Invoice Flow app icon Invoice Flow management Hent appen
NO

Brukerveiledning

Sikkerhetskopi, gjenoppretting, eksport og bankimport

Sikkerhetskopier alt til ZIP eller JSON, flytt filen til en ny telefon, importer en kontoutskrift for å merke fakturaer betalt, og eksporter til Xero eller 1C.

Oppdatert: 2026-09-09

Invoice Flow beholder hver kunde, faktura, betaling og kvittering på selve telefonen. Det finnes ingen konto å logge inn på og ingen server som holder en kopi for deg, noe som er bra for personvernet og dårlig den dagen telefonen havner i vasken. Skjermen Sikkerhetskopi og gjenoppretting er måten du beskytter deg på: den skriver hele databasen til en fil du kan legge hvor som helst, og den leser filen tilbake på den samme telefonen eller på en ny.

Denne veiledningen følger Nadia Brennan, som driver Brennan Bookkeeping fra et lite kontor i Cork og fakturerer et dusin lokale bedrifter i euro hver måned. Hun skal snart bytte telefon, så hun trenger en fullstendig kopi av to år med fakturaer før den gamle håndsettet havner i en skuff. Når den nye telefonen er satt opp, vil hun også avstemme forrige ukes kontoutskrift mot fakturaene som fortsatt er åpne, og sende sin egen regnskapsfører en Xero-vennlig liste over alt hun har utstedt i år.

Dette ser du på skjermen

Åpne fanen Innstillinger og rull til seksjonen Data. Den ene raden der, Sikkerhetskopi og gjenoppretting med underteksten Eksporter eller importer dine data, åpner skjermen. Hvis prøveperioden din er utløpt, tar knappen Eksporter data i betalingsveggen deg til det samme stedet, for du skal alltid kunne ta med deg dataene dine.

Skjermen Sikkerhetskopi og gjenoppretting i Invoice Flow-appen med et infokort, en seksjon for skysikkerhetskopi med flisene Lagre i skyen, Gjenopprett fra skyen og Importer data, og en seksjon Eksporter og del med flisene Fullt arkiv (ZIP) og Kun data (JSON)
Alt på denne skjermen jobber med filer: du lager én, lagrer eller deler den, og velger den senere for å gjenopprette.

Skjermen har et påminnelseskort øverst, Dataene dine lagres lokalt på denne enheten. Regelmessige sikkerhetskopier anbefales., og to grupper med fliser.

Sikkerhetskopi i skyen har tre fliser. Lagre i skyen bygger det fullstendige arkivet og åpner deretter Androids «lagre fil»-dialog slik at du kan legge ZIP-filen i en mappe i Google Drive, Dropbox eller OneDrive, eller hvor som helst ellers på telefonen. Gjenopprett fra skyen og Importer data er den samme handlingen under to navn: begge åpner en filvelger for en sikkerhetskopi i .json eller .zip og gjenoppretter den.

Eksporter og del har to fliser. Fullt arkiv (ZIP) lager det komplette arkivet og sender det til Androids delingsark. Kun data (JSON) skriver en lettere fil med alle tabeller, men uten PDF-er eller bilder, og deler den i stedet.

Mens noe av dette kjører, vises en liten snurrende indikator og en statuslinje under infokortet (for eksempel Oppretter arkiv…, Eksporterer… eller Importerer…), og alle flisene er deaktivert til jobben er ferdig.

Én ting skjermen ikke tilbyr, er en tidsplan. Det finnes ingen automatisk eller tidsstyrt sikkerhetskopiering i appen; en sikkerhetskopi finnes bare når du trykker på en av disse flisene. Ordet «sky» betyr her mappen du velger i systemets filvelger. Appen logger aldri inn på Google, Dropbox eller Microsoft på dine vegne, så det finnes ingen innlogging å konfigurere og ingen synkronisering som kjører i bakgrunnen.

Skjermbildene i denne veiledningen er tatt på en testrigg på skrivebordet. Androids filvelger og delingsark er systemdialoger som ikke finnes der, så rammene viser appskjermene fram til det øyeblikket disse dialogene ville åpnet seg.

Slik lager du en full sikkerhetskopi før du bytter telefon

Nadia gjør dette på den gamle telefonen kvelden før den nye kommer. ZIP-filen er riktig valg her fordi den bærer med seg PDF-ene, logoene, kvitteringene og signaturene sammen med databasen.

  1. Åpne Innstillinger, rull til Data og trykk på Sikkerhetskopi og gjenoppretting.
  2. Trykk på Lagre i skyen. Statuslinjen går gjennom Eksporterer database..., Eksporterer profiler..., Eksporterer kunder..., deretter én linje per faktura som Faktura 7/40: BB-2026-0107, så utgifter, signaturer og Fullfører....
  3. Når statusen endres til Velg hvor du vil lagre..., åpnes Androids lagringsdialog med filnavnet allerede utfylt, på formen InvoiceFlow_Export_2026-09-08T21-14-05.zip. Velg Drive-, Dropbox- eller OneDrive-mappen din, eller en mappe på telefonen, og bekreft.
  4. Vent på meldingen Sikkerhetskopi lagret!.

Vil du heller sende filen et sted direkte, bruk Fullt arkiv (ZIP) i stedet. Den bygger den samme filen og åpner delingsarket, så du kan sende den til deg selv på e-post, legge den i en samtale med regnskapsføreren din eller sende den til en hvilken som helst app som tar imot filer. Kun data (JSON) fungerer på samme måte, men lager en mye mindre fil som er nok til å gjenopprette alle oppføringer; den bærer bare ikke med seg fakturabilder eller kvitteringsbilder.

Slik gjenoppretter du på den nye telefonen

Installer Invoice Flow på den nye telefonen, få sikkerhetskopifilen over på den (åpne den fra Drive, last den ned fra e-posten din, eller kopier den over USB), og hent den så inn. Nadia gjør dette før hun legger inn noe annet, for en gjenoppretting erstatter alt som allerede ligger i appen.

  1. Åpne Innstillinger > Sikkerhetskopi og gjenoppretting og trykk på Importer data (eller Gjenopprett fra skyen; de gjør det samme).
  2. Les dialogen Importer data. Den sier at importen VIL ERSTATTE alle nåværende data og ikke kan angres. Trykk OK for å fortsette eller Avbryt for å trekke deg.
  3. I filvelgeren med tittelen Velg sikkerhetskopifil velger du .zip- eller .json-filen.
  4. Vent mens statuslinjen viser Importerer.... Når den er ferdig, får du en melding som Importert: profiler: 1, kunder: 12, fakturaer: 40, ... som viser hvor mange rader av hver type som kom inn.
Dialogen Importer data i Invoice Flow-appen over skjermen Sikkerhetskopi og gjenoppretting, med advarsel om at importen vil ERSTATTE alle nåværende data, slette eksisterende oppføringer og ikke kan angres, med knappene Avbryt og OK
Bekreftelsen kommer før filvelgeren, så du kan fortsatt ombestemme deg uten kostnad.

Gjenopprettingen kjører som én databasetransaksjon. Appen tømmer først hver tabell, setter deretter inn radene fra sikkerhetskopien, tildeler nye ID-er og kobler om hver forbindelse (faktura til kunde, post til faktura, milepæl til prosjekt og så videre) underveis. Hvis noe i filen ikke lar seg laste, rulles hele transaksjonen tilbake og de tidligere dataene dine er urørt; du blir ikke sittende igjen med en halvtom database. Feilmeldingen sier Import mislyktes: etterfulgt bare av feiltypen, ikke innholdet, så ingenting fra filen eller databasen vises på skjermen.

Slik importerer du en kontoutskrift og merker fakturaer som betalt

En uke ut i måneden laster Nadia ned en CSV-fil over bedriftskontoen sin fra nettbanken. I stedet for å åpne fem fakturaer én etter én, lar hun appen matche de innkommende overføringene mot åpne fakturaer via fakturanumrene.

Skjermen ligger under Innstillinger > Fakturainnstillinger > Importer kontoutskrift.

  1. Trykk på Velg CSV-fil og velg utskriften (.csv eller .txt).
  2. Under Tilordne kolonner sjekker du de tre nedtrekkslistene Datokolonne, Beløpskolonne og Referanse-/beskrivelseskolonne. Appen forhåndsvelger dem fra overskriftsraden når den kjenner igjen navnene; er en nedtrekksliste tom, velger du riktig kolonne selv.
  3. Sett Datoformat slik at det passer banken din. Standard er yyyy-MM-dd; Nadias irske bank skriver 04/09/2026, så hun skriver dd/MM/yyyy.
  4. Trykk på Finn treff. Knappen forblir deaktivert til alle tre kolonnene er tilordnet.
  5. Gå gjennom listen under N samsvarende faktura(er) funnet. Hvert kort viser fakturanummeret, beløpet fra utskriften og transaksjonsdatoen.
  6. Trykk på Merk N faktura(er) som betalt. Meldingen N betaling(er) registrert bekrefter, og skjermen lukkes.
Skjermen Importer kontoutskrift i Invoice Flow-appen med et opplastingsikon, teksten Velg en CSV eksportert fra banken din for å matche betalinger mot ubetalte fakturaer, og en Velg CSV-fil-knapp
Importen starter fra en helt vanlig CSV-eksport av bedriftskontoen din.
Skjermen Importer kontoutskrift i Invoice Flow-appen på trinnet Tilordne kolonner med Dato, Beløp og Beskrivelse automatisk valgt i tre nedtrekkslister, Datoformat-feltet satt til dd/MM/yyyy, og knappene Finn treff og Avbryt
Nadias kontoutskrift har kolonnene Dato, Beskrivelse, Beløp og Saldo; appen fant de tre riktige på egen hånd.
Skjermen Importer kontoutskrift i Invoice Flow-appen som viser 3 samsvarende faktura(er) funnet, tre kort for BB-2026-0140, BB-2026-0141 og BB-2026-0142 med beløp og datoer og grønne haker, og en knapp Merk 3 faktura(er) som betalt
Tre SEPA-overføringer hadde fakturanumre i beskrivelsen, så tre fakturaer er klare til å merkes som betalt med ett trykk.

I Nadias kontoutskrift kom det inn sju rader. To var utgående betalinger (en avtalegiro for strøm og et kortkjøp) og ble hoppet over fordi beløpene er negative. Én overføring viste til BB-2026-0139, som allerede var betalt, så den ble ignorert. Én overføring sa «INV 0143» i stedet for hele fakturanummeret og fikk derfor ikke treff; den betalingen registrerer hun manuelt. De tre siste fikk treff og ble til betalinger.

For hvert treff setter appen inn en betaling med metoden bank_transfer, beløpet fra utskriften, datoen fra utskriften og et notat som lyder Bank import: etterfulgt av hele beskrivelsen, og setter så fakturastatusen til betalt. Betalingen dukker opp i fakturaens betalingshistorikk som alle andre.

Slik eksporterer du til regnskapsførerens programvare

Skjermen Integrasjoner ligger under Innstillinger > Automatisering > Integrasjoner (undertekst Koble til eksterne tjenester). Til tross for navnet kobler ingenting her seg til noe sted: hvert kort produserer en fil du deler. Det finnes ingen innlogginger, tokener eller synkronisering.

  1. Trykk på kortet for regnskapsprogrammet ditt: QuickBooks, Xero eller 1C. Kortet utvider seg og viser en énlinjes beskrivelse og en knapp.
  2. Trykk på Eksporter for Xero (eller Eksporter for QuickBooks / Eksporter for 1C).
  3. Velg destinasjonen i delingsarket: e-post, en skymappe, en meldingsapp.
Skjermen Integrasjoner i Invoice Flow-appen under overskriften Regnskapseksport med kortene QuickBooks, Xero og 1C; Xero-kortet er utvidet og viser en Eksporter for Xero-knapp
Hvert kort er en fileksport; utvid det og trykk på knappen for å dele filen.
KortFilFormatKolonner / innhold
QuickBooksinvoices_quickbooks.iifTabulatordelt IIF for QuickBooks DesktopÉn TRNS-linje til kundefordringer og én SPL-linje til salgsinntekt per faktura, memo «Invoice NNN»
Xeroinvoices_xero.csvKommadelt CSVContactName, EmailAddress, InvoiceNumber, InvoiceDate, DueDate, Total, TaxTotal, Currency, Status
1Cinvoices_1c.csvSemikolondelt CSV med russiske overskrifterFakturanummer, fakturadato, forfallsdato, motpart, e-post, total, mva., valuta, status

Alle tre inkluderer hver faktura i appen, i alle statuser. Det finnes ingen datointervall- eller profilfilter, så vil du bare ha ett kvartal, filtrer filen i et regneark etter eksporten.

Regler og detaljer

Hva en sikkerhetskopi inneholder. Filen app_backup.json (som også er innholdet i eksporten Kun data (JSON)) er en sikkerhetskopi av versjon 3 og inneholder: forretningsprofiler med adresser, telefoner, e-poster, lenker, organisasjonsnumre, betalingsbetingelser og fakturanummerserier; kunder, kundegrupper og gruppemedlemskap; produkter og lagertransaksjoner; fakturaer, fakturaposter, betalinger, kreditnotaer, følgesedler, fakturaøyeblikksbilder og purregebyrhendelser; overslag og kontrakter; utgifter; tidsregistreringer; prosjekter og milepæler; gjentakende planer; valutakurser; automatiseringsregler og varslene de har utløst; e-postmaler; egendefinerte PDF-maler og profilkoblingene deres; overstyringer av skattesatser; underskrifter og signaturprofiler; og påminnelser som venter. Logoer og signaturbilder er innebygd i JSON-en som base64, så de overlever selv den rene JSON-veien.

To ting er ikke i JSON-en. Fakturabilder og utgiftskvitteringer lagres som filer, og JSON-en holder bare på stiene deres; de fysiske bildene følger bare med inne i ZIP-filen, under invoices/by_status/<status>/<number>_<client>_<date>_photos/ og receipts/. Og av appens egne innstillinger er det bare konfigurasjonen for lagerautomatisering som skrives til settings-blokken i sikkerhetskopien og gjenopprettes med den. Varselinnstillingene dine (om fakturapåminnelser er på, og verdiene «dager før forfall» / «dager etter forfall»), appspråket, temaet, PDF-skriftinnstillingene og onboarding-tilstanden sikkerhetskopieres ikke; sett dem opp på nytt på den nye telefonen. Påminnelser som allerede er utløst, eksporteres heller ikke, bare de som fortsatt venter på å bli sendt.

Hva ZIP-filen legger til. I tillegg til app_backup.json har arkivet business_profiles/<id>_<name>/profile.json med logoene som bildefiler, clients/clients.json og clients.csv, invoices/by_status/<status>/<number>_<client>_<date>.pdf for hver faktura gjengitt med den malen, paletten og de skriftene du har valgt og uten prøveversjonsvannmerke, invoices/all_invoices.json, receipts/, signatures/ som PNG-er og en README.txt som forklarer oppbygningen. Filen heter InvoiceFlow_Export_<timestamp>.zip. Bare app_backup.json leses ved gjenoppretting; PDF-ene og CSV-en er til deg og regnskapsføreren din.

Regler for gjenoppretting. Filvelgeren godtar .json og .zip. En ZIP uten app_backup.json feiler med app_backup.json ble ikke funnet i arkivet. En sikkerhetskopi med et høyere versjonsnummer enn appen forstår, avvises med en melding om at du må oppdatere appen først; eldre sikkerhetskopier godtas. Gjenoppretting erstatter alltid: det finnes ingen fletteoption, og bekreftelsesdialogen er ditt eneste kontrollpunkt. Gjenoppretting er aldri sperret bak Pro.

Hva som er Pro. Lagre i skyen, Fullt arkiv (ZIP) og alle tre Integrasjoner-eksportene går gjennom tilgangskontrollen og åpner betalingsveggen når prøveperioden er utløpt og det ikke finnes noe abonnement. Kun data (JSON), begge gjenopprettingsflisene og bankimporten er alltid tilgjengelige.

Regler for treff i bankimporten. Skilletegnet oppdages automatisk: semikolon hvis den første linjen inneholder ett, ellers komma. Overskriftsnavn matches uten hensyn til store og små bokstaver mot en kort liste med nøkkelord (date/datum/fecha, amount/betrag/importe/value, ref/desc/memo/note, pluss russiske og tyske ekvivalenter); alt annet tilordner du manuelt. Beløp får mellomrom fjernet og komma gjort om til punktum, og rader med et beløp på null eller mindre hoppes over. En dato som ikke passer formatet, faller tilbake på dagens dato i stedet for å feile. En rad matcher den første fakturaen som ikke har status betalt og hvis eksakte nummer forekommer et sted i referanseteksten, med hensyn til store og små bokstaver. Beløpet fra utskriften registreres som betalingen selv om det avviker fra fakturatotalen, og fakturaen settes til betalt uansett; det finnes ingen håndtering av delbetalinger, ingen valutakontroll og ingen beskyttelse mot å importere den samme utskriften to ganger. MT940, BAI2 og andre bankformater støttes ikke; eksporter CSV fra banken din.

Datasikkerhet. Sikkerhetskopifiler er vanlig, ukryptert JSON eller ZIP og inneholder kundenes navn, adresser, organisasjonsnumre og e-postadresser. Behandle dem som papirvarianten: hold dem i en mappe bare du kan åpne, og slett gamle kopier du ikke lenger trenger.

Tips

Ta en sikkerhetskopi etter hver travle faktureringsdag, ikke bare når du bytter telefon. Lagre i skyen til den samme Drive-mappen hver gang; tidsstempelet i filnavnet holder kopiene fra hverandre, og du kan slette de eldste én gang i måneden.
Be kundene skrive fakturanummeret i betalingsreferansen nøyaktig slik det står trykt, prefiks og alt. Bankimporten matcher på hele nummeret som en delstreng, så «BB-2026-0143» treffer, mens «0143» eller «bb-2026-0143» ikke gjør det.
Før du gjenoppretter på en telefon som allerede har data, ta en JSON-sikkerhetskopi av den telefonen først. Gjenoppretting erstatter alt, og den eneste veien tilbake er en annen fil.
Hvis en gjenoppretting feiler med en versjonsmelding, oppdater Invoice Flow på den nye telefonen før du prøver igjen. Filen er i orden; den ble skrevet av en nyere app enn den som leser den.

Relaterte veiledninger