Οδηγός χρήσης

Ρυθμίστε το επιχειρηματικό σας προφίλ

Συμπληρώστε το προφίλ που τυπώνεται σε κάθε τιμολόγιο, προσθέστε δεύτερο προφίλ για άλλη επιχείρηση και διπλασιάστε το χωρίς να ξαναγράφετε λογότυπα και όρους.

Ενημερώθηκε: 2026-09-09

Το επιχειρηματικό σας προφίλ είναι η πλευρά «Από» κάθε εγγράφου που παράγει το Invoice Flow. Το όνομα, η εταιρεία, η διεύθυνση, τα στοιχεία επικοινωνίας, ο φορολογικός αριθμός, το λογότυπο και η υπογραφή που καταχωρείτε εδώ είναι αυτά που βλέπει ο πελάτης σας στην κεφαλίδα και στο υποσέλιδο κάθε τιμολογίου, προσφοράς ή δελτίου αποστολής. Το ίδιο προφίλ φέρει επίσης τις προεπιλογές εργασίας για νέα έγγραφα: ποιο νόμισμα είναι προεπιλεγμένο, πώς αριθμούνται τα τιμολόγια, ποιοι όροι πληρωμής εμφανίζονται κάτω από το σύνολο και τι συμβαίνει όταν ένα τιμολόγιο καθυστερήσει.

Θα συναντήσετε αυτή τη φόρμα δύο φορές. Την πρώτη φορά κατά την πρώτη εκκίνηση, αμέσως μετά τη σελίδα καλωσορίσματος, όπου η εφαρμογή σας ζητά να ρυθμίσετε την επιχείρησή σας πριν ανοίξει ο πίνακας ελέγχου. Στη συνέχεια η ίδια φόρμα βρίσκεται στις Ρυθμίσεις και επιστρέφετε σε αυτήν όποτε αλλάζει ένα τηλέφωνο, αποκτάτε νέο λογότυπο ή εγγράφεστε στο ΦΠΑ. Αν διατηρείτε περισσότερες από μία επιχειρήσεις ή τιμολογείτε με δύο εμπορικές επωνυμίες, μπορείτε να κρατάτε πολλά προφίλ παράλληλα και να επιλέγετε ένα ανά τιμολόγιο.

Ο οδηγός αυτός παρακολουθεί την Elena Marsh, φωτογράφο από το Bristol. Το κύριο προφίλ της είναι το Marsh Light Photography, που τιμολογεί σε λίρες και τυπώνει τη διεύθυνση του στούντιο, δύο διευθύνσεις e-mail και έναν αριθμό ΦΠΑ σε κάθε τιμολόγιο. Το δεύτερο προφίλ της, Marsh Print Studio, πουλά κορνιζαρισμένες εκτυπώσεις από ένα εργαστήριο στην άλλη άκρη της πόλης και έχει δική του αρίθμηση.

Τι βλέπετε στην οθόνη

Ανοίξτε την καρτέλα Ρυθμίσεις (Settings) στην κάτω πλοήγηση. Το πρώτο πλακίδιο δείχνει το ενεργό προφίλ: το τετράγωνο λογότυπό του (ή τα αρχικά), το όνομα του προφίλ και την επωνυμία της εταιρείας. Πατώντας το ανοίγει η Επεξεργασία προφίλ επιχείρησης (Edit Business Profile) για το προεπιλεγμένο προφίλ. Από κάτω, το πλακίδιο Επιχειρηματικά προφίλ (Business Profiles) με τον υπότιτλο Διαχειριστείτε τα επιχειρηματικά σας προφίλ ανοίγει τη λίστα όλων των προφίλ, όπου προσθέτετε, διπλασιάζετε, διαγράφετε και αλλάζετε το προεπιλεγμένο.

Ο επεξεργαστής είναι μία μακριά φόρμα με κύλιση. Από πάνω προς τα κάτω:

• Η σειρά λογοτύπων: μια τετράγωνη θέση αριστερά και μια πλατιά θέση δεξιά, καθεμία με ένα μικρό αναπτυσσόμενο μενού από πάνω και ένα κουμπί Προσθήκη (Add) ή Αλλαγή (Change) από κάτω. Το τετράγωνο σήμα χρησιμοποιείται ως εικονίδιο του προφίλ μέσα στην εφαρμογή· το πλατύ είναι αυτό που τυπώνουν τα περισσότερα πρότυπα PDF στην κεφαλίδα.
• Υπογραφή (Signature), ένα λευκό πλαίσιο που ανοίγει έναν χώρο σχεδίασης όταν το πατήσετε.
• Το όνομά σας * (Your Name) και Επωνυμία εταιρείας (Company Name). Το όνομα είναι το μοναδικό υποχρεωτικό πεδίο σε όλη τη φόρμα.
• E-mail, Τηλέφωνα, Διευθύνσεις, ΑΦΜ / Φορολογικά αναγνωριστικά και Ιστότοπος & κοινωνικά δίκτυα. Καθένα είναι μια λίστα: ένα κουμπί Προσθήκη … στα δεξιά και μία κάρτα ανά καταχώριση με λαβή μετακίνησης αριστερά και κουμπί κλεισίματος δεξιά. Οι κάρτες διεύθυνσης και φορολογικού αριθμού φέρουν επίσης ένα αστέρι Κύρια διεύθυνση και την υπόδειξη Κύριο — προεπιλεγμένο σε νέα τιμολόγια.
• Επιτρεπόμενα νομίσματα με τσιπάκια και ένα κουμπί Προσθήκη νομίσματος.
• Σειρές τιμολόγησης με αναδιπλούμενες κάρτες για την αρίθμηση τιμολογίων και προσφορών.
• Όροι πληρωμής με Από προκαθορισμένο και Προσθήκη προσαρμοσμένου.
• Πολιτική τέλους καθυστέρησης και Έκπτωση πρόωρης πληρωμής.
• Αποθήκευση αλλαγών και Πίσω στο κάτω μέρος. Κατά την πρώτη εκκίνηση τα κουμπιά γράφουν Συνέχεια και Παράλειψη προς το παρόν.

Πώς να συμπληρώσετε το προφίλ που τυπώνεται στα τιμολόγιά σας

1. Ανοίξτε τις Ρυθμίσεις και πατήστε το πλακίδιο του προφίλ στην κορυφή, ή πηγαίνετε στα Επιχειρηματικά προφίλ και πατήστε το προφίλ που θέλετε να επεξεργαστείτε.
2. Συμπληρώστε το Το όνομά σας *. Συμπληρώστε την Επωνυμία εταιρείας αν δραστηριοποιείστε με εμπορική επωνυμία· τα πρότυπα τυπώνουν την εταιρεία όταν έχει οριστεί και επιστρέφουν στο όνομά σας όταν είναι κενή.
3. Πατήστε Προσθήκη e-mail. Πληκτρολογήστε μια σύντομη Ετικέτα όπως Bookings ή Accounts και τη Διεύθυνση e-mail. Προσθέστε δεύτερη γραμμή αν θέλετε ξεχωριστό λογιστικό γραμματοκιβώτιο στο τιμολόγιο.
4. Πατήστε Προσθήκη τηλεφώνου και συμπληρώστε την Ετικέτα και τον Αριθμό τηλεφώνου με τον ίδιο τρόπο.
5. Πατήστε Προσθήκη διεύθυνσης. Δώστε της μια Ετικέτα (Studio, Office, Warehouse), επιλέξτε τη Χώρα από τη λίστα με αναζήτηση και συμπληρώστε την Οδό, την πόλη, την περιφέρεια και τον ταχυδρομικό κώδικα. Τα ονόματα των πεδίων και οι ενδεικτικές υποδείξεις αλλάζουν ανάλογα με τη χώρα που επιλέξατε, οπότε μια διεύθυνση στο Ηνωμένο Βασίλειο εμφανίζει Town/City, County και Postcode.
6. Πατήστε Προσθήκη στην ενότητα ΑΦΜ, επιλέξτε τον τύπο από τη λίστα με αναζήτηση (VAT για το Ηνωμένο Βασίλειο, EIN, ABN κ.ο.κ.) και πληκτρολογήστε τον Αριθμό. Επιλέξτε OTHER αν η εγγραφή σας δεν αναφέρεται και δώστε της μια Προσαρμοσμένη ετικέτα που θα τυπωθεί όπως είναι.
7. Πατήστε Προσθήκη συνδέσμου, επιλέξτε Τύπος (Website, Instagram, LinkedIn, WhatsApp και άλλα) και επικολλήστε τη διεύθυνση ή το όνομα χρήστη.
8. Κάντε κύλιση ως το τέλος και πατήστε Αποθήκευση αλλαγών. Ένα σύντομο μήνυμα «Το προφίλ αποθηκεύτηκε» επιβεβαιώνει την εγγραφή και ο επεξεργαστής κλείνει.

Η σειρά των γραμμών έχει σημασία. Όταν έχετε πολλά e-mail, τηλέφωνα ή διευθύνσεις, η πρώτη γραμμή κάθε λίστας (ή αυτή με το αστέρι για τις διευθύνσεις) είναι αυτή που η εφαρμογή θεωρεί κύρια: γράφεται στα κλασικά πεδία μονής τιμής που διαβάζουν παλαιότερα πρότυπα και εξαγωγές, και είναι προεπιλεγμένη όταν δημιουργείτε νέο τιμολόγιο. Σύρετε τις γραμμές από τη λαβή τους για να αλλάξετε σειρά.

Πώς να ορίσετε τις προεπιλογές για νέα έγγραφα

Το κάτω μισό της φόρμας δεν τυπώνει τίποτα από μόνο του· καθορίζει με τι ξεκινά ένα νέο τιμολόγιο.

1. Στα Επιτρεπόμενα νομίσματα, πατήστε Προσθήκη νομίσματος και επιλέξτε κάθε νόμισμα στο οποίο τιμολογείτε. Πατήστε ένα τσιπάκι για να μεταφέρετε το αστέρι σε αυτό· το νόμισμα με το αστέρι γίνεται προεπιλογή για τα νέα τιμολόγια και αποθηκεύεται επίσης ως βασικό νόμισμα του προφίλ.
2. Αφήστε τη λίστα κενή αν θέλετε να είναι διαθέσιμος ο πλήρης επιλογέας νομισμάτων σε κάθε τιμολόγιο. Με ένα ή περισσότερα τσιπάκια, ο επεξεργαστής τιμολογίου προσφέρει μόνο αυτά.
3. Στις Σειρές τιμολόγησης, ανοίξτε την κάρτα για τα τιμολόγια. Ορίστε Όνομα σειράς, Πρόθεμα τιμολογίου και Έναρξη μέτρησης από. Στο Πρότυπο αριθμού επιλέξτε ένα έτοιμο σχήμα όπως {prefix}-{YYYY}-{SEQ:0000} ή μεταβείτε σε Προσαρμοσμένο και χρησιμοποιήστε το κουμπί Οδηγός συμβόλων για να δείτε όλα τα διαθέσιμα σύμβολα.
4. Ορίστε την Επαναφορά μετρητή σε Κάθε χρόνο αν θέλετε η αρίθμηση να ξεκινά ξανά τον Ιανουάριο· η προεπισκόπηση στην κάρτα δείχνει τον επόμενο αριθμό που θα εκδώσει η σειρά.
5. Επαναλάβετε για τη σειρά προσφορών. Πατήστε Προσθήκη σειράς αν μία επιχείρηση χρειάζεται δύο ροές αρίθμησης, για παράδειγμα φωτογραφίσεις και παραγγελίες εκτυπώσεων.
6. Στους Όρους πληρωμής, πατήστε Από προκαθορισμένο και επιλέξτε ένα από τα δέκα ενσωματωμένα κείμενα (Due on receipt, Net 7 έως Net 90, 50% προκαταβολή, Τέλος μήνα) ή πατήστε Προσθήκη προσαρμοσμένου και γράψτε τη δική σας Ετικέτα και το κείμενο. Βάλτε αστέρι σε αυτόν που χρησιμοποιείτε πιο συχνά· τοποθετείται σε κάθε νέο τιμολόγιο.
7. Προαιρετικά ορίστε μια Πολιτική τέλους καθυστέρησης (ποσοστό, ημέρες χάριτος, τρόπος υπολογισμού) και μια Έκπτωση πρόωρης πληρωμής. Και οι δύο παραμένουν ανενεργές όσο το ποσοστό είναι μηδέν.
8. Πατήστε Αποθήκευση αλλαγών.

Πώς να προσθέσετε δεύτερο επιχειρηματικό προφίλ

Τα πολλαπλά προφίλ είναι χρήσιμα όταν τιμολογείτε με δύο εμπορικές επωνυμίες, κρατάτε ένα προσωπικό και ένα εταιρικό προφίλ ή θέλετε ξεχωριστή αρίθμηση για δύο τομείς εργασίας.

1. Ανοίξτε τις Ρυθμίσεις και πατήστε Επιχειρηματικά προφίλ.
2. Πατήστε το κουμπί + στην κάτω δεξιά γωνία. Αν έχετε ήδη τουλάχιστον ένα προφίλ, ανοίγει ένα φύλλο με δύο επιλογές.
3. Πατήστε Δημιουργία νέου προφίλ για να ξεκινήσετε από κενή φόρμα. Η νέα φόρμα έρχεται με δύο έτοιμες σειρές αρίθμησης, INV για τιμολόγια και EST για προσφορές, και οι δύο ξεκινώντας από το 1.
4. Συμπληρώστε τη φόρμα όπως περιγράφεται παραπάνω και πατήστε Αποθήκευση αλλαγών. Η γραμμή τίτλου αυτού του επεξεργαστή γράφει Νέο προφίλ αντί για Επεξεργασία προφίλ επιχείρησης.
5. Πίσω στη λίστα, ανοίξτε το μενού με τις τρεις τελείες στη νέα κάρτα για να βρείτε Επεξεργασία προφίλ επιχείρησης, Ορισμός ως προεπιλογή και Διαγραφή.

Η λίστα δείχνει το όνομα κάθε προφίλ, μια πινακίδα Προεπιλογή στο ενεργό και έναν υπότιτλο με την εταιρεία, το προεπιλεγμένο νόμισμα και το πρόθεμα τιμολογίου. Τα προφίλ ταξινομούνται αλφαβητικά κατά όνομα και όχι ανάλογα με το ποιο είναι προεπιλογή, γι’ αυτό δώστε σε κάθε προφίλ ένα όνομα που ξεχωρίζετε με μια ματιά. Η Elena κρατά το δικό της όνομα στο φωτογραφικό προφίλ και χρησιμοποιεί την εμπορική επωνυμία για το τυπογραφείο.

Όταν δημιουργείτε νέο τιμολόγιο, ο επεξεργαστής εμφανίζει ένα πλακίδιο Επιχειρηματικό προφίλ κοντά στην κορυφή. Με ένα μόνο προφίλ είναι μόνο για ανάγνωση. Με δύο ή περισσότερα αποκτά ένα βελάκι και ανοίγει τον επιλογέα Επιλέξτε προφίλ· το έγγραφο παίρνει τότε το λογότυπο, τα στοιχεία κεφαλίδας, το νόμισμα, τη σειρά αρίθμησης και τους όρους πληρωμής από το προφίλ που επιλέξατε. Μόλις ένα τιμολόγιο αποθηκευτεί, το προφίλ του δεν μπορεί πια να αλλάξει από τον επεξεργαστή.

Πώς να διπλασιάσετε ένα προφίλ αντί να το ξαναγράψετε

Ο διπλασιασμός είναι ο ταχύτερος τρόπος να στήσετε μια δεύτερη εμπορική επωνυμία που μοιράζεται τα περισσότερα στοιχεία με την πρώτη.

1. Στα Επιχειρηματικά προφίλ, πατήστε + και επιλέξτε Διπλασιασμός υπάρχοντος προφίλ.
2. Στο παράθυρο Επιλέξτε προφίλ για διπλασιασμό, πατήστε το προφίλ προέλευσης.
3. Ο επεξεργαστής Νέο προφίλ ανοίγει ήδη συμπληρωμένος με το όνομα, την εταιρεία, τα λογότυπα, τα e-mail, τα τηλέφωνα, τις διευθύνσεις, τους φορολογικούς αριθμούς, τους συνδέσμους, τα νομίσματα, τις σειρές και τους όρους πληρωμής της πηγής. Η υπογραφή αφήνεται σκόπιμα κενή, γιατί κάθε υπογραφή συνδέεται με ένα προφίλ.
4. Αλλάξτε ό,τι διαφέρει: συνήθως το όνομα, την εταιρεία, το πρόθεμα τιμολογίου και ίσως τη διεύθυνση. Μετονομάστε τη σειρά και μηδενίστε το Έναρξη μέτρησης από αν το αντίγραφο δεν πρέπει να συνεχίσει την αρίθμηση του πρωτοτύπου.
5. Πατήστε Αποθήκευση αλλαγών. Το αντίγραφο αποθηκεύεται ως ξεχωριστή εγγραφή· το προφίλ προέλευσης παραμένει άθικτο.

Τι βλέπει ο πελάτης

Όλα τα παραπάνω καταλήγουν στην κεφαλίδα του εγγράφου. Στο πρότυπο Professional, το πλατύ λογότυπο και η επωνυμία της εταιρείας βρίσκονται στη σκούρα λωρίδα, το μπλοκ FROM παραθέτει τη διεύθυνση με την ετικέτα της και τη γραμμή χώρας, τα e-mail και τα τηλέφωνα με ετικέτες, τις γραμμές ιστότοπου και Instagram και τον αριθμό ΦΠΑ, ενώ η αποθηκευμένη υπογραφή εμφανίζεται πάνω από το Authorized Signature στο κάτω μέρος. Άλλα πρότυπα διατάσσουν τα ίδια δεδομένα διαφορετικά, αλλά η πηγή είναι πάντα το προφίλ συν όποιες γραμμές επιλέξατε για το συγκεκριμένο τιμολόγιο.

Κανόνες και λεπτομέρειες

• Υποχρεωτικά πεδία. Μόνο το Το όνομά σας * ελέγχεται· αν το αφήσετε κενό εμφανίζεται «Το όνομα είναι υποχρεωτικό». Όλα τα υπόλοιπα μπορούν να μείνουν κενά. Κατά την πρώτη εκκίνηση, το Παράλειψη προς το παρόν αποθηκεύει ένα προφίλ με όνομα «My Business» ώστε να ανοίξει η εφαρμογή, και μπορείτε να το μετονομάσετε αργότερα.
• Κουμπί αποθήκευσης. Κατά την επεξεργασία, το Αποθήκευση αλλαγών είναι ανενεργό μέχρι να αλλάξετε κάτι. Ένα διπλασιασμένο προφίλ ξεκινά με το κουμπί ενεργό, επειδή το αντίγραφο δεν έχει γραφτεί ακόμη. Κατά την πρώτη εκκίνηση το Συνέχεια είναι πάντα ενεργό.
• Έξοδος χωρίς αποθήκευση. Αν πατήσετε Πίσω με μη αποθηκευμένες αλλαγές, ένα παράθυρο Μη αποθηκευμένες αλλαγές σας ζητά να επιλέξετε Παραμονή ή Αποχώρηση· η αποχώρηση απορρίπτει τις αλλαγές.
• Προεπιλεγμένο προφίλ. Το προφίλ που δημιουργείται κατά την αρχική ρύθμιση γίνεται προεπιλογή. Τα μεταγενέστερα προφίλ γίνονται προεπιλογή μόνο όταν δεν υπάρχει ακόμη προεπιλογή, οπότε η προσθήκη δεύτερου προφίλ δεν υποβαθμίζει ποτέ σιωπηλά αυτό που χρησιμοποιείτε. Χρησιμοποιήστε το Ορισμός ως προεπιλογή στη λίστα για να αλλάξετε.
• Διαγραφή. Δεν μπορείτε να διαγράψετε το μοναδικό προφίλ ούτε την τρέχουσα προεπιλογή· η εφαρμογή εμφανίζει «Δεν μπορείτε να διαγράψετε το μοναδικό προφίλ» ή «Δεν μπορείτε να διαγράψετε το προεπιλεγμένο προφίλ. Ορίστε πρώτα άλλο προφίλ ως προεπιλογή.» Η διαγραφή οποιουδήποτε άλλου προφίλ ζητά επιβεβαίωση και αφαιρεί μαζί του τα e-mail, τα τηλέφωνα, τις διευθύνσεις, τους συνδέσμους, τους φορολογικούς αριθμούς, τους όρους πληρωμής, τις σειρές και τις ομάδες πελατών του. Τα ήδη εκδοθέντα τιμολόγια διατηρούν το δικό τους αντίγραφο των στοιχείων κεφαλίδας.
• Προεπιλεγμένο νόμισμα. Όταν η λίστα Επιτρεπόμενα νομίσματα έχει καταχωρίσεις, αυτή με το αστέρι (η πρώτη της λίστας) αποθηκεύεται τόσο ως προεπιλεγμένο όσο και ως βασικό νόμισμα. Με κενή λίστα παραμένει το νόμισμα που είχε αποθηκευτεί προηγουμένως, δηλαδή USD σε ένα ολοκαίνουριο προφίλ.
• Αρίθμηση. Ένα κενό όνομα σειράς αποθηκεύεται ως «Default» και ένα κενό πρότυπο επιστρέφει στο {prefix}-{SEQ:0000}. Η πρώτη σειρά τιμολογίων και η πρώτη σειρά προσφορών αντιγράφονται επίσης στα κλασικά πεδία προθέματος και μετρητή που διαβάζουν παλαιότερα τμήματα της εφαρμογής.
• Υπογραφή. Η αφαίρεση υπογραφής ζητά επιβεβαίωση δύο φορές και εφαρμόζεται μόνο όταν αποθηκεύσετε. Το πλαίσιο υπογραφής εμφανίζει μια υπογραφή συνδεδεμένη από την οθόνη Υπογραφές όταν το προφίλ δεν έχει δική του.
• Όροι πληρωμής. Ένας όρος με κενή ετικέτα αποθηκεύεται ως «Default». Το κείμενο του όρου με το αστέρι είναι αυτό που τυπώνουν τα νέα τιμολόγια κάτω από το σύνολο.
• Τέλος καθυστέρησης και έκπτωση πρόωρης πληρωμής. Πρόκειται για προεπιλογές σε επίπεδο προφίλ· οι πελάτες μπορούν να παρακάμπτουν μεμονωμένα το ποσοστό τέλους, τις ημέρες χάριτος, τον τρόπο υπολογισμού, το ανώτατο όριο και την αυτόματη διαγραφή. Το ελάχιστο ποσό και η Συμπερίληψη στο PDF ισχύουν μόνο σε επίπεδο προφίλ. Οι ημέρες πρόωρης έκπτωσης είναι εξ ορισμού 7.
• Τι απαιτεί Pro. Το άνοιγμα του επεξεργαστή προφίλ από τις Ρυθμίσεις, το πάτημα ενός προφίλ στη λίστα και το κουμπί + ελέγχονται από τη δοκιμαστική περίοδο ή τη συνδρομή και διαφορετικά ανοίγουν τη σελίδα αγοράς. Η προβολή της λίστας, το Ορισμός ως προεπιλογή και η Διαγραφή είναι πάντα διαθέσιμα.
• Οθόνες που δεν φαίνονται εδώ. Οι θέσεις λογοτύπου ανοίγουν τον επιλογέα φωτογραφιών του συστήματος και το πλαίσιο υπογραφής ανοίγει έναν χώρο σχεδίασης· και τα δύο είναι οθόνες του συστήματος και καλύπτονται στους οδηγούς για το λογότυπο και την υπογραφή.

Συμβουλές

Σχετικοί οδηγοί

• Τετράγωνα και πλατιά λογότυπα
• Ρυθμίσεις, πλοήγηση και Pro
• Νομίσματα, ισοτιμίες και φόροι