหนึ่งรายการอยู่แล้ว แผ่นจะเลื่อนขึ้นมาพร้อมสองตัวเลือก
  3. แตะ สร้างโปรไฟล์ใหม่ (Create new profile) เพื่อเริ่มจากฟอร์มเปล่า ฟอร์มใหม่จะมาพร้อมชุดการกำหนดหมายเลขสำเร็จรูปสองชุด คือ INV สำหรับใบแจ้งหนี้และ EST สำหรับใบเสนอราคา ทั้งคู่เริ่มที่ 1
  4. กรอกฟอร์มตามที่อธิบายไว้ข้างต้นแล้วแตะ บันทึกการเปลี่ยนแปลง (Save Changes) แถบแอปของตัวแก้ไขนี้จะแสดง New Profile แทนที่จะเป็น Edit Business Profile
  5. กลับไปที่รายการ เปิดเมนูจุดสามจุดบนการ์ดใหม่เพื่อพบ Edit Business Profile, Set as Default และ Delete
หน้าจอ Business Profiles ของแอป Invoice Flow แสดง Elena Marsh พร้อมป้าย Default และคำอธิบายย่อย Marsh Light Photography และโปรไฟล์ที่สอง Marsh Print Studio แต่ละรายการมีอวาตาร์ทรงกลมและเมนูจุดสามจุด บวกกับปุ่มบวกลอยตัว
สองโปรไฟล์: สตูดิโอถ่ายภาพเป็นค่าเริ่มต้น สตูดิโอภาพพิมพ์มีอวาตาร์และคำนำหน้าของตัวเอง
แผ่นด้านล่างของแอป Invoice Flow ที่เปิดทับรายการ Business Profiles พร้อมสองตัวเลือก: Create new profile และ Duplicate existing profile
ปุ่มบวกถามว่าจะเริ่มจากเปล่าหรือคัดลอกโปรไฟล์ที่มีอยู่

รายการจะแสดงชื่อของแต่ละโปรไฟล์ ป้าย Default บนโปรไฟล์ที่ใช้งานอยู่ และคำอธิบายย่อยที่มีบริษัท สกุลเงินเริ่มต้น และคำนำหน้าใบแจ้งหนี้ โปรไฟล์จะถูกเรียงตามตัวอักษรของชื่อ ไม่ใช่ตามว่าอันไหนเป็นค่าเริ่มต้น ดังนั้นให้ตั้งชื่อแต่ละโปรไฟล์ที่คุณแยกออกได้ในทันที Elena เก็บชื่อของตัวเองไว้ในโปรไฟล์ถ่ายภาพและใช้ชื่อทางการค้าสำหรับสตูดิโอภาพพิมพ์

เมื่อคุณสร้างใบแจ้งหนี้ใหม่ ตัวแก้ไขจะแสดงกระเบื้อง Business Profile ใกล้ด้านบน หากมีเพียงโปรไฟล์เดียวมันจะเป็นแบบอ่านอย่างเดียว หากมีสองรายการขึ้นไปมันจะมีลูกศรและเปิดตัวเลือก Select profile จากนั้นเอกสารจะดึงโลโก้ รายละเอียดส่วนหัว สกุลเงิน ชุดการกำหนดหมายเลข และเงื่อนไขการชำระเงินจากโปรไฟล์ที่คุณเลือก เมื่อใบแจ้งหนี้ถูกบันทึกแล้ว โปรไฟล์ของมันจะไม่สามารถสลับได้อีกจากตัวแก้ไข

วิธีทำสำเนาโปรไฟล์แทนการพิมพ์ใหม่

การทำสำเนาเป็นวิธีที่เร็วที่สุดในการตั้งค่าชื่อทางการค้าที่สองที่ใช้รายละเอียดส่วนใหญ่ร่วมกับชื่อแรก

  1. บน Business Profiles แตะ + และเลือก ทำสำเนาโปรไฟล์ที่มีอยู่ (Duplicate existing profile)
  2. ในไดอะล็อก Select a profile to duplicate แตะที่โปรไฟล์ต้นทาง
  3. ตัวแก้ไข New Profile จะเปิดขึ้นพร้อมกรอกข้อมูลไว้แล้วด้วยชื่อ บริษัท โลโก้ อีเมล โทรศัพท์ ที่อยู่ หมายเลขภาษี ลิงก์ สกุลเงิน ชุดหมายเลข และเงื่อนไขการชำระเงินของต้นทาง ลายเซ็นจะถูกเว้นว่างไว้โดยตั้งใจ เพราะลายเซ็นเชื่อมโยงกับโปรไฟล์เดียวเท่านั้น
  4. เปลี่ยนสิ่งที่แตกต่าง: โดยปกติคือชื่อ บริษัท คำนำหน้าใบแจ้งหนี้ และบางทีที่อยู่ เปลี่ยนชื่อชุดและรีเซ็ต เริ่มนับจาก (Start counting from) หากสำเนานี้ไม่ควรต่อการกำหนดหมายเลขของต้นฉบับ
  5. แตะ บันทึกการเปลี่ยนแปลง (Save Changes) สำเนาจะถูกบันทึกเป็นแถวแยกต่างหาก โปรไฟล์ต้นทางจะไม่ถูกแตะต้อง
ไดอะล็อกของแอป Invoice Flow ชื่อ Select a profile to duplicate แสดง Elena Marsh และ Marsh Print Studio พร้อมไอคอนอาคาร
เลือกต้นทาง สำเนาจะเปิดเป็น New Profile พร้อมปุ่ม Save ที่เปิดใช้งานอยู่แล้ว

สิ่งที่ลูกค้าเห็น

ทุกอย่างข้างต้นจะไปปรากฏในส่วนหัวของเอกสาร บนเทมเพลต Professional โลโก้แบบกว้างและชื่อบริษัทจะอยู่ในแถบสีเข้ม บล็อก FROM จะแสดงที่อยู่ที่มีป้ายกำกับพร้อมบรรทัดประเทศ อีเมลและโทรศัพท์ที่มีป้ายกำกับ เว็บไซต์และบรรทัด Instagram และหมายเลข VAT และลายเซ็นที่บันทึกไว้จะปรากฏเหนือ Authorized Signature ที่ด้านล่าง เทมเพลตอื่น ๆ จัดวางข้อมูลเดียวกันในรูปแบบที่ต่างกัน แต่แหล่งที่มาจะเป็นโปรไฟล์บวกกับแถวใดก็ตามที่คุณเลือกไว้สำหรับใบแจ้งหนี้ใบนั้นเสมอ

ส่วนหัวของ PDF ใบแจ้งหนี้ของแอป Invoice Flow บนเทมเพลต Professional: โลโก้กว้างและชื่อ Marsh Light Photography ในแถบสีเข้ม หมายเลขใบแจ้งหนี้ MLP-2026-0117 บล็อก FROM พร้อมที่อยู่ Studio, United Kingdom, อีเมล Bookings และ Accounts, โทรศัพท์ Studio, Website, Instagram และหมายเลข VAT และบล็อก Bill To สำหรับ Harriet Cole ที่ Clifton Bridal Boutique
ส่วนหัวของ MLP-2026-0117: ทุกบรรทัดในบล็อก FROM มาจากแถวโปรไฟล์ที่แสดงไว้ก่อนหน้านี้

กฎและรายละเอียด

การเปลี่ยนโปรไฟล์จะไม่เขียนทับใบแจ้งหนี้ที่คุณสร้างไว้แล้ว ใบแจ้งหนี้แต่ละใบจะเก็บภาพรวมของที่อยู่ อีเมล โทรศัพท์ หมายเลขภาษี และลิงก์ที่คุณเลือกไว้ ณ เวลานั้น ดังนั้นการเปลี่ยนที่อยู่ในภายหลังจะส่งผลกับเอกสารใหม่เท่านั้น

เคล็ดลับ

ใช้ป้ายกำกับ "Studio: 14 Whiteladies Road" และ "Accounts: accounts@marshlight.co.uk" จะพิมพ์ออกมาแบบนั้นเป๊ะ ๆ ซึ่งบอกลูกค้าว่าจะส่งเช็คไปที่ที่อยู่ไหนและกล่องรับอีเมลไหนที่จัดการเรื่องการโอนเงิน
หากสองโปรไฟล์ใช้หมายเลข VAT และรายละเอียดธนาคารร่วมกันแต่ต่างชื่อทางการค้า ให้ทำสำเนาแทนการสร้างใหม่ คุณจะต้องแก้ไขแค่ชื่อ บริษัท และคำนำหน้าเท่านั้น และชุดการกำหนดหมายเลขสามารถรีเซ็ตเป็น 1 ในสำเนาได้
ใส่โทเค็นปีในแม่แบบใบแจ้งหนี้และตั้งการรีเซ็ตเป็น Every year ตัวอย่างชุดบนการ์ดจะแสดงหมายเลขถัดไปที่แน่นอน คุณจึงตรวจสอบรูปแบบได้ก่อนที่ใบแจ้งหนี้ใบแรกจะออกไป
ตั้งชื่อที่แตกต่างชัดเจนให้แต่ละโปรไฟล์ในช่อง **Your Name** ชื่อเรื่องของรายการโปรไฟล์และไดอะล็อกทำสำเนาจะแสดงเฉพาะชื่อนั้นเท่านั้น สองโปรไฟล์ที่ตั้งชื่อตามคุณทั้งคู่จะดูเหมือนกันที่นั่น

คู่มือที่เกี่ยวข้อง