Invoice Flow app icon Invoice Flow management Dapatkan apl
MS

Panduan pengguna

Sandaran, pemulihan, eksport dan import bank

Sandarkan segalanya ke fail ZIP atau JSON, pindahkan ke telefon baharu, import penyata bank untuk menandakan invois dibayar, dan eksport untuk Xero, QuickBooks atau 1C.

Dikemas kini: 2026-09-09

Invoice Flow menyimpan setiap pelanggan, invois, pembayaran dan resit terus pada telefon itu sendiri. Tiada akaun untuk log masuk dan tiada pelayan yang menyimpan salinan untuk anda, yang bagus untuk privasi tetapi buruk pada hari telefon anda jatuh ke dalam singki. Skrin Sandar & Pulih (Backup & Restore) ialah cara anda melindungi diri: ia menulis keseluruhan pangkalan data ke satu fail yang boleh anda letak di mana-mana, dan ia membaca semula fail itu pada telefon yang sama atau yang baharu.

Panduan ini mengikuti Nadia Brennan, yang menjalankan Brennan Bookkeeping dari sebuah pejabat kecil di Cork dan mengebil belasan perniagaan tempatan dalam euro setiap bulan. Dia bakal menukar telefonnya, jadi dia memerlukan salinan lengkap dua tahun invois sebelum telefon lama itu disimpan dalam laci. Sebaik sahaja telefon baharu disediakan, dia juga mahu menyesuaikan penyata bank minggu lepas dengan invois yang masih terbuka, dan menghantar kepada akauntannya sendiri senarai mesra-Xero bagi segala yang telah dia terbitkan tahun ini.

Apa yang anda lihat pada skrin

Buka tab Tetapan dan skrol ke bahagian Data. Satu-satunya baris di situ, Sandar & pulih dengan sari kata Eksport atau import data anda, membuka skrin ini. Jika percubaan anda telah tamat, butang Eksport data pada tembok bayaran membawa anda ke tempat yang sama, kerana anda sentiasa boleh membawa data anda bersama.

Skrin Sandar & Pulih aplikasi Invoice Flow dengan kad maklumat, bahagian Sandaran Awan mengandungi jubin Simpan ke Awan, Pulihkan daripada Awan dan Import Data, dan bahagian Eksport & Kongsi mengandungi jubin Arkib Penuh (ZIP) dan Data Sahaja (JSON)
Semua yang ada pada skrin ini berfungsi berdasarkan fail: anda mencipta satu, menyimpan atau berkongsinya, dan kemudian memilihnya untuk memulihkan.

Skrin ini mempunyai kad peringatan di bahagian atas, Data anda disimpan secara tempatan pada peranti ini. Sandaran berkala disyorkan., dan dua kumpulan jubin.

Sandaran Awan (Cloud Backup) mengandungi tiga jubin. Simpan ke Awan membina arkib penuh dan kemudian membuka dialog “simpan fail” Android supaya anda boleh meletakkan ZIP itu ke dalam folder Google Drive, Dropbox atau OneDrive, atau di mana-mana sahaja lagi pada telefon. Pulihkan daripada Awan dan Import Data ialah tindakan yang sama dengan dua label: kedua-duanya membuka pemilih fail untuk sandaran .json atau .zip dan memulihkannya.

Eksport & Kongsi (Export & Share) mengandungi dua jubin. Arkib Penuh (ZIP) mencipta arkib lengkap dan menyerahkannya kepada helaian kongsi Android. Data Sahaja (JSON) menulis fail yang lebih ringan dengan setiap jadual tetapi tanpa PDF atau imej dan berkongsi fail itu sebaliknya.

Semasa mana-mana daripada tindakan ini berjalan, penunjuk putaran kecil dan baris status muncul di bawah kad maklumat (contohnya Mencipta arkib…, Mengeksport… atau Mengimport…), dan semua jubin dilumpuhkan sehingga kerja itu selesai.

Satu perkara yang tidak ditawarkan skrin ini ialah jadual. Tiada sandaran automatik atau berjadual dalam aplikasi; sandaran hanya wujud apabila anda mengetik salah satu jubin ini. Perkataan “awan” di sini bermaksud folder yang anda pilih dalam pemilih sistem. Aplikasi tidak pernah log masuk ke Google, Dropbox atau Microsoft bagi pihak anda, jadi tiada log masuk untuk dikonfigurasi dan tiada penyegerakan berjalan di latar belakang.

Tangkapan skrin dalam panduan ini diambil pada rig ujian desktop. Pemilih fail dan helaian kongsi Android ialah dialog sistem yang tidak wujud di situ, jadi bingkai itu menunjukkan skrin aplikasi sehingga saat dialog itu sepatutnya terbuka.

Cara membuat sandaran penuh sebelum menukar telefon

Nadia melakukan ini pada telefon lama pada waktu petang sebelum telefon baharu tiba. ZIP ialah pilihan yang betul di sini kerana ia membawa PDF, logo, resit dan tandatangan bersama pangkalan data.

  1. Buka Tetapan, skrol ke Data dan ketik Sandar & pulih.
  2. Ketik Simpan ke Awan. Baris status melangkah melalui Mengeksport pangkalan data..., Mengeksport profil..., Mengeksport pelanggan..., kemudian satu baris setiap invois seperti Invoice 7/40: BB-2026-0107, kemudian perbelanjaan, tandatangan dan Menyelesaikan....
  3. Apabila status bertukar kepada Pilih tempat untuk simpan... dialog simpan Android terbuka dengan nama fail sudah diisi, dalam bentuk InvoiceFlow_Export_2026-09-08T21-14-05.zip. Pilih folder Drive, Dropbox atau OneDrive anda, atau folder pada telefon, dan sahkan.
  4. Tunggu snackbar Sandaran disimpan!.

Jika anda lebih suka menghantar fail terus ke suatu tempat, gunakan Arkib Penuh (ZIP) sebaliknya. Ia membina fail yang sama dan membuka helaian kongsi, jadi anda boleh menghantarnya melalui mel kepada diri sendiri, meletakkannya dalam sembang dengan akauntan anda atau menolaknya ke mana-mana aplikasi yang menerima fail. Data Sahaja (JSON) berfungsi sama tetapi menghasilkan fail yang jauh lebih kecil yang mencukupi untuk memulihkan semua rekod; ia hanya tidak akan membawa foto invois atau imej resit.

Cara memulihkan pada telefon baharu

Pasang Invoice Flow pada telefon baharu, dapatkan fail sandaran itu ke dalamnya (buka daripada Drive, muat turun daripada mel anda, atau salin melalui USB), dan kemudian bawa masuk. Nadia melakukan ini sebelum memasukkan apa-apa lagi, kerana pemulihan menggantikan apa sahaja yang sudah ada dalam aplikasi.

  1. Buka Tetapan > Sandar & pulih dan ketik Import Data (atau Pulihkan daripada Awan; kedua-duanya melakukan perkara yang sama).
  2. Baca dialog Import Data. Ia menyatakan bahawa import akan MENGGANTIKAN semua data semasa dan tidak boleh dibatalkan. Ketik OK untuk teruskan atau Batal untuk berundur.
  3. Dalam pemilih fail bertajuk Choose backup file, pilih fail .zip atau .json.
  4. Tunggu semasa baris status menunjukkan Mengimport.... Apabila selesai, anda mendapat snackbar seperti Imported: profiles: 1, clients: 12, invoices: 40, ... menyenaraikan berapa banyak baris setiap jenis yang masuk.
Dialog Import Data aplikasi Invoice Flow di atas skrin Sandar & Pulih, memberi amaran bahawa import akan MENGGANTIKAN semua data semasa, memadam rekod sedia ada dan tidak boleh dibatalkan, dengan butang Batal dan OK
Pengesahan muncul sebelum pemilih fail, jadi anda masih boleh berubah fikiran tanpa kos.

Pemulihan berjalan sebagai satu transaksi pangkalan data. Aplikasi terlebih dahulu mengosongkan setiap jadual, kemudian memasukkan baris sandaran itu, memberikan ID baharu dan menyambung semula setiap pautan (invois kepada pelanggan, item kepada invois, batu tanda kepada projek dan seterusnya) sambil ia berjalan. Jika mana-mana bahagian fail itu gagal dimuatkan, keseluruhan transaksi dibatalkan semula dan data anda sebelum ini tidak tersentuh; anda tidak akan ditinggalkan dengan pangkalan data separuh kosong. Snackbar kegagalan membaca Import failed: diikuti hanya dengan jenis ralat, bukan kandungannya, jadi tiada apa daripada fail atau pangkalan data ditunjukkan pada skrin.

Cara mengimport penyata bank dan menandakan invois dibayar

Seminggu ke dalam bulan itu, Nadia memuat turun CSV akaun perniagaannya daripada perbankan dalam talian. Berbanding membuka lima invois satu demi satu, dia membiarkan aplikasi memadankan pemindahan masuk kepada invois terbuka mengikut nombornya.

Skrin ini terletak di bawah Tetapan > Tetapan invois > Import penyata bank.

  1. Ketik Pilih fail CSV dan pilih penyata itu (.csv atau .txt).
  2. Di bawah Map columns, semak tiga menu lungsur Date column, Amount column dan Reference / description column. Aplikasi memilih terlebih dahulu daripada baris pengepala apabila ia mengenali nama-nama itu; jika satu menu lungsur kosong, pilih lajur yang betul sendiri.
  3. Tetapkan Date format agar sepadan dengan bank anda. Ia lalai kepada yyyy-MM-dd; bank Ireland Nadia menulis 04/09/2026, jadi dia menaip dd/MM/yyyy.
  4. Ketik Cari padanan. Butang itu kekal dilumpuhkan sehingga ketiga-tiga lajur dipetakan.
  5. Semak senarai di bawah N matching invoice(s) found. Setiap kad menunjukkan nombor invois, jumlah daripada penyata dan tarikh transaksi.
  6. Ketik Mark N invoice(s) as paid. Snackbar Applied N payment(s) mengesahkan dan skrin ditutup.
Skrin Import penyata bank aplikasi Invoice Flow dengan ikon muat naik, teks Pilih CSV yang dieksport daripada bank anda untuk memadankan pembayaran dengan invois belum dibayar, dan butang Pilih fail CSV
Import bermula daripada eksport CSV ringkas akaun perniagaan anda.
Skrin Import penyata bank aplikasi Invoice Flow pada langkah Map columns dengan Date, Amount dan Description dipilih secara automatik dalam tiga menu lungsur, medan Date format ditetapkan kepada dd/MM/yyyy, dan butang Cari padanan serta Batal
Penyata Nadia mempunyai lajur Date, Description, Amount dan Balance; aplikasi memilih tiga yang betul dengan sendirinya.
Skrin Import penyata bank aplikasi Invoice Flow menunjukkan 3 matching invoice(s) found, tiga kad untuk BB-2026-0140, BB-2026-0141 dan BB-2026-0142 dengan jumlah dan tarikh serta tanda semak hijau, dan butang Mark 3 invoice(s) as paid
Tiga pemindahan SEPA membawa nombor invois dalam penerangannya, jadi tiga invois sedia untuk ditandakan dibayar dengan satu ketikan.

Dalam penyata Nadia, tujuh baris masuk. Dua adalah pembayaran keluar (potongan terus elektrik dan pembelian kad) dan dilangkau kerana jumlahnya negatif. Satu pemindahan merujuk BB-2026-0139, yang sudah pun dibayar, jadi ia diabaikan. Satu pemindahan menyatakan “INV 0143” berbanding nombor invois penuh dan oleh itu tidak sepadan; dia merekod pembayaran itu secara manual. Baki tiga sepadan dan menjadi pembayaran.

Bagi setiap padanan, aplikasi memasukkan pembayaran dengan kaedah bank_transfer, jumlah penyata, tarikh penyata dan nota membaca Bank import: diikuti dengan penerangan penuh, kemudian menetapkan status invois kepada paid. Pembayaran itu muncul dalam sejarah pembayaran invois seperti mana-mana pembayaran lain.

Cara mengeksport untuk perisian akauntan anda

Skrin Integrasi terletak di bawah Tetapan > Automasi > Integrasi (sari kata Sambungkan perkhidmatan luaran). Walaupun namanya begitu, tiada apa di sini yang menyambung ke mana-mana; setiap kad menghasilkan fail yang anda kongsi. Tiada log masuk, token atau penyegerakan.

  1. Ketik kad bagi pakej perakaunan anda: QuickBooks, Xero atau 1C. Kad itu berkembang untuk menunjukkan penerangan satu baris dan satu butang.
  2. Ketik Export for Xero (atau Export for QuickBooks / Export for 1C).
  3. Pilih destinasi dalam helaian kongsi: mel, folder awan, aplikasi pemesejan.
Skrin Integrasi aplikasi Invoice Flow di bawah tajuk Eksport Perakaunan dengan kad QuickBooks, Xero dan 1C; kad Xero dikembangkan dan menunjukkan butang Export for Xero
Setiap kad ialah eksport fail; kembangkannya dan ketik butang untuk berkongsi fail itu.
KadFailFormatLajur / kandungan
QuickBooksinvoices_quickbooks.iifIIF dipisah tab untuk QuickBooks DesktopSatu baris TRNS ke Accounts Receivable dan satu baris SPL ke Sales Income setiap invois, memo “Invoice NNN”
Xeroinvoices_xero.csvCSV dipisah komaContactName, EmailAddress, InvoiceNumber, InvoiceDate, DueDate, Total, TaxTotal, Currency, Status
1Cinvoices_1c.csvCSV dipisah titik bertindih dengan pengepala bahasa RusiaNombor invois, tarikh terbit, tarikh matang, pihak lawan, e-mel, jumlah, VAT, mata wang, status

Ketiga-tiganya merangkumi setiap invois dalam aplikasi, dalam setiap status. Tiada penapis julat tarikh atau profil, jadi jika anda hanya mahu satu suku tahun, tapis fail itu dalam hamparan selepas eksport.

Peraturan dan butiran

Apa yang terkandung dalam sandaran. Fail app_backup.json (yang juga merupakan kandungan eksport Data Sahaja (JSON)) ialah sandaran versi 3 dan membawa: profil perniagaan dengan alamat, telefon, e-mel, pautan, nombor cukai, terma pembayaran dan siri nombor invois mereka; pelanggan, kumpulan pelanggan dan keahlian kumpulan; produk dan transaksi inventori; invois, item invois, pembayaran, nota kredit, nota penghantaran, snapshot invois dan peristiwa yuran lewat; anggaran dan kontrak; perbelanjaan; entri masa; projek dan batu tanda; jadual berulang; kadar pertukaran; peraturan automasi dan amaran yang telah dicetuskannya; templat e-mel; templat PDF tersuai dan pautan profilnya; pertindihan kadar cukai; tandatangan dan profil tandatangan; dan peringatan tertangguh. Logo dan imej tandatangan dibenamkan dalam JSON sebagai base64, jadi ia bertahan walaupun melalui laluan JSON sahaja.

Dua perkara yang tiada dalam JSON. Foto invois dan resit perbelanjaan disimpan sebagai fail, dan JSON hanya menyimpan lokasinya; imej fizikal hanya turut serta di dalam ZIP, di bawah invoices/by_status/<status>/<number>_<client>_<date>_photos/ dan receipts/. Dan daripada tetapan aplikasi itu sendiri, hanya konfigurasi automasi inventori yang ditulis ke blok settings sandaran dan dipulihkan bersamanya. Keutamaan pemberitahuan anda (sama ada peringatan invois dihidupkan, dan nilai “hari sebelum matang” / “hari selepas matang”), bahasa aplikasi, tema, tetapan fon PDF dan keadaan onboarding tidak disandarkan; tetapkan semula pada telefon baharu. Peringatan yang telah dicetuskan juga tidak dieksport, hanya yang masih menunggu untuk dihantar.

Apa yang ditambah oleh ZIP. Selain app_backup.json, arkib itu mempunyai business_profiles/<id>_<name>/profile.json dengan logo sebagai fail imej, clients/clients.json dan clients.csv, invoices/by_status/<status>/<number>_<client>_<date>.pdf untuk setiap invois yang dirender dengan templat, palet dan fon pilihan anda dan tanpa tera air percubaan, invoices/all_invoices.json, receipts/, signatures/ sebagai PNG dan satu README.txt menerangkan susun atur itu. Nama fail ialah InvoiceFlow_Export_<timestamp>.zip. Hanya app_backup.json yang dibaca semasa pemulihan; PDF dan CSV adalah untuk anda dan akauntan anda.

Peraturan pemulihan. Pemilih itu menerima .json dan .zip. ZIP tanpa app_backup.json gagal dengan mesej app_backup.json not found in archive. Sandaran yang nombor versinya lebih tinggi daripada yang difahami aplikasi ditolak dengan mesej meminta anda mengemas kini aplikasi terlebih dahulu; sandaran yang lebih lama diterima. Pemulihan sentiasa menggantikan: tiada pilihan gabung, dan dialog pengesahan itu ialah satu-satunya titik semak anda. Pemulihan tidak pernah dihadkan kepada Pro.

Apa yang khusus Pro. Simpan ke Awan, Arkib Penuh (ZIP) dan ketiga-tiga eksport Integrasi melalui semakan akses dan membuka tembok bayaran apabila percubaan telah tamat dan tiada langganan. Data Sahaja (JSON), kedua-dua jubin pemulihan dan import bank sentiasa tersedia.

Peraturan padanan import bank. Pemisah dikesan secara automatik: titik bertindih jika baris pertama mengandunginya, jika tidak koma. Nama pengepala dipadankan tanpa mengira huruf besar/kecil terhadap senarai kata kunci ringkas (date/datum/fecha, amount/betrag/importe/value, ref/desc/memo/note, ditambah persamaan bahasa Rusia dan Jerman); yang lain anda petakan secara manual. Jumlah mempunyai ruang dibuang dan koma ditukar kepada titik, dan baris dengan jumlah sifar atau kurang dilangkau. Tarikh yang tidak sepadan dengan format kembali kepada tarikh hari ini dan bukannya gagal. Satu baris sepadan dengan invois pertama yang statusnya bukan paid dan yang nombor tepatnya muncul di mana-mana dalam teks rujukan, sensitif kepada huruf besar/kecil. Jumlah penyata direkodkan sebagai pembayaran walaupun ia berbeza daripada jumlah invois, dan invois ditetapkan sebagai dibayar tanpa mengira; tiada pengendalian pembayaran separa, tiada semakan mata wang dan tiada perlindungan daripada mengimport penyata yang sama dua kali. Format bank MT940, BAI2 dan lain-lain tidak disokong; eksport CSV daripada bank anda.

Keselamatan data. Fail sandaran adalah JSON atau ZIP biasa yang tidak disulitkan dan mengandungi nama, alamat, nombor cukai dan alamat e-mel pelanggan anda. Layannya seperti persamaan kertasnya: simpan dalam folder yang hanya anda boleh buka dan padamkan salinan lama yang tidak lagi anda perlukan.

Petua

Buat sandaran selepas setiap hari sibuk mengebil, bukan hanya apabila anda menukar telefon. Simpan ke Awan ke dalam folder Drive yang sama setiap kali; cap masa dalam nama fail mengasingkan salinan-salinan itu, dan anda boleh memadam yang lebih lama sebulan sekali.
Minta pelanggan meletakkan nombor invois dalam rujukan pemindahan tepat seperti yang dicetak, awalan dan semuanya. Import bank memadankan mengikut nombor penuh sebagai substring, jadi "BB-2026-0143" sepadan dan "0143" atau "bb-2026-0143" tidak.
Sebelum memulihkan pada telefon yang sudah mempunyai data, ambil dahulu sandaran JSON telefon itu. Pemulihan menggantikan segalanya, dan satu-satunya jalan kembali ialah fail lain.
Jika pemulihan gagal dengan mesej versi, kemas kini Invoice Flow pada telefon baharu sebelum mencuba lagi. Fail itu baik-baik sahaja; ia ditulis oleh aplikasi yang lebih baharu daripada yang membacanya.

Panduan berkaitan