VI 
العربية 
Български 
Čeština 
Dansk 
Deutsch 
Ελληνικά 
English 
Español 
Suomi 
Français 
עברית 
हिन्दी 
Bahasa Indonesia 
Italiano 
日本語 
한국어 
Bahasa Melayu 
Nederlands 
Norsk 
Polski 
Português 
Română 
Русский 
Svenska 
Kiswahili 
ไทย 
Türkçe 
Українська 
中文 Hướng dẫn sử dụng
Cài đặt, điều hướng và Pro
Tìm hiểu mọi tính năng của Invoice Flow nằm ở đâu, mỗi nhóm Cài đặt điều khiển gì, cách đổi giao diện và ngôn ngữ, và bản dùng thử cùng gói Pro mở khóa những gì.
Invoice Flow gói gọn rất nhiều thứ trong một màn hình điện thoại: hóa đơn, báo giá, hợp đồng, khách hàng, sản phẩm, chi phí, theo dõi thời gian, hóa đơn định kỳ, phân tích và một trình chỉnh sửa PDF. Phần lớn chỉ cách hai lần chạm khi bạn biết nó nằm ở tab nào trong năm tab. Bài hướng dẫn này chính là tấm bản đồ đó. Nó dẫn bạn đi qua thanh điều hướng dưới cùng, liệt kê những gì nằm dưới mỗi mục Cài đặt, giới thiệu trung tâm Công cụ, giải thích các nút chuyển chủ đề và ngôn ngữ, và mô tả chính xác bản dùng thử miễn phí cùng gói đăng ký Pro thay đổi và không thay đổi điều gì.
Các ảnh chụp màn hình theo chân Marisol Vega, chủ tiệm Paws & Polish Grooming, một tiệm chăm sóc chó nhỏ ở Austin, Texas. Cô lập hóa đơn bằng đô la Mỹ, có cả khách hàng cá nhân lẫn một trại giữ thú cưng làm khách hàng, và đánh số hóa đơn từ PP-2026-0139 trở đi.
Những gì bạn thấy trên màn hình
Trên điện thoại, ứng dụng được tổ chức quanh một thanh dưới cùng gồm năm tab. Từ trái sang phải:
| Tab | Có gì ở đó |
|---|---|
| Bảng điều khiển (Dashboard) | Bốn con số nhìn thoáng qua (Còn nợ, Quá hạn, Đã thanh toán tháng này, Tổng số hóa đơn), danh sách Hóa đơn gần đây với nút Xem tất cả, và nút Hóa đơn mới. Các biểu tượng ở góc trên bên phải mở Lọc theo ngày và Tiện ích bảng điều khiển. |
| Tài liệu (Documents) | Một danh sách với ba phân đoạn ở trên cùng: Hóa đơn, Báo giá và Hợp đồng. Nhãn trạng thái, tìm kiếm và bộ lọc nâng cao nằm phía trên danh sách; nút dấu cộng tạo tài liệu mới thuộc loại đang chọn. |
| Khách hàng (Clients) | Danh sách khách hàng của bạn kèm tìm kiếm và bộ lọc, cộng với các biểu tượng mở Nhóm khách hàng và Lưu trữ. Trang chi tiết khách hàng liên kết tới tài liệu và dự án của khách hàng đó. |
| Công cụ (Tools) | Một lưới ô cho mọi thứ không phải khách hàng hay tài liệu: theo dõi thời gian, chi phí, định kỳ, hợp đồng, phiếu giao hàng, trình chỉnh sửa PDF, chữ ký, phân tích, hàng tồn kho và phí trễ hạn. |
| Cài đặt (Settings) | Hồ sơ doanh nghiệp, giao diện, mặc định hóa đơn, thư viện, sao lưu, tự động hóa, đăng ký, trợ giúp, giới thiệu và các liên kết pháp lý. |
Trên máy tính bảng, cùng năm mục này chuyển thành một thanh dọc ở mép trái, và trên cửa sổ cỡ máy tính để bàn thanh này mở rộng để hiện nhãn cạnh biểu tượng. Thứ tự và đích đến không bao giờ thay đổi, nên mọi nội dung trong bài này áp dụng cho cả ba bố cục.
Bảng điều khiển là nơi ứng dụng mở ra sau khi thiết lập ban đầu. Đây cũng là nơi hộp thoại Có gì mới trong 2.1.0 hiện lên một lần sau mỗi bản cập nhật, và nơi lời nhắc dùng thử hàng ngày xuất hiện nếu bạn vẫn đang dùng bản dùng thử miễn phí.
Tab Công cụ
Màn hình Công cụ là một lưới hai cột chia thành ba nhóm. Năng suất gồm Theo dõi thời gian, Chi phí và Định kỳ. Tài liệu gồm Hợp đồng, Phiếu giao hàng, Trình chỉnh sửa PDF và Chữ ký. Thông tin kinh doanh gồm Phân tích, Hàng tồn kho và Phí trễ hạn. Mỗi ô mở ra một màn hình đầy đủ với danh sách riêng và nút thêm riêng. Hợp đồng xuất hiện cả ở đây lẫn dưới dạng một phân đoạn trong tab Tài liệu; cả hai lối đi đều dẫn đến cùng một bộ hồ sơ.
Tab Cài đặt
Cài đặt là một danh sách dài. Ô đầu tiên hiển thị hồ sơ đang hoạt động của bạn với logo vuông, tên và công ty của bạn; chạm vào đó sẽ mở trình chỉnh sửa hồ sơ. Bên dưới, Hồ sơ doanh nghiệp quản lý nhiều hồ sơ. Phần còn lại được nhóm dưới các tiêu đề:
- Giao diện: Chủ đề (Theme), Phông chữ (Fonts), Mẫu PDF, Mẫu email, Gửi email, Ngôn ngữ.
- Cài đặt hóa đơn: Tỷ giá hối đoái, Báo cáo, Nhập sao kê ngân hàng.
- Thư viện: Sản phẩm & dịch vụ, Tự động hóa kho (Stock automation).
- Dữ liệu: Sao lưu & khôi phục.
- Tự động hóa: Quy tắc tự động hóa, Tích hợp, Thuế suất theo quốc gia (Tax presets by country), Thông báo, và công tắc Usage analytics (Số liệu sử dụng).
- Đăng ký: Nâng cấp lên Pro.
- Trợ giúp: Cách sử dụng InvoiceFlow, hướng dẫn từng bước tích hợp sẵn.
- Giới thiệu: Về InvoiceFlow với số phiên bản đã cài đặt bên dưới.
- Pháp lý: Điều khoản dịch vụ và Chính sách bảo mật, mở trong trình duyệt.
- Hàng cuối cùng: Quản lý đăng ký, mở trang đăng ký Google Play của bạn.
Cách tìm nhanh một tính năng
Nếu chỉ nhớ một quy tắc, hãy nhớ điều này: bất cứ thứ gì bạn gửi cho khách hàng đều nằm trong Tài liệu, bất cứ thứ gì liên quan đến một người hay công ty bạn lập hóa đơn đều nằm trong Khách hàng, bất cứ thứ gì giúp bạn tạo ra các tài liệu đó đều nằm trong Công cụ, và bất cứ thứ gì bạn chỉ cấu hình một lần đều nằm trong Cài đặt.
- Để soạn, gửi hoặc kiểm tra một hóa đơn, báo giá hay hợp đồng, mở Tài liệu và chọn phân đoạn ở trên cùng.
- Để thêm hoặc sửa một khách hàng, một nhóm khách hàng hay một dự án, mở Khách hàng. Các dự án được truy cập từ màn hình khách hàng và từ danh sách dự án.
- Để ghi giờ làm việc, lưu biên lai, thiết lập hóa đơn lặp lại, ký một tài liệu hoặc xem biểu đồ, mở Công cụ và chạm vào ô tương ứng.
- Để thay đổi nội dung in trên tài liệu của bạn, loại tiền tệ hoặc thuế áp dụng mặc định, hoặc cách email được gửi đi, mở Cài đặt.
- Để quản lý sản phẩm và tồn kho, vào Cài đặt, Sản phẩm & dịch vụ; mức tồn kho cũng có thể xem trong Công cụ, Hàng tồn kho.
- Để khôi phục một bản sao lưu hoặc xuất toàn bộ dữ liệu, vào Cài đặt, Sao lưu & khôi phục.
Cách đổi bảng màu
Ứng dụng đi kèm bảy giao diện dựng sẵn. Ba giao diện chỉ theo độ sáng (sáng, tối, hoặc theo cài đặt của điện thoại) và bốn giao diện có tông màu nhấn riêng.
- Mở Cài đặt và chạm Chủ đề (Theme) trong mục Giao diện.
- Trong bảng có tiêu đề Chọn bảng màu ứng dụng, chạm một trong các mục Mặc định hệ thống, Sáng, Tối, Ngọc lục bảo, Hoàng hôn, Đêm tím hoặc AMOLED đen. Mẫu màu bên trái xem trước màu nhấn; nền mẫu màu tối nghĩa là một giao diện tối.
- Bảng đóng lại ngay lập tức và toàn bộ ứng dụng vẽ lại giao diện. Phụ đề của hàng đó giờ hiển thị giao diện bạn vừa chọn.
Mặc định hệ thống là giao diện duy nhất tự động chuyển giữa sáng và tối. Sáng, Ngọc lục bảo và Hoàng hôn luôn luôn sáng; Tối, Đêm tím và AMOLED đen luôn luôn tối. Chủ đề chỉ thay đổi giao diện ứng dụng; màu sắc PDF đến từ mẫu và bảng màu bạn chọn cho từng tài liệu, được trình bày trong bài hướng dẫn về mẫu.
Cách chuyển ngôn ngữ giao diện
Ứng dụng được dịch sang 65 ngôn ngữ. Theo mặc định, ứng dụng theo ngôn ngữ của điện thoại; khi điện thoại đặt ngôn ngữ mà ứng dụng chưa hỗ trợ, hãy chọn một ngôn ngữ rõ ràng tại đây.
- Mở Cài đặt và chạm Ngôn ngữ. Phụ đề ghi System cho đến khi bạn chọn thứ gì đó.
- Trong bảng Ngôn ngữ, gõ vào ô Tìm ngôn ngữ.... Bạn có thể tìm theo tên bản ngữ, tên tiếng Anh (gõ "German" sẽ tìm ra Deutsch) hoặc mã hai chữ cái.
- Chạm vào ngôn ngữ. Bảng đóng lại, mọi màn hình được vẽ lại bằng ngôn ngữ mới, và phụ đề hiển thị lá cờ cùng tên ngôn ngữ.
- Để quay lại theo ngôn ngữ của điện thoại, mở bảng đó lần nữa và chạm System ở trên cùng.
Đổi ngôn ngữ không ảnh hưởng đến dữ liệu hay các tệp PDF của bạn. Văn bản trong tài liệu như “Invoice”, “Due date” và khối tổng cộng được mẫu dịch tại thời điểm in theo ngôn ngữ tài liệu mà bạn chọn trong trình chỉnh sửa, vì vậy bạn có thể giữ ứng dụng ở tiếng Tây Ban Nha mà vẫn gửi hóa đơn tiếng Anh.
Cách kiểm soát thông báo và số liệu phân tích
Phần cuối của nhóm Tự động hóa có hai hàng mà người dùng thường hỏi nhất.
- Chạm Thông báo để mở màn hình nhắc nhở. Nhắc nhở hoá đơn (Invoice reminders) được bật mặc định và bao gồm hạn thanh toán, hóa đơn quá hạn và các lần chạy định kỳ; bên dưới đó bạn chọn số ngày trước hạn thanh toán và số ngày sau hạn để lời nhắc kích hoạt. Các công tắc Cập nhật ứng dụng (App updates), Ưu đãi & khuyến mãi (Offers & promotions) và Mẹo & hướng dẫn (Tips & tutorials) điều khiển các thông báo đẩy từ nhà phát triển và đều tắt trừ mục cập nhật.
- Tắt Usage analytics nếu bạn không muốn gửi số liệu sử dụng ẩn danh và báo cáo lỗi. Lựa chọn được lưu ngay lập tức và áp dụng lại mỗi khi ứng dụng khởi động.
Bản dùng thử và gói Pro hoạt động như thế nào
Invoice Flow không có gói miễn phí vĩnh viễn với ít tính năng hơn. Thay vào đó, mỗi lượt cài đặt mới bắt đầu bản dùng thử 7 ngày với mọi tính năng được mở khóa, và sau đó gói đăng ký Google Play giữ cho mọi thứ tiếp tục mở khóa. Có một điểm kiểm tra quyền truy cập duy nhất trong mã nguồn, và nó vượt qua khi bản dùng thử vẫn còn hiệu lực hoặc gói đăng ký đang hoạt động.
Trong khi bản dùng thử còn hiệu lực, ứng dụng nhắc bạn một lần mỗi ngày bằng một hộp thoại trên Bảng điều khiển. Nó cho biết còn bao nhiêu ngày và đưa ra lựa chọn Để sau hoặc Đăng ký ngay. Chạm Để sau chỉ đơn giản đóng hộp thoại; nó sẽ không xuất hiện lại cho đến ngày lịch tiếp theo.
- Mở Cài đặt và chạm Nâng cấp lên Pro, hoặc chạm Đăng ký ngay trong lời nhắc hàng ngày. Cùng màn hình Đăng ký đó cũng tự mở bất cứ khi nào bạn chạm vào một thao tác bị khóa sau khi bản dùng thử kết thúc.
- Chọn thẻ Hàng năm (Annual) hoặc thẻ Hàng tháng (Monthly) và chạm Đăng ký ngay bên dưới. Giá được lấy từ Google Play theo quốc gia của bạn và hiển thị trên các thẻ; trang thanh toán của Google xử lý việc thanh toán.
- Nếu bạn cài lại ứng dụng hoặc đổi điện thoại, mở lại cùng màn hình đó và chạm Khôi phục (Restore) ở góc trên bên phải. Ứng dụng sẽ hỏi Google Play về các giao dịch mua đang hoạt động của bạn và xác nhận bằng thông báo "Đã khôi phục giao dịch mua".
- Sau khi đăng ký, màn hình chuyển thành thẻ Gói của bạn (Your Plan) hiển thị Đăng ký hàng năm hoặc Đăng ký hàng tháng cùng ngày mua, cộng với nút Quản lý đăng ký mở Google Play, nơi bạn hủy hoặc đổi gói.
Quy tắc và chi tiết
Bản dùng thử và Pro mở khóa những gì. Màn hình Đăng ký liệt kê các mục nổi bật: hóa đơn không giới hạn, tất cả các mẫu, nhiều hồ sơ doanh nghiệp, theo dõi thời gian, theo dõi chi phí với OCR biên lai, hỗ trợ đa tiền tệ, khách hàng không giới hạn và PDF không có hình mờ. Trên thực tế, phạm vi khóa còn rộng hơn danh sách đó: 35 màn hình chạy cùng một kiểm tra trước khi thực hiện thao tác tạo, sửa, chia sẻ hoặc xuất.
Những gì vẫn hoạt động sau khi bản dùng thử kết thúc mà không có gói đăng ký. Không có gì bị xóa và không có gì bị ẩn. Bạn có thể mở mọi danh sách và mọi bản ghi, đọc mọi hóa đơn cùng lịch sử của nó, và thay đổi trạng thái hóa đơn (ví dụ đánh dấu một hóa đơn đã thanh toán). Khôi phục bản sao lưu cũng được cho phép, vì vậy bạn luôn có thể đưa dữ liệu của mình trở lại điện thoại.
Những gì bị khóa sau khi bản dùng thử kết thúc. Tạo hoặc sửa hóa đơn, báo giá, hợp đồng, khách hàng, sản phẩm, dự án, chi phí, mục ghi thời gian và lịch định kỳ; sửa hồ sơ doanh nghiệp, tỷ giá hối đoái, thuế suất định sẵn, quy tắc tự động hóa và tích hợp; chia sẻ hoặc in PDF; xuất toàn bộ lưu trữ và lưu đám mây trong mục Sao lưu & khôi phục. Bất kỳ thao tác chạm nào trong số này sẽ mở màn hình Đăng ký thay vào đó. Các PDF bạn xem trước ở trạng thái này sẽ có hình mờ. Màn hình Đăng ký cũng có thêm nút Xuất dữ liệu (Export Data) khi bản dùng thử đã hết hạn, đưa bạn đến mục Sao lưu & khôi phục.
Thời lượng dùng thử. Bản dùng thử kéo dài 7 ngày lịch tính từ ngày bạn hoàn tất thiết lập ban đầu, và kết thúc vào nửa đêm giờ địa phương sau ngày thứ bảy, chứ không phải đúng 7 lần 24 giờ tính từ phút chính xác đó. Vặn ngược đồng hồ của điện thoại sẽ khiến bản dùng thử kết thúc ngay lập tức.
Trạng thái đăng ký được lưu đệm. Gói đăng ký được xác nhận gần nhất được lưu trên điện thoại, vì vậy ứng dụng không khóa bạn ra ngoài trong lúc Google Play phản hồi chậm hoặc khi bạn ngoại tuyến. Ngày hết hạn được ghi nhận ở lần kiểm tra cửa hàng gần nhất sẽ được tôn trọng cho đến lần kiểm tra thành công tiếp theo.
Chủ đề và ngôn ngữ là cài đặt của thiết bị. Cả hai đều được lưu trên điện thoại, không nằm trong tệp sao lưu. Sau khi khôi phục trên một điện thoại mới, bạn cần đặt lại chúng.
Ngôn ngữ và thông báo. Chọn một ngôn ngữ cũng sẽ đăng ký lại điện thoại vào các chủ đề thông báo đẩy về cập nhật và khuyến mãi bằng ngôn ngữ đó, nếu bạn đang bật các công tắc đó.
Giá cả. Ứng dụng mang theo một mức giá dự phòng cho mỗi gói chỉ trong khoảnh khắc trước khi Google Play phản hồi; số tiền bạn thực sự bị tính phí luôn là số tiền Google hiển thị trên các thẻ và trong trang thanh toán của họ.