Руководство

Настройте бизнес-профиль

Заполните профиль, который печатается на каждом счёте, добавьте второй профиль для другого бизнеса и дублируйте его, чтобы не вводить заново логотипы и условия.

Обновлено: 2026-09-09

Ваш бизнес-профиль — это сторона «От кого» в каждом документе, который создаёт Invoice Flow. Имя, компания, адрес, контакты, налоговый номер, логотип и подпись, которые вы здесь вводите, — это то, что клиент видит в шапке и подвале каждого счёта, сметы или накладной. Тот же профиль хранит и рабочие значения по умолчанию для новых документов: какая валюта предвыбрана, как нумеруются счета, какие условия оплаты печатаются под итогом и что происходит, когда счёт просрочен.

Эту форму вы встречаете дважды. Первый раз — при самом первом запуске, сразу после приветственной страницы, где приложение просит настроить бизнес, прежде чем открыть главный экран. После этого та же форма живёт в Настройках, и вы возвращаетесь к ней, когда меняется номер телефона, появляется новый логотип или вы регистрируетесь как плательщик НДС. Если у вас несколько бизнесов или вы выставляете счета под двумя торговыми названиями, можно держать несколько профилей рядом и выбирать один для каждого счёта.

В этом руководстве мы следим за Elena Marsh, фотографом из Бристоля. Её основной профиль — Marsh Light Photography: выставляет счета в фунтах и печатает на каждом счёте адрес студии, два адреса электронной почты и номер плательщика VAT. Её второй профиль, Marsh Print Studio, продаёт фотографии в рамах из мастерской на другом конце города и имеет собственную нумерацию.

Что вы видите на экране

Откройте вкладку Настройки (Settings) в нижней навигации. Первая плитка показывает активный профиль: его квадратный логотип (или инициалы), название профиля и название компании. Нажатие на неё открывает Редактировать бизнес-профиль (Edit Business Profile) для основного профиля. Ниже плитка Бизнес-профили (Business Profiles) с подзаголовком Управление бизнес-профилями (Manage your business profiles) открывает список всех профилей — там вы добавляете, дублируете, удаляете профили и меняете основной.

Редактор — одна длинная прокручиваемая форма. Сверху вниз:

• Ряд логотипов: квадратный слот слева и широкий справа, у каждого маленький выпадающий список над ним и кнопка Добавить (Add) или Изменить (Change) под ним. Квадратный знак используется как аватар профиля внутри приложения; широкий — то, что большинство PDF-шаблонов печатает в шапке.
• Подпись (Signature) — белое поле, которое при нажатии открывает панель рисования.
• Ваше имя * (Your Name *) и Название компании (Company Name). Имя — единственное обязательное поле во всей форме.
• Электронные адреса (Emails), Телефоны (Phones), Адреса (Addresses), Налоговые номера (Tax IDs) и Сайт и соц-сети (Website & socials). Каждый раздел — это список: кнопка Добавить … справа и по карточке на запись с ручкой перетаскивания слева и кнопкой закрытия справа. Карточки адресов и налоговых номеров также имеют звёздочку Основной адрес (Primary address) и подсказку Основной — по умолчанию на новых счетах (Primary — pre-selected on new invoices).
• Разрешённые валюты (Allowed currencies) с чипами и кнопкой Добавить валюту (Add currency).
• Серии нумерации (Invoice Series) со сворачиваемыми карточками для нумерации счетов и смет.
• Условия оплаты (Payment Terms) с кнопками Из шаблона (From preset) и Свой (Add custom).
• Штраф за просрочку (Late-fee policy) и Скидка за раннюю оплату (Early-payment discount).
• Сохранить изменения (Save Changes) и Назад (Back) внизу. При первом запуске кнопки называются Продолжить (Continue) и Пропустить (Skip for now).

Как заполнить профиль, который печатается на счетах

1. Откройте Настройки и нажмите плитку профиля вверху либо перейдите в Бизнес-профили и нажмите профиль, который хотите изменить.
2. Введите Ваше имя *. Введите Название компании, если работаете под названием бизнеса; шаблоны печатают компанию, когда она задана, и подставляют ваше имя, когда поле пусто.
3. Нажмите Добавить email (Add email). Введите короткую Метка (Label), например Bookings или Accounts, и Email-адрес (Email address). Добавьте вторую строку, если хотите отдельный ящик бухгалтерии на счёте.
4. Нажмите Добавить телефон (Add phone) и так же заполните Метка и Номер телефона (Phone number).
5. Нажмите Добавить адрес (Add address). Дайте ему Метка (Studio, Office, Warehouse), выберите Страна (Country) из списка с поиском, затем заполните Улица, дом (Street), город, регион и почтовый индекс. Названия полей и примеры-подсказки меняются в зависимости от выбранной страны, поэтому для адреса в Великобритании показываются Town/City, County и Postcode.
6. Нажмите Добавить (Add Tax ID) в разделе налоговых номеров, выберите тип из списка с поиском (VAT для Великобритании, EIN, ABN и так далее) и введите Номер (Number). Выберите OTHER, если вашей регистрации нет в списке, и задайте Своя подпись (Custom label), которая будет напечатана как есть.
7. Нажмите Добавить ссылку (Add link), выберите Тип (Type) (Website, Instagram, LinkedIn, WhatsApp и другие) и вставьте адрес или имя пользователя.
8. Пролистайте вниз и нажмите Сохранить изменения. Короткое сообщение «Профиль сохранён» подтверждает запись, и редактор закрывается.

Порядок строк имеет значение. Когда у вас несколько адресов электронной почты, телефонов или адресов, первую строку в каждом списке (или для адресов — отмеченную звёздочкой) приложение считает основной: она записывается в классические одиночные поля, которые читают старые шаблоны и экспорт, и предвыбирается при создании нового счёта. Перетаскивайте строки за ручку, чтобы изменить порядок.

Как задать значения по умолчанию для новых документов

Нижняя половина формы сама по себе ничего не печатает; она определяет, с чего начинается новый счёт.

1. В разделе Разрешённые валюты нажмите Добавить валюту и выберите каждую валюту, в которой выставляете счета. Нажмите чип, чтобы переместить на него звёздочку; валюта со звёздочкой становится валютой по умолчанию для новых счетов и сохраняется как базовая валюта профиля.
2. Оставьте список пустым, если хотите, чтобы на каждом счёте был доступен полный выбор валют. При одном или нескольких чипах редактор счёта предлагает только их.
3. В разделе Серии нумерации откройте карточку для счетов. Задайте Название серии (Series name), Префикс счёта (Invoice Prefix) и Начать счёт с (Start counting from). В разделе Шаблон номера (Number template) выберите заготовку, например {prefix}-{YYYY}-{SEQ:0000}, или переключитесь на Свой (Custom) и используйте кнопку Справка по переменным (Token reference), чтобы увидеть все доступные переменные.
4. Установите Сброс счётчика (Reset counter) в значение Каждый год (Every year), если нумерация должна начинаться заново в январе; предпросмотр на карточке показывает следующий номер, который выдаст серия.
5. Повторите для серии смет. Нажмите Добавить серию (Add series), если одному бизнесу нужны два потока нумерации, например съёмки и заказы на печать.
6. В разделе Условия оплаты нажмите Из шаблона и выберите один из десяти встроенных текстов (Due on receipt, Net 7 — Net 90, 50% upfront, End of month) или нажмите Свой и напишите собственные Название (Label) и Текст (Body). Отметьте звёздочкой то условие, которым пользуетесь чаще всего; оно подставляется в каждый новый счёт.
7. При желании задайте Штраф за просрочку (процент, дни отсрочки, режим начисления) и Скидка за раннюю оплату. Оба остаются неактивными, пока процент равен нулю.
8. Нажмите Сохранить изменения.

Как добавить второй бизнес-профиль

Несколько профилей полезны, когда вы выставляете счета от двух торговых названий, держите личный и корпоративный профили или хотите отдельную нумерацию для двух направлений работы.

1. Откройте Настройки и нажмите Бизнес-профили.
2. Нажмите кнопку + в правом нижнем углу. Если у вас уже есть хотя бы один профиль, снизу выезжает панель с двумя вариантами.
3. Нажмите Создать новый профиль (Create new profile), чтобы начать с пустой формы. Новая форма приходит с двумя готовыми сериями нумерации: INV для счетов и EST для смет, обе начинаются с 1.
4. Заполните форму, как описано выше, и нажмите Сохранить изменения. Панель приложения в этом редакторе называется Новый профиль (New Profile), а не Редактировать бизнес-профиль.
5. Вернувшись в список, откройте меню с тремя точками на новой карточке — там находятся Редактировать бизнес-профиль, Сделать основным (Set as Default) и Удалить (Delete).

Список показывает название каждого профиля, метку Основной (Default) на активном и подзаголовок с компанией, валютой по умолчанию и префиксом счетов. Профили отсортированы по названию в алфавитном порядке, а не по тому, какой из них основной, поэтому дайте каждому профилю название, которое легко отличить с первого взгляда. Elena оставляет собственное имя на фотографическом профиле и использует торговое название для печатной студии.

При создании нового счёта редактор показывает плитку Бизнес-профиль (Business Profile) ближе к верху. С одним профилем она только для чтения. С двумя и более у неё появляется стрелка, и она открывает окно выбора Выберите профиль (Select profile); документ затем берёт логотип, реквизиты шапки, валюту, серию нумерации и условия оплаты из выбранного профиля. После того как счёт сохранён, его профиль больше нельзя сменить из редактора.

Как дублировать профиль вместо повторного ввода

Дублирование — самый быстрый способ настроить второе торговое название, у которого большинство реквизитов совпадает с первым.

1. На экране Бизнес-профили нажмите + и выберите Дублировать существующий профиль (Duplicate existing profile).
2. В диалоге Выберите профиль для дублирования (Select a profile to duplicate) нажмите исходный профиль.
3. Редактор Новый профиль открывается уже заполненным именем, компанией, логотипами, адресами электронной почты, телефонами, адресами, налоговыми номерами, ссылками, валютами, сериями и условиями оплаты источника. Подпись намеренно оставлена пустой, потому что подпись привязана к одному профилю.
4. Измените то, что отличается: обычно имя, компанию, префикс счетов и, возможно, адрес. Переименуйте серии и сбросьте Начать счёт с, если копия не должна продолжать нумерацию оригинала.
5. Нажмите Сохранить изменения. Копия сохраняется как отдельная запись; исходный профиль не затрагивается.

Что видит клиент

Всё перечисленное выше попадает в шапку документа. В шаблоне Professional широкий логотип и название компании располагаются в тёмной полосе, блок FROM перечисляет подписанный адрес со строкой страны, подписанные адреса электронной почты и телефоны, строки сайта и Instagram и номер VAT, а сохранённая подпись появляется над надписью Authorized Signature внизу. Другие шаблоны располагают те же данные иначе, но источник всегда один — профиль плюс те строки, которые вы выбрали для конкретного счёта.

Правила и детали

• Обязательные поля. Проверяется только Ваше имя *; если оставить его пустым, появится «Название обязательно». Всё остальное может остаться пустым. При первом запуске кнопка Пропустить сохраняет профиль с названием «My Business», чтобы приложение могло открыться, и позже его можно переименовать.
• Кнопка сохранения. При редактировании кнопка Сохранить изменения неактивна, пока вы что-нибудь не измените. Дублированный профиль начинает с активной кнопкой, потому что копия ещё не записана. При первом запуске кнопка Продолжить активна всегда.
• Выход без сохранения. Если нажать Назад с несохранёнными правками, диалог Несохранённые изменения (Unsaved Changes) предложит Остаться (Stay) или Выйти (Leave); выход отбрасывает правки.
• Основной профиль. Профиль, созданный при первом запуске, становится основным. Последующие профили назначаются основными только тогда, когда основного ещё нет, поэтому добавление второго профиля никогда незаметно не разжалует рабочий. Чтобы переключить, используйте Сделать основным в списке.
• Удаление. Нельзя удалить единственный профиль и нельзя удалить текущий основной; приложение покажет «Нельзя удалить единственный профиль» или «Нельзя удалить основной профиль. Сначала назначьте другой профиль основным.» Удаление любого другого профиля запрашивает подтверждение и удаляет вместе с ним его адреса электронной почты, телефоны, адреса, ссылки, налоговые номера, условия оплаты, серии и группы клиентов. Уже выставленные счета сохраняют собственную копию реквизитов шапки.
• Валюта по умолчанию. Когда в списке Разрешённые валюты есть записи, отмеченная звёздочкой (первая в списке) сохраняется и как валюта по умолчанию, и как базовая. При пустом списке остаётся ранее сохранённая валюта, USD для совсем нового профиля.
• Нумерация. Пустое название серии сохраняется как «Default», а пустой шаблон заменяется на {prefix}-{SEQ:0000}. Первая серия счетов и первая серия смет также зеркалируются в классические поля префикса и счётчика, которые читают старые части приложения.
• Подпись. Удаление подписи спрашивает дважды, и удаление применяется только при сохранении. Поле подписи показывает подпись, привязанную с экрана Подписи, когда у профиля нет собственной.
• Условия оплаты. Условие с пустым названием сохраняется как «Default». Текст условия со звёздочкой — это то, что новые счета печатают под итогом.
• Штраф за просрочку и ранняя скидка. Это значения по умолчанию для всего профиля; для клиентов по отдельности можно переопределить процент штрафа, дни отсрочки, режим, потолок и автосписание. Минимальная сумма и Печатать в PDF (Include in PDF) задаются только в профиле. Дни ранней скидки по умолчанию — 7.
• Что требует Pro. Открытие редактора профиля из Настроек, нажатие на профиль в списке и кнопка + ограничены пробным периодом или подпиской и иначе открывают экран оплаты. Просмотр списка, Сделать основным и Удалить доступны всегда.
• Экраны, которых здесь не видно. Слоты логотипов открывают системный выбор фотографий, а поле подписи — панель рисования; оба являются нативными экранами и описаны в руководствах по логотипу и подписи.

Советы

Связанные руководства

• Квадратный и широкий логотипы
• Настройки, навигация и Pro
• Валюты, курсы обмена и налоги