Οδηγός χρήσης
Ρυθμίσεις, πλοήγηση και Pro
Πού βρίσκεται κάθε λειτουργία του Invoice Flow, τι ελέγχει κάθε ομάδα Ρυθμίσεων, πώς αλλάζετε θέμα και γλώσσα και τι ξεκλειδώνει το Pro.
Το Invoice Flow χωράει πολλά σε μια οθόνη κινητού: τιμολόγια, προσφορές, συμβόλαια, πελάτες, προϊόντα, έξοδα, καταγραφή χρόνου, επαναλαμβανόμενη χρέωση, αναλυτικά στοιχεία και έναν επεξεργαστή PDF. Τα περισσότερα απέχουν δύο πατήματα, αρκεί να ξέρετε ποια από τις πέντε καρτέλες τα φιλοξενεί. Αυτός ο οδηγός είναι ο χάρτης. Περιγράφει την κάτω γραμμή πλοήγησης, απαριθμεί τι βρίσκεται κάτω από κάθε επικεφαλίδα των Ρυθμίσεων, δείχνει τον κόμβο Εργαλεία, εξηγεί τους διακόπτες θέματος και γλώσσας και περιγράφει με ακρίβεια τι αλλάζουν — και τι δεν αλλάζουν — η δωρεάν δοκιμή και η συνδρομή Pro.
Τα στιγμιότυπα ακολουθούν τη Marisol Vega, που διευθύνει το Paws & Polish Grooming, ένα μικρό κομμωτήριο σκύλων στο Austin του Τέξας. Τιμολογεί σε δολάρια ΗΠΑ, έχει ως πελάτες τόσο ιδιώτες ιδιοκτήτες όσο και ένα ξενοδοχείο φιλοξενίας ζώων, και αριθμεί τα τιμολόγιά της από το PP-2026-0139 και μετά.
Τι βλέπετε στην οθόνη
Στο κινητό η εφαρμογή είναι οργανωμένη γύρω από μια κάτω γραμμή με πέντε καρτέλες. Από αριστερά προς τα δεξιά:
| Καρτέλα | Τι βρίσκεται εκεί |
|---|---|
| Πίνακας ελέγχου | Τέσσερα νούμερα με μια ματιά (Εκκρεμή, Ληξιπρόθεσμα, Πληρωμένα αυτόν τον μήνα, Συνολικά τιμολόγια), η λίστα Πρόσφατα τιμολόγια με το Προβολή όλων και το κουμπί Νέο τιμολόγιο. Τα εικονίδια στην επάνω δεξιά γωνία ανοίγουν το Φιλτράρισμα κατά ημερομηνία και τα Γραφικά στοιχεία πίνακα. |
| Έγγραφα | Μία λίστα με τρία τμήματα στην κορυφή: Τιμολόγια, Προσφορές και Συμβόλαια. Τα τσιπ κατάστασης, η αναζήτηση και τα προηγμένα φίλτρα βρίσκονται πάνω από τη λίστα· το κουμπί συν δημιουργεί νέο έγγραφο του επιλεγμένου είδους. |
| Πελάτες | Η λίστα πελατών σας με αναζήτηση και φίλτρα, μαζί με τα εικονίδια που ανοίγουν τις Ομάδες πελατών και το Αρχείο. Οι σελίδες λεπτομερειών πελάτη συνδέουν με τα έγγραφα και τα έργα του. |
| Εργαλεία | Ένα πλέγμα από πλακίδια για ό,τι δεν είναι πελάτης ή έγγραφο: καταγραφή χρόνου, έξοδα, επαναλαμβανόμενα, συμβόλαια, δελτία αποστολής, επεξεργαστής PDF, υπογραφές, αναλυτικά στοιχεία, απόθεμα και τέλη καθυστέρησης. |
| Ρυθμίσεις | Το επιχειρηματικό σας προφίλ, η εμφάνιση, οι προεπιλογές τιμολογίων, η βιβλιοθήκη, το αντίγραφο ασφαλείας, ο αυτοματισμός, η συνδρομή, η βοήθεια, οι πληροφορίες και οι νομικοί σύνδεσμοι. |
Σε tablet οι ίδιες πέντε καταχωρίσεις μετακινούνται σε μια κατακόρυφη ράγα στην αριστερή άκρη, ενώ σε παράθυρο μεγέθους επιτραπέζιου υπολογιστή η ράγα ανοίγει και δείχνει τις ετικέτες δίπλα στα εικονίδια. Η σειρά και οι προορισμοί δεν αλλάζουν ποτέ, οπότε όλα όσα γράφει αυτός ο οδηγός ισχύουν και για τις τρεις διατάξεις.
Ο Πίνακας ελέγχου είναι το σημείο όπου ανοίγει η εφαρμογή μετά την αρχική ρύθμιση. Είναι επίσης εκεί που εμφανίζεται μία φορά μετά από ενημέρωση το παράθυρο Τι νέο υπάρχει στην 2.1.0, και εκεί που εμφανίζεται η καθημερινή υπενθύμιση δοκιμής, αν βρίσκεστε ακόμη στη δωρεάν δοκιμή.
Η καρτέλα Εργαλεία
Η οθόνη Εργαλεία είναι ένα πλέγμα δύο στηλών σε τρεις ομάδες. Η Παραγωγικότητα περιέχει την Καταγραφή χρόνου, τα Έξοδα και τα Επαναλαμβανόμενα. Τα Έγγραφα περιέχουν τα Συμβόλαια, τα Δελτία αποστολής, τον Επεξεργαστή PDF και την Υπογραφή. Η Επιχειρηματική ευφυΐα περιέχει τα Αναλυτικά στοιχεία, το Απόθεμα και τα Τέλη καθυστέρησης. Κάθε πλακίδιο ανοίγει μια πλήρη οθόνη με τη δική της λίστα και το δικό της κουμπί προσθήκης. Τα συμβόλαια εμφανίζονται και εδώ και ως τμήμα κάτω από την καρτέλα Έγγραφα· και οι δύο διαδρομές οδηγούν στις ίδιες εγγραφές.
Η καρτέλα Ρυθμίσεις
Οι Ρυθμίσεις είναι μία μακριά λίστα. Το πρώτο πλακίδιο δείχνει το ενεργό προφίλ σας με το τετράγωνο λογότυπό του, το όνομά σας και την εταιρεία σας· πατώντας το ανοίγει ο επεξεργαστής προφίλ. Από κάτω, τα Επιχειρηματικά προφίλ διαχειρίζονται περισσότερα προφίλ. Τα υπόλοιπα είναι ομαδοποιημένα κάτω από επικεφαλίδες:
- Εμφάνιση: Θέμα, Γραμματοσειρές, Πρότυπα PDF, Πρότυπα email, Αποστολή email, Γλώσσα.
- Ρυθμίσεις τιμολογίου: Συναλλαγματικές ισοτιμίες, Αναφορές, Εισαγωγή τραπεζικής κίνησης.
- Βιβλιοθήκη: Προϊόντα & υπηρεσίες, Αυτοματισμός αποθέματος.
- Δεδομένα: Αντίγραφο ασφαλείας & επαναφορά.
- Αυτοματισμός: Κανόνες αυτοματισμού, Ενσωματώσεις, Tax presets by country, Ειδοποιήσεις και ο διακόπτης Usage analytics.
- Συνδρομή: Αναβάθμιση σε Pro.
- Βοήθεια: Πώς να χρησιμοποιήσετε το InvoiceFlow, ο ενσωματωμένος οδηγός βήμα προς βήμα.
- Σχετικά: Σχετικά με το InvoiceFlow με την εγκατεστημένη έκδοση από κάτω.
- Νομικά: Όροι Χρήσης και Πολιτική Απορρήτου, που ανοίγουν στο πρόγραμμα περιήγησης.
- Τελευταία γραμμή: Διαχείριση συνδρομής, που ανοίγει τη σελίδα συνδρομών σας στο Google Play.
Πώς να βρίσκετε γρήγορα μια λειτουργία
Αν θυμάστε έναν μόνο κανόνα, ας είναι αυτός: ό,τι στέλνετε σε πελάτη βρίσκεται στα Έγγραφα, ό,τι αφορά ένα πρόσωπο ή μια εταιρεία που χρεώνετε βρίσκεται στους Πελάτες, ό,τι σας βοηθά να παραγάγετε αυτά τα έγγραφα βρίσκεται στα Εργαλεία, και ό,τι ρυθμίζετε μία φορά βρίσκεται στις Ρυθμίσεις.
- Για να γράψετε, να στείλετε ή να ελέγξετε ένα τιμολόγιο, μια προσφορά ή ένα συμβόλαιο, ανοίξτε τα Έγγραφα (Documents) και διαλέξτε το τμήμα στην κορυφή.
- Για να προσθέσετε ή να επεξεργαστείτε πελάτη, ομάδα πελατών ή έργο, ανοίξτε τους Πελάτες (Clients). Τα έργα προσπελαύνονται από τις οθόνες πελάτη και από τη λίστα έργων.
- Για να καταγράψετε ώρες, να καταχωρίσετε μια απόδειξη, να ρυθμίσετε ένα επαναλαμβανόμενο τιμολόγιο, να υπογράψετε ένα έγγραφο ή να δείτε γραφήματα, ανοίξτε τα Εργαλεία (Tools) και πατήστε το πλακίδιο.
- Για να αλλάξετε τι τυπώνεται στα έγγραφά σας, ποιο νόμισμα ή φόρος ισχύει από προεπιλογή, ή πώς φεύγουν τα email, ανοίξτε τις Ρυθμίσεις (Settings).
- Για να διαχειριστείτε προϊόντα και απόθεμα, πηγαίνετε στις Ρυθμίσεις, Προϊόντα & υπηρεσίες (Products & Services)· τα επίπεδα αποθέματος φαίνονται επίσης στα Εργαλεία, Απόθεμα (Inventory).
- Για να επαναφέρετε ένα αντίγραφο ασφαλείας ή να εξαγάγετε τα πάντα, πηγαίνετε στις Ρυθμίσεις, Αντίγραφο ασφαλείας & επαναφορά (Backup & Restore).
Πώς να αλλάξετε το χρωματικό σχέδιο
Η εφαρμογή έρχεται με επτά προεπιλογές. Τρεις ακολουθούν μόνο τη φωτεινότητα (φωτεινό, σκοτεινό ή ό,τι έχει ρυθμιστεί στο τηλέφωνο) και τέσσερις είναι χρωματισμένα σχέδια με το δικό τους χρώμα τονισμού.
- Ανοίξτε τις Ρυθμίσεις και πατήστε Θέμα (Theme) κάτω από την Εμφάνιση.
- Στο φύλλο με τίτλο Επιλέξτε χρωματικό σχέδιο εφαρμογής (Choose app color scheme), πατήστε ένα από τα Προεπιλογή συστήματος (System Default), Φωτεινό (Light), Σκοτεινό (Dark), Σμαράγδι (Emerald), Ηλιοβασίλεμα (Sunset), Μωβ νύχτα (Purple Night) ή AMOLED μαύρο (AMOLED Black). Το δείγμα χρώματος στα αριστερά προεπισκοπεί το χρώμα τονισμού· σκούρο φόντο στο δείγμα σημαίνει σκοτεινό σχέδιο.
- Το φύλλο κλείνει αμέσως και ολόκληρη η εφαρμογή ξαναχρωματίζεται. Ο υπότιτλος της γραμμής δείχνει πλέον την προεπιλογή που διαλέξατε.
Η Προεπιλογή συστήματος είναι η μόνη προεπιλογή που εναλλάσσεται αυτόματα μεταξύ φωτεινού και σκοτεινού. Τα Φωτεινό, Σμαράγδι και Ηλιοβασίλεμα είναι πάντα φωτεινά· τα Σκοτεινό, Μωβ νύχτα και AMOLED μαύρο είναι πάντα σκοτεινά. Το θέμα αλλάζει μόνο τη διεπαφή της εφαρμογής· τα χρώματα των PDF προέρχονται από το πρότυπο και την παλέτα που επιλέγετε ανά έγγραφο, κάτι που καλύπτεται στον οδηγό των προτύπων.
Πώς να αλλάξετε τη γλώσσα της διεπαφής
Η εφαρμογή είναι μεταφρασμένη σε 65 γλώσσες. Από προεπιλογή ακολουθεί τη γλώσσα του τηλεφώνου· όταν το τηλέφωνο είναι ρυθμισμένο σε γλώσσα που δεν διαθέτει η εφαρμογή, διαλέξτε μία ρητά εδώ.
- Ανοίξτε τις Ρυθμίσεις και πατήστε Γλώσσα (Language). Ο υπότιτλος γράφει System μέχρι να διαλέξετε κάτι.
- Στο φύλλο Γλώσσα, πληκτρολογήστε στο Αναζήτηση γλώσσας... (Search language...). Μπορείτε να αναζητήσετε με το εγχώριο όνομα, το αγγλικό όνομα (πληκτρολογώντας «German» βρίσκετε το Deutsch) ή τον διγράμματο κωδικό.
- Πατήστε τη γλώσσα. Το φύλλο κλείνει, κάθε οθόνη επανασχεδιάζεται στη νέα γλώσσα και ο υπότιτλος δείχνει τη σημαία και το όνομα.
- Για να επιστρέψετε στην παρακολούθηση του τηλεφώνου, ανοίξτε ξανά το φύλλο και πατήστε System στην κορυφή.
Η αλλαγή γλώσσας δεν αγγίζει τα δεδομένα σας ούτε τα PDF σας. Το κείμενο των εγγράφων, όπως «Τιμολόγιο», «Ημερομηνία λήξης» και το μπλοκ των συνόλων, μεταφράζεται από το πρότυπο κατά την εκτύπωση σύμφωνα με τη γλώσσα εγγράφου που επιλέγετε στον επεξεργαστή, οπότε μπορείτε να κρατήσετε την εφαρμογή στα ισπανικά και να στέλνετε αγγλικά τιμολόγια.
Πώς να ελέγξετε τις ειδοποιήσεις και τα αναλυτικά στοιχεία
Στο κάτω μέρος της ομάδας Αυτοματισμός υπάρχουν δύο γραμμές για τις οποίες ρωτούν οι περισσότεροι.
- Πατήστε Ειδοποιήσεις (Notifications) για να ανοίξετε την οθόνη υπενθυμίσεων. Οι Υπενθυμίσεις τιμολογίων (Invoice reminders) είναι ενεργές από προεπιλογή και καλύπτουν ημερομηνίες λήξης, ληξιπρόθεσμα τιμολόγια και εκτελέσεις επαναλαμβανόμενων· από κάτω επιλέγετε πόσες ημέρες πριν από την ημερομηνία λήξης και πόσες ημέρες μετά ενεργοποιείται η υπενθύμιση. Οι διακόπτες Ενημερώσεις εφαρμογής (App updates), Προσφορές & προωθήσεις (Offers & promotions) και Συμβουλές & οδηγοί (Tips & tutorials) ελέγχουν τα μηνύματα push από τον προγραμματιστή και είναι απενεργοποιημένοι εκτός από τις ενημερώσεις.
- Απενεργοποιήστε το Usage analytics αν δεν θέλετε να αποστέλλονται ανώνυμα στατιστικά χρήσης και αναφορές σφαλμάτων. Η επιλογή αποθηκεύεται αμέσως και εφαρμόζεται ξανά κάθε φορά που ξεκινά η εφαρμογή.
Πώς λειτουργούν η δοκιμή και το Pro
Το Invoice Flow δεν διαθέτει μόνιμα δωρεάν επίπεδο με λιγότερες λειτουργίες. Αντ’ αυτού, κάθε νέα εγκατάσταση ξεκινά μια δοκιμή 7 ημερών με τα πάντα ξεκλείδωτα, και μετά από αυτήν μια συνδρομή Google Play κρατά τα πάντα ξεκλείδωτα. Υπάρχει ένας μόνο έλεγχος πρόσβασης στον κώδικα, και περνά όταν είτε η δοκιμή είναι ακόμη σε ισχύ είτε μια συνδρομή είναι ενεργή.
Όσο τρέχει η δοκιμή, η εφαρμογή σας υπενθυμίζει μία φορά την ημέρα με ένα παράθυρο στον Πίνακα ελέγχου. Σας λέει πόσες ημέρες απομένουν και προσφέρει Αργότερα ή Εγγραφή τώρα. Πατώντας Αργότερα απλώς κλείνει· δεν θα επανεμφανιστεί μέχρι την επόμενη ημερολογιακή ημέρα.
- Ανοίξτε τις Ρυθμίσεις και πατήστε Αναβάθμιση σε Pro (Upgrade to Pro), ή πατήστε Εγγραφή τώρα (Subscribe Now) στην καθημερινή υπενθύμιση. Η ίδια οθόνη Συνδρομή (Subscription) ανοίγει επίσης αυτόματα κάθε φορά που πατάτε μια κλειδωμένη ενέργεια μετά τη λήξη της δοκιμής.
- Επιλέξτε την κάρτα Ετήσιο (Annual) ή την κάρτα Μηνιαίο (Monthly) και πατήστε Εγγραφή τώρα από κάτω. Οι τιμές προέρχονται από το Google Play για τη χώρα σας και εμφανίζονται στις κάρτες· το φύλλο αγοράς της Google χειρίζεται την πληρωμή.
- Αν επανεγκαταστήσετε την εφαρμογή ή αλλάξετε τηλέφωνο, ανοίξτε την ίδια οθόνη και πατήστε Επαναφορά (Restore) στην επάνω δεξιά γωνία. Η εφαρμογή ζητά από το Google Play τις ενεργές αγορές σας και επιβεβαιώνει με το μήνυμα «Οι αγορές επαναφέρθηκαν».
- Μόλις εγγραφείτε, η οθόνη αλλάζει σε μια κάρτα Το πλάνο σας (Your Plan) που δείχνει Ετήσια συνδρομή (Annual Subscription) ή Μηνιαία συνδρομή (Monthly Subscription) και την ημερομηνία αγοράς, μαζί με ένα κουμπί Διαχείριση συνδρομής (Manage Subscription) που ανοίγει το Google Play, όπου ακυρώνετε ή αλλάζετε πλάνο.
Κανόνες και λεπτομέρειες
Τι ξεκλειδώνουν η δοκιμή και το Pro. Η οθόνη Συνδρομή απαριθμεί τα βασικά: απεριόριστα τιμολόγια, όλα τα πρότυπα, πολλαπλά επιχειρηματικά προφίλ, καταγραφή χρόνου, παρακολούθηση εξόδων με OCR αποδείξεων, υποστήριξη πολλών νομισμάτων, απεριόριστους πελάτες και PDF χωρίς υδατογράφημα. Στην πράξη ο φραγμός είναι ευρύτερος από αυτή τη λίστα: 35 οθόνες εκτελούν τον ίδιο έλεγχο πριν από μια ενέργεια δημιουργίας, επεξεργασίας, κοινοποίησης ή εξαγωγής.
Τι εξακολουθεί να λειτουργεί μετά τη λήξη της δοκιμής χωρίς συνδρομή. Τίποτα δεν διαγράφεται και τίποτα δεν κρύβεται. Μπορείτε να ανοίξετε κάθε λίστα και κάθε εγγραφή, να διαβάσετε κάθε τιμολόγιο και το ιστορικό του και να αλλάξετε καταστάσεις τιμολογίων (για παράδειγμα να σημάνετε ένα τιμολόγιο ως πληρωμένο). Επιτρέπεται επίσης η επαναφορά αντιγράφου ασφαλείας, ώστε να μπορείτε πάντα να ξαναφέρετε τα δεδομένα σας σε ένα τηλέφωνο.
Τι μπλοκάρεται μετά τη λήξη της δοκιμής. Η δημιουργία ή επεξεργασία τιμολογίων, προσφορών, συμβολαίων, πελατών, προϊόντων, έργων, εξόδων, καταχωρίσεων χρόνου και επαναλαμβανόμενων προγραμμάτων· η επεξεργασία του επιχειρηματικού προφίλ, των συναλλαγματικών ισοτιμιών, των φορολογικών προρυθμίσεων, των κανόνων αυτοματισμού και των ενσωματώσεων· η κοινοποίηση ή εκτύπωση PDF· η εξαγωγή πλήρους αρχείου και η αποθήκευση στο cloud στο Αντίγραφο ασφαλείας & επαναφορά. Οποιοδήποτε από αυτά τα πατήματα ανοίγει αντ’ αυτού την οθόνη Συνδρομή. Τα PDF που προεπισκοπείτε σε αυτή την κατάσταση φέρουν υδατογράφημα. Η οθόνη Συνδρομή αποκτά επίσης ένα κουμπί Εξαγωγή δεδομένων όταν η δοκιμή έχει λήξει, το οποίο σας πάει στο Αντίγραφο ασφαλείας & επαναφορά.
Διάρκεια δοκιμής. Η δοκιμή είναι 7 ημερολογιακές ημέρες μετρώντας από την ημέρα που ολοκληρώσατε την αρχική ρύθμιση, και λήγει τα τοπικά μεσάνυχτα μετά την έβδομη ημέρα, όχι 7 επί 24 ώρες μετά το ακριβές λεπτό. Η μετακίνηση του ρολογιού του τηλεφώνου προς τα πίσω τερματίζει αμέσως τη δοκιμή.
Η κατάσταση συνδρομής αποθηκεύεται προσωρινά. Η τελευταία επιβεβαιωμένη συνδρομή αποθηκεύεται στο τηλέφωνο, ώστε η εφαρμογή να μη σας κλειδώνει έξω όσο το Google Play αργεί να απαντήσει ή όσο είστε εκτός σύνδεσης. Η λήξη που καταγράφηκε στον τελευταίο έλεγχο του καταστήματος τηρείται μέχρι τον επόμενο επιτυχή έλεγχο.
Το θέμα και η γλώσσα είναι ρυθμίσεις συσκευής. Και τα δύο αποθηκεύονται στο τηλέφωνο, όχι μέσα στο αρχείο αντιγράφου ασφαλείας. Μετά από επαναφορά σε νέο τηλέφωνο τα ορίζετε ξανά.
Γλώσσα και ειδοποιήσεις. Η επιλογή γλώσσας επανεγγράφει επίσης το τηλέφωνο στα θέματα push ενημερώσεων και προωθήσεων στη γλώσσα αυτή, αν έχετε ενεργούς τους σχετικούς διακόπτες.
Τιμές. Η εφαρμογή φέρει μια εφεδρική τιμή για κάθε πλάνο μόνο για τη στιγμή πριν απαντήσει το Google Play· το ποσό που χρεώνεστε στην πραγματικότητα είναι πάντα αυτό που δείχνει η Google στις κάρτες και στο φύλλο αγοράς της.