Invoice Flow app icon Invoice Flow management Скачать приложение
RU

Руководство

Резервное копирование, восстановление, экспорт и импорт выписки

Сохраните всё в ZIP или JSON, перенесите на новый телефон, отметьте счета оплаченными по банковской выписке и экспортируйте для Xero, QuickBooks или 1C.

Обновлено: 2026-09-09

Invoice Flow хранит каждого клиента, счёт, платёж и чек на самом телефоне. Нет аккаунта, в который нужно входить, и нет сервера, который хранит копию за вас, — это хорошо для приватности и плохо в тот день, когда телефон упадёт в раковину. Экран Резервное копирование (Backup & Restore) — ваша защита: он записывает всю базу данных в файл, который можно положить куда угодно, и читает этот файл обратно на том же или на новом телефоне.

В этом руководстве мы следим за Nadia Brennan, которая ведёт Brennan Bookkeeping из небольшого офиса в Cork и каждый месяц выставляет счета в евро дюжине местных компаний. Она собирается менять телефон, поэтому ей нужна полная копия двух лет счетов, прежде чем старый аппарат отправится в ящик стола. Когда новый телефон настроен, она также хочет сверить банковскую выписку за прошлую неделю с ещё открытыми счетами и отправить своему бухгалтеру пригодный для Xero список всего, что она выставила в этом году.

Что вы видите на экране

Откройте вкладку Настройки (Settings) и прокрутите до раздела Данные (Data). Единственная строка там — Резервное копирование с подзаголовком Экспорт или импорт данных (Export or import your data) — открывает экран. Если ваш пробный период закончился, кнопка Экспорт данных (Export Data) на экране оплаты ведёт в то же место, потому что забрать свои данные вы можете всегда.

Экран Backup & Restore приложения Invoice Flow с информационной карточкой, разделом Cloud Backup с плитками Save to Cloud, Restore from Cloud и Import Data и разделом Export & Share с плитками Full Archive (ZIP) и Data Only (JSON)
Всё на этом экране работает с файлами: вы создаёте файл, сохраняете или отправляете его, а позже выбираете его для восстановления.

Вверху экрана карточка-напоминание Ваши данные хранятся локально на этом устройстве. Рекомендуется регулярное резервное копирование. и две группы плиток.

Облачный бэкап (Cloud Backup) содержит три плитки. Сохранить в облако (Save to Cloud) собирает полный архив, а затем открывает системный диалог Android «сохранить файл», чтобы вы могли положить ZIP в папку Google Drive, Dropbox или OneDrive, либо куда угодно на телефоне. Восстановить из облака (Restore from Cloud) и Импорт данных (Import Data) — одно и то же действие с двумя названиями: обе открывают выбор файла для бэкапа .json или .zip и восстанавливают его.

Экспорт и отправка (Export & Share) содержит две плитки. Полный архив (ZIP) (Full Archive (ZIP)) создаёт полный архив и передаёт его в системное окно «Поделиться» Android. Только данные (JSON) (Data Only (JSON)) записывает более лёгкий файл со всеми таблицами, но без PDF и изображений, и отправляет его.

Пока что-то из этого выполняется, под информационной карточкой появляются небольшой индикатор и строка состояния (например Создание архива…, Экспорт… или Импорт…), а все плитки отключены до завершения задачи.

Чего экран не предлагает — расписания. В приложении нет автоматического или запланированного резервного копирования; бэкап существует только тогда, когда вы нажимаете одну из этих плиток. Слово «облако» здесь означает папку, которую вы выбираете в системном окне. Приложение никогда не входит в Google, Dropbox или Microsoft от вашего имени, поэтому нет ни логина для настройки, ни синхронизации в фоне.

Скриншоты в этом руководстве сделаны на настольном тестовом стенде. Окно выбора файла и окно «Поделиться» Android — системные диалоги, которых там нет, поэтому кадры показывают экраны приложения до момента, когда эти диалоги должны открыться.

Как сделать полный бэкап перед сменой телефона

Nadia делает это на старом телефоне вечером накануне прибытия нового. ZIP здесь — правильный выбор, потому что вместе с базой данных он несёт PDF, логотипы, чеки и подписи.

  1. Откройте Настройки, прокрутите до Данные и нажмите Резервное копирование.
  2. Нажмите Сохранить в облако. Строка состояния проходит через Exporting database..., Exporting profiles..., Exporting clients..., затем по строке на каждый счёт вроде Invoice 7/40: BB-2026-0107, затем расходы, подписи и Finalizing....
  3. Когда состояние меняется на Выберите куда сохранить... (Choose where to save...), открывается диалог сохранения Android с уже заполненным именем файла вида InvoiceFlow_Export_2026-09-08T21-14-05.zip. Выберите папку Drive, Dropbox или OneDrive либо папку на телефоне и подтвердите.
  4. Дождитесь всплывающего сообщения Бэкап сохранён! (Backup saved!).

Если вы предпочитаете отправить файл куда-то напрямую, используйте вместо этого Полный архив (ZIP). Он собирает тот же файл и открывает окно «Поделиться», так что вы можете отправить его себе по почте, скинуть в чат с бухгалтером или передать в любое приложение, принимающее файлы. Только данные (JSON) работает так же, но создаёт гораздо меньший файл, которого достаточно для восстановления всех записей; просто он не несёт фотографии счетов и изображения чеков.

Как восстановить данные на новом телефоне

Установите Invoice Flow на новый телефон, доставьте на него файл бэкапа (откройте его из Drive, скачайте из почты или скопируйте по USB), а затем импортируйте. Nadia делает это до ввода чего-либо ещё, потому что восстановление заменяет всё, что уже есть в приложении.

  1. Откройте Настройки > Резервное копирование и нажмите Импорт данных (или Восстановить из облака; они делают одно и то же).
  2. Прочитайте диалог Импорт данных. Он сообщает, что импорт ЗАМЕНИТ все текущие данные и что действие необратимо. Нажмите ОК (OK), чтобы продолжить, или Отмена (Cancel), чтобы отказаться.
  3. В окне выбора файла с заголовком Выберите файл бэкапа (Choose backup file) выберите файл .zip или .json.
  4. Подождите, пока строка состояния показывает Импорт.... По завершении вы получите всплывающее сообщение вроде Импортировано: profiles: 1, clients: 12, invoices: 40, ... с количеством строк каждого типа.
Диалог Import Data приложения Invoice Flow поверх экрана Backup & Restore с предупреждением, что импорт ЗАМЕНИТ все текущие данные, удалит существующие записи и не может быть отменён, с кнопками Cancel и OK
Подтверждение появляется до выбора файла, так что вы ещё можете передумать без последствий.

Восстановление выполняется как одна транзакция базы данных. Приложение сначала очищает каждую таблицу, затем вставляет строки из бэкапа, назначая новые ID и по ходу перепривязывая каждую связь (счёт к клиенту, позиция к счёту, этап к проекту и так далее). Если что-то в файле не удаётся загрузить, вся транзакция откатывается, и ваши прежние данные остаются нетронутыми; вы не останетесь с полупустой базой. Сообщение об ошибке гласит Ошибка импорта: (Import failed:) и дальше только тип ошибки, без её содержимого, так что на экране не показывается ничего из файла или базы данных.

Как импортировать банковскую выписку и отметить счета оплаченными

Через неделю после начала месяца Nadia скачивает CSV своего бизнес-счёта из онлайн-банка. Вместо того чтобы открывать пять счетов по одному, она позволяет приложению сопоставить входящие переводы с открытыми счетами по их номерам.

Экран находится в Настройки > Настройки счетов (Invoice Settings) > Импорт банковской выписки (Import bank statement).

  1. Нажмите Выбрать CSV-файл (Choose CSV file) и выберите выписку (.csv или .txt).
  2. В разделе Сопоставление колонок (Map columns) проверьте три выпадающих списка Колонка даты (Date column), Колонка суммы (Amount column) и Колонка назначения / описания (Reference / description column). Приложение выбирает их заранее по строке заголовков, когда распознаёт названия; если список пуст, выберите нужную колонку сами.
  3. Установите Формат даты (Date format) под ваш банк. По умолчанию это yyyy-MM-dd; ирландский банк Nadia пишет 04/09/2026, поэтому она вводит dd/MM/yyyy.
  4. Нажмите Найти совпадения (Find matches). Кнопка остаётся отключённой, пока не сопоставлены все три колонки.
  5. Просмотрите список под Найдено совпадений: N. Каждая карточка показывает номер счёта, сумму из выписки и дату операции.
  6. Нажмите Отметить N счёт(ов) как оплаченные (Mark N invoice(s) as paid). Всплывающее сообщение Применено платежей: N (Applied N payment(s)) подтверждает результат, и экран закрывается.
Экран Import bank statement приложения Invoice Flow с иконкой загрузки, текстом Pick a CSV exported from your bank to match payments against unpaid invoices и кнопкой Choose CSV file
Импорт начинается с обычного CSV-экспорта вашего бизнес-счёта.
Экран Import bank statement приложения Invoice Flow на шаге Map columns с автоматически выбранными Date, Amount и Description в трёх выпадающих списках, полем Date format со значением dd/MM/yyyy и кнопками Find matches и Cancel
В выписке Nadia колонки Date, Description, Amount и Balance; приложение само выбрало нужные три.
Экран Import bank statement приложения Invoice Flow с надписью 3 matching invoice(s) found, тремя карточками BB-2026-0140, BB-2026-0141 и BB-2026-0142 с суммами, датами и зелёными галочками и кнопкой Mark 3 invoice(s) as paid
Три SEPA-перевода несли номера счетов в описании, поэтому три счёта готовы к отметке оплаченными одним нажатием.

В выписке Nadia было семь строк. Две — исходящие платежи (прямое списание за электричество и покупка по карте) — были пропущены, потому что их суммы отрицательные. Один перевод ссылался на BB-2026-0139, который уже был оплачен, поэтому он проигнорирован. Один перевод содержал «INV 0143» вместо полного номера счёта и потому не совпал; этот платёж она регистрирует вручную. Оставшиеся три совпали и стали платежами.

Для каждого совпадения приложение вставляет платёж со способом bank_transfer, суммой из выписки, датой из выписки и заметкой Bank import: с полным описанием, затем устанавливает статус счёта paid. Платёж появляется в истории платежей счёта, как и любой другой.

Как экспортировать данные для программы вашего бухгалтера

Экран Интеграции (Integrations) находится в Настройки > Автоматизация (Automation) > Интеграции (подзаголовок Подключите внешние сервисы / Connect external services). Несмотря на название, ничто здесь никуда не подключается: каждая карточка создаёт файл, который вы отправляете. Нет ни логинов, ни токенов, ни синхронизации.

  1. Нажмите карточку вашего бухгалтерского пакета: QuickBooks, Xero или 1C. Карточка раскрывается и показывает однострочное описание и кнопку.
  2. Нажмите Экспорт для Xero (Export for Xero) (или Экспорт для QuickBooks / Экспорт для 1C).
  3. Выберите назначение в окне «Поделиться»: почта, облачная папка, мессенджер.
Экран Integrations приложения Invoice Flow под заголовком Accounting Export с карточками QuickBooks, Xero и 1C; карточка Xero раскрыта и показывает кнопку Export for Xero
Каждая карточка — экспорт в файл; раскройте её и нажмите кнопку, чтобы отправить файл.
КарточкаФайлФорматКолонки / содержимое
QuickBooksinvoices_quickbooks.iifIIF с разделителем-табуляцией для QuickBooks DesktopОдна строка TRNS на Accounts Receivable и одна строка SPL на Sales Income на каждый счёт, memo «Invoice NNN»
Xeroinvoices_xero.csvCSV с разделителем-запятойContactName, EmailAddress, InvoiceNumber, InvoiceDate, DueDate, Total, TaxTotal, Currency, Status
1Cinvoices_1c.csvCSV с разделителем-точкой с запятой и русскими заголовкамиНомер счёта, дата выставления, срок оплаты, контрагент, email, сумма, НДС, валюта, статус

Все три включают каждый счёт в приложении, в любом статусе. Фильтра по диапазону дат или профилю нет, поэтому если нужен только один квартал, отфильтруйте файл в табличном редакторе после экспорта.

Правила и детали

Что содержит бэкап. Файл app_backup.json (который также является содержимым экспорта Только данные (JSON)) — это бэкап версии 3, и он несёт: бизнес-профили с их адресами, телефонами, email, ссылками, налоговыми номерами, условиями оплаты и сериями нумерации счетов; клиентов, группы клиентов и членство в группах; товары и складские операции; счета, позиции счетов, платежи, кредит-ноты, накладные, снимки счетов и события штрафов за просрочку; сметы и контракты; расходы; записи учёта времени; проекты и этапы; регулярные расписания; курсы валют; правила автоматизации и поднятые ими уведомления; шаблоны email; пользовательские шаблоны PDF и их привязки к профилям; переопределения налоговых ставок; подписи и профили подписей; ожидающие напоминания. Логотипы и изображения подписей встроены в JSON как base64, поэтому они выживают даже при пути «только JSON».

Двух вещей в JSON нет. Фотографии счетов и чеки расходов хранятся как файлы, и JSON содержит только их пути; сами изображения переезжают только внутри ZIP, в invoices/by_status/<status>/<number>_<client>_<date>_photos/ и receipts/. А из собственных настроек приложения в блок settings бэкапа записывается и восстанавливается только конфигурация складской автоматизации. Ваши настройки уведомлений (включены ли напоминания о счетах и значения «дней до срока» / «дней после срока»), язык приложения, тема, настройки шрифтов PDF и состояние онбординга не сохраняются; задайте их заново на новом телефоне. Уже сработавшие напоминания тоже не экспортируются — только те, что ещё ждут отправки.

Что добавляет ZIP. Помимо app_backup.json, архив содержит business_profiles/<id>_<name>/profile.json с логотипами в виде файлов изображений, clients/clients.json и clients.csv, invoices/by_status/<status>/<number>_<client>_<date>.pdf для каждого счёта, отрисованного с выбранными вами шаблоном, палитрой и шрифтами и без водяного знака пробного периода, invoices/all_invoices.json, receipts/, signatures/ в виде PNG и README.txt с описанием структуры. Имя файла — InvoiceFlow_Export_<timestamp>.zip. При восстановлении читается только app_backup.json; PDF и CSV — для вас и вашего бухгалтера.

Правила восстановления. Окно выбора принимает .json и .zip. ZIP без app_backup.json завершается ошибкой app_backup.json не найден в архиве. Бэкап, номер версии которого выше, чем понимает приложение, отклоняется с сообщением с просьбой сначала обновить приложение; более старые бэкапы принимаются. Восстановление всегда заменяет: варианта слияния нет, и диалог подтверждения — ваша единственная контрольная точка. Восстановление никогда не требует Pro.

Что требует Pro. Сохранить в облако, Полный архив (ZIP) и все три экспорта Интеграций проходят проверку доступа и открывают экран оплаты, когда пробный период закончился и подписки нет. Только данные (JSON), обе плитки восстановления и импорт банковской выписки доступны всегда.

Правила сопоставления при импорте выписки. Разделитель определяется автоматически: точка с запятой, если она есть в первой строке, иначе запятая. Названия заголовков сопоставляются без учёта регистра с коротким списком ключевых слов (date/datum/fecha, amount/betrag/importe/value, ref/desc/memo/note, плюс русские и немецкие эквиваленты); всё остальное вы сопоставляете вручную. Из сумм удаляются пробелы, запятые превращаются в точки, а строки с суммой ноль или меньше пропускаются. Дата, не подходящая под формат, заменяется сегодняшней датой, а не вызывает ошибку. Строка совпадает с первым счётом, статус которого не paid и точный номер которого встречается где-либо в тексте назначения, с учётом регистра. Сумма из выписки записывается как платёж, даже если она отличается от суммы счёта, и счёт в любом случае помечается оплаченным; нет обработки частичных платежей, нет проверки валюты и нет защиты от повторного импорта той же выписки. MT940, BAI2 и другие банковские форматы не поддерживаются; экспортируйте из банка CSV.

Безопасность данных. Файлы бэкапа — это обычные, незашифрованные JSON или ZIP, содержащие имена, адреса, налоговые номера и email ваших клиентов. Обращайтесь с ними как с бумажным аналогом: держите их в папке, которую можете открыть только вы, и удаляйте старые копии, которые больше не нужны.

Советы

Делайте бэкап после каждого напряжённого дня выставления счетов, а не только при смене телефона. Каждый раз сохраняйте в облако в одну и ту же папку Drive; метка времени в имени файла различает копии, а более старые можно удалять раз в месяц.
Просите клиентов указывать номер счёта в назначении перевода ровно так, как он напечатан, вместе с префиксом. Импорт выписки сопоставляет по полному номеру как подстроке, поэтому «BB-2026-0143» совпадает, а «0143» или «bb-2026-0143» — нет.
Перед восстановлением на телефоне, где уже есть данные, сначала сделайте JSON-бэкап этого телефона. Восстановление заменяет всё, и единственный путь назад — другой файл.
Если восстановление завершается сообщением о версии, обновите Invoice Flow на новом телефоне, прежде чем пробовать снова. С файлом всё в порядке; его записало более новое приложение, чем то, что его читает.

Связанные руководства