Benutzerhandbuch

Einstellungen, Navigation und Pro

Erfahren Sie, wo jede Funktion von Invoice Flow liegt, was die Einstellungsgruppen steuern, wie Sie Design und Sprache ändern und was Pro freischaltet.

Aktualisiert: 2026-09-09

Invoice Flow packt viel auf einen Telefonbildschirm: Rechnungen, Angebote, Verträge, Kunden, Produkte, Ausgaben, Zeiterfassung, wiederkehrende Abrechnung, Analysen und einen PDF-Editor. Das meiste ist zwei Tipps entfernt, sobald Sie wissen, welcher der fünf Tabs es enthält. Diese Anleitung ist die Landkarte. Sie geht die untere Navigation durch, listet auf, was unter jeder Einstellungsüberschrift liegt, zeigt den Werkzeuge-Hub, erklärt die Design- und Sprachumschalter und beschreibt genau, was die kostenlose Testphase und das Pro-Abonnement ändern und was nicht.

Die Screenshots begleiten Marisol Vega, die Paws & Polish Grooming betreibt, einen kleinen Hundesalon in Austin, Texas. Sie rechnet in US-Dollar ab, hat eine Mischung aus Privathaltern und einer Hundepension als Kunden und nummeriert ihre Rechnungen ab PP-2026-0139.

Was Sie auf dem Bildschirm sehen

Auf einem Telefon ist die App um eine untere Leiste mit fünf Tabs herum organisiert. Von links nach rechts:

Auf einem Tablet wandern dieselben fünf Einträge in eine vertikale Leiste am linken Rand, und in einem Fenster in Desktop-Größe erweitert sich die Leiste und zeigt die Beschriftungen neben den Symbolen. Reihenfolge und Ziele ändern sich nie, alles in dieser Anleitung gilt also für alle drei Layouts.

Das Dashboard ist der Ort, an dem sich die App nach dem Onboarding öffnet. Dort erscheint nach einem Update auch einmalig der Dialog Neu in 2.1.0, und dort taucht die tägliche Testphasen-Erinnerung auf, wenn Sie noch in der kostenlosen Testphase sind.

Der Tab „Werkzeuge“

Der Bildschirm Werkzeuge ist ein zweispaltiges Raster in drei Gruppen. Produktivität enthält Zeiterfassung, Ausgaben und Wiederkehrend. Dokumente enthält Verträge, Lieferscheine, PDF-Editor und Unterschrift. Business Intelligence enthält Analysen, Lagerbestand und Verzugsgebühren. Jede Kachel öffnet einen vollständigen Bildschirm mit eigener Liste und Hinzufügen-Schaltfläche. Verträge erscheinen sowohl hier als auch als Segment unter dem Tab „Dokumente“; beide Wege führen zu denselben Datensätzen.

Der Tab „Einstellungen“

Einstellungen ist eine lange Liste. Die erste Kachel zeigt Ihr aktives Profil mit quadratischem Logo, Ihrem Namen und Ihrer Firma; ein Tipp darauf öffnet den Profileditor. Darunter verwaltet Geschäftsprofile mehrere Profile. Der Rest ist unter Überschriften gruppiert:

• Erscheinungsbild: Design, Schriftarten, PDF-Vorlagen, E-Mail-Vorlagen, E-Mail-Versand, Sprache.
• Rechnungseinstellungen: Wechselkurse, Berichte, Kontoauszug importieren.
• Bibliothek: Produkte & Dienstleistungen, Stock automation (Lagerautomatisierung).
• Daten: Sichern & Wiederherstellen.
• Automatisierung: Automatisierungsregeln, Integrationen, Tax presets by country (Steuervorgaben nach Land), Benachrichtigungen und der Schalter Nutzungsstatistiken.
• Abonnement: Auf Pro upgraden.
• Hilfe: So nutzen Sie InvoiceFlow, die eingebaute Schritt-für-Schritt-Anleitung.
• Über: Über InvoiceFlow mit der installierten Version darunter.
• Rechtliches: Nutzungsbedingungen und Datenschutzerklärung, die sich im Browser öffnen.
• Letzte Zeile: Abonnement verwalten, das Ihre Google-Play-Abonnementseite öffnet.

So finden Sie eine Funktion schnell

Wenn Sie sich eine Regel merken, dann diese: Alles, was Sie an einen Kunden senden, liegt unter Dokumente, alles über eine Person oder Firma, der Sie Rechnungen stellen, unter Kunden, alles, was Ihnen beim Erstellen dieser Dokumente hilft, unter Werkzeuge, und alles, was Sie einmal konfigurieren, unter Einstellungen.

1. Um eine Rechnung, ein Angebot oder einen Vertrag zu schreiben, zu senden oder zu prüfen, öffnen Sie Dokumente (Documents) und wählen oben das Segment.
2. Um einen Kunden, eine Kundengruppe oder ein Projekt anzulegen oder zu bearbeiten, öffnen Sie Kunden (Clients). Projekte erreichen Sie über die Kundenbildschirme und die Projektliste.
3. Um Stunden zu erfassen, einen Beleg zu speichern, eine wiederkehrende Rechnung einzurichten, ein Dokument zu unterschreiben oder Diagramme anzusehen, öffnen Sie Werkzeuge (Tools) und tippen auf die Kachel.
4. Um zu ändern, was auf Ihren Dokumenten gedruckt wird, welche Währung oder Steuer standardmäßig gilt oder wie E-Mails hinausgehen, öffnen Sie Einstellungen (Settings).
5. Um Produkte und Bestand zu verwalten, gehen Sie zu Einstellungen, Produkte & Dienstleistungen (Products & Services); Bestände sind auch unter Werkzeuge, Lagerbestand (Inventory) sichtbar.
6. Um eine Sicherung wiederherzustellen oder alles zu exportieren, gehen Sie zu Einstellungen, Sichern & Wiederherstellen (Backup & Restore).

So ändern Sie das Farbschema

Die App wird mit sieben Voreinstellungen ausgeliefert. Drei folgen nur einer Helligkeit (hell, dunkel oder was das Telefon vorgibt), und vier sind getönte Schemata mit eigener Akzentfarbe.

1. Öffnen Sie Einstellungen und tippen Sie unter Erscheinungsbild auf Design (Theme).
2. Tippen Sie im Blatt mit dem Titel App-Farbschema wählen (Choose app color scheme) auf eine der Optionen Systemstandard (System Default), Hell (Light), Dunkel (Dark), Smaragd (Emerald), Sonnenuntergang (Sunset), Lila Nacht (Purple Night) oder AMOLED-Schwarz (AMOLED Black). Das Farbfeld links zeigt die Akzentfarbe als Vorschau; ein dunkler Hintergrund des Farbfelds bedeutet ein dunkles Schema.
3. Das Blatt schließt sich sofort und die gesamte App wird neu gezeichnet. Der Untertitel der Zeile zeigt jetzt die gewählte Voreinstellung.

Systemstandard ist die einzige Voreinstellung, die automatisch zwischen hell und dunkel wechselt. Hell, Smaragd und Sonnenuntergang sind immer hell; Dunkel, Lila Nacht und AMOLED-Schwarz sind immer dunkel. Das Design ändert nur die App-Oberfläche; PDF-Farben stammen aus der Vorlage und Palette, die Sie pro Dokument wählen, was die Anleitung zu Vorlagen behandelt.

So wechseln Sie die Sprache der Oberfläche

Die App ist in 65 Sprachen übersetzt. Standardmäßig folgt sie der Sprache des Telefons; ist das Telefon auf eine Sprache eingestellt, die die App nicht hat, wählen Sie hier ausdrücklich eine.

1. Öffnen Sie Einstellungen und tippen Sie auf Sprache (Language). Der Untertitel lautet System, bis Sie etwas auswählen.
2. Tippen Sie im Blatt Sprache in Sprache suchen... (Search language...). Sie können nach dem nativen Namen, dem englischen Namen (die Eingabe „German“ findet Deutsch) oder dem zweibuchstabigen Code suchen.
3. Tippen Sie auf die Sprache. Das Blatt schließt sich, jeder Bildschirm wird in der neuen Sprache neu gerendert, und der Untertitel zeigt Flagge und Namen.
4. Um wieder dem Telefon zu folgen, öffnen Sie das Blatt erneut und tippen oben auf System.

Das Ändern der Sprache berührt weder Ihre Daten noch Ihre PDFs. Dokumenttexte wie „Rechnung“, „Fälligkeitsdatum“ und der Summenblock werden von der Vorlage beim Drucken gemäß der Dokumentsprache übersetzt, die Sie im Editor wählen, Sie können die App also auf Spanisch lassen und trotzdem englische Rechnungen senden.

So steuern Sie Benachrichtigungen und Statistiken

Am Ende der Gruppe „Automatisierung“ liegen zwei Zeilen, nach denen am häufigsten gefragt wird.

1. Tippen Sie auf Benachrichtigungen (Notifications), um den Erinnerungsbildschirm zu öffnen. Rechnungserinnerungen (Invoice reminders) ist standardmäßig ein und deckt Fälligkeitsdaten, überfällige Rechnungen und wiederkehrende Läufe ab; darunter wählen Sie, wie viele Tage vor und wie viele Tage nach dem Fälligkeitsdatum die Erinnerung ausgelöst wird. Die Schalter App-Updates, Angebote & Aktionen und Tipps & Anleitungen steuern Push-Nachrichten des Entwicklers und sind außer bei Updates ausgeschaltet.
2. Schalten Sie Nutzungsstatistiken (Usage analytics) aus, wenn Sie nicht möchten, dass anonyme Nutzungsstatistiken und Absturzberichte gesendet werden. Die Wahl wird sofort gespeichert und bei jedem Start der App erneut angewendet.

So funktionieren Testphase und Pro

Invoice Flow hat keine dauerhaft kostenlose Stufe mit weniger Funktionen. Stattdessen startet jede neue Installation eine 7-tägige Testphase mit allem freigeschaltet, und danach hält ein Google-Play-Abonnement alles freigeschaltet. Es gibt eine einzige Zugriffsprüfung im Code, und sie ist erfolgreich, wenn entweder die Testphase noch läuft oder ein Abonnement aktiv ist.

Während die Testphase läuft, erinnert Sie die App einmal am Tag mit einem Dialog auf dem Dashboard. Er sagt Ihnen, wie viele Tage noch übrig sind, und bietet Später oder Jetzt abonnieren. Ein Tipp auf Später schließt ihn einfach; er kommt erst am nächsten Kalendertag wieder.

1. Öffnen Sie Einstellungen und tippen Sie auf Auf Pro upgraden (Upgrade to Pro), oder tippen Sie in der täglichen Erinnerung auf Jetzt abonnieren (Subscribe Now). Derselbe Bildschirm Abonnement (Subscription) öffnet sich auch automatisch, wenn Sie nach Ende der Testphase auf eine beschränkte Aktion tippen.
2. Wählen Sie die Karte Jährlich (Annual) oder die Karte Monatlich (Monthly) und tippen Sie darunter auf Jetzt abonnieren. Die Preise kommen von Google Play für Ihr Land und stehen auf den Karten; das Kaufblatt von Google wickelt die Zahlung ab.
3. Wenn Sie die App neu installieren oder das Telefon wechseln, öffnen Sie denselben Bildschirm und tippen oben rechts auf Wiederherstellen (Restore). Die App fragt Google Play nach Ihren aktiven Käufen und bestätigt mit „Käufe wiederhergestellt“.
4. Nach dem Abonnieren wechselt der Bildschirm zu einer Karte Ihr Tarif (Your Plan), die Jahresabonnement (Annual Subscription) oder Monatsabonnement (Monthly Subscription) und das Kaufdatum zeigt, plus eine Schaltfläche Abonnement verwalten (Manage Subscription), die Google Play öffnet, wo Sie kündigen oder den Tarif wechseln.

Regeln und Details

Was Testphase und Pro freischalten. Der Abonnement-Bildschirm listet die wichtigsten Punkte: unbegrenzte Rechnungen, alle Vorlagen, mehrere Geschäftsprofile, Zeiterfassung, Ausgabenerfassung mit Beleg-OCR, Unterstützung mehrerer Währungen, unbegrenzte Kunden und PDFs ohne Wasserzeichen. In der Praxis ist die Schranke breiter als diese Liste: 35 Bildschirme führen dieselbe Prüfung vor einer Erstellen-, Bearbeiten-, Teilen- oder Exportaktion aus.

Was nach Ende der Testphase ohne Abonnement weiterhin funktioniert. Nichts wird gelöscht und nichts wird versteckt. Sie können jede Liste und jeden Datensatz öffnen, jede Rechnung und ihren Verlauf lesen und Rechnungsstatus ändern (zum Beispiel eine Rechnung als bezahlt markieren). Das Wiederherstellen einer Sicherung ist ebenfalls erlaubt, Sie bekommen Ihre Daten also immer wieder auf ein Telefon.

Was nach Ende der Testphase blockiert ist. Erstellen oder Bearbeiten von Rechnungen, Angeboten, Verträgen, Kunden, Produkten, Projekten, Ausgaben, Zeiteinträgen und wiederkehrenden Zeitplänen; Bearbeiten von Geschäftsprofil, Wechselkursen, Steuervorgaben, Automatisierungsregeln und Integrationen; Teilen oder Drucken von PDFs; der Vollarchiv-Export und das Cloud-Speichern unter Sichern & Wiederherstellen. Jeder dieser Tipps öffnet stattdessen den Abonnement-Bildschirm. PDFs, die Sie in diesem Zustand in der Vorschau ansehen, tragen ein Wasserzeichen. Der Abonnement-Bildschirm erhält außerdem eine Schaltfläche Daten exportieren, wenn die Testphase abgelaufen ist, die Sie zu Sichern & Wiederherstellen führt.

Dauer der Testphase. Die Testphase dauert 7 Kalendertage, gezählt ab dem Tag, an dem Sie das Onboarding abgeschlossen haben, und endet um Mitternacht Ortszeit nach dem siebten Tag, nicht 7 mal 24 Stunden nach der genauen Minute. Das Zurückstellen der Telefonuhr beendet die Testphase sofort.

Der Abonnementstatus wird zwischengespeichert. Das zuletzt bestätigte Abonnement wird auf dem Telefon gespeichert, die App sperrt Sie also nicht aus, während Google Play langsam antwortet oder Sie offline sind. Das bei der letzten Store-Prüfung erfasste Ablaufdatum gilt bis zur nächsten erfolgreichen Prüfung.

Design und Sprache sind Geräteeinstellungen. Beide werden auf dem Telefon gespeichert, nicht im Sicherungsarchiv. Nach einer Wiederherstellung auf einem neuen Telefon stellen Sie sie erneut ein.

Sprache und Benachrichtigungen. Die Wahl einer Sprache abonniert das Telefon auch erneut für die Push-Themen zu Updates und Aktionen in dieser Sprache, sofern diese Schalter eingeschaltet sind.

Preise. Die App führt für jeden Tarif nur für den Moment, bevor Google Play antwortet, einen Ersatzpreis; der tatsächlich berechnete Betrag ist immer der, den Google auf den Karten und in seinem Kaufblatt zeigt.

Tipps

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