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Benutzerhandbuch

Sicherung, Wiederherstellung, Export und Bankimport

Sichern Sie alles als ZIP oder JSON, ziehen Sie auf ein neues Telefon um, gleichen Sie Kontoauszüge ab und exportieren Sie für Xero, QuickBooks oder 1C.

Aktualisiert: 2026-09-09

Invoice Flow hält jeden Kunden, jede Rechnung, jede Zahlung und jeden Beleg auf dem Telefon selbst. Es gibt kein Konto zum Einloggen und keinen Server, der eine Kopie für Sie aufbewahrt, was gut für die Privatsphäre und schlecht für den Tag ist, an dem das Telefon ins Spülbecken fällt. Der Bildschirm Sichern & Wiederherstellen (Backup & Restore) ist Ihr Schutz: Er schreibt die gesamte Datenbank in eine Datei, die Sie überall ablegen können, und liest diese Datei auf demselben oder einem neuen Telefon wieder ein.

Diese Anleitung begleitet Nadia Brennan, die Brennan Bookkeeping von einem kleinen Büro in Cork aus betreibt und jeden Monat einem Dutzend lokaler Unternehmen in Euro Rechnungen stellt. Sie steht kurz davor, ihr Telefon zu ersetzen, und braucht daher eine vollständige Kopie von zwei Jahren Rechnungen, bevor das alte Gerät in der Schublade landet. Sobald das neue Telefon eingerichtet ist, möchte sie außerdem den Kontoauszug der letzten Woche mit den noch offenen Rechnungen abgleichen und ihrer eigenen Steuerberaterin eine Xero-taugliche Liste von allem schicken, was sie dieses Jahr ausgestellt hat.

Was Sie auf dem Bildschirm sehen

Öffnen Sie den Tab Einstellungen (Settings) und scrollen Sie zum Abschnitt Daten (Data). Die einzige Zeile dort, Sichern & Wiederherstellen mit dem Untertitel Daten exportieren oder importieren (Export or import your data), öffnet den Bildschirm. Wenn Ihre Testphase abgelaufen ist, bringt Sie die Schaltfläche Daten exportieren (Export Data) der Bezahlschranke an dieselbe Stelle, denn Ihre Daten können Sie immer mitnehmen.

Bildschirm Backup & Restore der Invoice Flow App mit einer Infokarte, einem Abschnitt Cloud Backup mit den Kacheln Save to Cloud, Restore from Cloud und Import Data sowie einem Abschnitt Export & Share mit den Kacheln Full Archive (ZIP) und Data Only (JSON)
Alles auf diesem Bildschirm arbeitet mit Dateien: Sie erstellen eine, speichern oder teilen sie und wählen sie später zum Wiederherstellen aus.

Der Bildschirm hat oben eine Erinnerungskarte, Ihre Daten werden lokal auf diesem Gerät gespeichert. Regelmäßige Sicherungen werden empfohlen., und zwei Gruppen von Kacheln.

Cloud-Sicherung (Cloud Backup) enthält drei Kacheln. In der Cloud speichern (Save to Cloud) erstellt das vollständige Archiv und öffnet dann den Android-Dialog „Datei speichern”, damit Sie die ZIP in einen Google-Drive-, Dropbox- oder OneDrive-Ordner oder an einen beliebigen anderen Ort auf dem Telefon ablegen können. Aus der Cloud wiederherstellen (Restore from Cloud) und Daten importieren (Import Data) sind dieselbe Aktion mit zwei Bezeichnungen: Beide öffnen eine Dateiauswahl für eine .json- oder .zip-Sicherung und stellen sie wieder her.

Exportieren & Teilen (Export & Share) enthält zwei Kacheln. Vollständiges Archiv (ZIP) (Full Archive (ZIP)) erstellt das komplette Archiv und übergibt es an den Android-Teilen-Dialog. Nur Daten (JSON) (Data Only (JSON)) schreibt eine leichtere Datei mit jeder Tabelle, aber ohne PDFs oder Bilder, und teilt stattdessen diese.

Während einer dieser Vorgänge läuft, erscheinen unter der Infokarte ein kleiner Spinner und eine Statuszeile (zum Beispiel Archiv wird erstellt…, Export läuft… oder Wird importiert…), und alle Kacheln sind deaktiviert, bis der Vorgang abgeschlossen ist.

Eines bietet der Bildschirm nicht: einen Zeitplan. Es gibt in der App keine automatische oder zeitgesteuerte Sicherung; eine Sicherung existiert nur, wenn Sie auf eine dieser Kacheln tippen. Das Wort „Cloud” bedeutet hier den Ordner, den Sie in der Systemauswahl wählen. Die App meldet sich nie in Ihrem Namen bei Google, Dropbox oder Microsoft an, es gibt also keinen Login zu konfigurieren und keine Synchronisierung im Hintergrund.

Die Screenshots in dieser Anleitung wurden auf einem Desktop-Testsystem aufgenommen. Die Android-Dateiauswahl und der Teilen-Dialog sind Systemdialoge, die es dort nicht gibt, daher zeigen die Bilder die App-Bildschirme bis zu dem Moment, in dem diese Dialoge sich öffnen würden.

So erstellen Sie eine vollständige Sicherung vor dem Telefonwechsel

Nadia macht das auf dem alten Telefon am Abend, bevor das neue ankommt. Die ZIP ist hier die richtige Wahl, weil sie die PDFs, Logos, Belege und Unterschriften zusammen mit der Datenbank mitführt.

  1. Öffnen Sie Einstellungen, scrollen Sie zu Daten und tippen Sie auf Sichern & Wiederherstellen.
  2. Tippen Sie auf In der Cloud speichern. Die Statuszeile durchläuft Exporting database..., Exporting profiles..., Exporting clients..., dann eine Zeile pro Rechnung wie Invoice 7/40: BB-2026-0107, dann Ausgaben, Unterschriften und Finalizing....
  3. Wenn der Status zu Speicherort wählen... (Choose where to save...) wechselt, öffnet sich der Android-Speicherdialog mit bereits ausgefülltem Dateinamen in der Form InvoiceFlow_Export_2026-09-08T21-14-05.zip. Wählen Sie Ihren Drive-, Dropbox- oder OneDrive-Ordner oder einen Ordner auf dem Telefon und bestätigen Sie.
  4. Warten Sie auf die Snackbar Sicherung gespeichert! (Backup saved!).

Wenn Sie die Datei lieber direkt irgendwohin senden möchten, verwenden Sie stattdessen Vollständiges Archiv (ZIP). Es erstellt dieselbe Datei und öffnet den Teilen-Dialog, sodass Sie sie sich selbst mailen, in einen Chat mit Ihrer Steuerberaterin legen oder an jede App weitergeben können, die Dateien annimmt. Nur Daten (JSON) funktioniert genauso, erzeugt aber eine viel kleinere Datei, die ausreicht, um alle Datensätze wiederherzustellen; sie führt nur keine Rechnungsfotos oder Belegbilder mit.

So stellen Sie auf dem neuen Telefon wieder her

Installieren Sie Invoice Flow auf dem neuen Telefon, bringen Sie die Sicherungsdatei darauf (öffnen Sie sie aus Drive, laden Sie sie aus Ihrer Mail herunter oder kopieren Sie sie per USB) und lesen Sie sie dann ein. Nadia tut das, bevor sie irgendetwas anderes eingibt, weil eine Wiederherstellung alles ersetzt, was bereits in der App ist.

  1. Öffnen Sie Einstellungen > Sichern & Wiederherstellen und tippen Sie auf Daten importieren (oder Aus der Cloud wiederherstellen; beide tun dasselbe).
  2. Lesen Sie den Dialog Daten importieren. Er sagt, dass der Import alle aktuellen Daten ERSETZT und nicht rückgängig gemacht werden kann. Tippen Sie auf OK, um fortzufahren, oder auf Abbrechen (Cancel), um abzubrechen.
  3. Wählen Sie in der Dateiauswahl mit dem Titel Backup-Datei wählen (Choose backup file) die .zip- oder .json-Datei.
  4. Warten Sie, während die Statuszeile Wird importiert... zeigt. Wenn sie fertig ist, erhalten Sie eine Snackbar wie Imported: profiles: 1, clients: 12, invoices: 40, ..., die auflistet, wie viele Zeilen jeder Art eingelesen wurden.
Dialog Import Data der Invoice Flow App über dem Bildschirm Backup & Restore mit der Warnung, dass der Import alle aktuellen Daten ERSETZT, bestehende Datensätze löscht und nicht rückgängig gemacht werden kann, mit den Schaltflächen Cancel und OK
Die Bestätigung erscheint vor der Dateiauswahl, sodass Sie es sich noch ohne Folgen anders überlegen können.

Die Wiederherstellung läuft als eine einzige Datenbanktransaktion. Die App leert zuerst jede Tabelle, fügt dann die Zeilen der Sicherung ein und vergibt dabei neue IDs und verknüpft jede Beziehung neu (Rechnung zu Kunde, Position zu Rechnung, Meilenstein zu Projekt und so weiter). Wenn irgendetwas in der Datei nicht geladen werden kann, wird die gesamte Transaktion zurückgerollt und Ihre vorherigen Daten bleiben unberührt; Sie bleiben nicht mit einer halbleeren Datenbank zurück. Die Fehler-Snackbar lautet Import fehlgeschlagen: gefolgt nur vom Fehlertyp, nicht von seinem Inhalt, sodass nichts aus der Datei oder der Datenbank auf dem Bildschirm gezeigt wird.

So importieren Sie einen Kontoauszug und markieren Rechnungen als bezahlt

Eine Woche nach Monatsbeginn lädt Nadia eine CSV ihres Geschäftskontos aus dem Online-Banking herunter. Statt fünf Rechnungen einzeln zu öffnen, lässt sie die App die eingehenden Überweisungen anhand ihrer Nummern den offenen Rechnungen zuordnen.

Der Bildschirm liegt unter Einstellungen > Rechnungseinstellungen (Invoice Settings) > Kontoauszug importieren (Import bank statement).

  1. Tippen Sie auf CSV-Datei wählen (Choose CSV file) und wählen Sie den Auszug (.csv oder .txt).
  2. Prüfen Sie unter Spalten zuordnen (Map columns) die drei Dropdowns Datumsspalte, Betragsspalte und Referenz-/Beschreibungsspalte. Die App wählt sie aus der Kopfzeile vor, wenn sie die Namen erkennt; ist ein Dropdown leer, wählen Sie die richtige Spalte selbst.
  3. Stellen Sie Datumsformat (Date format) passend zu Ihrer Bank ein. Es steht standardmäßig auf yyyy-MM-dd; Nadias irische Bank schreibt 04/09/2026, also tippt sie dd/MM/yyyy.
  4. Tippen Sie auf Übereinstimmungen suchen (Find matches). Die Schaltfläche bleibt deaktiviert, bis alle drei Spalten zugeordnet sind.
  5. Prüfen Sie die Liste unter N passende Rechnung(en) gefunden. Jede Karte zeigt die Rechnungsnummer, den Betrag aus dem Auszug und das Transaktionsdatum.
  6. Tippen Sie auf N Rechnung(en) als bezahlt markieren. Die Snackbar N Zahlung(en) angewendet bestätigt, und der Bildschirm schließt sich.
Bildschirm Import bank statement der Invoice Flow App mit einem Upload-Symbol, dem Text Pick a CSV exported from your bank to match payments against unpaid invoices und einer Schaltfläche Choose CSV file
Der Import beginnt mit einem einfachen CSV-Export Ihres Geschäftskontos.
Bildschirm Import bank statement der Invoice Flow App im Schritt Map columns mit Date, Amount und Description automatisch in drei Dropdowns ausgewählt, dem Feld Date format auf dd/MM/yyyy und den Schaltflächen Find matches und Cancel
Nadias Auszug hat die Spalten Date, Description, Amount und Balance; die App hat die richtigen drei von selbst gewählt.
Bildschirm Import bank statement der Invoice Flow App mit 3 matching invoice(s) found, drei Karten für BB-2026-0140, BB-2026-0141 und BB-2026-0142 mit Beträgen, Daten und grünen Häkchen sowie einer Schaltfläche Mark 3 invoice(s) as paid
Drei SEPA-Überweisungen trugen Rechnungsnummern in ihrer Beschreibung, sodass drei Rechnungen mit einem Tipp als bezahlt markiert werden können.

In Nadias Auszug kamen sieben Zeilen an. Zwei waren ausgehende Zahlungen (eine Strom-Lastschrift und ein Kartenkauf) und wurden übersprungen, weil ihre Beträge negativ sind. Eine Überweisung verwies auf BB-2026-0139, die bereits bezahlt war, und wurde daher ignoriert. Eine Überweisung lautete „INV 0143” statt der vollständigen Rechnungsnummer und passte daher nicht; diese Zahlung erfasst sie von Hand. Die übrigen drei passten und wurden zu Zahlungen.

Für jede Übereinstimmung fügt die App eine Zahlung mit der Methode bank_transfer, dem Auszugsbetrag, dem Auszugsdatum und einer Notiz Bank import: gefolgt von der vollständigen Beschreibung ein und setzt dann den Rechnungsstatus auf paid. Die Zahlung erscheint wie jede andere im Zahlungsverlauf der Rechnung.

So exportieren Sie für die Software Ihres Steuerberaters

Der Bildschirm Integrationen (Integrations) liegt unter Einstellungen > Automatisierung (Automation) > Integrationen (Untertitel Externe Dienste verbinden). Trotz des Namens verbindet sich hier nichts mit irgendetwas: Jede Karte erzeugt eine Datei, die Sie teilen. Es gibt keine Logins, Tokens oder Synchronisierung.

  1. Tippen Sie auf die Karte für Ihr Buchhaltungspaket: QuickBooks, Xero oder 1C. Die Karte klappt auf und zeigt eine einzeilige Beschreibung und eine Schaltfläche.
  2. Tippen Sie auf Für Xero exportieren (Export for Xero) (oder Für QuickBooks exportieren / Für 1C exportieren).
  3. Wählen Sie das Ziel im Teilen-Dialog: Mail, einen Cloud-Ordner, eine Messaging-App.
Bildschirm Integrations der Invoice Flow App unter der Überschrift Accounting Export mit den Karten QuickBooks, Xero und 1C; die Karte Xero ist aufgeklappt und zeigt eine Schaltfläche Export for Xero
Jede Karte ist ein Dateiexport; klappen Sie sie auf und tippen Sie auf die Schaltfläche, um die Datei zu teilen.
KarteDateiFormatSpalten / Inhalt
QuickBooksinvoices_quickbooks.iifTabulatorgetrenntes IIF für QuickBooks DesktopEine TRNS-Zeile an Accounts Receivable und eine SPL-Zeile an Sales Income pro Rechnung, Memo „Invoice NNN”
Xeroinvoices_xero.csvKommagetrennte CSVContactName, EmailAddress, InvoiceNumber, InvoiceDate, DueDate, Total, TaxTotal, Currency, Status
1Cinvoices_1c.csvSemikolongetrennte CSV mit russischen KopfzeilenRechnungsnummer, Ausstellungsdatum, Fälligkeitsdatum, Geschäftspartner, E-Mail, Gesamtbetrag, MwSt., Währung, Status

Alle drei enthalten jede Rechnung in der App, in jedem Status. Es gibt keinen Datumsbereichs- oder Profilfilter; wenn Sie nur ein Quartal möchten, filtern Sie die Datei nach dem Export in einer Tabellenkalkulation.

Regeln und Details

Was eine Sicherung enthält. Die Datei app_backup.json (die auch der Inhalt des Exports Nur Daten (JSON) ist) ist eine Sicherung der Version 3 und enthält: Geschäftsprofile mit ihren Adressen, Telefonnummern, E-Mails, Links, Steuer-IDs, Zahlungsbedingungen und Rechnungsnummernkreisen; Kunden, Kundengruppen und Gruppenmitgliedschaften; Produkte und Lagerbewegungen; Rechnungen, Rechnungspositionen, Zahlungen, Gutschriften, Lieferscheine, Rechnungs-Snapshots und Verzugsgebühr-Ereignisse; Angebote und Verträge; Ausgaben; Zeiteinträge; Projekte und Meilensteine; wiederkehrende Zeitpläne; Wechselkurse; Automatisierungsregeln und die von ihnen ausgelösten Benachrichtigungen; E-Mail-Vorlagen; eigene PDF-Vorlagen und ihre Profilverknüpfungen; Steuersatz-Überschreibungen; Unterschriften und Unterschriftenprofile; und ausstehende Erinnerungen. Logos und Unterschriftenbilder sind als Base64 in das JSON eingebettet, sodass sie auch den reinen JSON-Weg überstehen.

Zwei Dinge sind nicht im JSON. Rechnungsfotos und Ausgabenbelege werden als Dateien gespeichert, und das JSON enthält nur ihre Pfade; die physischen Bilder reisen nur in der ZIP mit, unter invoices/by_status/<status>/<number>_<client>_<date>_photos/ und receipts/. Und von den eigenen Einstellungen der App wird nur die Konfiguration der Lagerautomatisierung in den Block settings der Sicherung geschrieben und mit ihr wiederhergestellt. Ihre Benachrichtigungseinstellungen (ob Rechnungserinnerungen aktiv sind und die Werte „Tage vor Fälligkeit” / „Tage nach Fälligkeit”), die App-Sprache, das Design, die PDF-Schrifteinstellungen und der Onboarding-Zustand werden nicht gesichert; stellen Sie sie auf dem neuen Telefon erneut ein. Bereits ausgelöste Erinnerungen werden ebenfalls nicht exportiert, nur die, die noch auf den Versand warten.

Was die ZIP hinzufügt. Neben app_backup.json enthält das Archiv business_profiles/<id>_<name>/profile.json mit den Logos als Bilddateien, clients/clients.json und clients.csv, invoices/by_status/<status>/<number>_<client>_<date>.pdf für jede Rechnung, gerendert mit Ihrer gewählten Vorlage, Palette und Schrift und ohne Testphasen-Wasserzeichen, invoices/all_invoices.json, receipts/, signatures/ als PNGs und eine README.txt, die den Aufbau erklärt. Der Dateiname lautet InvoiceFlow_Export_<timestamp>.zip. Beim Wiederherstellen wird nur app_backup.json gelesen; die PDFs und die CSV sind für Sie und Ihre Steuerberatung.

Wiederherstellungsregeln. Die Auswahl akzeptiert .json und .zip. Eine ZIP ohne app_backup.json scheitert mit app_backup.json wurde im Archiv nicht gefunden. Eine Sicherung, deren Versionsnummer höher ist, als die App versteht, wird mit einer Meldung abgelehnt, die Sie bittet, zuerst die App zu aktualisieren; ältere Sicherungen werden akzeptiert. Wiederherstellen ersetzt immer: Es gibt keine Zusammenführungsoption, und der Bestätigungsdialog ist Ihr einziger Kontrollpunkt. Wiederherstellen ist nie hinter Pro gesperrt.

Was Pro ist. In der Cloud speichern, Vollständiges Archiv (ZIP) und alle drei Integrationen-Exporte durchlaufen die Zugriffsprüfung und öffnen die Bezahlschranke, wenn die Testphase abgelaufen ist und kein Abonnement besteht. Nur Daten (JSON), beide Wiederherstellungskacheln und der Bankimport sind immer verfügbar.

Zuordnungsregeln des Bankimports. Das Trennzeichen wird automatisch erkannt: ein Semikolon, wenn die erste Zeile eines enthält, sonst ein Komma. Kopfzeilennamen werden ohne Beachtung der Groß-/Kleinschreibung mit einer kurzen Stichwortliste abgeglichen (date/datum/fecha, amount/betrag/importe/value, ref/desc/memo/note sowie russische und deutsche Entsprechungen); alles andere ordnen Sie von Hand zu. Bei Beträgen werden Leerzeichen entfernt und Kommas in Punkte umgewandelt, und Zeilen mit einem Betrag von null oder weniger werden übersprungen. Ein Datum, das nicht ins Format passt, fällt auf das heutige Datum zurück, statt zu scheitern. Eine Zeile passt zur ersten Rechnung, deren Status nicht paid ist und deren exakte Nummer irgendwo im Referenztext vorkommt, unter Beachtung der Groß-/Kleinschreibung. Der Auszugsbetrag wird als Zahlung erfasst, auch wenn er vom Rechnungsbetrag abweicht, und die Rechnung wird in jedem Fall auf bezahlt gesetzt; es gibt keine Teilzahlungsbehandlung, keine Währungsprüfung und keinen Schutz vor doppeltem Import desselben Auszugs. MT940, BAI2 und andere Bankformate werden nicht unterstützt; exportieren Sie CSV aus Ihrer Bank.

Datensicherheit. Sicherungsdateien sind einfaches, unverschlüsseltes JSON oder ZIP und enthalten die Namen, Adressen, Steuer-IDs und E-Mail-Adressen Ihrer Kunden. Behandeln Sie sie wie das Papieräquivalent: Bewahren Sie sie in einem Ordner auf, den nur Sie öffnen können, und löschen Sie alte Kopien, die Sie nicht mehr brauchen.

Tipps

Erstellen Sie nach jedem geschäftigen Rechnungstag eine Sicherung, nicht nur beim Telefonwechsel. Speichern Sie jedes Mal per In der Cloud speichern in denselben Drive-Ordner; der Zeitstempel im Dateinamen hält die Kopien auseinander, und Sie können ältere einmal im Monat löschen.
Bitten Sie Kunden, die Rechnungsnummer genau wie gedruckt in den Verwendungszweck zu schreiben, Präfix und alles. Der Bankimport gleicht die vollständige Nummer als Teilzeichenfolge ab, sodass „BB-2026-0143" passt und „0143" oder „bb-2026-0143" nicht.
Bevor Sie auf einem Telefon wiederherstellen, das bereits Daten hat, erstellen Sie zuerst eine JSON-Sicherung dieses Telefons. Wiederherstellen ersetzt alles, und der einzige Weg zurück ist eine weitere Datei.
Wenn eine Wiederherstellung mit einer Versionsmeldung scheitert, aktualisieren Sie Invoice Flow auf dem neuen Telefon, bevor Sie es erneut versuchen. Die Datei ist in Ordnung; sie wurde von einer neueren App geschrieben als der, die sie liest.

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